3.3:3.1 Fases y Organización del Proyecto — Gestión de Proyectos para Diseñadores Instruccionales
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3.1 Fases del Proyecto y Organización
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OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
- Identificar las fases de un proyecto.
- Describir los tipos de actividades en cada fase de un proyecto.
Los proyectos, por definición, tienen un principio y un fin. También han definido fases entre el inicio del proyecto y el cierre del proyecto. Una fase representa una agrupación de actividades similares que tiene un principio y un final muy vagamente definidos. Las fases suelen ser secuenciales, donde la fase previa está esencialmente completa antes del inicio de la siguiente fase; sin embargo, las fases no tienen fechas de finalización claras y algunas actividades en una fase temprana del proyecto continuarán en las fases posteriores. Esto contrasta con las fechas de inicio y finalización del proyecto y las fechas de hitos, que sí tienen fechas claramente definidas con la expectativa de que estas fechas se cumplan.
El Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) identifica cuatro fases principales de un proyecto como características del ciclo de vida del proyecto. 1 Estas cuatro fases del ciclo de vida son iniciación, planeación, ejecución y cierre del proyecto. Los conocimientos, habilidades y experiencia necesarios en el proyecto pueden variar en cada fase. Durante las primeras fases de un proyecto, el liderazgo del proyecto necesita buenas habilidades conceptuales, la capacidad de construir un equipo y la experiencia para construir una hoja de ruta del proyecto. Durante el cierre del proyecto, el liderazgo del proyecto proporciona un alto grado de motivación y atención a los detalles. En un proyecto grande, que dura dos o más años, es común ver al equipo de gestión del proyecto cambiar de liderazgo para brindar habilidades que sean adecuadas a las fases finales del proyecto.
Iniciación
La fase de iniciación, que PMI califica como “iniciar el proyecto”, incluye todas las actividades necesarias para comenzar a planear el proyecto. La fase de inicio generalmente comienza con la asignación del gerente del proyecto y termina cuando el equipo del proyecto tiene suficiente información para comenzar a desarrollar un cronograma y presupuesto detallados. Las actividades durante la fase de inicio incluyen reuniones de inicio del proyecto, identificación del equipo del proyecto, desarrollo de los recursos necesarios para desarrollar el plan del proyecto e identificar y adquirir la infraestructura de gestión del proyecto (espacio, computadoras). En proyectos donde el alcance del trabajo para el proyecto no está bien definido, el equipo del proyecto invertirá tiempo y recursos en desarrollar un alcance de trabajo más claro. En proyectos en los que los principales actores del proyecto no están alineados, el equipo del proyecto dedicará recursos y tiempo a crear la alineación de las partes interesadas.
A diferencia de los hitos del proyecto, algunas actividades asociadas con el inicio del proyecto pueden retrasarse sin retrasar el final del proyecto. Por ejemplo, es ventajoso que el proyecto tenga los principales actores del proyecto alineados desde el principio, pero a veces es difícil obtener el compromiso de los stakeholders para invertir el tiempo y los recursos para involucrarse en un proceso de alineación. En ocasiones, solo después de que los interesados comiencen a observar el progreso de un proyecto, el gerente del proyecto puede facilitar los procesos de alineación de los
Imagen de iChris
Planeación
La fase de planeación, que PMI califica de “organizar y preparar”, incluye el desarrollo de horarios más detallados y un presupuesto. La planeación también incluye el desarrollo de planes detallados de personal, adquisiciones y controles de proyectos. El énfasis de la fase de planeación es desarrollar una comprensión de cómo se ejecutará el proyecto y un plan para adquirir los recursos necesarios para ejecutarlo. Si bien gran parte de la actividad de planeación se lleva a cabo durante la fase de planeación, el plan del proyecto continuará ajustándose para responder a nuevos retos y oportunidades. Las actividades de planeación ocurren durante toda la vida del proyecto.
Ejecución
La fase de ejecución, etiquetada por PMI como “llevar a cabo el trabajo”, incluye las principales actividades necesarias para realizar el trabajo del proyecto. En un proyecto de construcción, esto incluiría las actividades de diseño y construcción. En un proyecto de tecnología de la información (TI), esto incluiría el desarrollo del código de software. En un proyecto de capacitación, esto incluiría el desarrollo y la entrega de la capacitación.
Cierre
La fase de cierre —o usando la nomenclatura de PMI, “cierre del proyecto” —representa la etapa final de un proyecto. El personal del proyecto se transfiere del proyecto, los documentos del proyecto se archivan y se completan los últimos ítems o punch list. El cliente del proyecto toma el control del producto del proyecto y se cierra la oficina del proyecto.
La cantidad de recursos y las habilidades necesarias para implementar cada fase del proyecto depende del perfil del proyecto. Por lo general, un proyecto con un perfil de mayor complejidad requiere más habilidades y recursos durante la fase de iniciación. Los proyectos con un perfil que indique problemas de alineación entre actores clave o temas políticos y legales requerirán recursos especializados para desarrollar planes que aborden estos temas al principio del proyecto. Un proyecto con menor nivel de complejidad invertirá más recursos en la fase de ejecución para completar el proyecto de la manera más efectiva y eficiente posible.
Fases del proyecto en un gran proyecto multinacional
Durante la fase de planeación, el equipo del proyecto desarrolló un cronograma integrado del proyecto que coordinó las actividades de los equipos de diseño, adquisiciones y diseño. El equipo de controles del proyecto también desarrolló un presupuesto detallado que permitió al equipo del proyecto rastrear los gastos del proyecto contra los gastos esperados. El equipo de diseño del proyecto se construyó sobre el diseño conceptual y desarrolló dibujos detallados para su uso por el equipo de adquisiciones. El equipo de adquisiciones utilizó los planos para comenzar a ordenar equipos y materiales para el equipo de implementación; para desarrollar proyecciones de mano de obra; para refinar el cronograma de construcción; y para configurar el sitio del campus. Si bien la planeación es un proceso interminable en un proyecto, la fase de planeación se centró en desarrollar suficientes detalles para permitir que varias partes del equipo del proyecto coordinaran su trabajo y que el equipo de gestión del proyecto tomara decisiones prioritarias.
La fase de ejecución representa el trabajo realizado para cumplir con los requisitos del alcance del trabajo y cumplir con la carta. Durante la fase de ejecución, el equipo del proyecto realizó el trabajo definido en el plan e hizo ajustes cuando cambiaron los factores del proyecto. Se entregaron equipos y materiales al lugar de trabajo, se contrató y capacitó mano de obra, se construyó un sitio de centro de aprendizaje y se realizaron todas las actividades de desarrollo, desde la llegada de la primera computadora hasta la instalación del interruptor de luz final.
La fase de cierre incluyó entregar el campus recién construido al equipo de operaciones del cliente. Se elaboró una lista de punzonado de algunos ítems restantes y esos ítems se completaron. Se cerró la oficina en Catamarca, la oficina en Buenos Aries archivó todos los documentos del proyecto, y la oficina chilena ya estaba trabajando en el siguiente proyecto. Se conciliaron y cerraron los libros contables, se redactaron y distribuyeron los informes finales, y el director del proyecto inició un nuevo proyecto.
CONCLUSIONES CLAVE
- Las fases de un proyecto son iniciación, planeación, ejecución y cierre.
- La fase de iniciación, que PMI llama “iniciar el proyecto”, incluye actividades como realizar reuniones de alineación y kickoff, identificar al equipo del proyecto, desarrollar los recursos necesarios para desarrollar el plan del proyecto e identificar y adquirir la infraestructura de gestión del proyecto.
- La fase de planeación, que PMI llama “organizar y preparar”, incluye desarrollar planes detallados de dotación de personal, adquisiciones y controles de proyectos.
- La fase de ejecución, que PMI denomina “llevar a cabo la obra”, incluye las principales actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo del proyecto.
- La fase de cierre, que PMI llama “cierre del proyecto”, incluye transferir personal, archivar documentos, cerrar oficinas, completar tareas de punch list y entregar los resultados del proyecto al cliente.
[1] Project Management Institute, Inc., Una guía para el Cuerpo de Conocimiento de la Gestión de Proyectos (Guía PMBOK), 4ª ed. (Newtown Square, PA: Project Management Institute, Inc., 2008), 11—16.