4.1: Costeo y Gestión Basada en Actividades

Gestión y costos basados en actividades

Supongamos que vas a una sala de cine que tiene cinco pantallas que muestran cinco películas diferentes. Jerome Justin trabaja para el cine vendiendo boletos para las cinco películas. Supongamos que la gerencia quiere saber el costo de vender boletos por película y te pide que asignes el salario de Justin a cada una de las cinco películas. ¿Cómo le asignarías sus salarios?

Simplemente podrías dividir los salarios de Justin por el número de películas y asignar el 20% (1/5 = 20%) de su salario a cada película. O podrías averiguar cuántos boletos vendió para cada película, y asignar su salario en base a la venta de entradas. Por ejemplo, si el 50% de las ventas de boletos fueran para Avatar, podrías destinar el 50% de los salarios de Justin a Avatar. Probablemente también podrías pensar en formas adicionales de asignar los salarios de Justin. No importa cómo asignemos los salarios de Justin, su salario no sería rastreable directamente a una de las películas si vendiera boletos para las cinco películas. En definitiva, la asignación de los salarios de Justin a una película en particular es al menos algo arbitraria porque métodos alternativos podrían asignar diferentes cantidades de los salarios de Justin a cada película. Los salarios de Justin serían costos indirectos para las diferentes películas porque sus salarios no podían ser asignados directamente a ninguna de las películas.

Por definición, la asignación de costos indirectos es al menos algo arbitraria. Sin embargo, los contadores han descubierto que pueden mejorar las formas en que se asignan los costos, como a las películas en este caso, mediante el uso de costos basados en actividades.

El costo basado en actividades es un método de costeo que asigna costos indirectos a las actividades y a los productos en función del uso de las actividades de cada producto. El costo basado en actividades se basa en la premisa: Los productos consumen actividades; las actividades consumen recursos.

El costo basado en actividades identifica las actividades que generan costos y asigna costos a esas actividades. Tomemos el ejemplo anterior de Justin. Al centrarse en las actividades de Justin, la gerencia podría aprender qué causó los costos y encontrar formas de mejorar la eficiencia de Justin. Supongamos que al estudiar las actividades de Justin, la gerencia aprende que pasa el 40% de su tiempo respondiendo preguntas sobre películas, el 40% de su tiempo vendiendo boletos y el 20% no haciendo nada. Con base en esta información, la gerencia podría pensar en mejores formas de usar el tiempo de Justin. Al mejorar sus letreros y publicar información sobre las películas, la gerencia podría reasignar a Justin a otras tareas.

La noción de gestión basada en actividades (ABM) está estrechamente relacionada con los costos basados en actividades. Mediante la gestión basada en actividades, los gerentes identifican qué actividades consumen recursos. El objetivo es entonces administrar eficazmente actividades costosas con el objetivo de reducir costos y mejorar la calidad. Considera de nuevo a Justin y al cine. Usando la gestión basada en actividades, los gerentes identificarían lo que Justin hizo con su tiempo y tal vez encontrarían formas de ayudarlo a ser más eficiente.

Echemos un vistazo a una empresa que fabrica ropa. El producto no cuesta menos bajo un sistema u otro. Nuestro problema es que ningún sistema de costos mide los costos a la perfección. Somos capaces de rastrear algunos costos directamente al producto. Por ejemplo, somos bastante precisos en la medición del costo del denim, que es un material directo, en cada una de nuestras camisas, pantalones, chaquetas, etcétera.

Gestión y costos basados en actividades

Supongamos que vas a una sala de cine que tiene cinco pantallas que muestran cinco películas diferentes. Jerome Justin trabaja para el cine vendiendo boletos para las cinco películas. Supongamos que la gerencia quiere saber el costo de vender boletos por película y te pide que asignes el salario de Justin a cada una de las cinco películas. ¿Cómo le asignarías sus salarios?

Simplemente podrías dividir los salarios de Justin por el número de películas y asignar el 20 por ciento de su salario a cada película. O podrías averiguar cuántos boletos vendió para cada película, y asignar su salario en base a la venta de entradas. Por ejemplo, si el 50 por ciento de las ventas de boletos fueran para Avatar, podrías destinar el 50 por ciento del salario de Justin a Avatar. Probablemente también podrías pensar en formas adicionales de asignar los salarios de Justin. No importa cómo asignemos los salarios de Justin, su salario no sería rastreable directamente a una de las películas si vendiera boletos para las cinco películas. En definitiva, la asignación de los salarios de Justin a una película en particular es al menos algo arbitraria porque métodos alternativos podrían asignar diferentes cantidades de los salarios de Justin a cada película. Los salarios de Justin serían costos indirectos para las diferentes películas porque sus salarios no podían ser asignados directamente a ninguna de las películas.

Por definición, la asignación de costos indirectos es al menos algo arbitraria. Sin embargo, los contadores han descubierto que pueden mejorar las formas en que se asignan los costos, como a las películas en este caso, mediante el uso de costos basados en actividades.

El costo basado en actividades es un método de costeo que asigna costos indirectos a las actividades y a los productos en función del uso de las actividades de cada producto. El costo basado en actividades se basa en la premisa: Los productos consumen actividades; las actividades consumen recursos.

Numerosas empresas, como HP, Caterpillar e IBM, han implementado costos basados en actividades. Costeo basado en actividades (ABC) ha revelado información sorprendente en estas empresas. Por ejemplo, tras instalar nuevos métodos de cálculo de costos, una conocida empresa encontró que uno de sus productos, una placa de circuito impreso, estaba generando márgenes negativos del 46 por ciento.

El costo basado en actividades identifica las actividades que generan costos y asigna costos a esas actividades. Tomemos el ejemplo anterior de Justin. Al centrarse en las actividades de Justin, la gerencia podría aprender qué causó los costos y encontrar formas de mejorar la eficiencia de Justin. Supongamos que al estudiar las actividades de Justin, la gerencia aprende que pasa el 40 por ciento de su tiempo respondiendo preguntas sobre películas, el 40 por ciento de su tiempo vendiendo boletos y el 20 por ciento no haciendo nada. Con base en esta información, la gerencia podría pensar en mejores formas de usar el tiempo de Justin. Al mejorar sus letreros y publicar información sobre las películas, la gerencia podría reasignar a Justin a otras tareas.

La noción de gestión basada en actividades (ABM) está estrechamente relacionada con los costos basados en actividades. Mediante la gestión basada en actividades, los gerentes identifican qué actividades consumen recursos. El objetivo es entonces administrar eficazmente actividades costosas con el objetivo de reducir costos y mejorar la calidad. Considera de nuevo a Justin y al cine. Usando la gestión basada en actividades, los gerentes identificarían lo que Justin hizo con su tiempo y tal vez encontrarían formas de ayudarlo a ser más eficiente.

Ilustremos mirando a una empresa textil que fabrica jeans. Utilizaremos esta empresa como base para demostrar cuestiones importantes sobre la dificultad con los métodos tradicionales de asignación de costos y las ventajas de los costos basados en actividades.

El producto no cuesta menos bajo un sistema u otro. Nuestro problema es que ningún sistema de costos mide los costos a la perfección. Somos capaces de rastrear algunos costos directamente al producto. Por ejemplo, somos bastante precisos en la medición del costo del denim, que es un material directo, en cada una de nuestras camisas, pantalones, chaquetas, etcétera.

Los gastos generales son otra cuestión. Los gastos generales incluyen costos como electricidad para hacer funcionar máquinas y salarios de diseñadores e inspectores de productos. Todos estos costos se destinan a los productos. Sabemos que los inspectores de control de calidad cuestan dinero, pero no sabemos cuánto de ese costo es causado por una chaqueta o par de pantalones en particular. Por lo que hacemos algunas suposiciones sobre la relación entre los productos y los costos generales. Por ejemplo, normalmente asignamos gastos generales en función de las horas de máquina requeridas para coser y sujetar broches. Si bien esa es probablemente una forma razonable de asignar los costos de la electricidad para hacer funcionar las máquinas, no es una forma deseable de asignar el costo de los inspectores de control de calidad.

la asignación de gastos generales es algo arbitraria (se basa solo en una estimación), ¿cómo ayudará el cálculo de costos basado en actividades?

Los costos basados en actividades proporcionan información más precisa porque podemos identificar qué actividades causan costos y podemos determinar el costo de la actividad. Los costos basados en actividades identifican y miden los costos de realizar las actividades que entran en un producto mucho mejor que los métodos tradicionales de costos. Por ejemplo, si una chaqueta en particular requiere 10 inspecciones para una serie de producción de 1,000 chaquetas, calculamos el costo de esas inspecciones y asignamos ese costo a la ejecución de producción de esta chaqueta en particular.

Pero, ¿cómo nos ayudaría exactamente el cálculo de costos basados en actividades a reducir los costos de producción?

Una vez que identificamos las actividades que causan costos, podemos eliminar o modificar actividades costosas. Por ejemplo, si encontramos que una chaqueta requiere demasiadas inspecciones costosas, podríamos rediseñar la chaqueta para reducir la necesidad de inspecciones. Nuestro sistema de costos actual asigna todos los costos generales, incluidos los costos de inspección, a productos basados en horas de máquina. Realmente no sabemos cuánto cuesta hacer una inspección y cuánto costo de inspección requiere cada producto.

Debido a que los costos basados en actividades proporcionan más información, lleva más tiempo que los sistemas de costos tradicionales. Los nuevos métodos contables suenan muy bien en teoría, pero debe haber suficiente beneficio de decisiones de gestión mejoradas para justificar el trabajo adicional requerido para proporcionar números.

Puntos clave sobre los costos basados en actividades:

1. La asignación de costos indirectos es al menos algo arbitraria, incluso utilizando métodos contables sofisticados.
2. El cálculo de costos basado en actividades proporciona medidas de costos más detalladas que los métodos de asignación tradicionales.
3. Los costos basados en actividades pueden ayudar a las personas de marketing al proporcionar números de costos de productos más precisos para tomar decisiones sobre precios y qué productos no rentables debe eliminar la compañía.
4. La producción también se beneficia porque los costos basados en actividades proporcionan mejor información sobre el costo de cada actividad. En la práctica, ABC ayuda a los gerentes a identificar actividades que causan costos. Para gestionar los costos, los gerentes de producción aprenden a manejar las actividades que causan costos.
5. Los costos basados en actividades proporcionan más información sobre los costos del producto que los métodos tradicionales, pero requiere más mantenimiento de registros. Los gerentes deben decidir si los beneficios o decisiones mejoradas justifican el costo adicional de mantenimiento de registros.
6. La instalación de costos basados en actividades requiere trabajo en equipo entre contadores, gerentes de producción, gerentes de marketing y otras personas no contables.

A continuación, discutimos los métodos utilizados para el cálculo de costos basados en actividades y los ilustramos con un ejemplo.