8.2: Sistemas de Inventario Perpetuo y Periódico

Objetivos de aprendizaje

Al final de esta sección, los alumnos deberán poder cumplir con los siguientes objetivos:

1. Identificar los atributos así como las ventajas y desventajas de un sistema de inventario perpetuo.
2. Identificar los atributos así como las ventajas y desventajas de un sistema de inventario periódico.
3. Proporcionar entradas de diario para una variedad de transacciones involucradas en la compra de inventario utilizando un sistema de inventario perpetuo y uno periódico.

Pregunta: En un capítulo anterior se discutieron brevemente las diferencias entre un sistema de inventario perpetuo y un sistema de inventario periódico. Un sistema perpetuo, que frecuentemente se basa en la codificación de barras y el análisis por computadora, mantiene un registro continuo de todos los elementos presentes. ¿Cómo se realiza el registro de una compra de inventario en un sistema perpetuo?

Respuesta: Cuando se utiliza un sistema de inventario perpetuo, todas las adiciones y reducciones son monitoreadas en la cuenta T de inventario. Así, teóricamente, el saldo que se encuentre en esa cuenta del libro mayor en cualquier momento será idéntico a la mercancía físicamente disponible. En la práctica real, los errores de registro así como las pérdidas como el robo y la rotura crean algunas discrepancias (ojalá pequeñas). En consecuencia, incluso con un sistema perpetuo, los registros de inventario deben conciliarse ocasionalmente con los artículos realmente presentes para restablecer la precisión.

En un sistema de inventario perpetuo, el mantenimiento de un libro mayor subsidiario separado que muestre datos sobre los artículos individuales disponibles es esencial. El 28 de febrero de 2009, Best Buy reportó un inventario por un total de $4.753 mil millones. Sin embargo, la compañía también necesita información específica en cuanto a la cantidad, tipo y ubicación de todos los televisores, cámaras, computadoras y similares que componen esta suma. Esa es la significación de un sistema perpetuo; proporciona la capacidad de hacer un seguimiento de los diversos tipos de mercancía. El costo total está disponible en la cuenta T de inventario pero los datos detallados sobre la composición (la cantidad y frecuentemente el costo) de la mercancía retenida físicamente se mantienen en un libro mayor subsidiario donde un archivo individual puede estar disponible para cada artículo.

A continuación se muestran las entradas de diario que Rider Inc. (la compañía de artículos deportivos) realiza para su compra de una bicicleta para vender (Modelo XY-7) si se utiliza un sistema de inventario perpetuo. También se establece un archivo de libro mayor subsidiario separado (como se muestra anteriormente) para registrar la cantidad y el costo de los artículos específicos disponibles.

Aquí se hace el supuesto de que los gastos de transporte y montaje se pagan en efectivo. Además, la compra real es inicialmente a crédito con el pago realizado durante el periodo de descuento de diez días. La bicicleta se registra en $250 y luego se reduce en $5 al momento de tomar el descuento. Este enfoque se conoce como el “método bruto de reportar descuentos”. Como alternativa, las empresas pueden optar por anticiparse a tomar el descuento y simplemente hacer la entrada inicial para el pago esperado de $245. Esta opción se conoce como el “método neto de reportar descuentos”.

Figura 8.3 Rider Inc.—Entradas de Asientos - Sistema de Inventario Perpetuo ¹

Después de registrar estas entradas, la cuenta T de inventario en la contabilidad general reporta un costo neto de $260 ($250 — $5 + $9 + $6) y el libro mayor subsidiario separado mostrado anteriormente indica que una bicicleta Modelo XY-7 está disponible con un costo de $260.

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092884.html

Pregunta: En un sistema periódico, no se intenta mantener un registro continuo del inventario de una empresa. En cambio, la cantidad y costo de la mercancía sólo se determina periódicamente como un paso preliminar en la elaboración de estados financieros.
¿Cómo se realiza el registro real de una compra de inventario en un sistema periódico?

Respuesta: Si una empresa utiliza un sistema de inventario periódico, no se monitorea ni el costo ni la cantidad de los artículos de inventario específicos disponibles. Estos datos no son vistos por los funcionarios de la compañía como valen la pena el costo y el esfuerzo requeridos para recopilarlos. No obstante, las transacciones aún se llevan a cabo y se debe mantener un registro de los costos incurridos. Esta información se utiliza eventualmente para la presentación de informes financieros, pero también, de manera más directa, para fines de control. Independientemente del sistema de grabación, las empresas quieren evitar gastar montos innecesarios en inventario así como gastos tangenciales, como transporte y montaje. Si el sistema contable indica que un costo en particular está creciendo demasiado rápido, se pueden investigar alternativas antes de que el problema se vuelva grave. Los sistemas periódicos están diseñados para proporcionar dicha información mediante el uso de cuentas T separadas del libro mayor general para cada costo incurrido.

Supongamos que Rider utiliza un sistema de inventario periódico. Sus entradas de diario para la adquisición de la bicicleta Modelo XY-7 son las siguientes. No se mantiene el libro mayor subsidiario. El costo total del artículo de inventario no está fácilmente disponible y se desconoce la cantidad (excepto por inspección visual). En cualquier momento, los funcionarios de la compañía sí tienen acceso a los montos gastados por cada uno de los costos individuales (como transporte y montaje) para fines de monitoreo.

Debido a que estos costos resultan de la adquisición de un activo que eventualmente se convierte en gasto cuando se vende, siguen las mismas reglas de débito y crédito que esas cuentas.

Figura 8.4 Rider Inc.—Entradas de Asientos - Sistema de Inventario Periódico

Tenga en cuenta que la elección entre usar un sistema perpetuo y periódico impacta lo siguiente:

• La información a disposición de los funcionarios de la empresa a diario
• Las entradas del diario a realizar
• El costo necesario para operar el sistema contable (la tecnología que requiere un sistema perpetuo es más costosa)

Independientemente del sistema, Rider tiene una pieza de inventario con un costo de $260. La decisión de utilizar un sistema perpetuo o periódico se basa en el costo agregado del sistema perpetuo y la diferencia en la información generada para su uso por los funcionarios de la empresa. El inventario de la compañía no se ve afectado físicamente por el método seleccionado.

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092920.html

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092921.html

Pregunta: Dada la disponibilidad de computadoras sofisticadas, ¿alguna empresa sigue utilizando sistemas de inventario periódico? Con la codificación de barras y el estado avanzado de la tecnología, ¿el inventario periódico es simplemente un sistema anticuado que ya no se encuentra en la práctica real?

Respuesta: Obviamente, en esta era informática, los sistemas de inventario perpetuo han llegado a dominar porque proporcionan información valiosa a los funcionarios de la empresa. Sin embargo, algunos tipos de negocios simplemente nunca cambiarán de la simplicidad de un sistema periódico.

Un salón de belleza o barbería, por ejemplo, donde se prestan servicios pero se mantiene a mano una pequeña cantidad de inventario para ventas ocasionales, ciertamente no necesitaría absorber el costo de un sistema perpetuo. La inspección visual puede alertar a los empleados sobre la cantidad de inventario disponible.

Restaurantes, tiendas de sándwiches, heladerías y similares bien podrían optar por usar un sistema periódico porque las compras generalmente se realizan en el establecimiento donde las cantidades son fáciles de observar y administrar. La información proporcionada por un sistema perpetuo no necesariamente proporciona un beneficio adicional.

Las “tiendas Dollar”, que se han vuelto particularmente frecuentes en los últimos años, venden grandes cantidades de mercancía de bajo precio. Los bienes tienden a agregarse al inventario de una tienda a medida que están disponibles en lugar de basarse en cualquier tipo de estrategia de inventario administrado. Nuevamente, los funcionarios deben decidir si mantenerse al día con el inventario disponible impactará en su toma de decisiones. De no ser así, el costo de un sistema perpetuo es innecesario.

Quizás, lo más importante, algunas empresas suelen utilizar un sistema híbrido donde las unidades disponibles y vendidas son monitoreadas con un sistema perpetuo. No obstante, para reducir costos, los montos en dólares sólo se determinan utilizando un sistema periódico al cierre del año para elaborar estados financieros. De esa manera, la empresa obtiene información valiosa (el número de unidades disponibles) a una cantidad reducida.

Claves para llevar

Los sistemas de inventario perpetuo están diseñados para mantener cifras actualizadas para el inventario en su conjunto, así como para artículos individuales. Las cuentas de contabilidad subsidiarias separadas muestran el saldo de cada tipo de inventario para que los funcionarios de la compañía puedan conocer el tamaño, costo y composición de la mercancía. Un sistema periódico es más económico de operar porque no se intenta monitorear los saldos de inventario (en total o individualmente) hasta que se preparen los estados financieros. Un sistema periódico permite a una empresa controlar los costos al realizar un seguimiento de los costos de inventario individuales a medida que se incurren en ellos.

¹ Si Rider Inc. aplica el método neto, el ingreso de compra inicial se registra como $245. Posteriormente, si no se toma el descuento, el costo adicional de $5 se registra como una pérdida o un gasto más que como un costo capitalizado del inventario porque no es normal y necesario pagar el monto extra.