6.1: Tipos de Comunicación

Objetivos de aprendizaje

1. Identificar características y ejemplos de comunicación sincrónica.
2. Identificar características y ejemplos de comunicación asincrónica.
3. Identificar preguntas a responder al considerar nuevas tecnologías de comunicación.

Completar un proyecto complejo con éxito requiere una buena comunicación entre los miembros del equipo. Si esos miembros del equipo trabajan en el mismo edificio, pueden organizar reuniones regulares, simplemente pasar por el espacio de oficina del otro para obtener una respuesta rápida, o incluso discutir un proyecto informalmente en otras funciones de la oficina. Muchos proyectos son realizados por equipos que interactúan principalmente a través de la comunicación electrónica y, por lo tanto, se denominan equipos virtuales (Diccionario de Negocios, 2010). Para evitar la falta de comunicación que pueda dañar la confianza y para incluir a los miembros del equipo en una cultura de proyecto, el equipo del proyecto necesita un plan para comunicarse de manera confiable y oportuna. Esta planeación comienza con la comprensión de dos grandes categorías de comunicación.

Comunicaciones sincrónicas

Si todas las partes de la comunicación están tomando parte en el intercambio al mismo tiempo, la comunicación es sincrónica. Una llamada telefónica en conferencia es un ejemplo de comunicación sincrónica. Cuando los participantes no están interactuando al mismo tiempo, la comunicación no es sincrónica, ni sincrónica.

Los siguientes son ejemplos de comunicaciones sincrónicas:

• Encuentro en vivo. Reunión de miembros del equipo en la misma ubicación.
• Audioconferencia. Una llamada telefónica entre dos individuos o una conferencia telefónica donde participan varias personas.
• Conferencia asistida por computadora. Audioconferencia con una conexión entre computadoras que pueda mostrar un documento u hoja de cálculo que pueda ser editado por ambas partes.
• Videoconferencia. Similar a una audioconferencia pero con imágenes en vivo de los participantes. Algunas computadoras portátiles tienen cámaras incorporadas para facilitar la videoconferencia, como se muestra en la Figura 6.1 “Videoconferencia por Laptop”.

• IM (mensajería instantánea). Intercambio de mensajes de texto o voz mediante ventanas emergentes en las pantallas de computadora de los participantes, como se muestra en la Figura 6.2 “Ventana emergente de mensajería instantánea”.

Figura 6.2 Ventana emergente de mensajería instantánea

• Mensajes de texto. Intercambio de mensajes de texto de 160 caracteres o menos entre teléfonos móviles, buscapersonas o asistentes digitales personales (PDA), dispositivos que contienen un calendario, una lista de contactos, una lista de tareas y otros programas de soporte. Ver Figura 6.3 “Mensajes de texto vía celular”.

Zonas horarias

La red de comunicación mundial permite ensamblar equipos de proyectos desde cualquier parte del mundo. La mayoría de las personas trabajan durante las horas del día, lo que puede dificultar las reuniones sincrónicas si los participantes se encuentran en diferentes zonas horarias, donde comienzan, terminan y toman descansos para comer en diferentes momentos. Puede ser una ventaja en algunas circunstancias. Por ejemplo, si algo debe hacerse antes del inicio de los negocios mañana, los miembros del equipo en Asia pueden trabajar en el problema durante sus horas normales de trabajo mientras que los miembros del equipo en Norteamérica duermen un poco.

A medida que la tierra gira, el sol parece moverse a través del cielo de este a oeste. El mediodía local ocurre cuando el sol está en su posición más alta en el cielo. Ciudades y países al norte o al sur unos de otros todos observan el mediodía local a la misma hora. Por ejemplo, el mediodía en Nueva York ocurre al mismo tiempo que lo hace en Bogotá, Colombia, en Sudamérica. Tenga en cuenta que muchas personas bien educadas en Estados Unidos piensan que América del Sur es directamente al sur de América del Norte. Como puede ver en la Figura 6.4 “Zonas horarias mundiales”, la mayor parte de Sudamérica es una o dos zonas horarias al este de Estados Unidos.

Para evitar confusiones entre la mañana y la tarde, los horarios se dan utilizando un reloj de veinticuatro horas. El mediodía es 12:00 y la 1 p.m. es 13:00, y partes de una hora se dividen por dos puntos. Por ejemplo, 13:25:21 son trece horas, veinticinco minutos y veintiún segundos.

Hora Local

La hora local se compara con la zona horaria que se centra en el observatorio naval históricamente significativo en Greenwich, Inglaterra. La hora en esa ubicación es la hora media de Greenwich (GMT). Las referencias más recientes usan UT para Hora Universal (UT) en lugar de GMT.

Conferencia telefónica entre Nueva York y París

Un gerente de proyecto en Nueva York es cinco zonas horarias al oeste de la zona de referencia, por lo que la hora se da como UT —5 (o GMT —5). Si es mediodía en la zona de referencia, son las 7 de la mañana (cinco horas antes) en Nueva York. Al gerente le gustaría ponerse en contacto con un miembro del equipo del proyecto en París, Francia. París es una zona horaria al oeste de la zona de referencia (UT +1 o GMT +1). Si es mediodía (12:00) en la zona de referencia, son las 13:00 (1 p.m.) en París.

>Esto significa que hay una diferencia de seis horas entre Nueva York y París. Si el gerente del proyecto espera hasta después del almuerzo para realizar la llamada (1 pm en Nueva York), podría ser demasiado tarde en el día en París (7 p.m.) para comunicarse con alguien.

Comunicaciones asincrónicas

Reunir a un equipo al mismo tiempo puede ser un desafío, especialmente si están repartidos por zonas horarias. Muchos tipos de comunicación no requieren que las partes estén presentes al mismo tiempo. Este tipo de comunicación no es sincrónica; es asíncrona. Hay varias opciones de comunicaciones asincrónicas.

Entrega de Correo y Paquetes

Muchas empresas prefieren que los contratos finales sean firmados personalmente por un representante autorizado de cada parte en el acuerdo. Si se requieren varias firmas, esto puede tardar semanas en obtener todas las firmas si los contratos son transferidos por el servicio postal. Si este proceso está retrasando el inicio del proyecto, puede usar un servicio de entrega nocturna para minimizar el tiempo dedicado a transferir los documentos.

Fax

Una máquina de telefacsímil (fax) es un dispositivo que escanea un documento una banda estrecha a la vez convirtiéndolo en tonos que pueden ser transportados a través de líneas telefónicas tradicionales a un dispositivo receptor que reproduce un facsímil —duplicado exacto— del documento. Una máquina de fax normalmente tiene un alimentador de papel que se puede utilizar para alimentar documentos de varias páginas, un teclado telefónico y un teléfono, y una pantalla de estado, como se muestra en la Figura 6.5 “Máquina de fax”.

Las velocidades de transmisión de las máquinas de fax suelen estar limitadas por el uso de líneas telefónicas tradicionales. La transmisión de datos utiliza el mismo método que un módem de computadora de acceso telefónico. Una máquina de fax del Grupo 3 tiene una velocidad máxima de datos de 14.4 kilobits por segundo (Kbps), pero si la conexión telefónica es deficiente, bajará automáticamente a velocidades más bajas hasta que pueda establecer una conexión confiable entre máquinas.

La máquina de fax del Grupo 3 digitaliza los datos en una forma que es compatible con las computadoras y la función de fax a menudo se integra con otras funciones de computadora. Un dispositivo multifunción, como el que se muestra en la Figura 6.6 “Impresora multifunción, escáner, fax y copiadora”, puede escanear un documento y guardarlo como imagen, enviarlo como fax o imprimir múltiples copias.

Las máquinas de fax han existido desde hace mucho tiempo y gozan de un alto nivel de confianza para transmitir documentos con precisión. En muchos países, un fax de un contrato firmado es legal, pero una imagen escaneada por computadora no lo es.

Correo Electrónico

El correo electrónico (correo electrónico) es ampliamente utilizado para coordinar proyectos y para comunicarse entre los miembros del equipo. Cuenta con varias características valiosas para la gestión de proyectos:

• Se pueden enviar copias a una lista de miembros del equipo.
• Un correo electrónico de llamada previa a la conferencia puede enumerar los puntos del orden del día de la conferencia telefónica.
• Un correo electrónico posterior a la conferencia puede resumir los resultados de la discusión sobre cada tema.
• Los mensajes se pueden guardar para documentar el proceso en caso de malentendido o falta de comunicación.
• Los archivos se pueden adjuntar y distribuir.

Registro del proyecto y registro web (Blog)

Un registro web se suele llamar blog. Es una revista en línea que puede ser privada, compartida por invitación o puesta a disposición del mundo. Algunos gestores de proyectos llevan un diario en el que resumen los retos y triunfos del día y las decisiones que tomaron. Regresan a esta revista en una fecha posterior para revisar su proceso de toma de decisiones una vez que se conocen los resultados de esas decisiones para ver si pueden aprender de sus errores. Muchas decisiones en la gestión de proyectos se toman con un conocimiento incompleto, y reflexionar sobre decisiones previas para desarrollar esta habilidad de toma de decisiones es importante para el crecimiento como gerente de proyectos.

Sindicación realmente simple (RSS)

Algunos proyectos se ven directamente afectados por factores externos como elecciones políticas, tendencias económicas, fusiones corporativas, avances tecnológicos o científicos, o el clima. Para mantenerse informado sobre estos factores, puede suscribirse a fuentes de noticias en línea. Un método que facilita este proceso es Really Simple Syndication (RSS). Para utilizar una fuente RSS, los miembros del equipo descargan un lector de noticias gratuito en Internet. Las páginas web con canales de noticias RSS tienen enlaces etiquetados, como se muestra en la Figura 6.7 “Enlace a RSS Feed en una Página Web”.

Figura 6.7 Enlace a una fuente RSS en una página web

Si el usuario hace clic en la fuente RSS, las noticias del sitio Web se envían automáticamente al lector de noticias del usuario. El lector de noticias se puede configurar para filtrar las noticias por palabras clave para limitar las historias a las que son relevantes para el proyecto.

Los siguientes son ejemplos de comunicaciones asincrónicas:

• Entrega de correo y paquetes. Transferencia de objetos y contratos que necesiten firmas.
• Fax. Transmisión de documentos por teléfono. Se aceptan facsímiles para algunos documentos.
• Correo electrónico (correo electrónico). Los mensajes de texto con archivos adjuntos pueden ser distribuidos y administrados por programas informáticos.
• Registro web (blog). Se puede usar una revista en línea para registrar eventos, pensamientos y lecciones aprendidas.
• Sindicación Realmente Simple (RSS). Feeds de noticias que llevan contenido relevante a un lector para mantener informado al gerente de nuevos eventos que podrían afectar el proyecto.

Evaluación de nuevas tecnologías de comunicación

Las nuevas tecnologías para comunicarse electrónicamente aparecen con frecuencia cada vez mayor. El uso de una nueva tecnología que no es familiar para el equipo aumenta la complejidad de la tecnología, lo que puede causar retrasos y aumentar los costos. Para decidir si una nueva tecnología debe incluirse en un plan de comunicaciones, busque respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿La nueva tecnología de comunicación proporciona una ventaja competitiva para el proyecto al reducir costos, ahorrar tiempo o prevenir errores?
• ¿El equipo del proyecto tiene la experiencia para aprender rápidamente la nueva tecnología?
• ¿La compañía ofrece soporte como help desk y servicio de equipos para nuevas tecnologías de comunicación?
• ¿Cuál es el costo de la capacitación e implementación en términos de tiempo y dinero?

Claves para llevar

• Las comunicaciones sincrónicas se realizan cuando todas las partes están presentes al mismo tiempo. Ejemplos son las llamadas telefónicas y las videoconferencias.
• Las comunicaciones asincrónicas se llevan a cabo cuando las partes no están presentes al mismo tiempo. Ejemplos son correo electrónico, fax, entrega de paquetes, blogs y fuentes RSS.
• Determine si una nueva tecnología puede ahorrar tiempo, reducir costos o evitar errores y si la mayor complejidad puede ser manejada por el equipo y el personal de soporte por un costo asequible en tiempo y dinero.

Ejercicios

1. Los métodos de comunicación que no requieren que ambas partes participen al mismo tiempo se denominan _______________.
2. Una llamada telefónica es un ejemplo de comunicación __________.
3. Un intercambio de mensajes de correo electrónico es un ejemplo de comunicación _______________.
4. Un __________ es una revista en línea utilizada para compartir los pensamientos y experiencias de un individuo.
5. Una videoconferencia es un ejemplo de _____________ comunicaciones.
6. ¿Cuáles son dos ejemplos de tecnologías de comunicaciones sincrónicas que ha utilizado?
7. ¿Cuáles son dos ejemplos de tecnologías de comunicaciones asíncronas que ha utilizado?
8. ¿Qué es un equipo virtual?
9. ¿Dónde está la zona horaria de referencia y por qué a veces se la conoce como GMT y UT?
10. ¿Por qué se siguen utilizando las máquinas de fax para documentos legales?

Internaliza tu experiencia de aprendizaje preparándote para discutir lo siguiente.

>Si estuvieras manejando un equipo funcional que incluyera gente de otros tres países, ¿qué tecnologías de comunicación sincrónica incluirías en tu plan de comunicaciones y para qué fines? ¿Qué tecnologías asincrónicas usarías y para qué fines? ¿Qué nuevas tecnologías considerarías?

Referencias

Diccionario Empresarial, s.v. “Equipo Virtual”, http://www.businessdictionary.com/definition/virtual-team.html (consultado el 27 de enero de 2010).