8.1:8 Gestión del Tiempo de Proyectos — Gestión de Proyectos para Diseñadores Instruccionales

8 Gestión del tiempo del proyecto

8.0 Visión general

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Este capítulo se alinea con el Capítulo 6 del PMBOK y el 11% de las preguntas del CAPM provienen de esta área de conocimiento. El contenido se conecta a la categoría Planeación y Monitoreo y Control de las preguntas PMP.

“Al prepararme para la batalla, siempre he encontrado que los planes son inútiles, pero la planeación es indispensable”. —Dwight D. Eisenhower

Aunque se establece para un contexto bastante distinto del diseño instruccional, la cita anterior encapsula varias verdades clave sobre la planificación cuando se trata de la gestión de proyectos: Un plan y un cronograma bien estructurados cumplen un papel esencial en la finalización de proyectos exitosos, aunque a menudo puede ser el caso que los eventos se desarrollan de manera bastante diferente a lo que se proyectó originalmente.

La naturaleza del proceso de planeación varía según el proyecto. Para proyectos más grandes y complejos, puede haber un extenso proceso de planeación con múltiples capas de complejidad, documentación y personal especializado; mientras que para proyectos más pequeños, el proceso de planeación puede consistir en poco más que una hoja de cálculo Excel actualizada regularmente por un solo gerente de proyecto.

El propósito de este capítulo es brindarle un marco mediante el cual abordar la planeación como gerente de proyecto. La planificación y programación de proyectos es tanto un arte como una ciencia. No hay dos gestores de proyectos o profesionales de planeación que desarrollen planes o horarios idénticos. El proceso de planeación es creativo y refleja el enfoque y estilo de cada planificador. Aunque el plan del proyecto es exclusivo del enfoque y estilo del planificador, los métodos para desarrollar el horario y documentar el plan resultante suelen seguir ciertos patrones. Estos incluyen:

• Identificación de los recursos y alcances del proyecto
• Desarrollo de un cronograma del proyecto
• Decidir los hitos del proyecto
• Determinar el cronograma de actividades

Al seguir estos pasos, el gerente del proyecto está en mejor posición para guiar con éxito el proyecto hasta su finalización.

Los diseñadores comparten sus experiencias

Dr. Andy Gibbons — Psicología y Tecnología Instruccional — BYU

En este proyecto en particular, estábamos entrenando dos posiciones diferentes: Un piloto de helicóptero y un operador de sensores que operaban equipos electrónicos sensibles. Teníamos alrededor de 500 piezas diferentes que se estaban creando de medios, diferentes tipos de medios. Cada uno tenía que pasar por su propio pequeño proceso de desarrollo. Entonces, administrar el horario era averiguar cuántos de cada pieza teníamos que crear, cuántos pasos tenía que atravesar, cuánto tiempo tomaría cada paso en promedio, y luego hacer el trato de multiplicación. Esto fue, por cierto, antes del día de las hojas de cálculo, y así no teníamos, todo esto se hace a mano en grandes hojas de papel cuadriculado. Pero construiríamos un horario, en realidad hay dos formas de hacer un horario. En este proyecto pudimos gestionar el horario de esa manera. Podríamos hacer un enfoque muy sistemático, número de personas, cantidad de tiempo para cada paso, ese tipo de cosas, y funcionó muy bien. En otro proyecto en el que trabajé, hice lo mismo en un gran trozo de papel cuadriculado que estaba, aquí están tantas cosas que hay que crear, y aquí están estos muchos pasos, y de hecho trazé cada pieza de cosa que tenía que ser creada en un cierto número de cuadrados en este papel cuadriculado. Y a medida que la lista creció, todavía tengo este gráfico en casa como recordatorio de que el enfoque de sistemas no siempre funciona. Porque me metí a mitad de camino en la lista de cosas por producir y ya estaba al final del proyecto y todavía quedaban el resto de las cosas en este plan, el resto de las cosas tenían que ser producidas e iba a duplicar el tiempo del proyecto. Y así por fin acabamos de decir, tirarlo a la basura. Sólo lo vamos a hacer. No sabemos cómo lo vamos a hacer, pero lo vamos a hacer. Y acabamos de empezar a ponerlo a través, y funcionó, terminamos a tiempo, cliente satisfecho.

Heather Bryce — Estudios Independientes — BYU

Al principio, creo que la clave del Art 45 o de cualquier proyecto en el que trabajes es hacer tanto trabajo de planeación por adelantado, en hacer predicciones sobre cuánto tiempo crees que algo va a tomar un equipo. Mucho de un proyecto es que una parte del equipo trabajará en su parte del mismo, y luego se la pasarán a otro equipo. Entonces son un poco dependientes. Y así realmente tratamos de reunirnos y averiguar. Bien, este proyecto comenzó el año pasado en enero, así que ya sabes, la edición tomaría de enero a marzo, de marzo a junio estaríamos trabajando en el Flash o el video. Creo que eso es realmente clave, es planificar con anticipación. Para asegurarse de que tienes un horario base y luego lo que hago es, en realidad tenemos un programa aquí que es un programa de administración de tareas. Entonces, una persona marca su tarea. La siguiente persona que se supone que reciba la tarea la hará aparecer en su tablero. Y entonces ese tipo de ayuda a controlar el flujo de procesos. Y luego me registro y le recuerdo a la gente, porque tenemos varias personas en varios equipos diferentes. Entonces podrías estar trabajando en varios proyectos diferentes al mismo tiempo. Entonces, una de mis funciones es verificar a las personas. Tener reuniones regulares y ver que nos estamos quedando a tiempo. Nuestra guía general para un curso es de aproximadamente un año. Desde el principio, cuando planeamos la idea hasta cuando terminamos y en realidad está disponible para los estudiantes. Intentamos terminarlo dentro de un año, y este curso terminó dentro de un año.

Dr. Larry Seawright — Centro de Enseñanza y Aprendizaje — BYU

Ya sabes, la BYU Learning Suite porque es un proyecto tan grande, muy complejo, muchos componentes diferentes, la programación es nuestra mayor dificultad. Entonces, ya sabes, tenemos recursos que tenemos que programar, los desarrolladores, diseñadores instruccionales, diseñadores gráficos. Entonces la complejidad de eso fue mi mayor reto como gerente de proyectos. Siempre seguimos tropezando con cuellos de botella, el camino crítico, ya sabes, parecía una persona, ya sabes, rebotarían. Bien, en cuanto conseguimos resolver este problema y a esta persona fuera del camino crítico, ahora tenemos otro. Entonces inicialmente fueron los diseñadores instructivos, tienen que obtener el aspecto inicial, y su trabajo con los consultores, estamos reuniendo todos los requisitos, estamos construyendo el diseño inicial. Ahora tenemos que tirarlo a nuestro diseñador gráfico, y él tiene que desarrollar la apariencia de alta fidelidad para que los programadores desarrollen. Y toman esa apariencia, la combinan con los requisitos y saben qué programar. Entonces, ya sabes, estás pasando por todas esas cosas diferentes y es como, qué tan duro empujas a esta persona, ya sabes. Y una de las limitaciones con las que estamos trabajando es que no somos un negocio. No puedo decir que tenemos fecha límite, no me importa si tienes que trabajar 60, 70, 80, 90 horas a la semana, tienes que hacerlo. Esta es una Universidad donde como que no hacemos eso. No es como si estuviéramos trabajando 40 horas semanas, pero no estamos trabajando 60 horas semanas, al menos no todos lo estamos. Algunos de nosotros lo somos. Entonces ese es el mayor problema es cómo se obtiene el horario en un entorno restringido donde sus recursos realmente solo están trabajando tantas horas a la semana, tantas como nos pagan para trabajar. Y así esa es la mayor dificultad, pero eso es cierto con cualquier proyecto. Tienes horarios y los recursos que tienes. Y hay que saber lo duro que se puede empujar sin presionar tanto que se van, tratar de encontrar un mejor trabajo, se vuelven descontentos, se vuelven menos efectivos, porque sólo se pueden trabajar tantas horas de trabajo de máxima eficiencia y luego empieza a caer. Así que tienes que equilibrar todos esos temas ya sea que estés en un ambiente universitario o no, pero en cualquier proyecto de instrucción casi siempre tienes recursos limitados porque las personas que construyen productos instructivos son capacitadores, especialistas en productos, gente que generalmente no tiene presupuestos ilimitados. Entonces tienes una cantidad limitada de presupuesto, una cantidad limitada de tiempo para hacer las cosas. Entonces el horario suele ser lo que impulsa esas otras cosas. Entonces ya sabes, solo tenemos tanto dinero para gastar, y tenemos tanto tiempo, así que vamos a hacer tanto.