9.2: Efectivo y Control Interno

Dado que el efectivo es el más líquido de todos los activos, un negocio no puede sobrevivir y prosperar si no tiene un control adecuado sobre su efectivo. El efectivo es el activo que tiene mayores posibilidades de “desaparecer” y es por eso que debemos asegurarnos de que tenemos fuertes controles internos que se construyen alrededor del proceso de efectivo. Dado que muchas transacciones comerciales involucran efectivo, es un factor vital en la operación de un negocio. De todos los activos de la compañía, el efectivo es el que más se maneja mal, ya sea por robo o descuido. Para controlar y administrar su efectivo, una empresa debe:

• Contabilizar todas las transacciones en efectivo con precisión para que la información correcta esté disponible sobre los flujos de efectivo y saldos.
• Cerciórese de que haya suficiente efectivo disponible para pagar las facturas a medida que vencen.
• Evite retener demasiado efectivo ocioso porque el exceso de efectivo podría invertirse para generar ingresos, como intereses.
• Prevenir la pérdida de efectivo por robo o fraude.

La necesidad de controlar el efectivo es claramente evidente y tiene muchos aspectos. Sin el momento adecuado de los flujos de efectivo y la protección del efectivo ocioso, un negocio no puede sobrevivir.

Las empresas protegen sus activos (1) segregando los deberes de los empleados, (2) asignando deberes específicos a cada empleado, (3) rotando las asignaciones de trabajo de los empleados y (4) usando dispositivos mecánicos. Este video resalta los problemas y controles necesarios a la hora de tratar con efectivo:

Un elemento de YouTube ha sido excluido de esta versión del texto. Puedes verlo en línea aquí: pb.libretexts.org/llfinancialaccounting/? p=170

Cuando una empresa de merchandising vende su inventario de mercancía, puede recibir efectivo inmediatamente o varios días o semanas después. Un empleado recibe el efectivo inmediatamente sobre el mostrador, lo registra y lo coloca en una caja registradora. La presencia del cliente a medida que se estalla la venta generalmente asegura que el cajero ingrese el monto correcto de la venta en la caja registradora. Al final de cada día, las tiendas reconcilian el efectivo de cada caja registradora con la cinta de la caja registradora o la copia de computadora de esa caja registradora.

¿Lo sabías? La prueba de control interno más barata y fácil es involucrando al público. Si una empresa requiere que todas las transacciones sean ingresadas en la caja registradora, la compañía puede hacer una “promoción” que verificará que los empleados estén siguiendo esto. Las promociones serían como “Si tu recibo tiene una estrella roja en la parte posterior, consigue una galleta gratis” o “Si no recibes recibo, recibe una bebida gratis”. ¿Te suena familiar? El público ahora busca un recibo por cada transacción y preguntará si no lo recibe. El beneficio de encontrar robo superará el costo de regalar un poco de comida gratis.

Los pagos que se reciben después son casi siempre en forma de cheques. Las tiendas preparan un registro de los cheques recibidos en cuanto se reciben. Algunas empresas de merchandising hacen que los clientes envíen los pagos directamente al banco en lugar de a la propia compañía. Aunque las empresas varían sus procedimientos específicos para controlar los recibos de efectivo, suelen observar los siguientes principios:

• Prepare un registro de todos los recibos de efectivo tan pronto como se reciba efectivo. La mayoría de los robos de efectivo ocurren antes de que se haga un registro del recibo. Una vez que se hace un registro, es más fácil rastrear un robo.
• Depositar todos los recibos de efectivo intactos tan pronto como sea posible, preferiblemente el día en que se reciban o el siguiente día hábil. El efectivo no depositado es más susceptible a la apropiación indebida.
• Organizar deberes para que el empleado que maneja recibos de efectivo no registre los recibos en los registros contables. Esta característica de control sigue el principio general de segregación de deberes dado anteriormente en el capítulo, al igual que el siguiente principio.
• Organizar deberes para que el empleado que recibe el efectivo no desembolse el efectivo. Esta medida de control es posible en todas las empresas menos en las más pequeñas.

Las empresas también necesitan controles sobre los desembolsos de efectivo. Dado que una empresa gasta la mayor parte de su efectivo por cheque, muchos de los controles internos para los desembolsos de efectivo se ocupan de cheques y autorizaciones para pagos en efectivo. El principio básico de segregación de deberes también se aplica en el control de los desembolsos de efectivo. A continuación se presentan algunos procedimientos básicos de control para los desembolsos en efectivo:

• Realizar todos los desembolsos con cheque o en efectivo para gastos menores. Obtener la aprobación adecuada para todos los desembolsos y crear un registro permanente de cada desembolso. Muchas tiendas minoristas hacen reembolsos por mercancía devuelta de la caja registradora. Cuando se siga esta práctica, los empleados deben tener boletos de reembolso aprobados por un supervisor antes de reembolsar efectivo.
• Exigir que todos los cheques estén numerados en serie y limitar el acceso a los cheques a los empleados autorizados para escribir cheques.
• Requerir dos firmas en cada cheque sobre un monto material para que una persona no pueda retirar fondos de la cuenta bancaria.
• Arreglar deberes para que el empleado que autorice el pago de una factura no firme cheques. De lo contrario, los cheques podrían escribirse a amigos en pago de facturas ficticias.
• • equire documentos aprobados para apoyar todos los cheques emitidos.

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• Instruir al empleado que autoriza desembolsos en efectivo para asegurarse de que el pago es para un propósito legítimo se realiza por el monto exacto y a la parte correspondiente.
• Estampar los justificantes pagados cuando se pagan los pasivos e indicar la fecha y número del cheque emitido. Estos procedimientos disminuyen la posibilidad de pagar la misma deuda más de una vez.
• Organizar deberes para que aquellos empleados que firmen cheques no tengan acceso a cheques cancelados ni preparen la conciliación bancaria. Esta política hace que sea más difícil para un empleado ocultar un robo.
• Que un empleado que no tenga otras obligaciones en efectivo prepare la conciliación bancaria cada mes, para que los errores y la escasez puedan ser descubiertos rápidamente.
• Anular todas las comprobaciones preparadas incorrectamente. Marcar estas comprobaciones nulas y retenerlas para evitar el uso no autorizado.

En la siguiente sección, discutimos la cuenta corriente bancaria. Si tienes una cuenta corriente personal, parte de esta información te será familiar.

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• Principios contables: Una perspectiva empresarial. Autor: James Don Edwards, Universidad de Georgia & Roger H. Hermanson, Universidad Estatal de Georgia. Proporcionado por: Endeavour International Corporation. Proyecto: El Proyecto de Texto Global. Licencia: CC BY: Atribución

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• Controles de Manejo de Efectivo. Autor: mcaudit. Ubicado en: Youtu.be/jjyki2-fxko. Licencia: Todos los Derechos Reservados. Términos de licencia: Licencia estándar de YouTube