2.2: ¿Cómo Organiza la Información?
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El propósito de la escritura empresarial es comunicar hechos e ideas. Para lograr ese propósito, cada documento tiene componentes clave que deben estar presentes para que su audiencia lectora entienda el mensaje. Estos elementos pueden parecer simples hasta el punto de que puedas cuestionarte cómo cualquier escritor podría descuidarlos. Pero si tomas nota de la frecuencia con la que ocurren la falta de comunicación y los malentendidos, particularmente en las comunicaciones escritas, te darás cuenta de que sucede todo el tiempo. La omisión o negligencia puede ser intencional, pero a menudo es involuntaria; el escritor asume (erróneamente) que el lector comprenderá fácilmente un concepto, idea o el significado del mensaje.
Desde los antecedentes hasta el lenguaje, desde la cultura hasta la educación, son muchas las variables que entran en juego y hacen de la comunicación efectiva un reto. El grado en que abordes estos elementos básicos aumentará la efectividad de tus documentos. Cada documento deberá dirigirse a lo siguiente:
- Quién
- Qué
- Cuando
- Dónde
- Cómo
- (Y a veces) Por qué
Si tienes en mente estos elementos a medida que preparas tu documento, será más fácil decidir qué escribir y en qué orden. También te serán útiles cuando estés revisando tu documento antes de entregarlo. Si tu borrador omite alguno de estos elementos o lo aborda de manera poco clara, sabrás lo que debes hacer para arreglarlo.
Otra forma de abordar la organización de tu documento es con las pruebas clásicas conocidas como ethos, logos y pathos. Ethos, o su credibilidad, se cumplirá con su elección de fuentes y autoridad sobre el (los) tema (s). Tus logos, o la lógica de tus pensamientos representados a través del documento, permitirán al lector llegar a comprender las relaciones entre quién, qué, dónde, cuándo, etc. Si tus lectores no pueden seguir tu lógica perderán interés, dejarán de entender tu mensaje, y posiblemente ni siquiera lo leerán en absoluto. Por último, tu patetismo, o pasión y entusiasmo, se reflejará en tus elecciones de diseño y palabras. Si su documento no logra transmitir entusiasmo por el tema, ¿cómo puede esperar que el lector se interese? Cada documento, de hecho cada comunicación, representa aspectos de estos elementos clásicos.
DECLARACIONES DE PROPÓSITO GENERAL Y TESIS
No importa lo que implique tu proyecto de escritura empresarial, necesita transmitir alguna idea central. Para aclarar la idea en tu mente y asegurarte de que llegue a tu audiencia, escribe una declaración de tesis. Una declaración de tesis, o idea central, debe ser breve, específica y al grano. Steven Beebe y Susan Beebe (1997, p. 121-122) recomiendan cinco principios rectores al considerar su declaración de tesis. La declaración de tesis debería
- ser una declaración declarativa;
- ser una oración completa;
- usar lenguaje específico, no generalidades vagas;
- ser una sola idea;
- reflejar la consideración de la audiencia.
Esta afirmación es clave para el éxito de su documento. Si tu audiencia tiene que trabajar para averiguar exactamente de qué estás hablando, o cuál es tu propósito u objetivo declarado, será menos probable que lea, se vea influenciado o recuerde lo que ha escrito. Al exponer tu punto claramente en tu introducción, y luego referirte de nuevo a él en el cuerpo del documento y al final, ayudarás a tus lectores a entender y recordar tu mensaje.
PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS
Una vez que conoces los elementos básicos de tu mensaje, debes decidir en qué orden presentarlos a tu audiencia. Un principio de organización central te ayudará a determinar un orden lógico para tu información. Un principio común de organización es la cronología o el tiempo: el escritor cuenta lo que sucedió primero, luego lo que sucedió después, luego lo que está sucediendo ahora y, finalmente, lo que se espera que suceda en el futuro. Otro principio común de organización es la comparación: el escritor describe un producto, un argumento en un lado de un tema, o un posible curso de acción; y luego lo compara con otro producto, argumento o curso de acción.
Al decidir cómo organizar tu informe, tienes varios retos y muchas posibilidades de diferentes principios organizativos a utilizar. Parte de su introducción implicará una perspectiva histórica y una discusión de los eventos que llevaron desde el Primer Ferrocarril Transcontinental hasta la propuesta del Sistema Transamericano de Transporte. Otros aspectos incluirán comparar los viejos sistemas ferroviarios y viales con los nuevos, y el efecto transformador que esto tendrá en los negocios y la industria. Deberá reconocer las complejas relaciones y desafíos que la colaboración ha superado, y resaltar los beneficios comunes. Se le llamará a escribir documentos informativos como parte de una iniciativa de relaciones públicas, ensayos persuasivos para subrayar los beneficios para quienes prefieren el status quo, e incluso escribir discursos para celebraciones y premios.
Como ejemplo, imaginemos que eres un escritor de negocios dentro de la industria del transporte y te han asignado escribir una serie de piezas informativas sobre una iniciativa internacional llamada “Estudio del Sistema Transamericano de Transporte”. Así como el Primer Ferrocarril Transcontinental una vez unificó a Estados Unidos de este a oeste, lo que fue reforzado aún más por el Sistema de Carreteras Interestatales, el Sistema de Transporte TransAmerica propuesto facilitará la integración de los mercados de México, Estados Unidos y Canadá de norte a sur. El transporte ferroviario ha sido durante mucho tiempo una parte integral del sistema de transporte y distribución de mercancías en las Américas, y su papel será importante en este nuevo sistema.
La siguiente tabla, “Principios Organizadores”, enumera diecisiete principios organizativos diferentes y cómo podrían aplicarse a varias piezas que escribirías sobre el Sistema Transamericano de Transporte. La columna de la izquierda proporciona el nombre del principio organizador. La columna central explica el proceso de organización de un documento de acuerdo a cada principio, y la tercera columna proporciona un ejemplo.
| Principio Organizativo | Explicación del Proceso | Ejemplo |
|---|---|---|
| 1. Tiempo (Cronológico) | La estructuración de su documento por tiempo muestra una serie de eventos o pasos en un proceso, que normalmente tiene un principio, un medio y un final. “Érase una vez las historias” siguen un patrón cronológico. | Antes del Primer Ferrocarril Transcontinental, los eventos que llevaron a su construcción, y su impacto en los primeros Estados Unidos. Ejemplos adicionales pueden incluir proyectos de carreteras nacionales y el desarrollo de fletes aéreos confiables. Ahora podemos considerar el Sistema de Transporte TransAmerica y los eventos similares y distintos que nos llevaron a hoy. |
| 2. Comparativa | La estructuración de su documento, por comparación, se centra en las similitudes y/o diferencias entre puntos o conceptos. |
Una comparación de pre y post primer Transcontinental Railroad America, mostrando cómo la salud y la esperanza de vida mejoraron con el aumento del acceso a bienes y servicios. Otro ejemplo podría extraerse del flete aéreo, señalando que la donación de órganos en una parte del país ahora puede salvar una vida en otro estado o en la costa opuesta. De manera similar, el Sistema Transamericano de Transporte mejorará la vida de los ciudadanos de México, Estados Unidos y Canadá. |
| 3. Contraste | La estructuración de su documento mediante el uso de puntos contrastantes resalta las diferencias entre elementos y conceptos. | Un contraste de pre y post primer Transcontinental Railroad America que muestra cuánto tiempo tomó comunicarse vía carta, o cuánto tiempo tardó en mudarse al oeste. Justo a tiempo la entrega y el moderno sistema de carreteras y camiones pueden servir como ejemplo de contraste. El Sistema Transamericano de Transporte reducirá el tiempo de despacho aduanero al tiempo que aumentará la seguridad fronteriza junto con la red de distribución. |
| 4. Causa y Efecto | La estructuración de su documento por causa y efecto, la estructuración establece una relación entre dos eventos o situaciones, dejando clara la conexión. | El movimiento de personas y bienes hacia el oeste creció considerablemente de 1750 a 1850. Con la disponibilidad de una nueva y más rápida forma de ir al Oeste, la gente generalmente apoyó su construcción. Tanto los modernos sistemas de transporte aéreo como de carretera pueden servir de ejemplo, señalando cómo las personas, los bienes y los servicios pueden ser entregados en plazos drásticamente reducidos. Los ciudadanos de los tres países involucrados han estado cada vez más involucrados en el comercio, y el movimiento a través de las fronteras comunes a través del Sistema Transamericano de Transporte permitirá el movimiento de bienes y servicios con gran eficiencia. |
| 5. Problema y solución | Estructurar tu documento por problema y solución significa que declaras el problema y detallas cómo se resolvió. Este enfoque es efectivo para discursos persuasivos. | Los fabricantes estaban produciendo mejores bienes por menos dinero al inicio de la Revolución Industrial, pero carecían de un método rápido y efectivo para llevar sus productos a mercados en crecimiento. El Primer Ferrocarril Transcontinental les dio velocidad, economía y acceso a nuevos mercados. Las autopistas y las rutas aéreas han incrementado drásticamente esta tendencia. De manera similar, este nuevo sistema es el siguiente paso evolutivo en la integración y crecimiento de nuestros mercados comunes. |
| 6. Clasificación (Categórica) | La estructuración de su documento por clasificación establece categorías. | En su momento en que Estados Unidos consideró el Primer Ferrocarril Transcontinental, existían tres tipos principales de transporte: por agua, a caballo y a pie. Ahora el transporte ferroviario, por carretera y aéreo es la norma en todos los negocios y la industria. |
| 7. Biográfico | Estructurar su documento por biografía significa examinar a personas específicas en su relación con el tema central. |
|
| 8. Espacio (espacial) | Estructurar tu documento por espacio implica las partes de algo y cómo encajan para formar el todo. | Un tren utiliza una fuente de calor para calentar agua, crear vapor y girar una turbina, que mueve una palanca, lo que hace que una rueda se mueva en una vía. Un paquete recogido en una oficina en Nueva York por la mañana se entrega a otra en Los Ángeles por la tarde. Desde un puerto del Pacífico en el norte de México hasta un mercado en Chicago o Canadá, este sistema unifica el movimiento de bienes y servicios. |
| 9. Ascendente y Descendente | Estructurar su documento por orden ascendente o descendente implica centrarse en la cantidad y la calidad. Una buena historia (calidad) lleva al panorama más amplio o al revés. | Un día en la vida de un viajero en 1800. Desarrollos incrementales en el transporte hasta el presente expresados a través de estadísticas, gráficas, mapas y tablas. Un día en la vida de un viajero en 1960, 1980, o incluso 2000, con ejemplos visuales de cambios y tendencias también puede contribuir al documento. Un día en la vida de un viajero en 2009 comparado con el movimiento relativamente lento de bienes y servicios, limitado por una red de transporte anticuada que impacta negativamente la eficiencia. |
| 10. Psicológico | También se llama “Secuencia Motivada de Monroe” (Ayres & Miller, 1994). Estructurar tu documento sobre los aspectos psicológicos de la audiencia implica enfocarte en sus necesidades y deseos inherentes. Ver Maslow (1970) y Schutz (1966). El autor llama la atención sobre una necesidad, luego se enfoca en la satisfacción de la necesidad, visualización de la solución, y termina con una acción propuesta o histórica. Útil para un mensaje persuasivo. | Cuando las familias en el año 1800 salieron al oeste, rara vez regresaban a ver a familiares y amigos. El país en su conjunto era una extensión de esta familia distendida, separada por el tiempo y la distancia. El ferrocarril, las carreteras y los viajes aéreos unieron a las familias y al país. De la misma manera, los mercados comunes ya existen en los tres países pero permanecen separados por el tiempo, la distancia y un sistema anticuado programado para una mejora significativa. |
| 11. Eliminación | Estructurar su documento utilizando el proceso de eliminación implica delinear todas las posibilidades. | El Primer Ferrocarril Transcontinental ayudó a allanar el camino para la destrucción del modo de vida de los nativos americanos en 1870. Después de examinar tratados, reubicación y reservas, pérdida del búfalo, enfermedad y guerra, el ferrocarril puede considerarse con precisión el catalizador para el final de una era. De las lecciones de la historia, podemos aprender a proteger y preservar nuestras distintas culturas, idiomas y territorios soberanos a medida que integramos un sistema de transporte común para nuestro beneficio mutuo y seguridad. |
| 12. Ejemplo | Estructurar su documento con el ejemplo implica proporcionar ejemplos vívidos y específicos (a diferencia de representaciones abstractas de datos) para apoyar los puntos principales | Así como una vez tardaron semanas, incluso meses, para que una simple carta se trasladara de costa a costa, los bienes y servicios han tenido un largo y arduo proceso desde la importación hasta el mercado. Por ejemplo, el popular juguete navideño X, importado a México desde China en septiembre, bien podría no estar en las estanterías de las tiendas para el 25 de diciembre bajo el antiguo sistema. Ahora puede pasar de la importación al mercado en menos de dos semanas. |
| 13. Proceso y Procedimiento | Estructurar su documento por proceso y procedimiento es similar al patrón organizacional temporal (cronológico) con la distinción de pasos o fases que conducen a un objetivo final completo. Esto a menudo se conoce como el patrón organizacional de “cómo hacerlo”. | Desde la concepción hasta el diseño, la fabricación, el empaque, el transporte y la inspección, hasta el soporte de ventas y ventas, examinemos cómo el nuevo sistema de transporte facilita una mayor eficiencia en la entrega al mercado y soporte de productos. |
| 14. Patrón de punto | Estructurar su documento en una serie de puntos permite alinear la presentación de diversas aseveraciones en un argumento cohesivo con un claro soporte. | El TransAmerica Transportation System ofrece varias ventajas: seguridad, velocidad, eficiencia y reducción de costos. |
| 15. Definición | La estructuración de su documento con una definición guía permite una introducción clara de términos y conceptos al tiempo que reduce la probabilidad de mala interpretación. | El Sistema Transamericano de Transporte puede definirse por su propósito, sus componentes integrados y su impacto en el movimiento seguro de bienes y servicios a través de fronteras comunes. |
| 16. Testimonial | Estructurar su documento en torno a un testimonio, o relato en primera persona de la experiencia puede ser una manera efectiva de hacer un concepto abstracto más claro a una audiencia. | De acuerdo con la Sra. X, propietaria de InterCountry Trading Company, anteriormente tardaba 12 semanas en importar, limpiar y entregar un producto de México a Estados Unidos, y cuatro semanas adicionales para recibir la entrega en Canadá. Ahora el proceso lleva menos de dos semanas. |
| 17. Ceremonial (Eventos, Ceremonias o Celebraciones) | Estructurar su documento enfocándose en lo siguiente: | Agradeciendo a los representantes, constructores y a todos los involucrados en la construcción del Sistema Transamericano de Transporte. El ferrocarril unirá a Estados Unidos, y nos acercará más en términos de comercio, comunicación y familia. Gracias por participar en la dedicación de hoy. |
ESBOZA
Lo más probable es que hayas aprendido los principios básicos de delinear en los cursos de escritura en inglés: un esquema es un marco que organiza ideas principales e ideas subordinadas en una serie jerárquica de números romanos y letras alfabéticas. La columna derecha del Cuadro 2 “Esquema 1” presenta un esquema genérico en un estilo clásico. En la columna de la izquierda, los tres elementos estructurales principales de un documento informativo están vinculados al esquema. Tu tarea es rellenar el esquema de la columna derecha con las ideas y puntos reales que estás haciendo en tu proyecto de escritura. Siéntase libre de adaptarlo y adaptarlo a sus necesidades, dependiendo de los detalles de su informe, carta u otros documentos.
| Introducción | Idea Principal |
|---|---|
| Cuerpo | I. Idea Principal: Punto 1 Subpunto 1 A. 1 Información específica 1 A. 2 Información específica 2 |
| Cuerpo |
II. Idea principal: Punto 2 Subpunto 1 III. Idea principal: Punto 3 Subpunto 1 |
| Conclusión | Resumen: Puntos principales 1—3 |
El Cuadro 3 “Esquema 2” presenta una forma alternativa de esquema que puede ser más adecuada para documentos breves como cartas y correos electrónicos. Puede utilizar este formato como modelo o modificarlo según sea necesario.
| 1. Introducción | Propósito general, declaración o declaración de tesis |
|---|---|
| 2. Cuerpo | Punto 1: Punto 2: Punto 3: |
| 3. Conclusión | Resumir puntos principales |
PÁRRAFOS
Los párrafos son cómo empaquetamos la información en la comunicación empresarial, y cuanto más eficiente sea el paquete, más fácil se puede entregar el significado.
Tal vez desee pensar en cada párrafo como un pequeño ensayo dentro de una plataforma de información más amplia, definida por una tesis rectora y un principio organizativo. El formato estándar de ensayo de cinco párrafos utilizado en los trabajos universitarios se refleja en párrafos individuales. A menudo los ensayos universitarios tienen un recuento mínimo o máximo de palabras, pero los párrafos casi nunca han establecido límites. Cada párrafo se centra en una idea central. Puede ser tan largo o tan corto como sea necesario para transmitir el mensaje pero recuerde a su audiencia y evite párrafos largos y prolongados que pueden perder la atención de su lector.
Así como un documento generalmente tiene una introducción, cuerpo y conclusión, también lo hace un párrafo. Cada párrafo tiene una idea, pensamiento o propósito que se expresa en una oración introductoria. A esto le siguen una o más oraciones de apoyo y se concluye con una declaración sumaria y transición o enlace a la siguiente idea, o párrafo. Abordemos cada uno por turno:
- En la oración temática se establece la tesis principal, propósito o tema
del párrafo; define la materia a tratar en
dicho párrafo. - Las oraciones corporales apoyan la oración temática y se relacionan claramente con la materia del párrafo y documento general. Pueden utilizar un principio organizativo similar al del propio documento (cronología, contraste, espacial) o introducir un principio organizativo relacionado (punto por punto, proceso o procedimiento).
- La frase de conclusión pone fin al párrafo; puede hacerlo de cualquiera de varias maneras. Podrá reforzar el punto principal del párrafo, resumir las relaciones entre las oraciones corporales, y/o servir de transición al siguiente párrafo.
SENTENCIAS EFECTIVAS
Hemos hablado de la organización de documentos y párrafos, pero ¿qué pasa con la organización de las sentencias? Probablemente hayas aprendido en los cursos de inglés que cada oración necesita tener un sujeto y un verbo; la mayoría de las oraciones también tienen un objeto. Existen cuatro tipos básicos de oraciones: declarativas, imperativas, interrogativas y exclamatorias. Aquí hay algunos ejemplos:
- Declarativo — Estás invitado a unirte a nosotros para almorzar.
- Imperativo — Por favor únete a nosotros para el almuerzo.
- Interrogativo — ¿Te gustaría acompañarnos para almorzar?
- Exclamatorio — ¡Estoy muy contento de que puedas unirte a nosotros!
Las oraciones declarativas hacen una declaración, mientras que las oraciones interrogativas hacen una pregunta. Las oraciones imperativas transmiten un comando, y las oraciones de exclamación expresan una fuerte emoción. Las oraciones interrogativas y exclamatorias son fáciles de identificar por su puntuación final, un signo de interrogación y un signo de exclamación, respectivamente. En la redacción de negocios, las oraciones declarativas e imperativas se utilizan con mayor frecuencia.
También hay oraciones compuestas y complejas, que pueden usar dos o más de los cuatro tipos básicos en combinación:
- Sentencia simple — Las ventas han aumentado.
- Sentencia compuesta — Las ventas han aumentado, y tenemos que agradecerle al personal de ventas.
- Sentencia compleja — Aunque la economía ha estado en recesión, las ventas han aumentado.
- Sentencia compleja compuesta — Aunque la economía ha estado en recesión, las ventas han aumentado, y tenemos personal de ventas que agradecer por ello.
En nuestra sencilla frase, “ventas” sirve como sujeto y “han aumentado” sirve como verbo. La oración es una cláusula independiente, capaz de mantenerse sola porque tiene las dos partes básicas que constituyen una oración completa: un sujeto y un verbo. En nuestra oración compuesta, tenemos dos cláusulas independientes que podrían estar solas; a ellas se les une una coma y la conjunción “y”. En nuestra compleja frase, tenemos una cláusula independiente, “las ventas han aumentado”, combinado con una cláusula dependiente, “aunque la economía ha estado en recesión”. Añadiendo la conjunción subordinada “aunque” convierte la cláusula por lo demás independiente “la economía ha estado en recesión” en una cláusula dependiente que no puede estar sola. Las oraciones compuestas complejas combinan al menos dos cláusulas independientes y una cláusula dependiente.
La capacidad de escribir oraciones completas y correctas es como cualquier otra habilidad, viene con la práctica. Cuanta más escritura hagas, a medida que haces un esfuerzo por usar la gramática correcta, más fácil será. Las audiencias de lectura, particularmente en un contexto empresarial, no perderán su tiempo en una escritura deficiente y seguirán adelante. Tu reto como escritor de negocios efectivo es saber lo que vas a escribir y luego hacerlo aparecer, a través de palabras, símbolos e imágenes, de una manera clara y concisa.
Las oraciones deben evitar ser vagas y enfocarse en contenido específico. Cada oración debe transmitir un pensamiento completo; una oración vaga no cumple con estos criterios. El lector se queda preguntándose qué se suponía que debía transmitir la oración.
- Vago — Podemos facilitar soluciones en busca del éxito aprovechando nuestras fortalezas centrales.
- Específico — Mediante el uso de nuestros conocimientos, experiencia y capacidades, podemos alcanzar los objetivos de producción para el próximo trimestre.
Las oraciones efectivas también limitan el rango y alcance de cada pensamiento completo, evitando la complejidad innecesaria. En ocasiones, los escritores equiparan erróneamente oraciones largas y complejas con excelencia y habilidad. Las frases claras, concisas y a menudo breves sirven para comunicar ideas y conceptos de manera efectiva y eficiente que las oraciones complejas y difíciles de seguir no hacen:
- Complejo: el transporte aéreo presenta una velocidad de entrega de manera que pocas otras formas de transporte pueden igualar, incluyendo tractor-remolque y ferrocarril, y está fácilmente disponible para el consumidor individual y el cliente corporativo por igual.
- Claro: el transporte aéreo es accesible y más rápido que el ferrocarril o el transporte por carretera.
Las oraciones efectivas son completas, que contienen un sujeto y un verbo. Las oraciones incompletas, también conocidas como fragmentos de oración, demuestran que no se presta atención a los detalles. A menudo invitan a malentendidos, que es lo opuesto a nuestro objetivo en la comunicación empresarial.
- Fragmentos — Aunque el transporte aéreo es rápido. Cuesta más que el transporte por camión.
- Completo — Aunque el transporte aéreo es rápido, cuesta más que el transporte por carretera.
La escritura empresarial efectiva evita el lenguaje burocrático y las frases que son el sello distintivo de la decoración. La decoración es un reflejo del ritual, y el ritual tiene su papel. Si eres el gobernador de un estado, y quieres hacer una resolución declarando hoy como Día de Concientización sobre el VIH/SIDA, se te permite iniciar el documento con “Considerando” por su importancia ritual. De igual manera, si estás escribiendo un documento legal, la tradición exige ciertas frases estándar como “conoce a todos los hombres por estos regalos”. No obstante, en la escritura estándar de negocios, lo mejor es abstenerse de utilizar frases burocráticas y palabras rituales que decoren y distraigan al lector de tu significado claro y esencial. Si el cliente, cliente o proveedor no entiende el mensaje la primera vez, cada intento de seguimiento para aclarar el significado a través de la interacción es un costo. El Cuadro 4 “Frases burocráticas y alternativas estándar” presenta algunos ejemplos de frases burocráticas comunes y alternativas estándar al inglés.
| Frase burocrática | Alternativas al inglés estándar |
|---|---|
| En la actualidad | Ahora, hoy |
| En relación con la cuestión de | En cuanto a, sobre |
| A pesar de que | Aunque, mientras que, aunque |
| Debido a que | Porque, ya que, como |
| Implementar una investigación de | Averiguar, investigar |
| En la medida en que | Porque, ya que, como |
| Se ha sugerido | [Nombre de la persona u organización] ha sugerido, dicho o declarado |
| Se cree que | [Nombre de la persona u organización] cree, piensa o dice que |
| Es opinión del autor | Creo que creo, en mi opinión |
| Hasta el momento en que | Hasta, cuando |
| Con excepción de | Excepto, aparte de |
En la comunicación oral, la repetición puede ser una estrategia efectiva para reforzar un mensaje, pero en la comunicación escrita, agrega longitud innecesaria a un documento y perjudica la claridad.
- Redundante — En esta época el transporte aéreo por parte de una compañía aérea es el claro ganador sobre los modos alternativos de transporte para la velocidad y el cumplimiento de plazos ajustados.
- Claro — Hoy en día el transporte aéreo es más rápido que otros métodos.
Cuando un escritor afirma que algo es un “hecho verdadero”, un grupo logró un “consenso de opinión”, o que se declaró el “resultado final”, las elecciones de palabras reflejan una redundancia innecesaria. Un hecho, consenso o resultado no necesita calificarse con palabras que indiquen conceptos similares. Si es un hecho, es cierto. Un consenso, por definición, se forma en un grupo a partir de diversas opiniones. Un desenlace es el resultado final, por lo que sumar la palabra “final” repite el hecho innecesariamente.
En la escritura empresarial, buscamos una escritura clara y concisa que hable por sí misma con poca o ninguna mala interpretación. Cuanto más compleja se vuelve una oración, más fácil es perder la noción de su significado. Cuando consideramos que puede ser leído por alguien para quien el inglés es un segundo idioma, la compleja oración se vuelve aún más problemática. Si consideramos su traducción, agregamos otra capa de complejidad que puede llevar a la falta de comunicación. Por último, las oraciones efectivas siguen la fórmula KISS para el éxito: Keep It Simple—Simplify!
TRANSICIONES
Si ibas a construir una casa, necesitarías una base sólida.
¿Podrías poner las vigas para sostener tu techo en su lugar sin nada que los mantenga en su lugar? Por supuesto que no; se caerían enseguida. De la misma manera, las columnas o vigas son como las ideas principales de tu documento. Necesitan tener conexiones entre sí para que se vuelvan interdependientes y se queden donde los quieras para que tu casa, o tu escritura, no se caiga abajo.
Las transiciones involucran palabras o dispositivos visuales que ayudan a la audiencia a seguir las ideas del autor, conectar los puntos principales entre sí y ver las relaciones que has creado en la información que estás presentando. A menudo se les describe como puentes entre ideas, pensamientos o conceptos, proporcionando algún sentido de dónde has estado y hacia dónde vas con tu documento. Las transiciones guían a la audiencia en la progresión de una idea, concepto o punto significativo al siguiente. También pueden mostrar las relaciones entre el punto principal y el soporte que está utilizando para ilustrar su punto, proporcionar ejemplos para ello, o referirse a fuentes externas. El Cuadro 5 “Tipos de Transiciones en la Escritura” es un resumen de catorce tipos diferentes de transiciones. Considérelos mientras contempla cómo reunir su información y tomar notas sobre su esquema.
| Tipo | Definición | Ejemplos |
|---|---|---|
| 1. Previas internas | Un avance interno es una breve declaración en referencia a un punto que vas a hacer. Puede pronosticar o presagiar el punto principal en su documento. | Si miramos hacia adelante, a continuación examinaremos, ahora podemos centrar nuestra atención en, primero, veremos, luego examinaremos |
| 2. Letreros | Una señal alerta a la audiencia que estás pasando de un tema a otro. Las señales o las palabras señalizadoras llaman la atención sobre sí mismas y enfocan la atención del público. | Detente y considere, ya podemos abordar, volteando desde/hacia, otro, esto me recuerda, me gustaría enfatizar |
| 3. Resúmenes internos | Un resumen interno abarca brevemente la información o alude a la información introducida anteriormente. Puede recordar a una audiencia un punto anterior y reforzar la información cubierta en su documento. | Como he dicho, como hemos visto, como se mencionó anteriormente, en todo caso, en conclusión, es decir, en definitiva, en conjunto, por lo tanto, para resumir, como resultado, como se ha señalado anteriormente, |
| 4. Secuencia | Una transición de secuencia describe un orden jerárquico o una serie de pasos en su documento. Puede ilustrar orden o pasos en un proceso lógico. | Primero... segundo... tercero, además, siguiente, último, todavía, también, y luego, además, finalmente |
| 5. Tiempo | Una transición temporal se centra en los aspectos cronológicos de su orden. Particularmente útil en un artículo que utiliza una historia, esta transición puede ilustrar para la audiencia la progresión del tiempo. | Antes, antes, inmediatamente, mientras tanto, en el pasado, últimamente, más tarde, mientras tanto, ahora, actualmente, poco, simultáneamente, ya que, hasta el momento, tan pronto como, por fin, en longitud, en ese momento, entonces, hasta, después |
| 6. Adición | Una adición o transición aditiva contribuye a un punto previo. Esta transición puede basarse en un punto previo y extender la discusión. | Adicionalmente, sin mencionar, además de, además, tampoco, ni, además, en, de hecho, como cuestión de hecho, en realidad, no solo, sino también, así como |
| 7. Similaridad | Una transición por similitud dibuja un paralelo entre dos ideas, conceptos o ejemplos. Puede indicar un área común entre puntos para el público. | De la misma manera, por la misma razón, igualmente, de manera similar, tal y como hemos visto, en la misma línea |
| 8. Comparativa | Una transición, por comparación, establece una distinción entre dos ideas, conceptos o ejemplos. Puede indicar un área común o divergente entre puntos para el público. | Como, en relación con, más grande que, el más rápido, más grande que, que cualquier otro, es más grande que, ambos, ya sea... o, igualmente |
| 9. Contraste | Una transición, por el contrario, establece una distinción de diferencia, oposición o irregularidad entre dos ideas, conceptos o ejemplos. Esta transición puede indicar una distinción clave entre puntos para el público. | Pero, ni... ni, sin embargo por otro lado, aunque, a pesar, aunque, en contraste, a pesar de, por el contrario, a diferencia, mientras que en cambio, sin embargo, no obstante, independientemente, todavía, aunque, sin embargo, aunque |
| 10. Causa y Efecto, Resultado | Una transición por causa y efecto o resultado ilustra una relación entre dos ideas, conceptos o ejemplos y puede enfocarse en el resultado o resultado. Puede ilustrar una relación entre puntos para el público. | En consecuencia, porque, en consecuencia, para ello, en consecuencia, así, entonces, por lo tanto, con ello, así, a tal efecto, por esta razón, como resultado, porque, por lo tanto, consecuentemente, como consecuencia, y el resultado fue |
| 11. Ejemplos | Una transición por ejemplo ilustra una conexión entre un punto y un ejemplo o ejemplos. Es posible que las ayudas visuales funcionen bien con este tipo de transición. |
De hecho, como podemos ver, después de todo, incluso, por ejemplo, por ejemplo, claro, específicamente, como, en el siguiente ejemplo, para ilustrar mi punto |
| 12. Lugar | Una transición de lugar se refiere a una ubicación, a menudo en un ensayo organizado espacialmente, de un punto de énfasis a otro. Nuevamente, las ayudas visuales funcionan bien cuando se discute la ubicación física con el público lector. |
opuesto a, ahí, a la izquierda, a la derecha, arriba, adyacente a, en otro lugar, lejos, más adelante, abajo, más allá, más cerca de, aquí, cerca, cerca, junto a |
| 13. Aclaración | Una transición de aclaración reafirma o desarrolla aún más una idea o punto principal. También puede servir como señal a un punto clave. | Para aclarar, es decir, quiero decir, decirlo de otra manera, es decir, reformularlo, para explicar, esto significa |
| 14. Concesión | Una transición de concesión indica conocimiento de información contraria. Puede abordar una percepción que la audiencia pueda tener y permitir una aclaración. | Podemos ver que si bien, aunque es cierto que, concedido que, si bien puede parecer que, naturalmente, por supuesto, puedo verlo, admito que mientras |
LLAVE PARA LLEVAR
La organización es la clave para aclarar la escritura. Organice su documento utilizando elementos clave, un principio de organización y un esquema. Organiza tus párrafos y oraciones para que tu audiencia pueda entenderlos, y usa transiciones para pasar de un punto a otro.
EJERCICIOS
- ¿Qué funciones desempeña la organización en un documento? ¿Pueden ser positivos o negativos? Explicarlo y discutirlo con un compañero de clase.
- Cree un esquema a partir de un artículo o documento de muestra. ¿Se nota un patrón organizacional? Explicarlo y discutirlo con un compañero de clase.
- Encuentre un ejemplo de una oración deficiente o un error ortográfico o gramatical que se publicó en línea o en forma impresa y comparta sus hallazgos con la clase.
- ¿Cuáles de las siguientes frases son buenos ejemplos de inglés comercial correcto y claro? Para las oraciones que necesiten mejoras, describa lo que está mal y escriba una oración que corrija el problema. Discuta sus respuestas con sus compañeros de clase.
- Marlys ha sido elegida para recibir una promoción el próximo mes.
- Porque su trabajo es ejemplar.
- En el momento en que sea factible, es intención de nuestro departamento facilitar una reunión de almuerzo para felicitar a Marlys
- Como resultado del análisis de asignación presupuestal y examen de nuestra condición financiera, se indica que la compensación salarial para Marlys puede incrementarse en grado limitado.
- ¿Cuándo será oficial la promoción de Marlys?
- ¡Tengo tanta envidia!
- Entre los que reciben promociones, Marlys, Bob, Germaine, Terry y Akiko.
- El mandatario pidió a todos los que recibían promociones que acudieran a la reunión.
- Por favor, asista a una reunión para todos los empleados que serán promovidos el próximo mes.
- Marlys pretende utilizar su nuevo puesto para orientar a los empleados que se incorporen a la firma, lo que fomentará el compromiso y los buenos hábitos laborales.
LICENCIAS Y Atribuciones
- Inglés para el éxito empresarial por Scott McLean bajo licencia (CC BY-NC-SA 4.0)