5.1: Referencias absolutas versus estáticas

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Una de las primeras cosas que los nuevos usuarios de Excel deben darse cuenta es que Excel es mucho más potente que una calculadora. Algunos usuarios insisten en configurar una hoja de trabajo como si se tratara simplemente de una calculadora. Estas personas no logran darse cuenta del poder de las referencias celulares. En su lugar, utilizan referencias estáticas a valores constantes. Una referencia estática es una referencia a un valor que no cambia.

Referencias de Celdas — Ejemplo de referencias de celdas

En el ejemplo anterior, en lugar de usar referencias estáticas (= 9000-3952.96) para la fórmula en D5, el usuario debe emplear referencias de celda. (= B5-C5). El principal beneficio del uso de referencias de celda es que el usuario puede manipular los valores de entrada en las columnas B y C, y las fórmulas en la columna D seguirán siendo precisas. Si el usuario cambia los valores de entrada en las columnas B o C con referencias estáticas, las fórmulas en la columna D deberán actualizarse manualmente.

La referencia de celdas es una característica extremadamente útil cuando las fórmulas deben copiarse a través de rangos en una hoja de trabajo. Al crear fórmulas que contengan referencias a celdas o rangos de celdas, la referencia de celda predeterminada se considera una referencia de celda relativa. Cuando las fórmulas con este tipo de referencias de celda se copian a otras celdas, las fórmulas cambiarán automáticamente en relación con las celdas a las que se copian. Sin embargo, puede haber casos en los que sea necesario que Excel mantenga la celda exacta a la que se hace referencia en una fórmula al copiar en otras celdas. Una referencia de celda que no cambia cuando se copia se denomina referencia de celda absoluta (a veces llamada referencia de celda fija). El indicador de que una referencia de celda es absoluta es la presencia de un símbolo de signo de dólar frente tanto a la letra de la columna como al número de fila, como $ A $3. Para crear una referencia de celda absoluta, escriba el signo de dólar manualmente o presione el F4 después de ingresar la referencia de celda. Al presionar repetidamente la tecla F4 se realiza un ciclo de referencia a través de las cuatro combinaciones diferentes de referencias de celdas relativas, absolutas y mixtas.

Las referencias de celda mixtas son una combinación de relativo y absoluto: o bien la columna es relativa y la fila fija (absoluta), por ejemplo D$2, o la columna es fija y la fila relativa: $D2. Rara vez se utilizan referencias de celdas mixtas, pero juegan un papel importante cuando es necesario mantener una sola fila o columna sin cambios mientras se copia la fórmula. Las referencias de celdas mixtas se utilizan comúnmente al crear una tabla de valores, como una tabla de multiplicación o una tabla de tasas hipotecarias.

Siempre que sea posible, utilice referencias relativas y/o absolutas en lugar de referencias de celdas estáticas.

En la hoja de trabajo anterior, la fórmula en C6 está utilizando referencias de celdas relativas tanto al monto de ventas (B6) como a la tasa de comisión (B3). Desafortunadamente, si esta fórmula se copia (quizás usando el manejador de relleno) a las filas 7:16, las fórmulas resultantes estarán equivocadas. Algunas celdas mostrarán ceros o un #VALUE! , mientras que otros mostrarán montos inflados porque el porcentaje de tasa está siendo reemplazado por valores de ventas más altos. Por lo tanto, la referencia a B3 en la fórmula debe ser una referencia de celda absoluta, es decir, =B6*$B$3. Puede ser tentador construir la fórmula usando una referencia estática al valor constante de .075 (es decir, =B6*.075). Sin embargo, si la tasa necesita cambiarse a 7.25%, las fórmulas con las referencias estáticas tendrían que cambiarse manualmente cada una. Por el contrario, si las fórmulas en la columna C están usando referencias de celda absolutas a $ B $3, una sola edición a B3 es todo lo que se necesita para actualizar todas las celdas de la columna C. Conocer las diferencias entre los distintos tipos de referencia de celda hará que la hoja de trabajo sea más escalable y flexible para futuras expansiones.