12: Redacción de Contratos

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

1. Aprende a redactar contratos válidos.
2. Entender estrategias para la redacción de contratos.

Saber redactar contratos legalmente exigibles que protejan sus intereses es una habilidad vital para las empresas. De hecho, la mayoría de los contratos no son escritos por abogados. Los individuos y las empresas escriben contratos sin ayuda legal porque están tratando de ahorrar tiempo, dinero y tensión con los demás. Sin embargo, contratar a un abogado para escribir o revisar un contrato para proteger intereses personales o comerciales a veces es necesario y vale la pena.

No hay palabras mágicas que un contrato deba tener para ser ejecutorio. Algunos son cortos e informales, mientras que otros son largos y formales. Ningún estilo, formato o enfoque siempre servirá a las necesidades de las partes. El único requisito legal que deben tener los contratos son los elementos de un contrato: oferta, aceptación y contraprestación. Este capítulo ofrece algunas pautas para que los empresarios tengan en cuenta al redactar sus propios contratos.

Título

Los contratos tienen un título, a menudo en negrita o mayúsculas, en la parte superior de la página. Los títulos deben ser lo más descriptivos posible. “Contrato” o “Acuerdo” no son útiles porque requieren que el lector lea a través del contrato para saber de qué se trata. Los mejores contratos capturan la naturaleza del documento en el título. Por ejemplo, “Acuerdo de empleo entre Jane Doe y la Universidad de Stanford”.

Introducción de Partes y Finalidad

En la introducción se debe nombrar a las partes y describir la naturaleza del contrato. Si la información de fondo es útil para explicar los intereses y objetivos de las partes, entonces debería incluirse aquí.

Definiciones de términos materiales

La mayoría de los contratos comerciales contienen algunas definiciones, a menos que el tema y las partes sean claras. Las definiciones son útiles porque es un área que los lectores pueden hacer referencia para asegurar el cumplimiento del contrato. Por ejemplo, ¿proporcionó el vendedor los bienes específicos definidos por el contrato?

Sin embargo, las definiciones no son necesarias para cada término. Si no se definen, se da a los términos legales su significado jurídico. Y a las palabras ordinarias se les da su sentido común, ordinario. Por lo tanto, las empresas deben definir los términos materiales de la transacción: bienes, servicios, cantidad, calidad, precio, etc. También es útil incluir definiciones específicas de la industria.

Convenios y Promesas de Desempeño

Un pacto es una promesa formal a cumplir. Esta es la sección del contrato donde las partes declaran exactamente cómo van a realizar el contrato. El comprador pagará una cantidad específica por los bienes o servicios. El vendedor entregará un artículo específico en una ubicación particular.

Para garantizar la claridad, los mejores contratos utilizan verbos activos en esta sección. Por ejemplo, “El comprador le pagará diez dólares al Vendedor”. Está claro quién va a estar pagando a quién, y cuánto se le debe. La voz pasiva inyecta ambigüedad, que puede ser problemática. Por ejemplo, “al vendedor se le pagarán diez dólares”. ¿El Comprador le pagará el dinero al Vendedor o alguien más ofrecerá el pago? Si no se realiza el pago, ¿el Comprador está incumpliendo contrato?

Condiciones

Como se discute en el Capítulo 10, las condiciones son cosas que deben ocurrir antes de que el desempeño sea debido. Por lo general, las condiciones deben estar expresamente señaladas en un contrato para ser legalmente exigibles. Los mejores contratos identifican cualquier condición y delinean un cronograma para cuando el desempeño vence después de que se cumpla la condición. Por ejemplo, si una inspección de un inmueble es una condición precedente para comprarlo, ¿cuánto tiempo después de que se complete la inspección debe realizar el comprador?

Incumplimiento y sus consecuencias

Para constituir una violación del contrato, un incumplimiento debe ser material. Un incumplimiento material es un incumplimiento sustancial del contrato que exime a las partes agraviadas de un mayor cumplimiento y les otorga el derecho a demandar por daños y perjuicios.

En los contratos que requieren cumplimiento a lo largo de un periodo de tiempo, o pagos a plazos, es útil definir qué constituye una infracción material. Esto aclara cuándo la parte no incumplidora puede interponer recurso. Los mejores contratos anticipan razones de incumplimiento e identifican consecuencias para ellos.

Representaciones y Garantías

Las representaciones son declaraciones de hecho hechas para inducir a alguien a celebrar un contrato. Las representaciones comunes de las empresas incluyen:

• Están debidamente licenciados;
• Están asegurados;
• Sus estados financieros son exactos;
• Poseen todos los activos pertinentes;
• Tienen autoridad legal para celebrar contratos.

Las garantías en un contrato son promesas expresas que garantizan algo en cumplimiento del contrato por una de las partes. Por ejemplo, un vendedor garantiza que el objeto que se vende es como se representa o se promete.

Las garantías difieren de las representaciones de cuatro maneras:

1. Una garantía es una parte esencial de un contrato, mientras que una representación suele ser solo un incentivo colateral;
2. Una garantía está escrita en un contrato; mientras que una representación puede ser escrita u oral;
3. Se presume concluyentemente que una garantía es material, mientras que una representación debe ser probada como material por la parte que reclama incumplimiento; y
4. Una garantía debe cumplirse estrictamente, mientras que una representación debe ser sustancialmente cierta.

Tenga en cuenta que las garantías de contrato expreso son diferentes de las garantías implícitas bajo el Código Uniforme de Comercio (UCC). Una parte puede rechazar las garantías implícitas bajo el UCC a través de un contrato escrito.

Modificación

A menudo con contratos que requieren un período prolongado para su desempeño, la modificación se convierte en una preocupación. ¿Qué sucede si es necesario modificar los precios o los plazos? ¿Eso requiere un nuevo contrato o se puede modificar el contrato existente? Los buenos contratos suelen incluir un procedimiento para modificar un contrato. Esto puede ser tan informal como escribir cambios directamente en el contrato original con las iniciales y fecha de las partes. O podría ser a través de un procedimiento formal de adenda.

Independientemente del procedimiento elegido, es una buena práctica para las empresas discutir los procedimientos de modificación al celebrar un contrato. Si el procedimiento es claro, se produce menos fricción cuando una parte busca modificación.

Asignación y Delegación

En general, las partes son libres de ceder y delegar sus derechos y deberes en virtud de un contrato. Las partes pueden limitar esos derechos o pueden solicitar aviso si se produce una cesión o delegación. Esta es una disposición que a menudo no es necesaria a menos que una parte tenga una preocupación por la asignación, como en la industria de seguros.

Solución alternativa de controversias

Como se discutió en el Capítulo 4, muchas empresas quieren reducir su riesgo de litigio participando en la resolución alternativa de disputas (ADR). Las cláusulas arbitrales obligatorias son comunes en los contratos de consumo y de trabajo. Antes de incluir una disposición ADR en un contrato, las partes deben sentirse completamente cómodas con la opción que elijan. Si una parte acepta la mediación o el arbitraje, un tribunal hará valer esa elección aunque las partes cambien de opinión.

Elección de Ley y Foro

Las disposiciones de elección de ley determinan qué leyes estatales se utilizarán para interpretar el contrato. Las disposiciones de elección de foro determinan el estado en el que se desarrollará cualquier litigio.

Esta disposición suele ser innecesaria para los contratos que involucran a personas y entidades en un mismo estado. Si las partes no seleccionan esa ley estatal o ubicación para litigio, los tribunales buscan:

1. Donde se firmó el contrato;
2. Cuando se realice el contrato;
3. Cuando las partes sean residentes; y
4. Las reglas jurisdiccionales del tribunal.

Integración

Una cláusula de integración es una disposición que establece que el contrato representa el acuerdo completo y definitivo de las partes y reemplaza todos los entendimientos informales y acuerdos orales relacionados con el objeto del contrato. Es decir, es el acuerdo.

El propósito de una cláusula de integración es impedir que las partes afirmen posteriormente que acordaron términos adicionales o diferentes a los que establece el contrato. Esto significa que cualquier declaración hecha antes de que las partes firmaran el contrato no forman parte del contrato y no serán utilizadas para interpretar el sentido del contrato.

Divisibilidad

Una cláusula de divisibilidad es una disposición que mantiene vigentes las restantes disposiciones de un contrato si alguna parte del contrato es declarada inaplicable por el tribunal. También se le conoce como cláusula de ahorro porque “ahorra” que todo el contrato se declare inexigible.

Por ejemplo, si una cláusula de no competencia en un contrato de trabajo es declarada inaplicable por un tribunal, entonces el resto del contrato de trabajo permanece vigente.

Cláusula Exculpatoria

Una cláusula exculpatoria es una disposición que exime a una parte de cualquier responsabilidad derivada de un hecho negligente o ilícito. A menudo se emplean cuando existe el riesgo de lesión. Las cláusulas exculpatorias no pueden limitar la responsabilidad cuando una parte actúa con negligencia grave, comete un agravio intencional, o cuando el orden público o las leyes estatales las prohíben. Las cláusulas exculpatorias han sido derogadas por los tribunales en algunos casos en los que las partes en un contrato tienen un poder de negociación muy desigual, especialmente cuando la parte con mayor poder actúa de manera antiética o con negligencia grave.

Fuerza Mayor

Una cláusula de fuerza mayor es una disposición que asigna riesgo a una determinada parte si el cumplimiento se vuelve imposible como consecuencia de un evento que las partes no podrían haber anticipado o controlado. Los eventos de fuerza mayor son grandes eventos disruptivos como desastres naturales, guerra, ataques terroristas e incendios.

Por ejemplo, si el tema de un contrato de compraventa internacional es destruido por un huracán, ¿pierde el comprador o vendedor el dinero en la venta?

Honorarios de Abogado

Los contratos comerciales a menudo tienen una cláusula de honorarios de abogados que da derecho a una parte exitosa en litigio sobre el contrato a recibir el reembolso de sus honorarios de abogado. Esta cláusula suele tener el efecto de limitar las demandas frívolas porque resulta más caro para las partes litigar demandas más débiles. También puede dar apalancamiento a una parte ganadora para impedir o poner fin a las apelaciones de una sentencia judicial.

Los tribunales generalmente harán cumplir una provisión de honorarios de abogado en un contrato. No obstante, los tribunales revisan los laudos de honorarios de abogados por razonabilidad. Por lo tanto, el monto de los honorarios generalmente debe ser considerado razonable por un tribunal o árbitro antes de que una parte pueda cobrar en virtud de un contrato.

No entender el contenido

Un error común es usar recursos gratuitos en línea sin asegurarse de que sean adecuados a las circunstancias. Simplemente porque suena oficial, un documento generado por un algoritmo informático puede no ser útil. Es mejor leer el contrato y asegurarse de que refleje con precisión el acuerdo de las partes.

Los tribunales presumen que las partes han leído un contrato antes de firmarlo. Cualquier error en la redacción va en contra de la parte que redactó el contrato. Es decir, si el contrato no está claro, la parte que no lo escribió obtiene el beneficio de la duda. La idea es que el partido que lo escribió debería haber hecho un mejor trabajo, y el partido que lo leyó y firmó no debería ser penalizado como consecuencia del error de otra persona. A la hora de redactar un contrato, mejor mantenerlo simple y claro.

También es importante excluir las disposiciones que sean irrelevantes para el contrato. Los contratos que son demasiado largos y contienen términos irrelevantes y contradictorios son difíciles de entender. Los mejores contratos se utilizan como referencia entre las partes durante el periodo de cumplimiento. Si un contrato es demasiado amplio, demasiado confuso, o contiene demasiada información irrelevante, obstaculiza la efectividad del documento.

vaguedad

En el contexto de los contratos, la vaguedad significa que el lenguaje es impreciso, incierto y no expresado claramente. La vaguedad es problemática porque podría significar que las partes no tuvieron una reunión de mentes porque no estaban hablando de las mismas cosas.

Algunos empresarios piensan que mantener el contrato “general” facilitará una transacción comercial y que los detalles se podrán resolver más adelante. No obstante, si las partes no están de acuerdo por adelantado, es poco común que las cosas salgan bien más adelante.

Otro riesgo con vaguedad es que no está claro cómo interpretará un tribunal el contrato. Si hay dos o más interpretaciones razonables, es posible que el tribunal decida que otra interpretación es más razonable. Nuevamente, se cometen errores en la redacción contra el redactor por lo que si un tribunal concluye que el término vago fue un error, entonces es difícil ganar en litigio.

Ambigüedad

En los contratos, la ambigüedad significa una incertidumbre de sentido o intención. Las ambigüedades pueden ser patentes o latentes. Una ambigüedad patente es donde el propio lenguaje del contrato crea incertidumbre porque es contradictorio. Por ejemplo, un contrato establece dos precios de venta diferentes.

Existe una ambigüedad latente donde la incertidumbre surge durante la ejecución del contrato. Por ejemplo, el contrato establece que las mercancías se enviarán a través de un transportista que tenga un nombre común y podría estar refiriéndose a diferentes transportistas.

Errores tipográficos

Los errores tipográficos son comunes en los contratos. Algunos son inofensivos, algunos son embarazosos y otros son dañinos. Si bien algunos errores tipográficos son fáciles de ignorar porque no conllevan consecuencias legales, algunos pueden ser fatales para el acuerdo.

Los errores menores se denominan errores del escribano. La doctrina del error del escribano permite corregir errores tipográficos en un contrato escrito cuando existan pruebas claras y convincentes de que el error no refleja la intención de las partes.

Sin embargo, los errores relacionados con fechas, precio, cantidad, nombres legales de personas y entidades, y descripciones de propiedades (como direcciones y números de lote) pueden no calificar como errores del escribano. Dichos errores pueden ser fatales para el contrato o pueden ser ejecutados con consecuencias adversas contra una de las partes.

Nombrar a las Partes

Asegúrese de usar el nombre correcto de la entidad comercial o persona física que sea parte del contrato. Esto puede parecer obvio, pero la gente suele escribir el nombre de un representante de la entidad en lugar del nombre legal de la entidad.

Para las empresas unipersonales, es apropiado identificar a la parte como Ling Chen haciendo negocios como Chen Teneduría de Libros. Si el negocio es una Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC), identificar a una persona en el contrato por su nombre puede eliminar cualquier protección de responsabilidad personal que una LLC brinde. Problemas similares pueden surgir con una sociedad si cada individuo es identificado como parte en el contrato.

A excepción de los propietarios únicos que no tengan un nombre comercial separado, use el nombre de la entidad comercial y no un nombre personal como parte del contrato. De lo contrario, las partes pueden perder el beneficio de responsabilidad limitada. También puede haber consecuencias fiscales.

Definir el alcance de la obra

Definir claramente el alcance del trabajo o servicio que se presta, y el cronograma propuesto para completar el trabajo. Ser específico. Por ejemplo, en lugar de un amplio “renovar la cocina”, proporcione detalles de los diseños de gabinetes, encimeras y otros materiales y trabajos a proporcionar.

En su caso, es útil un marco de tiempo para cada fase del proyecto, junto con los procedimientos a seguir si hay retrasos. Esto es especialmente útil cuando se producen demoras como resultado de una escasez de suministros o de un tercero. El incumplimiento de contrato no siempre puede ser culpa de las partes. Tener procedimientos implementados en caso de retraso a menudo ahorra relaciones comerciales cuando las cosas salen mal.

Especificar Tiempo y Montos de Pagos

Ingresar una tarifa por hora y el tiempo proyectado para su finalización, o el monto total de pago de un proyecto, puede ser insuficiente. Dependiendo de la naturaleza de los bienes o servicios, el contrato deberá incluir:

• Quién está pagando a quién;
• Cuánto se está pagando;
• El método de pago (como cheque, cheque de caja o transferencia bancaria);
• Cualquier porción de los honorarios a pagar por adelantado;
• Cualesquiera honorarios a pagar en los hitos del proyecto;
• Pago por obra concluida si se cancela el contrato;
• Cualquier cargo por retraso; y
• Tarifa hora/viáticos por tiempo debido a demoras causadas por la otra parte.

Cláusula de Terminación

Pocos contratos duran para siempre, por lo que es útil incluir una fecha de finalización del acuerdo o los procedimientos para que una parte cancele el contrato. Por ejemplo, las partes suelen querer terminar el acuerdo si la otra parte no paga o pierde demasiados plazos importantes.

Los procedimientos de rescisión deben ser lo más específicos posible e incluir la cantidad de notificación que se debe dar, el tipo de aviso requerido y si existe un período de tiempo en el que la otra parte pueda curar la deficiencia.

Las cláusulas de rescisión deben prever la rescisión por parte de todas las partes y abordar los derechos de las partes en función de qué parte solicita la rescisión

Firmar y fechar el contrato

El bloque de firma debe nombrar a la entidad comercial, luego bajo la firma, el nombre y título de la persona que firma.

Figura 12.1 Ejemplo de Bloque de Firma

Por ejemplo, Ahmad's Construction, LLC Por: __________ Khalid Ahmad, Presidente

Cada persona que firme el contrato deberá fecharlo junto a su firma.

Para las asociaciones, solo los socios generales pueden firmar un contrato en nombre de la asociación. Para las corporaciones, se presume que el presidente o director ejecutivo tiene autoridad para firmar. Para una organización o asociación, un presidente de junta tendría autoridad, pero puede requerir un voto de la junta de gobierno para aprobar el contrato.

Cambios Menores

Se pueden realizar cambios menores directamente en el contrato. Ambas partes necesitan iniciar y fechar junto a los cambios para demostrar que ambas partes están de acuerdo con el cambio.

Esto es común cuando la gente compra propiedad y el monto retenido en custodia cambia (generalmente basado en intereses devengados) desde el momento en que se preparó el contrato hasta el momento en que se firmó.

Términos Legales

Los tribunales interpretan los términos legales para que tengan su significado jurídico, independientemente de la intención de las partes. Evite usar terminología legal a menos que todas las partes comprendan completamente la definición legal y cómo será aplicada por el tribunal. Nuevamente, el lenguaje simple y claro es más efectivo que confundir la jerga jurídica.

Permitir flexibilidad

Los contratos suelen ser el resultado de la negociación y la mayoría de ellos nunca terminan en los tribunales. Los contratos no pueden cubrir todas las situaciones futuras posibles, sino que sirven como documento de trabajo para la relación comercial de las partes. Al redactar contratos, lo mejor es pensarlos como un acuerdo entre las partes que necesitan cierta flexibilidad para que se lleven a cabo las transacciones. La vida es dinámica y los mejores contratos dan estructura sin ser demasiado rígidos.