7.1:7 Iniciando un Proyecto — Gestión de Proyectos para Diseñadores Instruccionales

7 Iniciando un Proyecto

7.0 Visión general

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Este capítulo se alinea con los Capítulos 3-5 del PMBOK y 33% de las preguntas del CAPM provienen de estos capítulos. El contenido se conecta a la categoría Iniciación, Planificación y Monitoreo y Control de las preguntas PMP.

En este capítulo se ofrece una visión general de la selección e iniciación de un proyecto. Antes de iniciar un proyecto, la organización de fletamento —la organización que determina la necesidad del proyecto— desarrolla una justificación para el proyecto. A menudo, varias iniciativas compiten por los recursos de la organización, y se evalúan los proyectos potenciales para ver cuáles están mejor alineados con la misión y los objetivos de la organización. Este proceso de evaluación puede ser muy sencillo donde los beneficios para la organización son obvios y la economía del proyecto es muy favorable. En iniciativas más grandes y complejas, el proceso de recolección y evaluación de los datos para justificar el proyecto puede llevar un año o más. La información recopilada durante este proceso de evaluación proporciona la base para la carta del proyecto, el alcance inicial del trabajo y otra información requerida para iniciar el proyecto.

Los diseñadores comparten sus experiencias

Dr. Andy Gibbons — Psicología y Tecnología Instruccional — BYU

El inicio de un proyecto siempre es un momento emocionante. Están pasando tantas cosas y tiene que pasar tan rápido, casi no puedes recuperar el aliento. Este proyecto fue sobre un tema técnico, cómo volar helicópteros. Nunca antes había volado en helicóptero, y mucho menos piloteé uno. Operadores de sensores que operan equipos electrónicos sensibles. Entonces uno de los grandes retos fue ponerse al día con la tecnología. Una de las cosas que no me habían enseñado en la escuela que deseaba que me hubieran enseñado era sobre diferentes tipos de contenido y cómo hacer un análisis de la materia. Porque hubo diferentes tipos de temas en esta formación. Y nos estábamos poniendo al día lo más rápido que podíamos, pero estábamos tratando el tema como si fueran procedimientos y reglas y hechos los que había que memorizar. Cuando en realidad era una habilidad muy compleja que había que aprender. Y no lo analizamos apropiadamente. Entonces uno de los retos fue cómo aprender el contenido rápidamente. Y cómo ver en las estructuras de contenido que ni siquiera los expertos en la materia vieron. Había otros proyectos en los que trabajé donde después de haber aprendido a ver en el contenido la gente tenía, es una habilidad que aprendes como diseñador por cierto, cómo ver los constructos que existen en su tema. Hubo momentos en los que realmente podía anticiparme y hacer preguntas donde el experto en la materia decía “Oh, sí, eso es parte de nuestro, eso es algo que hay que aprender para poder hacer esto”. Como diseñadores, uno de los mayores desafíos de un diseñador al comienzo de un proyecto es entender el tema y ver estructuras invisibles en su interior. Cuando la formación es mala, y como diseñador, te llaman para reemplazar el mal trabajo de otra persona, o el trabajo inadecuado. Cuando el entrenamiento es malo muy a menudo es porque el tema fue mal concebido. Entonces ese fue un gran reto. El otro solo era cuestión de que se completaran los presupuestos, y que se organizara al personal, y que se los asignara a tareas, averiguar quién va a hacer qué. Asegurarme de que —un proceso interesante que nosotros— que tenía que emprender era un reto. Y eso fue, creamos probablemente cuatro o quinientas piezas diferentes, piezas instructivas, en realidad elementos, elementos mediáticos desde cintas de video hasta lecciones individuales de folletos que tenían que ser administradas y configuradas administradas: configuración gestionada. Y teníamos que tener una forma ya que iban pasando por el proceso de desarrollo. Cada pieza que se creó tuvo que pasar por siete u ocho etapas incluyendo, las críticas y los artistas paste-up, y las reseñas de la Marina, y el tema, disculpe las reseñas de los diseñadores. Había que crear obras de arte, había que escribir el texto. Y así cada pieza tuvo que pasar por una cadena de eventos. Administrar una instrucción a través de esa cadena de eventos, y como había cosas que eran este tipo de eventos, había este tipo de libro de trabajo, o tal vez hubo este tipo de presentación de sonido de diapositivas, o una videocinta, o hubo todo tipo de eventos diferentes pasando por este proceso. Encontramos que manejar eso iba a ser una pesadilla, y así una de las cosas que realmente nos salvó en este proyecto en particular fue que ideamos un pequeño sistema de, normalmente tenías algún tipo de check off que daría la vuelta con cada paquete de material en cada etapa de desarrollo. Bueno, ideamos un pequeño sistema donde cada persona, como sería enviada al artista, y dice crear el arte para este segmento. Cuando lo habían terminado lo marcarían y ponían la fecha y la hora y luego lo recortarían y lo ponían en una caja. Cada día al final del trabajo pudimos decir dónde estaba cada segmento porque iba a estar en el escritorio de alguien. Pudimos decir cuánto tiempo habían trabajado en ello y qué tan rápido se movían las cosas a través de este ducto. Y qué artistas tenían tiempo libre, qué artistas tenían superávit, que no tenían excedentes sino que estaban sobretrabajados y se estaban quedando atrás. Fue un golpe de suerte en realidad que descubrimos desde el principio que teníamos que tener este tipo de sistema de rastreo para todas estas pequeñas piezas diminutas y partes que tenían que pasar por este sistema. Eso fue realmente un derrame cerebral.

Heather Bryce — Estudios Independientes — BYU

Con Art 45, creo que nuestro mayor reto fue al principio que había tantas ideas. Porque teníamos tantos artistas trabajando en el proyecto, gente con antecedentes artísticos. Entonces creo que el reto fue tratar de averiguar la mejor manera de presentar esto en un ambiente de larga distancia. Tradicionalmente, con una clase de arte, estás en el aula, el profesor está mirando lo que estás haciendo, estás viendo ejemplos. Y así en la medida de lo posible queríamos ver cómo podríamos dar esa experiencia. Entonces fue una combinación de tener a todos en la mesa hablando, bueno este sería un buen ejemplo de cuándo el video sería apropiado para que el instructor real dibujara o, ya sabes, mostrara lo que está haciendo. Mostramos tecnología, ya sabes, hacer que muestren el programa y un pequeño fragmento de video y luego algunas actividades Flash donde el alumno pueda tener algún tipo de experiencia virtual. Entonces creo que ese fue probablemente el principio, la puesta en marcha. Todas estas ideas asombrosas, ¿cómo unirlas y ser concretos para decidir bien cuál es la mejor manera de proceder?

Dr. Larry Seawright — Centro de Enseñanza y Aprendizaje — BYU

Bueno, la puesta en marcha del proyecto para la BYU Learning Suite fue una especie de puesta en marcha interesante. La forma de evolucionar es a partir de un producto existente. Construimos algo llamado Constructor de Programas, que fue un intento de ofrecer una manera sistemática para que departamentos y profesores construyeran un plan de estudios uniforme. Hicimos una base de datos en el backend de la misma a petición de un colegio que necesitaba sacar todos sus planes de estudios para los acreedores. La Universidad tal como estaban atravesando y mirando el sistema de gestión del aprendizaje con la Universidad actualmente compra y renueva anualmente. Mientras buscaban alternativas a eso, uno de los administradores echó un vistazo al Syllabus Builder y dijo “Oye, podríamos extender eso y convertirlo en un sistema de gestión del aprendizaje”. Y así la puesta en marcha del proyecto realmente vino de la Universidad hasta nosotros. Y nos dieron una enorme lista de requisitos. Entonces la puesta en marcha fue realmente difícil porque teníamos que emparejar a través de todos esos requisitos y compararlos con nuestras capacidades limitadas y ver, ya sabes, qué podíamos hacer en el, con los recursos que teníamos. La gente, el dinero, que es esencialmente cuánto podemos pagar por los estudiantes. Y el tiempo que tenemos para hacer todas estas cosas. Y entonces, ya sabes, la puesta en marcha fue interesante. Y luego por supuesto, por lo que somos, tenemos muchos diseñadores instruccionales, tenemos consultores que tienen doctorados en Diseño Instruccional. Entonces salieron y empezaron a platicar con profesores y estudiantes, así que nuestra lista de requisitos, llegó a ser muy grande. Y teníamos, ya sabes, nuestro mayor reto en la puesta en marcha era averiguar qué podíamos hacer en el marco de tiempo que la Universidad nos iba a dar.