10.6:10 Gestión de la Calidad del Proyecto — Gestión de Proyectos para Diseñadores Instruccionales

10 Gestión de la calidad del proyecto

10.0 Visión general

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Este capítulo se alinea con el capítulo 8 del PMBOK y el 7% de las preguntas del CAPM provienen de esta área de conocimiento. El contenido se conecta a las categorías Planeación, Ejecución y Monitoreo y Control de las preguntas PMP.

La calidad del proyecto tiene una definición muy diferente bajo el diseño instruccional de la que tiene en un entorno de fabricación tradicional. Sin embargo, ningún aspecto del entregable final es más importante que la calidad y efectividad reales de los materiales educativos.

Gestionar la calidad del proyecto dentro del diseño instruccional requiere cierto ingenio, ya que cualquier evaluación de la “calidad” de un proyecto puede diferir dependiendo de los criterios subjetivos de un individuo. Los jueces más importantes de la calidad del proyecto son tu cliente y las personas que usarán tu formación.

Los diseñadores comparten sus experiencias

Dr. Andy Gibbons — Psicología y Tecnología Instruccional — BYU

Bueno lo primero que haces, es que contratas gente realmente capaz. Contrata a personas que son realmente buenas en lo que hacen. Y esperas a encontrar a la persona realmente buena que quieres. Buscamos muy duro a un caricaturista en este proyecto. Estábamos entrenando submarinos encontrando pilotos de helicópteros, y operadores de sensores, militares, y vamos a tener algunas caricaturas en nuestro arte, decidimos. Miramos y miramos, y esperamos y esperamos hasta que encontramos a un muy buen dibujante. A veces cuando consigues al trabajador de calidad, obtienes todas las peculiaridades de los trabajadores de calidad con él, y así, tuvimos que manejar a este dibujante. Esa fue una experiencia bastante reveladora. Entonces número uno, obtienes la mejor gente que puedas, gente que sea competente, gente que sea buena porque esas personas también suelen ser rápidas. Lo segundo que haces es, eres innovador en tus diseños. Diseñas tus materiales, ¿cómo los describes? Diseñas tus materiales para que puedan ser creados por, de acuerdo con algún tipo de patrón al que la gente pueda acostumbrarse. Utiliza esos patrones como herramientas de eficiencia. Controlas los costos al no tener, en los primeros días de la instrucción basada en computadora, la gente era tan inventiva, cada pieza de instrucción basada en computadora era diferente de alguna manera. Únicamente, a veces góticamente así. Bueno, los estudiantes tuvieron que aprender un sistema completamente nuevo de navegar por una lección. Porque en una lección los controles estarían aquí arriba, y en una lección los controles estarían aquí abajo. Y así se volvió confuso. Los diseñadores finalmente aprendieron a usar diseños de pantalla que fueran consistentes en la colocación de los controles. La web mundial funciona de esa manera hoy. Todos los controles funcionan igual independientemente de la página web a la que vayas, más o menos. Una de las cosas que puedes hacer por los diseñadores es encontrar estos patrones que usan los diseñadores, no quiero usar las plantillas de word, pero las plantillas es algo así como lo que es. Patrones de lecciones que utilizan, para que las lecciones tengan la misma estructura interna. Y entonces tienes una clase de lecciones, a lo mejor tienes quince lecciones de este tipo, que tienen este tipo de estrategia que requieren tanto escribir, tanto arte. Y para que sepas cuánto cuesta ese paquete. Y luego está este tipo por aquí. Va a requerir este tipo de gráficos, este tipo de escritura y esta cantidad. Y así lo usas como herramienta de proyección. Tienes que saber cuáles son las características de lo que estás creando. Los tipos de advenimiento se vuelven muy importantes para ti.

Heather Bryce — Estudios Independientes — BYU

Cómo equilibro la calidad, el tiempo y el costo es realmente un factor de mi jefe. Ellos toman la decisión sobre si hacer un curso. Ahora bien, si sabemos que un curso va a ser un alto alistador, tienes más dinero para jugar en un campo. Si un curso es un poco alistador puede haber diferentes razones para hacerlo. Tenemos que ser más estrictos con respecto a nuestro presupuesto. Entonces cuando nos reunimos desde el principio con el diseñador, hablamos de ello y decimos, bien básicamente este es el presupuesto que te han dado. Y nos hemos vuelto más estrictos con el presupuesto, así que entonces puedes fudge con tiempo o calidad. Cada proyecto es diferente. Algunos proyectos, tienes un plazo absoluto que tienes que tener un curso disponible. Entonces, entonces, en ese momento dices, bien, entonces ¿nos fudge en la calidad, o nos fudge en el costo? Entonces realmente depende de cada proyecto. Para el proyecto que hice, Art 45, fuimos con calidad. Ese era el que no íbamos a sacrificar, y así sacrificamos el costo en esa. Pero ha habido otros proyectos que hemos tenido, donde el tiempo fue un factor y tuvimos que sacarlo. En los que dijimos, bueno, vamos a tener que no hacer esos videos, porque eso es un costo. Así que recortamos nuestro costo y tal vez posiblemente la calidad. Cada proyecto es diferente.

Dr. Larry Seawright — Centro de Enseñanza y Aprendizaje — BYU

Entonces esa es siempre la compensación de un gerente de proyecto. ¿Cómo se equilibra la calidad con el tiempo y el dinero? Si tuvieras tanto dinero, independientemente de cuál sea el proyecto. Ya sea un proyecto de diseño instructivo o la construcción de un puente. Si tienes mucho dinero y mucho tiempo podrías hacer un gran puente. Si no tienes tanto dinero y no tienes tanto tiempo entonces tu hermoso puente de cuatro carriles se convierte en un puente de dos carriles y ojalá siga siendo a prueba de terremotos y todo ese tipo de cosas. Entonces manejas esas cosas de calidad, pero tienes que reducir las cosas. En nuestro proyecto, el BYU Learning Suite, tenemos una especie de objetivo de calidad bastante fijo, en el sentido de que existe un sistema de gestión del aprendizaje existente. Y así digamos que el nivel de satisfacción está aquí con el sistema de gestión existente. Entonces tenemos que por lo menos dar en ese blanco. Ahora lo que hemos tenido que hacer es definir cuál es ese objetivo. Básicamente eso significa que no hay interrupciones, no podemos mirar la historia de ese sistema de gestión del aprendizaje y decir, bueno, cuando empezaron hubo muchas interrupciones, y ya sabes, cosas así. No podemos hacer eso porque cuando empezó tenían cien profesores en él. Tenemos el ochenta por ciento de los profesores que ahora utilizan el sistema de gestión del aprendizaje, y afecta prácticamente a todos los estudiantes de la Universidad Brigham Young. Tenemos que alcanzar ese nivel de confiabilidad. Lo que podríamos hacer es echar un vistazo a la calidad de la oferta en términos de la cantidad de características que ofrece el actual sistema de gestión del aprendizaje y lo que vamos a ofrecer inicialmente en nuestro nuevo sistema de gestión de aprendizaje BYU Learning Suite. Y lo que hicimos es echar un vistazo a ¿cuáles son las características que utilizan la mayoría de los profesores y estudiantes la mayor parte del tiempo? Y entregarlos de una manera que sea más fácil de usar que el sistema existente, tan confiable como el sistema existente. Entonces esos son una especie de dos elementos de calidad que miramos. Tiene que ser igual de confiable. Y tiene que ser más fácil de usar. Y eso es un poco difícil porque pensamos, en nuestro diseño, pensamos que es más fácil de usar, pero es diferente, y por lo que los usuarios pueden no pensar que es más fácil de usar inicialmente. Y así hay una curva de entrenamiento y una curva de aprendizaje. Después de que lo usan un poco dicen: “Oh, esto es más fácil de usar”. Pero es como ir de un tipo de vehículo a otro. Ambas son transiciones automáticas, pero el mecanismo de cambio está en la columna en una y en el panel central en la otra. Y algunas personas simplemente nunca se acostumbran a eso. Lo mismo con el sistema de gestión del aprendizaje. Da clic aquí en uno, y haces clic aquí en otro. Y la gente, simplemente nunca se acostumbrarán y pensarán que no es tan bueno. La calidad es tan subjetiva en aplicaciones como esta. Sólo tienes que hacer lo que puedas. Y luego proporcionas ayuda instructiva para ayudar a abordar algunos de esos tipos de problemas. Y ese es uno de los roles del gerente de proyecto es que pasas y comienzas a evaluar a medida que se acerca a su finalización, y comienzas a probarlo dentro de los usuarios. ¿Entiende cuáles son los temas que tienen? Y construyes justo a tiempo ayuda para que puedan hacer clic en ese pequeño ícono de ayuda o la ayuda con esta página y trae la ayuda adecuada que dice: “Oh, esto es lo que es eso, ahora sé qué hacer”. Puedes abordar algunos problemas de calidad con ayuda, pero no quieres confiar en eso. Pero el viejo dicho de, “debería ser tan fácil, no se necesita ayuda”. Casi nunca puedes confiar en eso. Por mucho que a ti también te gustaría.