6.1: ¿Qué es una Base de Datos?

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Una base de datos es una recopilación de datos relacionados que se organiza para que pueda ser fácilmente accesible, administrada y actualizada. Las bases de datos pueden almacenar detalles sobre personas, productos, pedidos o cualquier otra cosa. Los datos pueden definirse como hechos y estadísticas sobre personas, objetos, eventos e ideas. Las organizaciones interpretan, procesan y analizan datos para convertir los datos en información útil. Esta información se utiliza para tomar una mejor toma de decisiones.

En el pasado, muchas bases de datos estaban basadas en papel. Los registros en papel se almacenaron en archivos dentro de archivadores. Los archivadores aún existen hoy en día, en gran parte debido a los temores asociados a la inseguridad de que los registros electrónicos se vean comprometidos. Los documentos individuales (registros) se categorizan en diferentes carpetas (tablas) para agilizar el acceso de los usuarios. Sin embargo, este proceso es intensivo en mano de obra, susceptible a errores, ¡y es una vista de oficina!

Las bases de datos se utilizan para dos propósitos principales: para procesar transacciones e investigación analítica. Bases de datos transaccionales rastrean las operaciones diarias Estos datos pueden ser extraídos en otros programas de software para su posterior manipulación, suma y clasificación. Esto permite a los usuarios realizar investigaciones analíticas y preparar informes para ayudar a crear información estratégica.

Las bases de datos informatizadas organizan los datos en filas, columnas y tablas, y se indexan para facilitar la búsqueda rápida de las cosas. Los datos se actualizan, expanden y eliminan a medida que se agregan nuevos datos. Los procesos automatizados manipulan rápidamente los datos y la precisión de los datos se mejora mediante reglas automatizadas. Los avances en las tecnologías de software de bases de datos han contribuido a la Era de la Información que existe actualmente. El crecimiento del mercado de archivadores no puede compararse con el crecimiento de los datos electrónicos contenidos en las redes privadas y públicas, ¡y en los sitios web a lo largo de Internet!

Mientras que una hoja de cálculo puede funcionar como una base de datos, con su utilización de columnas y filas, la estructura de archivos planos crea redundancias e inconsistencias que limitan la capacidad de encontrar y comprender los datos. Por el contrario, una base de datos relacional utiliza una estructura tabular para que los datos puedan ser fácilmente reorganizados y accedidos de diferentes maneras. Las bases de datos relacionales están compuestas por un conjunto de tablas con datos que se ajustan a categorías predefinidas (campos). Cada tabla tiene al menos una categoría de datos (campo) en una columna, y cada fila tiene una cierta instancia de datos para las categorías (campos) que se definen en las columnas.

El programa de software de base de datos relacional de Microsoft disponible en Office 365 se llama Access. Acceda solo a funciones con sistemas operativos Windows (no disponibles en Mac O/S) y no está disponible en todas las versiones de Office. Access es una herramienta para organizar, almacenar y manipular datos, con el fin de informar sobre los datos almacenados en tablas. El poder de una base de datos proviene de la capacidad de vincular tablas entre sí para proporcionar eficiencias de procesamiento de datos para grandes conjuntos de datos. La integración de Access con los otros programas de Microsoft Office la convierte en una solución de base de datos relacional muy popular y económica.