9.7:9.1 Estimación de Costos — Gestión de Proyectos para Diseñadores Instruccionales

9.1 Estimación de Costos

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OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

1. Describir métodos de estimación de costos.
2. Identificar los efectos de la fase y complejidad del proyecto en la elección del método de estimación.
3. Describir el método de combinar estimaciones de costos con un cronograma para crear un presupuesto.

ESTIMACIÓN DE COSTOS PARA COMPARAR Y SELECCIONAR PROYECTOS

Durante la fase conceptual en la que se produce la selección de proyectos, los factores económicos son una consideración importante a la hora de elegir entre proyectos competidores. Para comparar las amortizaciones simples o las tasas internas de retorno entre proyectos, se realiza una estimación del costo de cada proyecto. Las estimaciones deben ser lo suficientemente precisas para que las comparaciones sean significativas, pero la cantidad de tiempo y recursos utilizados para realizar las estimaciones debe ser apropiada al tamaño y complejidad del proyecto. Los métodos utilizados para estimar el costo del proyecto durante la fase de selección son generalmente más rápidos y consumen menos recursos que los utilizados para crear estimaciones detalladas en fases posteriores. Se basan más en el juicio experto de gerentes experimentados que pueden hacer estimaciones precisas con información menos detallada. Las estimaciones en las primeras etapas de selección de proyectos generalmente se basan en proyectos anteriores que se pueden ajustar, escalar, para que coincidan con el tamaño y la complejidad del proyecto actual o aplicando fórmulas estandarizadas.

Imagen de Andrew Magill

Estimación análoga

Una estimación que se basa en otras estimaciones del proyecto es una estimación análoga. Si un proyecto similar cuesta una cierta cantidad, entonces es razonable suponer que el proyecto actual costará aproximadamente lo mismo. Pocos proyectos tienen exactamente el mismo tamaño y complejidad, por lo que la estimación debe ajustarse al alza o a la baja para dar cuenta de la diferencia. La selección de proyectos que sean similares y el monto de ajuste necesario está a la altura del juicio de la persona que realiza la estimación. Normalmente, este juicio se basa en muchos años de experiencia estimando proyectos, incluyendo estimaciones incorrectas que fueron experiencias de aprendizaje para el experto.

Estimación análoga para el movimiento de John

En el ejemplo del movimiento de John, John le pidió consejo a un amigo sobre el costo de su mudanza. Su amigo respondió: “Me mudé de un departamento un poco más pequeño que el tuyo el año pasado y la distancia era aproximadamente la misma. Lo hice con una camioneta de catorce pies. Costó alrededor de $575 por el alquiler de camiones, almohadillas, camión de mano, cuerda, cajas y gasolina”. Debido a la similitud de los proyectos, la estimación inicial de John del costo de la mudanza fue inferior a 700 dólares y decidió que el costo sería asequible y el proyecto podría seguir adelante.

Los gerentes menos experimentados que están obligados a hacer estimaciones análogas pueden consultar la documentación que está disponible de proyectos anteriores. Como se explica en el Capítulo 2, si esos proyectos fueron evaluados utilizando el Índice de Complejidad de Darnall-Preston (DPCI), el gerente puede identificar rápidamente proyectos que tengan perfiles similares al proyecto en consideración incluso si esos proyectos fueron administrados por otras personas. La comparación de las estimaciones originales con los costos finales del proyecto en varios proyectos anteriores con las mismas calificaciones DPCI le da a un gerente menos experimentado la perspectiva de que llevaría muchos años adquirir por prueba y error. También proporciona referencias que el gerente puede utilizar para justificar la estimación.

Estimación Paramétrica

Si el proyecto consiste en actividades que son comunes a muchos otros proyectos, los costos promedio están disponibles por unidad. Por ejemplo, si le preguntas a una constructora cuánto costaría construir un edificio de oficinas estándar, le pedirán el tamaño del edificio en pies cuadrados y la ciudad en la que se construirá el edificio. A partir de estos dos factores, tamaño y ubicación, el estimador de la compañía puede predecir el costo del edificio. Factores como el tamaño y la ubicación son parámetros, factores medibles que se pueden usar en una ecuación para calcular un resultado. El estimador conoce el costo promedio por pie cuadrado de un edificio de oficinas típico y los ajustes por costos laborales locales. Otros parámetros como la calidad de los acabados se utilizan para refinar aún más la estimación. Las estimaciones que se calculan multiplicando los parámetros medidos por valores de costo por unidad son estimaciones paramétricas.

Estimación paramétrica para John's Move

Para estimar el tamaño del camión necesario para la mudanza de John, el parámetro utilizado por una empresa de alquiler de camiones es el número de recámaras, como se muestra en la Figura 9.1.

Figura 9.1 Número de recámaras utilizadas para la estimación de costos paramétricos

La empresa de mudanzas asume que el número de habitaciones es el parámetro importante para determinar qué tan grande se necesita un camión para una mudanza. Para la mudanza de John, tiene un departamento de una habitación, por lo que elige la camioneta de catorce pies. Una vez determinado el tamaño, se utilizan otros parámetros, como la distancia y los días, para estimar el costo del alquiler del camión.

ESTIMACIÓN DE COSTOS PARA INICIAR PROYECTOS

Una vez seleccionado el proyecto, a menudo se necesitan estimaciones más precisas para recaudar fondos y acordar contratos con los proveedores en la fase de inicio.

Estimación durante la fase de iniciación del movimiento de John

John recordó que su amigo también le dijo lo agotador que era hacer todo el embalaje, carga y conducción él mismo, y algunos artículos se dañaron cuando la carga se desplazó dentro de la camioneta durante el viaje. John decide pedir favores a dos amigos, Dion y Carlita, para ayudarlo a empacar en Chicago y contratar a parte de la mano de obra calificada como la que necesitaba para cargar la camioneta correctamente.

Análisis de ofertas de proveedores

Si los servicios o productos serán proporcionados por proveedores, el costo de esos servicios se puede determinar mediante la emisión de una solicitud de propuesta (RFP). La RFP describe el trabajo, servicio o producto que debe proporcionar el proveedor y el nivel de calidad requerido. La RFP se envía a una lista de proveedores que están calificados —cumplen con los estándares de confiabilidad y capacidad— para realizar este tipo de trabajo. Responden con una propuesta para completar el trabajo descrito en la RFP, incluyendo una estimación del costo. Algunas organizaciones gubernamentales están obligadas a utilizar el proveedor calificado con la oferta más baja. Otras organizaciones no están obligadas a tomar la oferta más baja sino que generalmente están obligadas a justificar sus razones para no hacerlo.

Uso de RFP para hacer estimaciones sobre la mudanza de John

John quiere saber cuánto costaría contratar a una tripulación experta para cargar y asegurar los muebles en la camioneta y luego tener otra tripulación de la misma compañía que se reúna con él en Atlanta para descargar el camión y ayudarlo a desempacar. No está seguro de si alguna empresa ofrece esta opción, por lo que decide pedir ofertas a tres empresas de mudanzas. También decide pedir ofertas en un movimiento estándar que incluye todas las fases de empaque, carga, transporte y descarga como comparación para ver si su plan de ahorro de costos vale la pena el esfuerzo extra.

El equipo de gestión del proyecto puede revisar las respuestas de varios proveedores a la RFP para determinar si su estimación del costo de ese aspecto del proyecto es cercana a la estimación realizada durante la etapa de selección del proyecto. Si las estimaciones de los proveedores son mucho más altas de lo esperado, y si el proyecto no se puede completar por el costo que se utilizó para seleccionar el proyecto, la decisión de selección podría tener que ser reconsiderada. Al reconsiderar la selección del proyecto se deben tomar en consideración las calificaciones económicas de los proyectos competidores que no fueron elegidos y quiénes son los campeones del proyecto para los proyectos que se verían afectados.

Algunos proveedores pueden sugerir una forma alternativa de cumplir con el objetivo de la RFP de una manera más rentable que no coincida con los detalles de la RFP. Tales alternativas pueden reducir costos si son aceptables.

Estimación de abajo hacia arriba

El método de estimación más preciso y lento es identificar el costo de cada ítem en cada actividad del cronograma, incluyendo mano de obra y materiales. Si ve el cronograma del proyecto como una jerarquía donde las descripciones generales de las tareas están en la parte superior y los niveles inferiores se vuelven más detallados, encontrar el precio de cada ítem en el nivel más bajo y luego sumarlas para determinar el costo de los niveles superiores se llama estimación de abajo hacia arriba .

Estimación de abajo hacia arriba para John's Move

Después de evaluar las ofertas de las empresas de mudanzas, John decide que los ahorros valen su tiempo si puede hacer el empaque con la ayuda de sus amigos. Decide preparar una estimación detallada de los costos de los materiales de empaque y uso de un camión de alquiler. Busca los precios de los materiales de empaque y los costos de alquiler de camiones en los sitios web de la compañía y prepara una lista detallada de artículos, cantidades y costos, como se muestra en la Figura 9.2.

Figura 9.2 Estimación detallada de costos

Este tipo de estimación suele ser más precisa que una estimación análoga o paramétrica. En este ejemplo, la suma de materiales de empaque y gastos de camiones se estima en $661.25.

El detalle se puede enrollar —subtotalizado—para mostrar menos detalles. Este proceso se hace más fácil mediante el uso de software de computadora. En proyectos con baja complejidad, las estimaciones de costos se pueden hacer en software de hojas de cálculo. En proyectos más grandes, el software que administra horarios también puede administrar costos y mostrar costos por actividad y por categoría. Por ejemplo, la característica de subtotal podría usarse en Excel y colapsarse para mostrar los subtotales de las dos categorías de costos, como se muestra en la Figura 9.3.

Figura 9.3 Suma de Costos Detallados por Tipo

Estimaciones basadas en actividades

Una actividad puede tener costos de múltiples proveedores además de costos internos de mano de obra y materiales. Las estimaciones detalladas de todas las fuentes se pueden reorganizar de manera que aquellos costos que están asociados a una actividad en particular se pueden agrupar agregando el código de actividad a la estimación detallada, como se muestra en la Figura 9.4.

Figura 9.4 Costos Detallados Asociados a Actividades

Las estimaciones de costos detalladas se pueden ordenar por actividad y luego subtotalizar por actividad para determinar el costo de cada actividad.

Establecer un Presupuesto

Una vez que haya dividido su proyecto en actividades, podrá calcular los costos generales de su proyecto estimando y totalizando los costos de actividad individual.

Este proceso de subtotalizar costos por categoría o actividad se denomina agregación de costos.

Cronograma del Presupuesto

Los costos están asociados a las actividades y dado que cada actividad tiene una fecha de inicio y un período de duración, es posible calcular cuánto dinero se gastará para cualquier fecha en particular durante el proyecto. El dinero necesario para pagar un proyecto generalmente se transfiere a la cuenta del proyecto poco antes de que sea necesario. Estas transferencias deben ser cronometradas para que el dinero esté ahí para pagar por cada actividad sin provocar un retraso en el inicio de la actividad. Si el dinero se transfiere con demasiada anticipación, la organización perderá la oportunidad de usar el dinero en otro lugar, o tendrán que pagar intereses innecesarios si el dinero es prestado. Se crea un cronograma de transferencias de dinero que debe coincidir con la necesidad de pagar por las actividades. El proceso de emparejar el cronograma de transferencias con el cronograma de pagos de actividad se denomina conciliación. Consulte la Figura 9.5 en la que se muestran los costos de diez actividades principales de un proyecto. Los fondos se transfieren a la cuenta del proyecto cuatro veces. Observe que durante la mayor parte del proyecto, hubo más fondos disponibles de los que se gastaron excepto en la actividad 6 cuando se gastaron todos los fondos disponibles.

Figura 9.5 Transferencias y gastos de fondos

En el perfil presupuestal del proyecto que se muestra en la Figura 9.5 no hay margen de error si el total de las seis primeras actividades supera el monto de financiamiento en ese punto del proyecto.

Los acuerdos contractuales con proveedores a menudo requieren el pago parcial de sus costos durante el proyecto. Esos contratos se pueden administrar de manera más conveniente si la unidad de medida para la terminación parcial es la misma que la utilizada para la presupuestación de costos. Por ejemplo, si un diseñador gráfico está armando varias obras de arte para un libro de texto, su contrato puede requerir el pago parcial después de que se complete el 25% de su número total de dibujos.

PUNTOS CLAVE

• La estimación análoga escala una estimación de un proyecto similar para que coincida con el proyecto actual. La estimación paramétrica multiplica un valor estándar de costo por unidad por el número de unidades en el proyecto. Las ofertas de los contratistas se pueden comparar con los costos estimados. La estimación ascendente determina el costo de cada detalle y los agrega para determinar estimaciones de costos de actividad.
• Durante la etapa de selección y aprobación del proyecto, se utilizan estimaciones aproximadas que generalmente se obtienen utilizando métodos análogos y paramétricos. En la fase de inicio se utilizan análisis de ofertas de proveedores y estimaciones detalladas de abajo hacia arriba para estimar los costos del proyecto.
• Las estimaciones detalladas se asocian a las actividades y se agregan durante la fase de planeación para crear un presupuesto basado en actividades. Las transferencias de financiamiento se organizan para conciliar el dinero gastado con el dinero de fuentes de financiamiento de manera oportuna.