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14.1: Gestionar con números

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Cada empresa de agua tiene un personal de gestión que dirige, planifica, organiza, coordina y comunica la dirección de la organización. Pero, ¿qué significa esto? Significa que los gerentes realizan una variedad de funciones que a veces pasan desapercibidas y a veces pueden ser difíciles de medir. Sin embargo, una función importante de los administradores de servicios públicos es la planificación financiera. Los gerentes son responsables de preparar presupuestos, trabajar en estructuras de tarifas de agua y calcular las eficiencias dentro de la organización.

Presupuestos

¿Cuánto dinero necesita una empresa de servicios públicos para realizar los elementos de mantenimiento de rutina, prevención y acción correctiva? ¿Cuánto dinero se necesita para operar la utilidad? ¿Cuánto se necesita gastar en Proyectos de Mejoramiento de Capital? ¿La empresa de servicios públicos tiene alguna deuda que pagar? ¿Cuánto cuestan los salarios, prestaciones, etc., etc., etc.? Estos son algunos de los principales rubros que los directivos miran a la hora de determinar los presupuestos. Muchas veces los presupuestos no sólo se preparan para el próximo año. Con frecuencia, los servicios públicos buscarán 5, 10, incluso 20 años en el futuro para el análisis presupuestal. Definamos algunas de estas partidas presupuestales.

Operaciones y Mantenimiento (O&M)

Estos dos artículos suelen ir de la mano. Hay ciertos costos que la empresa de servicios públicos debe cubrir y debe presupuestar adecuadamente para mantener el flujo de agua. Los costos químicos para el tratamiento del agua, las reparaciones en vehículos y equipos mecánicos, los costos de energía para bombear agua, las reparaciones de fugas y la mano de obra son solo algunos de los rubros que entran dentro de esta clasificación presupuestal. Algunos son conocidos, como el trabajo (salarios), siempre y cuando las horas extras no sean demasiado grandes. Otros son predecibles, como el poder y los químicos. Con base en la producción histórica de agua, la energía y los productos químicos se pueden predecir dentro de una cantidad razonable de precisión. Otros, como los descansos principales de agua se pueden estimar con base en la historia, pero otros factores entran en juego como la edad, el material, la ubicación, las presiones, etc. Independientemente de la previsibilidad de los costos de O&M, los gerentes deben llegar a un número de presupuesto exacto y luego asegurarse de que ese número esté cubierto con ingresos.

Proyectos de Mejoramiento de Capital (CIP)

Además de los costos recurrentes de O&M, los servicios públicos necesitan planificar y presupuestar para el crecimiento futuro y la sustitución de infraestructuras antiguas, como ductos y estructuras de almacenamiento. Dependiendo de la edad de la utilidad y el crecimiento futuro esperado, la inversión CIP puede ser bastante extensa. Por lo general, los servicios públicos pueden recuperar los costos de la nueva infraestructura de los desarrolladores que planean construir dentro del área de servicio de servicios públicos. Sin embargo, a medida que la infraestructura envejece, eventualmente necesita ser reemplazada. El momento y financiamiento de estos reemplazos es una parte importante de la responsabilidad de un gerente.

Deuda

La mayoría de las veces, los servicios públicos asumirán grandes cantidades de deuda para cubrir importantes proyectos de mejora de capital. La deuda es utilizada por los servicios públicos como una forma de mantener las tasas de agua más bajas. Si una empresa de servicios públicos cubriera el costo de reemplazar grandes proyectos de infraestructura a través de tarifas, la tasa del agua podría ser demasiado alta para que muchas personas las pagaran. Con una estructura de deuda adecuada, la empresa de servicios públicos puede repartir los costos durante muchos años para ayudar a mantener las tasas más bajas.

Ingresos y Tasas

Para que los servicios públicos de agua paguen todos sus gastos (es decir, bombeo, productos químicos, material, salarios, beneficios, etc.) necesitan cobrar suficiente dinero. Esto se conoce como Requisitos de Ingresos. Una empresa de servicios públicos debe identificar todos los requisitos de ingresos y luego identificar los medios para recaudar estos ingresos. Los servicios públicos pueden tener diferentes fuentes de ingresos como impuestos a la propiedad, alquileres, arrendamientos, etc. Sin embargo, la mayoría de los ingresos por servicios de agua se recaudan a través de la venta de agua. El costo del agua se determina a través de un Estudio de Tasas. Un estudio de tarifas es un informe que enumera los requisitos de ingresos y luego calcula cuánto necesita ser la tasa de agua para recolectar estos requisitos. Las tarifas de agua se pueden establecer en una variedad de estructuras diferentes (tarifa plana, tasa de cantidad única, tasa escalonada, etc.), pero independientemente de la estructura, la empresa de servicios públicos debe vender agua a la tasa calculada para recuperar los ingresos necesarios.

Eficiencias

Como parte del proceso presupuestal, los directivos necesitan identificar si y cuándo van a fallar ciertos equipos. Es crucial calcular el retorno de la inversión e identificar cuándo el costo de mantenimiento excede el costo para reemplazar el activo. Un ejemplo de esto es observar las eficiencias de bombas y motores. Con el tiempo la eficiencia disminuye y el costo de operar y mantener la bomba y el motor aumenta. Otro ejemplo es con los ductos. A medida que las tuberías envejecen, ocurren más y más fugas. En algún momento, el costo para reparar fugas se vuelve mayor que el costo de reemplazar la tubería.

Ahora que estos temas se han definido vagamente, echemos un vistazo a cómo funciona todo matemáticamente. La siguiente tabla muestra algunos números de O&M para una pequeña utilidad típica.

Ejemplo de ejercicio

 Artículo O&M Promedios Mensuales Costo por Unidad o Número Costo Mensual Costo Anual Producción de Agua Agua subterránea Agua comprada 440 MG 190 MG $230$1,200 $101,200 228,000$1,214,400 2,736,000 Staffing Empleados por hora Empleados salariales Beneficios $3,500$6,200 40% de Pago 15 10 $52,500$62,000 45,800 $630,000 744,000$549,600 Químicos Cloro (1.5 ppm) 5,504 lbs $2.70 14,860$178,330 Mantenimiento de Vehículos $250 17$4,250 51,000 Fugas y Reparaciones (Solo Materiales) $2,500 3$7,500 $90,000 Bombas y Motores (Solo materiales)$1,000 6 $6,000 72,000 Equipo de Tratamiento$75 8 $600$7,200 Varios 1,125 NA 1,125 $13,500 TOTAL 523,836$6,286,030

Utilizando la información proporcionada en la tabla anterior, rellene la información en la siguiente tabla.

 Artículo O&M Porcentaje del Presupuesto Anual Producción de Agua GW y comprados Staffing Sueldo y Beneficios Químicos Mantenimiento de Vehículos Fugas y Reparaciones (Solo Materiales) Bombas y Motores (Solo materiales) Equipo de Tratamiento Varios

Piense en qué artículos son controlables y cuáles se considerarían costos fijos. Enumere los costos fijos frente a los costos variables y dé una explicación que justifique su respuesta. Algunos pueden parecer fijos, pero hay formas de verlas como un costo variable. Otros pueden parecer un costo variable, pero en realidad, hay un control limitado del costo y se consideraría fijo.

• Motivo de costos fijos:
• Motivo de costos variables:

Discusión

Aunque el costo del agua es “fijo” a veces los servicios públicos de agua pueden controlar la cantidad que se compra frente a la cantidad que se bombea de los pozos. Comprar agua a otra entidad puede ser bastante costoso. Sin embargo, se necesitaría más información sobre la utilidad para comprender sus flexibilidades de producción. La dotación de personal y las prestaciones también se considerarían un costo “fijo”, pero también podrían ocurrir reducciones de personal o ajustes en las prestaciones. Hay ciertos gastos fijos del vehículo, como cambios de aceite, afinaciones, llantas, etc. También hay algunos problemas de mantenimiento desconocidos como una batería defectuosa, una bomba de agua defectuosa, etc. Todos estos ejemplos pueden considerarse como costos fijos o variables. La idea no es “pichón” estos gastos como fijos o variables. La idea es poder estimar con precisión estos y otros gastos en un presupuesto.

Es extremadamente importante que los gerentes de servicios públicos tengan una comprensión general de los conceptos asociados a la gestión de servicios públicos, así como los cálculos matemáticos necesarios para apoyar las decisiones presupuestarias que se están tomando. Los ejercicios del Capítulo 13 proporcionan algunos ejemplos básicos de prácticas de presupuestación de utilidad.

Ejercicios

1. ¿El vehículo costará más del 60% del costo de un vehículo nuevo antes de llegar a 150,000 millas?

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