9.1: Estructura de Control Interno
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Una estructura efectiva de control interno incluye el plan de organización de una empresa y todos los procedimientos y acciones que lleva a cabo para:
- Proteger sus activos contra robos y desperdicios.
- Garantizar el cumplimiento de las políticas de la compañía y la ley federal
- Evaluar el desempeño de todo el personal para promover operaciones eficientes.
- Garantizar datos operativos e informes contables precisos y confiables.
Al estudiar los procedimientos y acciones básicos de una estructura de control interno efectiva, recuerde que incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse con el uso de algunas medidas de control interno. Prevenir el robo y el desperdicio es solo una parte del control interno.
En términos generales, el propósito del control interno es asegurar las operaciones eficientes de un negocio, permitiendo así que el negocio alcance efectivamente sus metas.
Un elemento de YouTube ha sido excluido de esta versión del texto. Puedes verlo en línea aquí: pb.libretexts.org/llfinancialaccounting/? p=168
Las empresas protegen sus activos (1) segregando los deberes de los empleados, (2) asignando deberes específicos a cada empleado, (3) rotando las asignaciones de trabajo de los empleados y (4) usando dispositivos mecánicos.
Segregación de deberes de los empleados La segregación de deberes requiere que alguien que no sea el empleado responsable de salvaguardar un activo debe mantener los registros contables de ese activo. Además, los empleados comparten la responsabilidad de las transacciones relacionadas para que el trabajo de un empleado sirva como un cheque sobre el trabajo de otros empleados.
Cuando una empresa segrega los deberes de los empleados, minimiza la probabilidad de que un empleado pueda robar activos y encubrir el robo. Por ejemplo, un empleado no podría robar efectivo a una empresa y hacer que el robo pase desapercibido a menos que alguien cambie los registros de efectivo para cubrir el desabasto. Para cambiar los registros, el empleado que roba el efectivo también debe mantener los registros de efectivo o estar en colusión con el empleado que mantiene los registros de efectivo.
Asignación de deberes específicos a cada empleado Cuando la responsabilidad de una determinada función laboral se asigna a un empleado, ese empleado es responsable de tareas específicas. Si ocurre algún problema, la empresa puede identificar rápidamente al empleado responsable.
Cuando una empresa le da a cada empleado deberes específicos, puede rastrear documentos perdidos o determinar cómo se registró una transacción en particular. Además, el empleado responsable de una tarea determinada puede proporcionar información sobre esa tarea. Ser responsables de deberes específicos le da a las personas un sentido de orgullo e importancia que generalmente les hace querer desempeñarse lo mejor que puedan.
Rotación de asignaciones de empleo de empleados Algunas empresas rotan las asignaciones de trabajo para desalentar a los empleados de participar en esquemas a largo plazo para robarles. Los empleados se dan cuenta de que si roban a la empresa, los siguientes empleados asignados a sus puestos pueden descubrir el robo.
Con frecuencia, las empresas tienen la política de que todos los empleados deben tomar vacaciones anuales. Esta política también desalienta el robo porque muchos esquemas deshonestos colapsan cuando el empleado no atiende el esquema a diario.
Uso de dispositivos mecánicos Las empresas utilizan varios dispositivos mecánicos para ayudar a proteger sus activos. Los protectores de cheques (máquinas que perforan el monto del cheque en el cheque), las cajas registradoras y los relojes de tiempo dificultan que los empleados alteren ciertos documentos y registros de la compañía.
Mantenimiento de registros. Las empresas deben mantener registros contables completos y precisos. Uno o más documentos comerciales respaldan la mayoría de las transacciones contables. Estos documentos fuente son una parte integral de la estructura de control interno. Para un control óptimo, los documentos fuente deben estar numerados en serie.
El mejor método para asegurar dichos registros contables es contratar y capacitar a personas competentes y honestas. Periódicamente, los supervisores evalúan el desempeño de un empleado para asegurarse de que el empleado sigue las políticas de la compañía. Los registros contables inexactos o inadecuados sirven como una invitación al robo por parte de empleados deshonestos porque el robo se puede ocultar más fácilmente.
Empleados. Las políticas de control interno solo son efectivas cuando los empleados las siguen. Para garantizar que lleven a cabo sus políticas de control interno, una empresa debe contratar empleados competentes y confiables. Así, la ejecución del control interno efectivo comienza con el tiempo y esfuerzo que una empresa dedica en la contratación de empleados. Una vez que la empresa contrata a los empleados, debe capacitar a esos empleados y comunicarles claramente las políticas de la empresa, como obtener la autorización adecuada antes de realizar un desembolso en efectivo. Con frecuencia, las descripciones escritas de puestos establecen las responsabilidades y deberes de los empleados. La formación inicial de los empleados debe incluir una explicación clara de sus deberes y de cómo desempeñarlos.
Las empresas deben tener un seguro de accidentes adecuado sobre los activos. Este seguro reembolsa a la compañía la pérdida de un activo no monetario como equipo especializado. Las empresas también deben tener bonos de fidelidad sobre los empleados que manejan efectivo y otros instrumentos negociables. Estos bonos aseguran que una empresa sea reembolsada por pérdidas por robo de efectivo y otros activos monetarios. Tanto con el seguro de accidentes sobre los activos como con las fianzas de fidelidad de los empleados, una empresa puede recuperar al menos una parte de cualquier pérdida que ocurra
Requerimientos legales. En las sociedades públicas, la estructura de control interno de la compañía debe satisfacer los requisitos de la ley federal. En diciembre de 1977, el Congreso promulgó la Ley de Prácticas Corruptas Extranjeras (FCPA). Esta ley requiere que una corporación pública diseñe y mantenga una estructura de control interno efectiva y que mantenga registros contables precisos. Esta ley surgió en parte porque los registros contables de las empresas encubrieron sobornos y sobornos hechos a gobiernos extranjeros o funcionarios gubernamentales. La FCPA hizo ilegal este tipo específico de soborno. La Ley Sarbanes-Oxley surgió en 2002 después de escándalos que involucraron a Enron, World Com y una firma de CPA Arthur Anderson. Este video fue de hace unos años, pero te dará un divertido resumen de Sarbanes-Oxley y el escándalo de Enron.
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De acuerdo con el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway, existen cinco componentes de una estructura interna de control. Cuando estos componentes están vinculados a las operaciones de la organización, pueden responder rápidamente a las condiciones cambiantes. Los componentes son:
- Ambiente de control. El entorno de control es la base de todos los demás elementos de la estructura de control interno. El entorno de control incluye muchos factores como los valores éticos, la filosofía de la dirección, la integridad de los empleados de la corporación y la orientación proporcionada por la dirección o el consejo de administración.
- Evaluación de riesgos. Después de que la entidad establezca objetivos, se deben evaluar los riesgos (como robo y despilfarro de activos) de fuentes externas e internas. Examinar los riesgos asociados a cada objetivo permite a la gerencia desarrollar los medios para controlar estos riesgos.
- Actividades de control. Para atender los riesgos asociados a cada objetivo, la dirección establece actividades de control. Estas actividades incluyen procedimientos que los empleados deben seguir. Los ejemplos incluyen procedimientos para proteger los activos a través de la segregación de los deberes de los empleados y los otros medios que discutimos anteriormente.
- Información y comunicación. La información relevante para la toma de decisiones debe ser recabada y reportada oportunamente. Los eventos que producen estos datos pueden provenir de fuentes internas o externas. La comunicación en toda la entidad es importante para lograr los objetivos de la gerencia. Los empleados deben entender qué se espera de ellos y cómo sus responsabilidades se relacionan con el trabajo de los demás. También es importante la comunicación con partes externas como proveedores y accionistas.
- Seguimiento. Después de que la estructura de control interno esté en su lugar, la firma debe monitorear su efectividad para que pueda realizar cambios antes de que surjan problemas graves. Al probar componentes de la estructura de control interno, las empresas basan su minuciosidad en el riesgo asignado a esos componentes.
Para evaluar qué tan bien los empleados están haciendo su trabajo, muchas empresas utilizan un personal de auditoría interna. La auditoría interna consiste en investigar y evaluar el cumplimiento por parte de los empleados de las políticas y procedimientos de la empresa. Las empresas emplean auditores internos para realizar estas auditorías. Formados en políticas de la empresa y funciones de auditoría interna, los auditores internos prueban periódicamente la efectividad de los controles y procedimientos en toda la empresa.
Los auditores internos fomentan la eficiencia operativa en toda la compañía y están alertas de averías en la estructura de control interno de la compañía. Además, los auditores internos hacen recomendaciones para el mejoramiento de la estructura de control interno de la compañía. Todas las empresas y organizaciones sin fines de lucro pueden beneficiarse de la auditoría interna. Sin embargo, la auditoría interna es especialmente necesaria en las grandes organizaciones porque los propietarios (accionistas) no pueden involucrarse personalmente con todos los aspectos del negocio.
El control interno es responsabilidad general de todos los miembros de una organización. Desafortunadamente, a pesar de que una empresa implementa todas estas características en su estructura de control interno, el robo aún puede ocurrir. Si los empleados son deshonestos, generalmente pueden encontrar una manera de robarle a una empresa, eludiendo así incluso la estructura de control interno más efectiva. Es importante recordar que el costo de un control interno no debe superar el beneficio para la empresa.
- Principios contables: Una perspectiva empresarial. Autor: James Don Edwards, Universidad de Georgia & Roger H. Hermanson, Universidad Estatal de Georgia. Proporcionado por: James Don Edwards, Universidad de Georgia & Roger H. Hermanson, Universidad Estatal de Georgia. Proyecto: El Proyecto de Texto Global. Licencia: CC BY: Atribución
- Cantando CPA Canta Feliz Cumpleaños a Sarbanes-Oxley. Autor: DBCPR. Ubicado en: Youtu.be/N2YLbkourtw. Licencia: Todos los Derechos Reservados. Términos de licencia: Licencia estándar de YouTube
- Canción de Control Interno del Profesor Boz. Autor: BozandKacey. Ubicado en: Youtu.be/8JY2dwqegry. Licencia: Todos los Derechos Reservados. Términos de licencia: Licencia estándar de YouTube