12.1:12 Cierre de Proyectos — Gestión de Proyectos para Diseñadores Instruccionales

12 Cierre de Proyectos

12.0 Visión general

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Este capítulo se alinea con el capítulo 3 del PMBOK. El 11% de las preguntas del CAPM provienen de esta área de conocimiento. El contenido se conecta a la categoría Cierre de las preguntas PMP.

En este capítulo se describen varias de las actividades esenciales de cierre a realizar al final de un proyecto.

Los diseñadores comparten sus experiencias

Dr. Andy Gibbons — Psicología y Tecnología Instruccional — BYU

La parte más interesante de retroceder un proyecto hacia el final es, en realidad es la parte más divertida del proyecto porque hay muchas celebraciones ya que la gente está dejando la nómina tienes una fiesta para ellos, y tienes un cierre, y hay regalos que se dan entre sí, y es divertido. Y las personas que están en tu personal utilizan sus talentos para celebrarse mutuamente. Tuvimos uno, oh solo este artista increíble en este proyecto piloto de helicóptero que hice. Y dibujó una gran caricatura de todo el equipo. Y repartió caricaturas de los integrantes del equipo a cada uno de ellos. Fue algo maravilloso, y todavía tengo un cartel que trata sobre este gran, en colores coloridos, la obra de arte más bonita que quieras ver. La caricatura de todos los que están en el equipo y todos lo firmaron. Es sólo un recuerdo cálido. Y una de las cosas que quieres hacer al final del proyecto es asegurarte de haber brindado a las personas de tu proyecto la mejor experiencia posible. Como gerente, no eres solo una persona de dólares y centavos, no eres solo una persona de horario. Eres un líder y necesitas ser un líder inspirador. Y necesitas, para cuando terminen el proyecto, necesitan haberte visto como un líder, necesitan haber aprendido algo, el proyecto necesita haber enriquecido su experiencia, necesitan haber ganado amistades, necesitan estar trabajando en equipo. Si no puedes llegar ahí, entonces el proyecto se hace, pero como diseñador no has hecho tu trabajo.

Heather Bryce — Estudios Independientes — BYU

Creo que el mayor reto para terminar un proyecto es mantener a la gente comprometida. Cuando llevas mucho tiempo trabajando en un proyecto, tal vez al principio de un proyecto tuviste un papel más importante de lo que podrías, ya que tu rol se vuelve menos en un proyecto a medida que pasas a otro, creo que es difícil seguir involucrado en ese proyecto anterior. Como tus roles, es posible que tengas que hacer algunas ediciones, volver y arreglar algunas cosas en las que trabajaste, pero es posible que hayas seguido adelante. Entonces creo que ese es el mayor reto es, las personas que han pasado a un papel más importante en el proyecto B, es más difícil que vuelvan a “Oye, no te olvides de las cosas que necesitas terminar para conseguir el proyecto A. Así que creo que el proceso más importante que tenemos es el proceso de finalización del curso. Pasa por muchas manos diferentes y son esos toques finales que tienes que poner para que un curso salga en vivo. Y si bien las tareas en sí son un poco pequeñas, suman. Por lo que un curso podría retrasarse hasta dos semanas, porque la gente simplemente se sienta en sus tareas. Ya sabes, “oh, es solo una tarea de cinco minutos”. Pero si todos se sientan en una tarea de cinco minutos durante un par de días, el tiempo se suma rápidamente. Entonces creo que como gerente de proyecto necesitas asegurarte de que las personas sigan comprometidas incluso cuando su rol disminuye, y asegurarte de que termines fuerte.

Dr. Larry Seawright — Centro de Enseñanza y Aprendizaje — BYU

Con la BYU Learning Suite, que es un proyecto en curso, nunca hay un cierre o algo así. Hasta que la Universidad decida, bien vamos a pasar de usar nuestro propio sistema de gestión de aprendizaje desarrollado internamente, y volveremos al mercado y una vez más compraremos uno más disponible comercialmente. En ese punto entonces pasaremos por el proceso de cierre, y echaremos un vistazo a las cosas. Pero, dicho eso, todavía tiene, no importa cómo cierre oficialmente un proyecto, hay una entrega. Vamos a comenzar la entrega el 1 de diciembre de este año. Facultad, estará a su disposición para comenzar a construir cursos. Entonces ese es realmente el periodo de cierre en ese momento íbamos a tener reuniones post mortem. Vamos a echar un vistazo a lo que salió bien, ¿qué no salió bien? Qué podemos aprender que podamos aplicar al proceso de mejora continua, porque este es un proyecto en curso. Cosas que podemos hacer mejor, lugares en los que podemos involucrar más a la facultad, para que haya más buy-in de profesores. Lugares donde podemos involucrar más a los estudiantes, por lo que los estudiantes lo aprecian más, y lo entienden mejor. Francamente, llegar a ser exigente con los profesores, ya sabes, debes usar la Suite de Aprendizaje porque nos hace la vida muy fácil, algo así. Así es como la Suite de Aprendizaje tendrá éxito. En definitiva, en cualquier proyecto, son los usuarios finales y si les gusta o no lo que determinará su éxito. Les gusta y empiezan a comprarlo o a acceder a él o a descargarlo, ya sabes, sea cual sea el método de entrega, o sea el método de compra, entonces es un éxito. Y ya sabes, puedes echar un vistazo a esas cosas y decir, ya sabes, esto estuvo bien, estas cosas no eran tan buenas, pero tiene que haber algún punto en el que simplemente metes una estaca en el suelo y digas tomemos un tiempo y veamos qué funcionó, qué no funcionó y qué lecciones podemos aprender de eso. Y eso es un poco difícil a veces. En realidad es el problema clásico de la evaluación. Mucha evaluación nunca se hace porque lleva tiempo, toma dinero y nunca se usa. Ya sabes, una vez hecha la evaluación, la gente no hace uso de ella, lo mismo con una automortem de gestión de proyectos. Si no te tomas el tiempo y el dinero para hacerlo, no obtendrás datos útiles que sean utilizables y procesables para realizar cambios. Entonces no quieres simplemente pasar por y tener una automortem porque es parte de la lista de verificación de gestión de proyectos. Lo quieres hacer si la gente lo va a usar. De lo contrario simplemente omítelo y, ya sabe, continúe con el proyecto.