Muy comúnmente, empleamos ayudas visuales para ayudarnos a presentar el mensaje de una manera clara y fácil de seguir. A pesar de que se les llama ayudas visuales, son cualquier elemento sensorial agregado al discurso para realzar el mensaje del hablante. Por lo general, los oradores utilizan elementos visuales, como gráficos y tablas, pero las ayudas visuales también pueden incluir elementos para que la audiencia escuche, toque, pruebe u oler.
Es importante entender que las ayudas visuales se utilizan para ayudar al hablante, no para reemplazar al altavoz. En todo momento, el foco del evento debe estar en el hablante y en el mensaje verbal, no en las ayudas sensoriales. El orador necesita integrar sin problemas las ayudas visuales en la presentación para no distraer del mensaje central del discurso. Una regla general es que si el discurso no se puede presentar sin las ayudas visuales, las ayudas visuales se están utilizando demasiado. Las ayudas visuales se pueden olvidar, pueden no funcionar o el equipo puede averiarse. Luchar por lidiar con las ayudas visuales que no funcionan puede dañar severamente la credibilidad del hablante, por lo que un buen orador está listo para adaptarse y avanzar, adaptándose al reto de no tener las ayudas.
Propósitos de las ayudas visuales
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Utilizamos ayudas visuales por cuatro razones:
- Para aclarar: Una imagen realmente vale más que mil palabras. En muchos casos, una ayuda visual puede comunicar un mensaje con más claridad que las palabras. Imagínese tratando de explicar la belleza de una isla caribeña o la complejidad de un motor de automóvil sin el uso de un elemento visual. Las palabras por sí solas no tendrán el mismo impacto que cuando se combinan con una imagen.
- Para mejorar el valor de la memoria: Cuando la audiencia recibe el mensaje de múltiples maneras, a través del mensaje hablado del orador y a través de las ayudas visuales, el valor de memoria del mensaje aumenta. Para algunos miembros de la audiencia, escuchar el mensaje será suficiente, pero para otros, un elemento visual es más memorable. El uso de una ayuda visual permite a la audiencia aprovechar el mensaje de una manera que funcione mejor para ellos.
- Para cumplir con las expectativas de la audiencia: Con la llegada del slideware, como PowerPoint, el público se ha acostumbrado a ver este tipo de imágenes que acompañan a una presentación. En ocasiones el orador necesita usar una ayuda visual porque el público lo espera. Por ejemplo, en las conferencias es común que los miembros de la audiencia necesiten una impresión de diapositivas para validar la asistencia, por lo que no usar una ayuda visual se convierte en una barrera para la participación de la audiencia.
- Para agregar variedad: Aunque esto no debe usarse como propósito principal, si el hablante está usando una ayuda para aclarar o para mejorar el valor de la memoria, las ayudas también proporcionan una buena variedad para el público. Evite usar ayudas solo por variedad, ya que con demasiada facilidad pueden llegar a ser más importantes que el mensaje.
Las ayudas visuales pueden tomar muchas formas con el único límite siendo la imaginación del hablante. Siempre recordando que son ayudas, no reemplazos, hay una miríada de opciones disponibles. Desde slideware hasta póster y objetos, el altavoz tiene muchas opciones para crear poderosos elementos visuales.
Slideware
Las ayudas visuales han sufrido una transformación masiva desde la introducción del PowerPoint de Microsoft en 1990. Hoy en día, además de PowerPoint, existen otras opciones, como Keynote de Apple o la herramienta en línea Prezi. Las formas tradicionales de ayudas visuales, como carteles, gastos generales y diapositivas, han sido reemplazadas por slideware. Si bien el uso de algunas ayudas visuales que no son slideware sigue siendo apropiado, la realidad es que el público se ha acostumbrado a ver slideware acompañando presentaciones.
Si bien estas opciones de software son excelentes herramientas para crear ayudas visuales profesionales, intrigantes e informativas, muchos de nosotros hemos experimentado horribles presentaciones de slideware en las que el orador habló a la pantalla, leyó desde la pantalla o no pudo coordinar lo que decían con lo que el público estaba viendo. A estas alturas, los alumnos han tenido suficiente experiencia viendo estas presentaciones que la mayoría debería tener una buena idea de lo que no se debe hacer.
Al crear presentaciones de slideware, cada diapositiva debe ser decidida y cuidadosamente creada. Cada palabra, viñeta o imagen debe estar en la diapositiva por una razón distinta, no simplemente como decoración. El buen slideware se crea con un objetivo claro en mente.
Figura\(\PageIndex{1}\): Figura 1
Al crear diapositivas:
- Usa un tema consistente de diapositiva a diapositiva, manteniendo los colores y las fuentes iguales en todo momento.
- Usa no menos de una fuente tamaño 18, pero no los hagas tan grandes que parezcan estar “gritando” a la audiencia.
- Evita la tendencia a poner demasiado en la pantalla. Usa palabras o frases clave, dejando al hablante para rellenar los detalles.
- Utilice las herramientas de transición para revelar puntos uno a la vez. Siempre que aparezca una ayuda visual, independientemente de lo que sea, el público inmediatamente intentará decodificar todo el asunto. El orador debe revelar solo en qué quiere que se centre la audiencia en ese momento.
- Utilice solo imágenes significativas. Una imagen significativa es aquella que se selecciona para hacer un punto específico, y una que el orador atraerá deliberadamente a la atención del público. Las imágenes no deben utilizarse como fondo o decoración. Dado que el público mirará todo en la pantalla, las imágenes pueden distraer demasiado.
- No llene diapositivas hasta el borde. Deja espacio para estar ligeramente superpuesto a la pantalla para mantener el altavoz y la diapositiva como un elemento visual.
- No sobrecargue la corredera. Encuentra un buen equilibrio entre demasiado escaso y demasiado concurrido.
- Usa diapositivas negras o diapositivas en blanco para cuando no haya nada que mostrar a la audiencia. Planéalos directamente en la presentación. Si usa un control remoto con una opción de apagón, planifique cuándo usar la función en lugar de diapositivas en blanco/negro.
- Considera cuidadosamente la diapositiva de apertura. La mayoría de la gente asume que se necesita una diapositiva de título, pero muchas veces son distracciones innecesarias. Para la mayoría de los discursos, simplemente comience con una diapositiva negra y solo revele las diapositivas de contenido a medida que se vuelven relevantes para el contenido del discurso.
- No use más diapositivas o información visual de la necesaria, sino use lo que se necesite. Sea reflexivo al decidir qué se necesita para ayudar a su audiencia a comprender el punto, pero al mismo tiempo no use demasiado para que distraiga del orador y del mensaje.
- Siempre esté preparado para que la presentación no funcione. La tecnología es propensa al fracaso, por lo que poder dar la presentación sin el slideware es una habilidad importante. Una situación común en entornos profesionales es proporcionar a la audiencia una impresión de las diapositivas, por lo que si bien no es ideal, en caso de falla tecnológica, el orador puede guiar a la audiencia a través de la versión impresa del slideware.
Figura\(\PageIndex{2}\): Figura 2
Figura\(\PageIndex{3}\): Figura 3
Una última precaución: el slideware puede secuestrar el tiempo de desarrollo. Estas son herramientas muy poderosas que permiten al orador crear animaciones detalladas, efectos especiales y una plétora de imágenes visualmente enérgicas y estimulantes. La gran mayoría de estos son innecesarios en hablar en público, y el orador puede encontrarse fácilmente pasando horas en un efecto que termina teniendo poco valor. En su lugar, trabaje para una presentación de slideware minimalista, concisa y ordenada, y luego dedique tiempo a practicar con él para crear un discurso fluido y unificado.
Hablando con slideware
Muchos de nosotros hemos visto presentaciones de slideware muy pobres. Una de las razones por las que el público puede temer a PowerPoint es lo mal que lo usa el orador. Es una herramienta, y necesita ser manejada de manera cuidadosa y apropiada. Usarlo de manera efectiva puede mejorar el mensaje, pero usarlo mal puede hacer que el discurso sea un momento difícil para la audiencia.
- Primero y ante todo, no leas de las diapositivas. Esta es una de las quejas más comunes con respecto a los altavoces que utilizan slideware. La mayoría de nosotros leemos bien, y que el orador nos lea la diapositiva es insultante. Si bien la diapositiva nos ayuda a enfocarnos en lo que se enfatiza en ese momento, no transmite el mensaje central; ese es el trabajo del orador.
- Un segundo error importante que cometen algunos oradores es hablar a la pantalla. Si bien es bueno echar un vistazo a la pantalla para asegurarse de que se está proyectando la diapositiva correcta y para llamar la atención de la audiencia sobre un elemento específico, el enfoque del orador debe permanecer en la audiencia. Recuerda siempre, cada vez que el orador mira a la pantalla, el público sigue aunque no haya nada sustancial que mirar.
- Control de enfoque. Para que el público tome tanto el orador como la pantalla, si es posible pararse junto a la pantalla, creando una imagen visual unificada. Si el orador quiere toda la atención de la audiencia, debe dar un paso o dos de distancia de la pantalla mientras muestra una diapositiva negra o en blanco. No se ponga de pie frente a la pantalla, a la luz, o de una manera que bloquee la visión del público.
Como se mencionó anteriormente, use las herramientas de transiciones en el slideware para controlar cuándo aparecen y desaparecen elementos específicos, pero también usa gestos para controlar el enfoque señalando elementos específicos en la pantalla. Por ejemplo, si Kathryn está describiendo cómo se juzga a los caballos en una feria del condado y tiene una imagen de un caballo en la pantalla, debería señalar las diversas partes del caballo tal como las describe. Es el trabajo de Kathryn guiar el enfoque del público hacia la parte clave de la imagen.
- Utilice un mando a distancia, si es posible. Una presentación remota le da una enorme libertad para moverse, hacer gestos y, de otra manera, variar la imagen visual que se presenta al público. Antes de hablar, es crucial que el altavoz se sienta cómodo con la forma en que funciona el control remoto y pueda usarlo de forma rápida y segura. Es importante saber qué botones usar, y, igualmente importante, cuáles evitar (y cómo recuperar si se pulsa un botón). Qué tan bien el hablante usa el control remoto e interactúa con el slideware influye en la credibilidad, por lo que es importante ser competente.
- Prueba previa a hablar. Asegúrate mucho de que la tecnología funcione antes de comenzar la presentación. El hecho de que algo funcionara en casa en una computadora portátil personal no significa que funcione en el lugar de presentación. Algunas cuestiones técnicas a considerar:
- ¿Se espera que el altavoz proporcione la computadora portátil? ¿O bastará con traer el archivo de presentación para ser utilizado en el equipo del anfitrión?
- ¿El sistema host es compatible con el programa específico de slideware utilizado?
- ¿Hay un control remoto de presentación?
- ¿Se requiere sonido? Si es así, asegúrese de realizar la prueba antes de la presentación.
- ¿Se requiere acceso a internet? Si es así, ¿se requiere una contraseña u otros obstáculos para conectarse? ¿El enlace es lo suficientemente rápido para lo que necesitas?
- ¿Cómo funciona el proyector? Si se conecta a una computadora portátil personal, ¿quién proporciona los cables?
- ¿A qué distancia está el tomacorriente más cercano? ¿Se necesita un cable de extensión? ¿Quién proporcionará uno?
La mejor suposición sobre el uso de la tecnología es que algo probablemente saldrá mal, por lo que la norma debería ser llegar temprano, configurarlo y probarlo a fondo. No tener la tecnología lista y funcionando es en última instancia responsabilidad del orador. Los problemas pueden verse como que el orador no está preparado, perjudicando su credibilidad.
El comediante corporativo, Don McMillan, identifica algunas de las trampas de PowerPoint:
Video\(\PageIndex{3}\): Video 1 Youtu.be/MJCO2Exthso
Antes de la llegada del slideware, las ayudas visuales se creaban típicamente en el tablero del cartel y luego se colocaban en un caballete para que la audiencia las viera. Si bien ya no es común, dicho método sigue siendo aceptable, especialmente para una audiencia más pequeña para la que una pantalla y un proyector pueden ser abrumadores, o para cuando la tecnología no está disponible.
El tablero de póster se puede usar para mostrar gráficos, tablas, dibujos, fotografías o cualquier otro elemento similar. Las reglas de enfoque de audiencia se aplican igual que con el slideware: revelar la ayuda visual cuando la audiencia debe enfocarse en ella, y eliminarla cuando la audiencia debe enfocarse en el orador.
Tenga en cuenta que el orador necesitará algo sobre lo que mostrar la ayuda visual. Por lo general, se utiliza un soporte de ayuda visual, como el que se muestra en la imagen 4. El orador necesita asegurarse de que tiene uno o el lugar proporcionará uno.
Figura\(\PageIndex{4}\): Figura 4
Objetos
Los modelos, muestras o artículos reales ciertamente se pueden usar como ayudas visuales. Por ejemplo, si Noah está informando a una audiencia sobre cómo vuelan los aviones, tener un modelo del ala de un avión sería muy valioso para él para señalar cómo funciona la elevación. O si Stephanie va a informar a la audiencia sobre la importancia de un vestido tintineo nativo americano, tener uno con ella la ayudará a demostrar el sonido distintivo. Hay algunas precauciones sobre el uso de objetos reales:
- Asegúrese de que el objeto sea lo suficientemente grande como para que la audiencia lo vea, pero no tan grande como para dificultar su manejo.
- Para controlar el enfoque, planifique cómo revelarlo y retírelo cuando sea necesario.
- Habla al público, no al objeto.
- Asegúrese de que el objeto sea manejable. Por ejemplo, uno de tus autores hizo que un alumno diera un discurso sobre cómo cuidar a un gato y trajo un gato real al aula. Los gatos son bastante impredecibles en entornos extraños, y la mayor parte de la clase la pasaba acorralando al gato versus escuchando el discurso. Incluso al dar el discurso, el gato estaba tan revuelto que el orador y el público apenas podía concentrarse en el mensaje.
- Piensa en posibles problemas. El ejemplo de gato anterior muestra que las cosas suelen ir en direcciones muy impredecibles. Si dar un discurso sobre serpientes, traer una serpiente parece una buena idea, pero recuerda que algunas personas tienen tanto miedo de ellas que pueden tener problemas reales para prestar atención.
Otras Personas
Incorporar asistentes humanos puede ser una forma atractiva y animada de transmitir un punto. Por ejemplo, si dar un discurso enseñando la Maniobra de Heimlich por asfixia, demostrarlo en otra persona sería bastante útil e informativo. Al igual que con cualquier ayuda visual, existen algunas pautas de uso:
- Asegúrate de que la otra persona sea confiable. En ocasiones, la gente se ofrecerá como voluntaria para tener la oportunidad de estar en el centro de atención y puede ser algo difícil de controlar. La persona ideal sabe que el orador tiene el control y respetará su papel como ayuda al orador.
- Asegúrate de que la persona se sienta cómoda con lo que va a hacer. Si se ofrece como voluntario para la Maniobra de Heimlich, una persona que tiene cosquillas puede tener dificultades para mantener la compostura durante la manifestación. Si van a realizar una actividad física, asegúrese de que puedan hacerlo de manera segura y cómoda.
- Asegúrate de que quede muy claro lo que van a hacer. Idealmente, el orador y la persona deben trabajar juntos de antemano para planificar qué pasará y cuándo. Si llama a un voluntario, asegúrese de que las instrucciones sean claras y distintas. Evitar direcciones vagas e indefinidas. Esté preparado para demostrar lo que se necesita.
- Tratar a la persona con respeto. Puede ser tentador ir por una risa barata a expensas del voluntario, pero ese comportamiento es grosero en el mejor de los casos. Todos los miembros de la audiencia deben ser tratados respetuosamente y no avergonzados por su participación en la presentación. Agradécele al individuo cuando haya terminado, dándoles el debido crédito por ayudar.
Equipos Electrónicos
Además de slideware, existen otros tipos de equipos electrónicos que pueden utilizar los altavoces. Los proyectores de diapositivas, los proyectores superiores, los reproductores de audio o los reproductores de video podrían usarse potencialmente. Las dos preocupaciones primordiales de cualquier equipo electrónico son 1) funcionará correctamente cuando sea necesario, y 2) el altavoz sabe cómo usar el equipo de manera suave y efectiva, para poder incorporarlo sin problemas y con poca distracción.
Además de las sugerencias sobre el uso de slideware, al usar ayudas visuales de cualquier tipo, tres pautas primordiales son:
Incluso cuando se revela la ayuda visual, usa gestos y movimientos para controlar con mayor precisión el enfoque del público. Por ejemplo, para una lista de elementos en un gráfico, el orador debe hacer un gesto para dibujar el foco en el elemento en el que quiera que se centre su audiencia.
Recuerda siempre, sea lo que sea que mire el orador, la audiencia mira. Si el orador sigue haciendo miradas nerviosas a la ayuda visual, el público seguirá, desviando su enfoque.
- Enfoque de la audiencia de control: Cuando se revela una ayuda visual, el público se enfocará en la ayuda visual, trabajando para averiguar qué es, qué dice y qué significa. El orador debe tener las ayudas visibles sólo cuando quiere que el público les preste atención. Determine el momento adecuado para revelar la ayuda visual y el momento adecuado para guardarla.
- Práctica: Estar cómodo en el uso de ayudas visuales comunica preparación y confianza. Practica con ellos para tener una fuerte sensación de cuándo y cómo manipularlos. Si el orador comienza a parecer menos seguro y menos seguro de qué hacer con las ayudas, el público se vuelve incómodo, anticipando el fracaso versus anticipando el éxito.
- Límitelos: El orador debe considerar cuidadosamente lo que es importante y lo que no lo es. Demasiadas ayudas cambian el enfoque del hablante a las ayudas, el movimiento de las ayudas y la confusión general causada por la cantidad de movimiento en la parte delantera de la sala. Menos ayudas bien desarrolladas tienen más impacto que el uso de muchas.
Figura\(\PageIndex{5}\): Figura 5
Los términos y conceptos con los que los estudiantes deben estar familiarizados de esta sección incluyen:
Propósito de las ayudas visuales
Tipos de Ayudas Visuales
Uso de Ayudas Visuales
