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6.1: Conceptos básicos de hojas múltiples

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    Objetivos de aprendizaje

    • Navegar a través de un archivo de múltiples hojas.
    • Agregar, eliminar, copiar y mover hojas.
    • Agrupar y desagrupar hojas.

    A lo largo de nuestro libro de texto, hemos trabajado con archivos Excel que han incluido múltiples hojas. Dependiendo de la versión de Excel que esté utilizando, un nuevo archivo Excel puede comenzar con una o varias hojas. En este capítulo, estaremos trabajando con un expediente de presupuesto personal que contenga ingresos y gastos de todo un año. Nuestro archivo contiene una hoja por cada mes del año, así como, una hoja de resumen que agregará las doce hojas de datos mensuales juntas. Para empezar, nos pondremos cómodos moviéndonos a través de las sábanas, organizándolas y asegurándonos de que las doce hojas mensuales sean consistentes.

    La Figura 6.1 muestra la hoja de enero en el archivo Presupuesto Personal junto con todas las pestañas de hoja a lo largo de la parte inferior de la ventana.

    Hoja de trabajo de enero de Cuaderno de Presupuesto Mensual donde se muestran los gastos mensuales, Ingresos mensuales,% de Ingresos gastados, Resumen y Notas. Se utilizan algunos colores para rellenar categorías.
    Figura 6.1 Archivo de Presupuesto Personal

    Navegar a través de un archivo de hoja múltiple

    Descargar archivo de datos: CH6 Data

    1. Abra el archivo de datos CH6 Datos y guarde el archivo en su computadora como CH6 Presupuesto Personal. Observe que el expediente tiene una hoja Resumen de Gastos en el extremo izquierdo seguida de hojas mensuales.
    2. Haga clic en las diferentes hojas en la parte inferior de la pantalla para moverse por las hojas. Observe que la hoja Resumen de Gastos tiene un formato diferente al de las hojas mensuales. Observe también que todas las hojas mensuales son idénticas en maquetación y formato.
    3. Echa un segundo vistazo a los meses de fin de año. No se han ingresado todos los datos de septiembre a noviembre... y no hay hoja para diciembre. Ingresaremos los datos restantes y agregaremos una hoja adicional para diciembre.
    4. Añádanse los siguientes datos en las hojas de septiembre, octubre y noviembre:
      septiembre Octubre noviembre
    Poder $135 $135 $135
    Agua $30 $30 $30
    Abarrotes $300 $325 $400
    Varios $100 $50 $100
    Bonificación      
    Freelance $500   $150
    Otros   $100  

    Copia de una Hoja

    1. Para hacer una hoja de diciembre, vamos a copiar la hoja de noviembre.
    2. Apunte el mouse hacia la pestaña de la hoja de noviembre en la parte inferior de la pantalla.
    3. Mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y luego presione y mantenga presionada la tecla CTRL.
      Icono de Excel para MacUsuarios de Mac: mantenga presionado el botón izquierdo mientras apunta a la pestaña de la hoja de noviembre y luego presione y mantenga presionada la tecla Opción (alt)
    4. En este punto, verá una flecha negra apuntando hacia abajo a la izquierda de la pestaña de la hoja de noviembre y el cursor de su mouse se convertirá en un pequeño trozo de papel con un signo más en él.
    5. Arrastre el mouse hacia la derecha (manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y la tecla CTRL) hasta que la flecha negra que apunta hacia abajo esté a la derecha de la pestaña de la hoja de noviembre.
    6. Suelta el botón del ratón y luego la tecla CTRL. Ahora debe tener una hoja de noviembre (2) a la derecha de la hoja de noviembre como se muestra en la Figura 6.2.
    Hoja de trabajo de noviembre abierta y tabulación a derecha también es “Noviembre” con “(2)” indicando que se trata de una copia.
    Figura 6.2 Hoja adicional de noviembre

    A continuación, actualizaremos la hoja de noviembre (2) para convertirla en nuestra hoja de diciembre.

    1. Haga clic derecho en el nombre de la hoja de noviembre (2) en la parte inferior de la pantalla y elija Cambiar nombre.
      Icono de Excel para MacUsuarios de Mac: mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en el nombre de la hoja de noviembre (2). Elija Renombrar
    2. Escriba “Diciembre” y pulse Intro.
      Nota para todos los usuarios: también puedes hacer doble clic en el nombre de una pestaña de hoja para cambiarle el nombre
    3. Haga clic en la hoja de diciembre.
    4. Da click en B1 y cambia “Noviembre” a “Diciembre”. Tenga cuidado de no dar clic en la imagen de “Presupuesto Mensual”.
    5. Realiza los siguientes cambios de datos:
      • Miscelánea: $300
      • Bonificación: $250 (¡son las fiestas!)
      • Freelance: eliminar cantidad
    6. Guarde su trabajo.
    7. Apunte el mouse hacia la pestaña de la hoja de diciembre en la parte inferior de la pantalla.
    8. Mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y luego presione y mantenga presionada la tecla CTRL (Usuarios deIcono de Excel para Mac Mac mantienen presionada la tecla Opción)
    9. Arrastre el mouse hacia la derecha (manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y la tecla CTRL) hasta que la flecha negra que apunta hacia abajo esté a la derecha de la hoja de diciembre.
    10. Suelta el botón del ratón y luego la tecla CTRL. Ahora debe tener una hoja de diciembre (2) a la derecha de la hoja de diciembre.
    11. Cambiar el nombre de la hoja de diciembre (2) Práctica.

    Actualización de habilidades

    Copia de una Hoja

    1. Apunte el mouse hacia la hoja que quieras copiar en la parte inferior de la pantalla.
    2. Mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y luego presione y mantenga presionada la tecla CTRL (los usuarios deIcono de Excel para Mac Mac mantienen presionada la tecla Opción)
    3. Arrastre el mouse hacia la derecha (manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y la tecla CTRL) hasta que la flecha negra que apunta hacia abajo esté a la derecha de su hoja existente.
    4. Suelta el botón del ratón y luego la tecla CTRL. Ahora debería tener un Sheetname (2) a la derecha de la hoja original.
    5. Cambie el nombre de la hoja Sheetname (2) como desee.

    Desplazamiento y eliminación de hojas

    A veces tus hojas no terminan en el orden correcto, y necesitas moverlas para poder arreglarlo. Intentemos mover nuestra hoja de “Práctica” para ver cómo se hace esto.

    1. Apunte a la hoja Práctica y mantén pulsado el botón izquierdo del ratón.
    2. Observe esta vez que todavía hay una flecha negra a la izquierda de la hoja de Práctica, pero la hoja de papel está en blanco. No tiene signo más (+) porque estamos moviendo, en lugar de copiar, la hoja.
    3. Arrastre el ratón hacia la izquierda hasta que el marcador de flecha negra esté entre las hojas de octubre y noviembre.
    4. Suelte el botón del ratón.
    5. Intente mover la hoja de Práctica de nuevo a la derecha de la hoja de diciembre.

    Dado que nuestra hoja de práctica no es una hoja que necesitaremos en nuestro archivo de Presupuesto, seguiremos adelante y la eliminaremos ahora.

    1. Haga clic derecho en la pestaña Hoja de práctica en la parte inferior de la pantalla.
      Icono de Excel para MacUsuarios de Mac mantienen presionada la tecla Ctrl y hacen clic en la pestaña Hoja de práctica
    2. Haga clic en Eliminar. La Figura 6.3 muestra el cuadro de mensaje de advertencia que aparecerá en su pantalla. Tu cuadro de mensaje puede tener un aspecto ligeramente diferente dependiendo de la versión de Excel que estés usando. Es importante tener en cuenta que ¡no puedes Deshacer una vez que eliminas una hoja!
    Advertencia Cuadro de mensaje alertando que no hay “deshacer” cuando se elige Eliminar.
    Figura 6.3 Cuadro de mensaje de advertencia
    1. Haga clic en Eliminar.

    Agrupar y desagrupar hojas

    Vuelva a echar un vistazo a las hojas mensuales. Observe que hay un lugar en cada una de estas hojas en el rango F11:F13 para calcular tres piezas de Datos resumidos: Ingresos, Gastos y Saldo; pero no hay ninguna fórmula en estas celdas. También hay un lugar para el% de Ingresos Gastados (en la celda I5), pero necesitaremos agregar una fórmula en I6:I7 para calcular esto. Si ingresáramos estas fórmulas individualmente en cada una de las hojas de 12 meses, ¡tomaría mucho tiempo! Debido a que esta tarea sería muy repetitiva, también sería bastante probable que cometamos algunos errores en el camino ingresando las mismas fórmulas una y otra vez. Al agrupar todas las hojas mensuales juntas, podemos ingresar cada una de las fórmulas una vez y hacer que aparezcan en todas las hojas.

    1. Haga clic en la hoja de enero para activarla.
    2. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la hoja de diciembre.

    Ahora todas las 12 hojas deben ser seleccionadas. Puedes decir esto de dos maneras: las pestañas de las hojas que se han seleccionado ahora están en negrita en la parte inferior de tu pantalla. Además, observe en la barra de Título en la parte superior de la pantalla la palabra [Grupo] o — Grupo (dependiendo de su versión de Excel) agregada al final del título. Se pueden ver ambos en la Figura 6.4.

    El grupo de 12 meses está marcado en negro y el texto en negrita lo que indica que están agrupados. [Grupo] se agrega al nombre del archivo CH6 Presupuesto Personal en la parte superior derecha.
    Figura 6.4 Hojas Agrupadas

    ES IMPORTANTE RECORDAR QUE CUALQUIER CAMBIO QUE HAGAMOS A LA HOJA DE ENERO SE HARÁ A TODAS LAS HOJAS!! Esto es algo muy bueno cuando queremos hacer cambios en todas las hojas a la vez, pero tenemos que asegurarnos de desagruparlas cuando hayamos terminado de hacer estos cambios. Sigamos adelante y agreguemos las fórmulas a las doce hojas a la vez:

    1. Haga clic en F11 en la hoja agrupada de enero.
    2. Ingresa la fórmula =SUMA (F5:F8).
    3. En F12, ingresa la fórmula =SUMA (C5:C13).
    4. En F13, restar Gastos de Ingresos. En la hoja de enero, tu saldo debería ser de 690 dólares. SUMINISTRO: si tu respuesta es negativa, restaste Ingresos de Gastos.
    5. Haga clic en I6. (I6 e I7 están formateados y fusionados, esto está bien).
    6. Ingresa una fórmula que divida Gastos (F12) por Ingresos (F11). Tu respuesta se mostrará como un porcentaje ya que esta celda ya ha sido formateada para hacer esto. CONSEJO: Si tu porcentaje es mayor al 100%, tienes tus números invertidos.

    Observe que se configuró una barra de datos en I5 para mostrar visualmente los ingresos gastados. ¿Recuerdas cómo hacer esto desde antes en nuestro libro de texto? Su hoja de enero ahora debería verse como la Figura 6.5.

    Hoja de enero con% de Ingresos Gastados que se muestra en barra azul oscuro al 74%. El saldo de resumen es de 690 dólares.
    Figura 6.5 Hoja de Enero con Fórmulas
    1. Ahora que terminamos de hacer cambios en todas las hojas mensuales a la vez, necesitamos desagruparlas. Haga clic con el botón derecho en una de las hojas agrupadas y elija Desagrupar hojas.

    Icono de Excel para MacLos usuarios de Mac mantienen presionada la tecla Ctrl, haga clic en una de las hojas agrupadas y elija Desagrupar hojas.

    Observe que las pestañas de las hojas ya no están en negrita y la palabra [Grupo] ya no está en la barra de título.

    1. Haga clic en varias de las hojas del mes para ver que se han agregado todas las fórmulas.
    2. Haga clic en la hoja de diciembre. Su hoja ahora debería verse como la Figura 6.6.
    Hoja de diciembre El% de los Ingresos Gastados es de 83% en barra azul oscuro. Las notas están vacías. El saldo de resumen es de 390 dólares.
    Figura 6.6 Hoja de Diciembre con Fórmulas
    1. Echa un vistazo a las Notas en la hoja de septiembre. Dice que la renta se elevó en septiembre, por lo que necesitamos cancelar nuestra Membresía de Gimnasio y mostrar $0 por el monto del Gimnasio en octubre, noviembre y diciembre.
    2. Agrupar las hojas de octubre, noviembre y diciembre. Si lo haces con éxito, estos nombres de tres hojas deben estar en negrita y la palabra [Grupo] o — Grupo aparecerá en la barra de Título.
    3. Da click en C13 y cambia la cantidad a $0. Pulse Intro.
    4. Desagrupe las hojas. Los saldos deben ser: octubre 605 dólares, noviembre 530 y diciembre 430.

    Actualización de habilidades

    Para Agrupar Hojas:
    Haga clic en la hoja situada más a la izquierda que desee agrupar; luego mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la hoja de más a la derecha que desee agrupar. Icono de Excel para MacLo mismo para Excel para Mac.

    Para desagrupar hojas:
    Haga clic con el botón derecho en una de las hojas agrupadas y elija Desagrupar hojas.

    Icono de Excel para MacLos usuarios de Mac mantienen presionada la tecla Ctrl, haga clic en una de las hojas agrupadas y elija Desagrupar hojas.

    Conclusiones clave

    • Puede mover, copiar, eliminar y cambiar el nombre de hojas fácilmente en su archivo Excel.
    • Agrupar hojas permite cambiar un grupo de hojas con el mismo formato al mismo tiempo.

    Atribución

    “6.1 Conceptos básicos de hojas múltiples” de Mary Schatz y Diane Shingledecker, Portland Community College está licenciado bajo CC BY 4.0


    This page titled 6.1: Conceptos básicos de hojas múltiples is shared under a CC BY-NC-SA license and was authored, remixed, and/or curated by Barbara Lave, Diane Shingledecker, Julie Romey, Noreen Brown, & Mary Schatz (OpenOregon) .