3.1:3 Fases del Proyecto y Organización — Gestión de Proyectos para Diseñadores Instruccionales

3 Fases del Proyecto y Organización

3.0 Descripción general

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Este capítulo proporciona una visión general de todo el proceso de gestión de proyectos y se aplica a todas las preguntas en el CAPM y PMP. Sin embargo, se alinea bien con el Capítulo 2 del PMBOK y el 4% del CAPM se dedica específicamente al ciclo de vida y organización del proyecto.

En este capítulo se describen las posibles estructuras organizativas del proyecto (tanto en términos de roles de personal como de canales de comunicación) a medida que el proyecto avanza a través de sus fases, desde la iniciación hasta la clausura.

Los diseñadores comparten sus experiencias

Dr. Andy Gibbons — Psicología y Tecnología Instruccional — BYU

Bueno esto resultó ser un equipo interesante. Yo estaba —este fue mi segundo proyecto— entrenando pilotos de helicópteros y operadores de sensores y trabajando con un cliente muy grande. Este fue mi segundo proyecto después de la escuela de posgrado. Solo llevaba un año en el campo como diseñadora. El equipo terminó siendo cerca de veinte, veinticinco personas para cuando terminamos. El tipo de personas con las que trabajé fueron ante todo, expertos en la materia que nos fueron entregados por el cliente, que era la Marina. También teníamos, en nuestro equipo teníamos, tenía un asistente de diseñador que no estaba capacitado, pero tenía experiencia. Y era un ex miembro de la Marina, y eso realmente ayudó mucho porque entendió el contexto con el que estábamos trabajando, y entendió las personalidades. Frecuentemente tenía que salvarnos del riesgo. Quiero decir, aquí está este nuevo diseñador instruccional fuera de la universidad, sin experiencia en los caminos del mundo, y este tipo llamado Bob Hoffman me salvó el tocino muchas veces. Teníamos otras personas. Tenía un asistente de diseñador instruccional que era un buen escritor, cumplía funciones de escritura. Teníamos un productor de video, porque teníamos que producir veinte segmentos de video mientras estábamos haciendo esto. Tenía una gran cantidad de artistas. Teníamos una tienda de arte muy grande resulta. Había diferentes variedades de artistas. Teníamos un caricaturista, un tipo llamado Johnny Hawk, que era muy bueno. Teníamos un técnico serio —líneas rectas— ya sabes con borde recto y todo. Teníamos uno de esos. Teníamos, una de las categorías con las que teníamos que era muy interesante trabajar era lo que se llamaban artistas pasteleros. En esos días no teníamos en absoluto la autoedición. Quiero decir, un procesador de textos seguía siendo una máquina Wang que venía como una cosa que se sentaba al lado de tu escritorio, era enorme. No teníamos, no podíamos crear, diseñar los layouts. Y así tendrían que usar un procesador especial llamado compositor para imprimir en cierto tipo de papel brillante, el texto que se iba a colocar en una página. Y estos artistas pasteleros tendrían que venir con sus cuchillos X-ACTO y sus bordes rectos, y cortar un trozo de texto y pegarlo al trozo de papel. Fue un proceso realmente interesante. Nada en mi formación en la universidad me dijo que había este tipo de persona. Y sin embargo termino, o cualquiera de este tipo de categorías de artistas, y sin embargo dentro de un año después de la universidad estaba manejando una gran cantidad de estas personas. Fue una experiencia muy interesante.

Heather Bryce — Estudios Independientes — BYU

Bien, bueno, tenemos editores. Así que tenemos empleados a tiempo completo y empleados estudiantiles. Nuestros empleados de tiempo completo supervisan las diferentes funciones. Tenemos una función de edición. El supervisor de edición supervisa a los estudiantes editores que toman una primera toma y una segunda toma en los cursos. También contamos con un supervisor de video que supervisa a nuestros camarógrafos. Contamos con un supervisor flash, que supervisa a los programadores flash. Entonces, y luego, obviamente un director de arte que supervisa a los artistas. Lo que hago como gerente de proyectos, me encuentro con el diseñador instruccional y los diferentes supervisores de esos departamentos. Y nos reunimos al inicio de un curso y discutimos cuáles serán todos los requisitos para el curso y colaboramos. Si hay una idea donde originalmente el diseñador instruccional pensó que sería bueno como pieza de video, ya que platicamos y nos reunimos quizás el supervisor de flash tendría una mejor idea de cómo presentarlo mejor de manera instructiva para el alumno. Algo más interactivo que solo ver un video. Entonces así es como se dividen los roles.

Dr. Larry Seawright — Centro de Enseñanza y Aprendizaje — BYU

En un proyecto como el proyecto BYU Learning Suite, que es un sistema de gestión de contenido de aprendizaje, hay bastantes roles que se engloban en eso, solo en el proceso de desarrollo, sin mencionar todo lo demás. En la fase de recolección de necesidades de eso contamos con consultores que contribuyen, junto con los diseñadores instruccionales, a la construcción del diseño de lo que vamos a producir. Tenemos programadores que tienen que ponderar y decir si eso es factible o no. Tenemos diseñadores gráficos que dicen “Vaya, si tenemos este tipo de formato, entonces vamos a tener que hacer esto con el layout”, y eso nos constriñe. Volviendo de nuevo a los accionistas tenemos profesores y estudiantes pesando en todo el camino. Y entonces por supuesto tenemos a la administración Universitaria dándonos mandatos. Tienes que hacer esto y tienes que hacerlo. Entonces los diversos roles como gerente de proyecto, hay que equilibrar todos esos intereses en competencia, y tratar de sopesar, ya sabes, cuando obtienes un mandato hay que ponderarlo contra las realidades de lo que puedes hacer con el tiempo, el alcance, el dinero que tienes. Y luego tomas los recursos, la gente, la experiencia que tienen, y tratas de compararlo con todos esos diferentes temas de la agenda que compiten. Y se te ocurre un plan, y tratas de ejecutar contra el plan.