8.2: Cartas Comerciales
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¿Cuándo escribo una carta comercial?
Es apropiado enviar una carta comercial cada vez que desee realizar una correspondencia formal. Las cartas comerciales a menudo se envían a empresas, políticos e instituciones. Por insistente, si quisieras escribir una carta a tu congresista local sobre el financiamiento para tu escuela, expresarías tus preocupaciones en una carta comercial. Cuando le pides a una compañía un reembolso por un producto defectuoso, es mucho más probable que una carta comercial que un correo electrónico casual te devuelva tu dinero. Y cuando quieras indagar sobre una vacante laboral, una carta comercial te ayudará a obtener una respuesta favorable.
¿Cómo escribo una carta comercial?
Lo principal a recordar de una carta comercial es que debes seguir un formato específico. Las cartas comerciales siempre incluyen la fecha, la dirección del remitente, la dirección del destinatario, un saludo, un cuerpo y una línea de cierre.
La forma más común de formatear una carta comercial se llama formato de bloque. En el formato de bloques, todo debe estar justificado a la izquierda. La letra debe estar a un solo espacio, con doble espaciado entre cada párrafo. No aplicar sangría al inicio de cada párrafo. Debe elegir una fuente con buena legibilidad, como el tamaño 12 Times New Roman o Arial.
La Fecha
La primera línea de su carta debe ser la fecha en que se terminó la carta. Utilizar el formato de fecha aceptable en el país del destinatario. Por ejemplo, si le estás escribiendo a alguien en Estados Unidos, formatearías la fecha como el 1 de enero de 2010. No obstante, si le estás escribiendo a alguien en Europa, escribirías el 1 de enero de 2010. No abreviar el mes para ningún formato de fecha. Coloque una línea en blanco después de la fecha.
La dirección del remitente
El siguiente apartado de su carta debe ser la dirección del remitente; ya que usted está escribiendo la carta, esta será su dirección. Escribe tu nombre en la primera línea de la dirección. Escribe tu dirección postal en la segunda línea, y tu ciudad, estado y código postal en la tercera línea. Deja una línea en blanco después de tu dirección. También puede colocar la dirección del remitente después de la firma y el nombre impreso en la última línea de su carta; sin embargo, esto es estilístico y depende completamente de usted.
La Dirección del Destinatario
A continuación, debes incluir la dirección del destinatario, también llamada dirección interna, en tu carta. No importa qué formato esté utilizando, esta dirección siempre estará justificada a la izquierda. La primera línea de la dirección interior debe ser el nombre del destinatario. Si no puedes averiguar su nombre, puedes dejar esta línea fuera.
Al escribir una carta comercial, dirigirse siempre al destinatario por su título. Por ejemplo, escribiría “Presidente Obama” en lugar de “Sr. Obama” o “Barak Obama”. Si no conoces el estado civil de una mujer, puedes dirigirte a ella como “Sra.” Si una persona tiene varios títulos, trate de averiguar cuál prefiere que se dirija. Si no puedes obtener esta información, usa el título de clasificación más alto que tengan. Por ejemplo, si alguien tiene un doctorado y también es profesor, puedes dirigirte a ellos como “Dr. John Doe” o “John Doe, PhD”.
Si le estás escribiendo a alguien en una empresa (por ejemplo, si estabas escribiendo para preguntar sobre posibles oportunidades de prácticas), incluye el nombre de la empresa en la siguiente línea. Si está escribiendo a un individuo no asociado con una corporación, como un político, no tiene que incluir el nombre de la empresa. La siguiente línea debe ser la dirección del destinatario. La línea después de eso debe ser la ciudad, estado y código postal. Si está escribiendo a alguien fuera del país, incluya el país del destinatario en la siguiente línea en mayúsculas. Deje una línea en blanco después de la dirección del destinatario.
El Saludo
La siguiente línea de su carta debe ser el saludo. El saludo dirá “Estimado” seguido del mismo nombre que utilizó en la dirección del destinatario. Si dirigió su carta a “John Doe, PhD”, puede escribir “Querido Dr. Doe” en su saludo. Si no conoces el nombre del destinatario, puedes usar el saludo “A Quien Puede Concertar”. También puedes usar este saludo si desconoces el género del destinatario. Use dos puntos (:) después de su saludo y deje una línea en blanco después de él.
El Cuerpo
El primer párrafo de una carta comercial permite al destinatario saber de qué se trata la carta. Deberías comenzar tu carta con una línea de apertura educada que explique quién eres y por qué estás escribiendo. A continuación, indica el propósito de tu carta, pero mantenla concisa, explicarás todos los detalles en el resto de tu carta. Coloque una línea en blanco entre cada párrafo del cuerpo.
En los párrafos siguientes se explicarán todos los detalles relevantes de su carta al destinatario. En esta sección del cuerpo, explique por qué es importante el propósito de su carta, y proporcione hechos que respalden su caso. Sin embargo, asegúrate de mantener tu idioma conciso. Además, divide tus párrafos lógicamente. Si tu carta tiene dos puntos principales, debes usar dos párrafos corporales para proporcionar detalles y tu razonamiento.
El último párrafo del cuerpo actúa de manera muy parecida a la conclusión de un trabajo. Debes reafirmar tu propósito e incluir una breve palabra sobre por qué es importante. Debe concluir una carta comercial agradeciendo al lector su tiempo. Coloca una línea en blanco entre tu último párrafo corporal y tu cierre.
Clausura
El cierre de su carta deberá ser breve. “Sinceramente” es generalmente aceptado como un cierre formal, pero si estás escribiendo una carta comercial un poco informal puedes terminar con “Gracias”. Sólo capitalizar la primera palabra del cierre, y seguirla con una coma (,). Deja dos líneas en blanco y escribe tu nombre. Al imprimir la carta, coloque su firma entre el cierre y su nombre mecanografiado.
Recintos
Por último, si desea incluir algún artículo con su letra, enumérelos después de la palabra “Recintos” una línea debajo de su nombre mecanografiado. Un recinto puede ser cualquier cosa, desde un currículum hasta una muestra de escritura. Ten en cuenta que si quieres incluir una muestra del trabajo que has realizado para una empresa, debes asegurarte de tener derecho a compartir ese trabajo con otros.
Ejemplo de carta comercial
18 de enero de 1926
Sherlock Holmes
221B Calle Baker
Londres
Nero Wolfe
Calle 35 Oeste 506
Nueva York, Nueva York 10001
ESTADOS UNIDOS
Estimado Sr. Wolfe:
Mi nombre es Sherlock Holmes, y soy un investigador privado que opera fuera de Londres. He leído sobre su trabajo, y me gustaría que le asesoraran en un asunto de asuntos penales. Por el momento, estoy trabajando en un caso de secuestro muy difícil en el que el perpetrador ha exigido un rescate. Quisiera su opinión sobre cómo atrapar al delincuente, recuperar a la víctima y salvar a la familia una cuota considerable.
Hasta el momento, he reunido una serie de pistas. La víctima fue vista por última vez en el lado este de Londres a las 10 de la mañana del sábado 8 de enero. Ella es de la persuasión felina y a menudo se sabe que sale de casa por las mañanas para cazar ratones. Se dice que tiene un elegante abrigo marrón, ojos de zafiro y marcas blancas en cada una de sus patas. El lunes 10 de enero se entregó a la casa de la familia una nota de rescate mecanografiada; ésta exigía una suma de mil dólares americanos. La familia tiene hasta fin de mes para entregar el dinero.
Utilizando estas pruebas, he llegado a la conclusión de que un nativo de Gran Bretaña debió haber perpetrado el crimen. El énfasis en los dólares americanos es claramente una distracción, pero no una buena. Claramente, a nuestro delincuente le falta experiencia. Sospeché de cierto señor Moriarty por un tiempo, pero no sigue su patrón de comportamiento ir tras un gato. Estoy enviando copias de varios periódicos londinenses notables para que los leas, tal vez cojas algo que me he perdido.
Su asistencia en este asunto sería de gran ayuda. Es de gran importancia para la familia de la víctima que se haga justicia, y creo que su juicio profesional será de gran ayuda en mi solución de este caso. Muchas gracias por su tiempo respecto a este tema.
Sinceramente,
Sherlock Holmes
Adjunto: The London Times, The Telegraph, The London Evening Standard.
Preguntas de revisión
- Elaborar un esquema para el cuerpo de una carta formal comercial. Incluya el propósito de su carta en el primer párrafo, y los hechos y detalles relevantes para sustentar su propósito en los siguientes párrafos. Asegúrate de que tu párrafo de cierre represente tu propósito y refuerce por qué es importante.
- Redacte una carta comercial formal a un político local que aboge por un cambio en tu escuela o comunidad. Por ejemplo, podrías escribirle a tu representante estatal para expresar preocupaciones sobre el financiamiento de la biblioteca de tu escuela. También podrías escribirle a tu alcalde para que te proponga proyectos de limpieza comunitaria. ¡Escribe sobre una causa que te interese!