6.2: Los cuatro objetos principales en una base de datos

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Si bien Microsoft Access está conformado por siete componentes, este texto se centrará en los objetos principales: tablas, formularios, consultas e informes. Juntos, estos objetos permiten a los usuarios ingresar, almacenar, analizar y compilar datos de diversas maneras.

Cuando se abre una base de datos de Access, los objetos se ilustran en el panel de navegación en el lado izquierdo de la ventana. La vista estándar del panel de navegación muestra todos los objetos de la base de datos organizados por tipo de objeto. El panel de navegación se utiliza para ejecutar, abrir y administrar los objetos de una base de datos. Al hacer doble clic en un objeto, se abrirá el objeto en una ventana de documento.

Una tabla es el objeto de base de datos que almacena datos organizados en una disposición de columnas y filas. Cada fila es un registro y cada columna es un campo dentro de cada registro. Un registro es todos los datos pertenecientes a una persona, lugar, cosa o evento. Cada registro tendrá uno o más campos y cada base de datos debe tener al menos una tabla. Una base de datos relacional debe tener más de una tabla.

Los otros tres objetos suelen estar basados fuera de las mesas, así que tómate el tiempo para configurar las mesas correctamente, ¡la primera vez! Un objeto de formulario se utiliza normalmente para introducir nuevos registros en una tabla, o editar/eliminar/mostrar registros existentes en una tabla. Los formularios son la interfaz principal que la mayoría de los usuarios de una base de datos ingresan y muestran datos. Un objeto de consulta recupera datos específicos de otros objetos de base de datos y luego muestra solo los datos que especifica el usuario. Las consultas son el equivalente a hacer preguntas sobre los datos. El objeto de informe resume los registros de una tabla o consulta en un formato fácil de leer adecuado para imprimir o exportar a otros programas de software.

Los objetos de acceso tienen varias vistas. Cada vista brinda a los usuarios diferentes perspectivas y ofrece diferentes funcionalidades. Las dos vistas más importantes son la vista Hoja de datos y la vista Diseño. La vista Hoja de datos muestra una tabla en una hoja de datos donde los campos están en columnas y los registros están en filas.

Vista de hoja de datos de una tabla de clientes

Esta vista es útil para comparar registros y a menudo se usa al ordenar o filtrar datos. Esta vista también es práctica para imprimir datos ya que muchos de los registros pueden caber en una sola hoja de papel. Los registros se pueden agregar en la vista de hoja de datos, pero los formularios son un objeto más típico para la entrada de datos. No obstante, el asterisco (*) que aparece a la izquierda de la fila debajo del último registro indica dónde aparecerá un nuevo registro. El cuadro gris a la izquierda de cada registro es un selector de registros. Al hacer clic en un selector de registros, el registro se activará. Al hacer clic con el botón derecho en el selector de registros, los usuarios podrán eliminar el registro del selector o agregar un nuevo registro a la tabla. La vista de diseño permite a los usuarios configurar y editar los campos de un objeto.