6.3:6.1 Tipos de Comunicación — Gestión de Proyectos para Diseñadores Instruccionales
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6.1 Tipos de Comunicación
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OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
- Identificar características y ejemplos de comunicación sincrónica.
- Identificar características y ejemplos de comunicación asincrónica.
- Identificar preguntas a responder al considerar nuevas tecnologías de comunicación.
Completar un proyecto complejo con éxito requiere una buena comunicación entre los miembros del equipo. Si esos miembros del equipo trabajan en el mismo edificio, pueden organizar reuniones regulares, simplemente pasar por el espacio de oficina del otro para obtener una respuesta rápida, o incluso discutir un proyecto informalmente en otras funciones de la oficina. Muchos proyectos son realizados por equipos que interactúan principalmente a través de la comunicación electrónica y, por lo tanto, se denominan equipos virtuales. 1 Para evitar la falta de comunicación que pueda dañar la confianza y para incluir a los miembros del equipo en una cultura de proyecto, el equipo del proyecto necesita un plan para comunicarse de manera confiable y oportuna. Esta planeación comienza con la comprensión de dos grandes categorías de comunicación.
Imagen por Foro Económico Mundial
Comunicaciones sincrónicas
Si todas las partes de la comunicación están tomando parte en el intercambio al mismo tiempo, la comunicación es sincrónica. Una llamada de conferencia telefónica o Skype es un ejemplo de comunicación sincrónica. Los siguientes son ejemplos de comunicaciones sincrónicas:
- Reunión en vivo. Reunión de miembros del equipo en la misma ubicación.
- Llamada en conferencia. Una llamada telefónica entre dos o más individuos donde participan varias personas.
- Audioconferencia. Como una conferencia telefónica, pero realizada en línea usando software como Skype.
- Conferencia asistida por computadora. Audioconferencia con una conexión entre computadoras que pueda mostrar un documento u hoja de cálculo que pueda ser editado por ambas partes.
- Videoconferencia. Similar a una audioconferencia pero con video en vivo de los participantes. Algunas computadoras portátiles tienen cámaras incorporadas para facilitar la videoconferencia.
- IM (mensajería instantánea). Intercambio de mensajes de texto o voz mediante ventanas emergentes en las pantallas de computadora de los participantes.
- Mensajes de texto. Intercambio de mensajes de texto entre teléfonos móviles, buscapersonas o asistentes digitales personales (PDA): dispositivos que contienen un calendario, una lista de contactos, una lista de tareas y otros programas de soporte
Las modernas tecnologías de comunicación permiten ensamblar equipos de proyectos desde cualquier parte del mundo. La mayoría de las personas trabajan durante el día, lo que puede dificultar las reuniones sincrónicas si los participantes se encuentran en diferentes zonas horarias. No obstante, puede ser una ventaja en algunas circunstancias; por ejemplo, si algo debe hacerse antes del inicio de los negocios mañana, los miembros del equipo en Asia pueden trabajar en el problema durante sus horas normales de trabajo mientras que los miembros del equipo en Norteamérica duermen un poco.
Recordar zonas horarias
Es importante recordar las zonas horarias y calcular correctamente la diferencia entre la suya y la de sus asociados para no faltar a reuniones o plazos importantes. Ciudades y países al norte o al sur unos de otros observan la misma hora local. Tenga en cuenta que muchas personas bien educadas en Estados Unidos piensan que América del Sur es directamente al sur de América del Norte. Como puede ver en la Figura 6.1, la mayor parte de América del Sur es una o dos zonas horarias al este de Estados Unidos. Un sitio útil para convertir la hora local a otra zona horaria es http://www.timezoneconverter.com/cgi-bin/tzc.tzc
Figura 6.1 Zonas horarias mundiales
Imagen de TimeZonesBoy
Las zonas horarias se calculan en referencia a la zona horaria del Observatorio Real en Greenwich, Inglaterra. La hora en esa ubicación es la hora media de Greenwich (GMT). Referencias más recientes lo designan como Tiempo Universal Coordinado (UTC) en lugar de GMT. Las zonas horarias avanzan desde Greenwich en dirección este. Sin embargo, en la fecha límite internacional (aproximadamente el punto medio alrededor del mundo desde Greenwich), restas la zona horaria de GMT. Para evitar confusiones entre la mañana y la tarde, los horarios a menudo se dan usando un reloj de veinticuatro horas. Por ejemplo, la medianoche se indica como 00:00, el mediodía es 12:00 y la 1 p.m. es 13:00.
Conferencia telefónica entre Nueva York y París
Comunicaciones asincrónicas
Reunir a un equipo al mismo tiempo puede ser un desafío, especialmente si están repartidos por zonas horarias. Muchos tipos de comunicación no requieren que las partes estén presentes al mismo tiempo. Este tipo de comunicación es asíncrona. Hay varias opciones de comunicaciones asincrónicas.
Entrega de Correo y Paquetes
Muchas empresas prefieren que los contratos finales sean firmados personalmente por un representante autorizado de cada parte en el acuerdo. Si se requieren varias firmas, esto puede tardar semanas en obtener todas las firmas si los contratos son transferidos por un servicio postal. Si este proceso está retrasando el inicio del proyecto, puede usar un servicio de entrega nocturna para minimizar el tiempo dedicado a transferir los documentos.
Fax
Las máquinas de fax han existido desde hace mucho tiempo y gozan de un alto nivel de confianza para transmitir documentos con precisión. Si bien puede parecer arcaico seguir usando transmisiones de fax, en muchos países un fax de un contrato firmado es legal, pero una imagen escaneada por computadora no lo es.
Correo electrónico
El correo electrónico (correo electrónico) es ampliamente utilizado para coordinar proyectos y para comunicarse entre los miembros del equipo. Cuenta con varias características valiosas para la gestión de proyectos:
- La información se puede enviar a una lista de miembros del equipo.
- Los mensajes se pueden guardar para documentar el proceso en caso de malentendido o falta de comunicación.
- Los archivos se pueden adjuntar y distribuir.
Blog del proyecto
Un blog es una revista en línea que puede ser privada, compartida por invitación o puesta a disposición del mundo. Algunos gestores de proyectos llevan un diario en el que resumen los retos y triunfos del día y las decisiones que tomaron. Regresan a esta revista en una fecha posterior para revisar su proceso de toma de decisiones una vez que se conocen los resultados de esas decisiones para ver si pueden aprender de sus errores. Muchas decisiones en la gestión de proyectos se toman con un conocimiento incompleto, y reflexionar sobre decisiones previas para desarrollar esta habilidad de toma de decisiones es importante para el crecimiento como gerente de proyectos.
Sindicación realmente simple (RSS)
Algunos proyectos se ven directamente afectados por factores externos como elecciones políticas, tendencias económicas, fusiones corporativas, avances tecnológicos o científicos, o el clima. Para mantenerse informado sobre estos factores, puede suscribirse a fuentes de noticias en línea. Una tecnología que facilita este proceso es Really Simple Syndication (RSS). Las páginas web con canales de noticias RSS tienen enlaces etiquetados.
Si el usuario hace clic en la fuente RSS, las noticias del sitio web se envían automáticamente al lector de noticias del usuario, como Google Reader. El lector de noticias se puede configurar para filtrar las noticias por palabras clave para limitar las historias a las que son relevantes para el proyecto.
Evaluación de nuevas tecnologías de comunicación
Las nuevas tecnologías para comunicarse electrónicamente aparecen con frecuencia cada vez mayor. El uso de una nueva tecnología que no es familiar para el equipo aumenta la complejidad de la tecnología, lo que puede causar retrasos y aumentar los costos. Para decidir si una nueva tecnología debe incluirse en un plan de comunicaciones, busque respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿La nueva tecnología de comunicación proporciona una ventaja competitiva para el proyecto al reducir costos, ahorrar tiempo o prevenir errores?
- ¿El equipo del proyecto tiene la experiencia para aprender rápidamente la nueva tecnología?
- ¿La compañía ofrece soporte como help desk y servicio de equipos para nuevas tecnologías de comunicación?
- ¿Cuál es el costo de la capacitación e implementación en términos de tiempo y dinero?
CLAVES PARA LLEVAR
- Las comunicaciones sincrónicas se realizan cuando todas las partes están presentes al mismo tiempo. Ejemplos son las llamadas telefónicas y las videoconferencias.
- Las comunicaciones asincrónicas se llevan a cabo cuando las partes no están presentes al mismo tiempo. Ejemplos son el correo electrónico y los blogs.
- Determine si una nueva tecnología puede ahorrar tiempo, reducir costos o evitar errores y si la mayor complejidad puede ser manejada por el equipo y el personal de soporte por un costo asequible en tiempo y dinero.
[1] Diccionario Empresarial, s.v. “Equipo Virtual”, http://www.businessdictionary.com/definition/virtual-team.html (consultado el 27 de enero de 2010).