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7.3: Estrategias y metas de Web2print

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    Evaluar estrategias y establecer metas

    Las empresas de impresión deben tener estrategias y objetivos claros para garantizar el éxito continuo al implementar web2print. El primer paso es evaluar el tipo de ventas que realizan. Hay dos tipos básicos de ventas que realiza una empresa de impresión: de empresa a empresa (B2B) y de empresa a consumidor (B2C). Es muy común que una imprenta atienda a una base de clientes principalmente B2B; sin embargo, dado que B2C requiere un escaparate muy diferente, esta decisión debe tomarse temprano en el proceso de implementación de web2print.

    Una vez que una empresa de impresión determina el tipo de escaparate que necesitan sus clientes, debe investigar los tres tipos básicos de servicio: impresión bajo demanda (POD), impresión de datos variables (VDP) y artículos almacenados estáticos. Al analizar su mercado objetivo, una empresa de impresión puede determinar cuál de estos servicios utilizará más los clientes. Una vez que la empresa de impresión elige un proveedor de software que pueda proporcionar el escaparate más adecuado, solo entonces podrá decidir sobre los servicios específicos para ofrecer a cada uno de sus clientes.
    Por lo tanto, para tener éxito, una empresa de impresión debe:

    • Conoce el mercado objetivo
    • Elija un proveedor y un escaparate adecuados
    • Haga planes para agregar nuevos clientes al sistema estableciendo metas
    • Elija los tipos de productos a ofrecer a cada cliente en función de la necesidad

    Conoce el mercado objetivo

    Cada empresa de impresión tiene una base de clientes diferente y, por lo tanto, sirve a un mercado diferente. Una empresa de impresión debe analizar a los clientes a los que sirve para determinar exactamente cuál es su mercado objetivo. El mayor error que cometen las empresas de impresión al comprometerse con la compra de un sistema de pedidos en línea es no investigar la tecnología en relación con su mercado objetivo. Las empresas de impresión deben elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades y beneficie a sus clientes. Hay cientos de proveedores y productos con miles de funciones, por lo que las empresas de impresión necesitan una estrategia para garantizar que puedan maximizar su retorno de la inversión (ROI) al tiempo que brindan los mejores servicios posibles a su base de clientes específica y específica.

    Elegir un escaparate digital y un software variable

    Dado que no todos los proveedores de sistemas de comercio electrónico son iguales, las empresas de impresión necesitan ejercer la debida diligencia para hacer su elección de proveedor. Deben analizar su propio flujo de trabajo interno para asegurarse de encontrar un proveedor que mejor satisfaga sus necesidades específicas. Además, las empresas de impresión deben determinar cuáles son las fortalezas de sus empleados y asegurarse de que se contrate al personal adecuado para satisfacer las necesidades en línea. El personal involucrado en la implementación y operación de un sistema de pedidos de comercio electrónico necesita un conocimiento básico de muchos lenguajes de programación basados en la web para darles una buena comprensión de la codificación back-end necesaria para construir y mantener el sistema en línea. Cada sistema de pedidos en línea utiliza su propio método de codificación para crear sus escaparates y plantillas, por lo que tener conocimientos previos de programación es un activo importante.

    Muchas empresas como IBM, HP, Creo y EFI están construyendo plataformas para brindar servicio VDP a empresas de impresión. El software que proporcionan estas empresas crea un flujo de trabajo web2print. Esto incluye los procesos internos necesarios para imprimir un trabajo, así como un sitio web orientado al cliente, desde el cual los clientes pueden ordenar. Es importante entender los beneficios de cada tienda digital, ya que todas ofrecen diferentes opciones. Los escaparates digitales deben proporcionar un proceso de pedido simple para el cliente a la vez que son muy robustos y eficientes para la empresa de impresión. Seleccionar la cantidad del pedido y mostrar los precios debe ser simple y no confuso para el usuario final. Personalizar productos VDP o pedir POD o artículos almacenados debe ser simple y rápido. También se debe considerar la posibilidad de dividir productos para destinos de envíos múltiples.
    Seleccionar un escaparate que pueda integrarse en un sistema de información de gestión (MIS) para agilizar los pedidos desde la personalización hasta la facturación es beneficioso. También es beneficiosa la posibilidad de que los clientes aprueben o rechacen los pedidos realizados por otros, ya que permite una revisión adicional para garantizar que la información del pedido sea correcta.

    Para asegurarse de que toman las decisiones adecuadas, las empresas de impresión solicitan copias de la documentación a un proveedor de software para ver qué necesitan aprender si planean ser un usuario de autoservicio del software. Solicitan referencias y preguntan cómo maneja el proveedor de software el soporte, las interrupciones del sistema y el desarrollo de actualizaciones para tener una idea de cómo otros usuarios perciben la compañía. Las empresas de impresión asisten a demostraciones del producto y dan detalles sobre lo que quieren escuchar más allá del argumento de venta genérico. Las empresas de impresión también buscan información específica sobre actualizaciones de productos a corto y largo plazo, lo que les da la oportunidad de vislumbrar la visión estratégica de la compañía de software y cómo podría desarrollarse el producto en el futuro.

    Otras consideraciones antes de comprar

    Las empresas de impresión toman en cuenta otras consideraciones antes de comprar software.

    Usabilidad: Si tienen clientes B2B actuales, las empresas de impresión les piden que prueben el software antes de comprometerse con una compra. Si estos usuarios finales tienen dificultades para usar el software, entonces no es la elección correcta. Si las empresas de impresión tienen clientes B2C, piden a alguien sin ningún conocimiento o experiencia de impresión que pruebe el producto. Probar contra competidores en línea para ver cómo se compara el software es otra forma en que las empresas de impresión evalúan la usabilidad de un producto. También investigan los comentarios de los clientes.

    Compatibilidad de asociación: La relación entre una empresa de impresión y un proveedor de software es una asociación, no solo una interacción de ventas. Las empresas de impresión están en contacto frecuente con su proveedor de software para resolver dificultades técnicas, organizar capacitación o agregar servicios mejorados. Por lo tanto, es importante determinar si el proveedor de software hará un socio compatible. Las empresas de impresión no confían únicamente en lo que les dice el representante de ventas; intentan hacerse una idea del equipo del proveedor de software llamando a la mesa de soporte y hablando con el servicio al cliente. Esto ayuda a las empresas de impresión a determinar qué tan bien serán tratadas y si el personal del proveedor de software está bien informado.

    Características: Evaluar las características del software suele ser parte del proceso de toma de decisiones. Las empresas de impresión generalmente quieren saber lo siguiente antes de comprar:

    • ¿Con qué facilidad entenderán y usarán los clientes las funciones del software en una situación de autoservicio?
    • ¿El software se construyó para apoyar la industria de la impresión o se creó primero para algún otro uso y se aplicó a la industria de la impresión? Si los primeros, ¿son transferibles las características?
    • ¿Las características permiten la configuración y administración del sitio, la creación de escaparates B2B y el desarrollo de productos? ¿Permiten a la imprenta agregar elementos variables, crear usuarios y tomar pedidos sin depender del proveedor de software?

    Un consejo importante a la hora de elegir la tecnología de software es no poner demasiado énfasis en la cantidad de funciones ofrecidas. Las características tienden a cambiar constantemente, y más no necesariamente significa mejor. Si bien el desarrollo de productos de software tiende a concentrarse en agregar más funciones, no necesariamente está agregando más valor. Si se agrega una característica a un producto, pero nunca es utilizada por los clientes, es posible que la función no haya hecho más que agregar complejidad al proceso de pedido. Tal característica puede resultar en disuadir a los clientes de usar el sistema o realizar pedidos futuros.

    Comenzando con un nuevo cliente

    Una forma de presentar a un nuevo cliente a web2print es construir un solo artículo para ellos. Esto permite que el cliente aprenda el proceso de pedido y que la empresa de impresión aprenda e incorpore los productos del cliente en un flujo de trabajo de producción. Un flujo de trabajo debe diseñarse para ser lo más automatizado posible, desde la entrada de pedidos hasta la producción y la facturación. Los nuevos flujos de trabajo deben incluir tiempo suficiente para permitir que un cliente pruebe las plantillas variables a extremos, ingresando los mejores y peores escenarios para garantizar que la plantilla pueda funcionar en todas las situaciones sin errores. Solo una vez que se haya demostrado que el flujo de trabajo inicial es eficiente, se deben agregar más productos al escaparate. Esto asegura que tanto el cliente (actividad externa) como la imprenta (actividad interna) tengan la suficiente confianza en el flujo de trabajo para manejar más pedidos.

    Establecer metas y pruebas en el sitio

    Las empresas de impresión deben dar tiempo para educar a sus clientes en todos los pasos del proceso al lanzar un sistema de comercio electrónico o al agregar un nuevo artículo basado en plantillas variables. La forma más fácil de cumplir con las expectativas de los clientes es involucrarlos en el proceso de desarrollo, invitando regularmente a comentarios y generando sugerencias de mejora. La satisfacción del cliente es importante, por lo que una empresa debe asegurarse de que se toma en serio los comentarios de los clientes, incorporando la opinión del cliente para mejorar el proceso A medida que se está desarrollando el sitio, tanto el programador como el cliente necesitan probar rigurosamente nuevos productos y plantillas para asegurarse de que están completamente satisfechos mucho antes de permitir el pedido de productos. Es común que un programador visualice cómo se comportará una plantilla, mientras que el cliente pretende que se comporte de una manera diferente. A menudo un cliente tiene expectativas que el programador puede no haber previsto. Una vez que se ha desarrollado todo el sitio, incluidos los productos y las plantillas, todavía no está listo. Es necesaria una fase de prueba o período piloto para encontrar cualquier otro error o deficiencia que pueda descubrirse más fácilmente una vez que se estén utilizando datos reales. Implementar un período piloto antes de un lanzamiento oficial del flujo de trabajo completo también permite a todos aprender cómo el sistema los impactará, expone posibles problemas de flujo de trabajo (que pueden surgir en los muchos pasos entre el pedido y la facturación), y permite al cliente proporcionar retroalimentación final.

    Lo más importante a tener en cuenta es que el sistema sólo funciona cuando los clientes lo utilizan. A menudo encontrarán oportunidades durante el periodo piloto para sugerir dónde se puede mejorar el proceso, ya que los problemas imprevistos se descubren solo después de que las personas comiencen a usar un nuevo sistema o plantilla variable. A menudo, estos problemas de experiencia de usuario pueden impedir la adopción del sistema por parte del cliente. Además, los clientes pueden recurrir al método más familiar de pedir impresión tradicionalmente si se sienten cómodos usando el nuevo sistema. Incluir al cliente en todo el proceso permite la mayor oportunidad de éxito, y es la mejor manera de asegurar el éxito del sitio.

    Elegir el tipo correcto de productos

    Antes de comenzar a crear productos, una compañía de impresión debe determinar si se trata de una plantilla variable, una pieza de impresión bajo demanda o un artículo almacenado. Otra información clave necesaria es el nombre del producto y la intención de comunicación (es decir, ¿la pieza es promocional o educativa? ¿A qué audiencia se pretende llegar? ¿Qué tan conocedor es este público?). Las empresas de impresión también necesitan saber si el producto se ordenará regularmente o será una comunicación única. Es importante elegir los productos adecuados antes de que comience la fase de desarrollo. Es común que un producto esté casi completamente programado antes de que se descubra que otro producto similar hubiera sido más apropiado. A continuación se presentan explicaciones de los tres tipos de productos más comunes, seguidos de una lista de opciones más específicas.

    Plantillas Variables

    Las plantillas variables contienen toda la información necesaria para que un cliente pueda personalizar y prueba suave un pedido de impresión. Esto generalmente da como resultado la creación de un PDF automatizado y listo para imprimir, que se genera mientras el cliente aún está en línea.

    Se crea un PDF del diseño que contiene campos variables asignados para cada elemento. Luego se aplica la codificación a cada campo para determinar cómo se comportará la plantilla en determinadas circunstancias, como durante la personalización. Por ejemplo, la codificación puede forzar que un nombre sea mayúscula o el correo electrónico a ser minúsculas. La codificación también se puede usar para cargar imágenes personalizadas o forzar a los números de teléfono a usar guiones (por ejemplo, 604-123-4567) en lugar de puntos (por ejemplo, 604.123.1234). La codificación es fundamental para mantener la marca de un cliente consistente, por lo que independientemente de quién cree un pedido, todos los productos se formatearán de manera consistente y tendrán el mismo aspecto.

    Decidir qué software o plug-in de VDP es más apropiado y cómo interactúa con el escaparate digital es importante. El software VDP viene en forma de aplicaciones de terceros como XMPie o se accede en línea a través de un panel de control autoalojado.

    Impresión bajo demanda

    Los productos POD son lo opuesto a los productos VDP. POD permite al cliente ordenar un producto estático para ser impreso y enviado. Los productos POD no requieren personalización y se imprimen utilizando un archivo completado cargado por el cliente o almacenado en el sistema por el programador.

    Almacenaje

    Los escaparates pueden actuar como un sistema de gestión de inventario para cualquier producto que se pueda almacenar. Estos productos se pueden pedir en línea utilizando el mismo proceso que un artículo POD. Cada producto tiene asociado un recuento de inventario en tiempo real, que se actualiza después de cada pedido. Se pueden enviar notificaciones sobre niveles bajos de inventario de productos, recordando a un cliente que un producto necesita ser reabastecido. Los recuentos de inventario benefician a los clientes al mostrar sus patrones de compra, lo que les ayuda a determinar efectivamente las cantidades futuras.
    A continuación se muestran otros ejemplos de diferentes tipos de productos que se pueden pedir en línea:

    • Impresión ad hoc: un producto impreso en línea donde el cliente proporciona el contenido durante el proceso de pedido mediante la carga de archivos, como folletos, volantes y boletines informativos.
    • Documentos comerciales ad hoc: un producto impreso en línea donde el cliente proporciona el contenido durante el proceso de pedido mediante la carga de archivos, como manuales de capacitación, presentaciones e informes.
    • Ad hoc oversize: Un producto impreso en línea donde el cliente proporciona el contenido durante el proceso de pedido a través de la carga de archivos, como carteles, letreros y pancartas.
    • Producto de impresión estática: Un producto impreso en línea donde el contenido se almacena en un catálogo y se imprime bajo demanda después de realizar el pedido, como hojas de venta, volantes y libros blancos.
    • Producto de inventario: Un producto impreso en línea donde el contenido se almacena en un catálogo y se retira del inventario existente después de realizar el pedido.
    • Publicación digital: Un producto en línea donde el producto final es un PDF descargable en lugar de un producto impreso, como white papers, materiales de venta personalizados y presentaciones.
    • Kit: Un producto impreso en línea donde el cliente puede comprar una canasta de productos contenidos en un solo artículo.
    • Producto promocional: Un conjunto de productos que están marcados con un logotipo para su uso en programas de marketing o promocionales, como tazas, sombreros de béisbol y bolígrafos.
    • Campaña integrada: Un producto que combina múltiples canales de marketing para crear una campaña integrada que un cliente puede usar para rastrear métricas al lanzar un nuevo producto o promoción de ventas.
    • Producto fotográfico: Un producto impreso en línea que utiliza fotos cargadas o fotos de colecciones en línea, como libros fotográficos, tarjetas fotográficas y calendarios fotográficos.
    • Solicitud de cotización: Un producto de impresión en línea utilizado para solicitar un presupuesto para un trabajo de impresión.

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