2.9: Informes de recomendación y factibilidad
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Objetivos de aprendizaje
Al finalizar este capítulo, los lectores podrán hacer lo siguiente:
- Explicar las diferencias entre los informes de recomendación, factibilidad y evaluación.
- Definir los componentes comunes de los informes de recomendación y factibilidad.
- Explicar y aplicar estrategias de organización para los informes.
Informes de Recomendación y Factibilidad
Este capítulo aborda un grupo vagamente definido de tipos de informes que examinan una situación, evalúan las pruebas y emiten un juicio.
Algunas distinciones bastante finas...
Los informes en esta categoría vagamente definida se denominan informes de factibilidad, informes de recomendación, informes de evaluación, informes de evaluación y quién sabe qué más. Todos hacen aproximadamente lo mismo: proporcionan opiniones cuidadosamente estudiadas y, a veces, recomendaciones. Hay algunas diferencias sutiles entre algunos de estos tipos.
Informe de factibilidad
Este tipo de reporte estudia una situación (por ejemplo, un problema u oportunidad) y un plan para hacer algo al respecto y luego determina si ese plan es “factible"—si es práctico en términos de tecnología actual, economía, necesidades sociales, etc. El informe de factibilidad responde a la pregunta “¿Deberíamos implementar el Plan X?” diciendo “sí” o “no”, pero más a menudo, “tal vez”. No sólo da una recomendación, también proporciona los datos y el razonamiento detrás de esa recomendación.
Informe de recomendación
Este tipo de reporte parte de una necesidad declarada, una selección de opciones, o ambas, y luego recomienda una, algunas o ninguna. Por ejemplo, una empresa podría estar buscando software de verificación de gramática y querer una recomendación sobre qué producto es el mejor. Como redactor del informe sobre este proyecto, podrías estudiar el mercado para este tipo de aplicaciones y recomendar un producto en particular, un par de productos (que quizás difieren en sus fortalezas y sus debilidades), o ninguno (tal vez ninguno de ellos sea bueno). El informe de recomendación responde a la pregunta “¿Qué opción debemos elegir?” (o en algunos casos “¿Cuáles son las mejores opciones?) recomendando el Producto B, o tal vez ambos Productos B y C, o ninguno de los productos.
Informe de evaluación
Este tipo de reporte proporciona una opinión o juicio en lugar de una respuesta de sí-no-tal vez o una recomendación. Proporciona una opinión estudiada sobre el valor o valor de algo. Por ejemplo, desde hace más de un año la ciudad de Austin contaba con transporte gratuito en autobús en un intento de aumentar el número de pasajeros y reducir el tráfico de automóviles. ¿Funcionó? ¿Merecía la pena? — Se trata de preguntas que un informe de evaluación intentaría responder. Este tipo de reporte compara una cosa con un conjunto de requisitos (o criterios) y determina qué tan bien cumple con esos requisitos. (Y claro que puede haber una recomendación: continuar el proyecto, desecharlo, cambiarlo u otras posibilidades).
Como puede ver, estas distinciones son bastante finas, y se superponen. En la escritura del mundo real, estos tipos a menudo se combinan, es posible que vea que los elementos del informe de recomendación se combinan con el informe de viabilidad, por ejemplo. Por supuesto, a los escritores de estos informes no les importa qué tipo están escribiendo, ¡y bueno, no deberían! Están tratando de hacer un trabajo.
Contenidos típicos: Informes de recomendación y factibilidad
Sea cual sea el tono de factibilidad o informe de recomendación que escribas, como sea el nombre que la gente lo llame, la mayoría de las secciones y la organización de esas secciones son aproximadamente las mismas.
El principio estructural que sustenta este tipo de reporte es simple: usted proporciona no sólo su recomendación, elección o juicio, sino también los datos y las conclusiones conducentes a ello. De esa manera, los lectores pueden verificar tus hallazgos, tu lógica y tus conclusiones y llegar a una visión completamente diferente. Pero, más probablemente, se convencerán por toda su minuciosa investigación y documentación.
Introducción
Al igual que con cualquier informe técnico, la introducción establece el propósito del informe (en este caso, indicar que se trata de un informe de recomendación, factibilidad o evaluación), especifica la audiencia prevista del informe, proporciona una descripción limitada del contexto y antecedentes del informe, pronostica el alcance del informe, y previsualiza el contenido y/o la organización del informe.
Descripción/definición del problema
Si el problema es complejo, amplíe la situación que mencionó brevemente en la Introducción, y recuerde a los lectores por qué están leyendo su informe. ¿Cuál es el problema? ¿Por qué es un problema? ¿Por qué necesita una solución? ¿Cómo ayudará este informe a abordar el problema?
El tamaño de esta sección puede variar enormemente. Si el público está profundamente familiarizado con el problema, es posible que pueda omitir esta sección y resumir el problema en la introducción del informe. O podría incluir una breve sección de descripción del problema que resuma los puntos principales del problema. O tal vez necesites profundizar en los detalles para demostrar que la audiencia debe tomarte a ti y a tu reporte en serio. Alternativamente, si la audiencia está lidiando con un problema que no entiende completamente, entonces es posible que deba escribir una descripción detallada del problema para justificar la existencia de su informe.
Antecedentes Técnicos
Si los lectores no están familiarizados con los temas, objetos o técnicas discutidos en el informe, entonces es posible que deba incluir una sección separada en la que explique cualquier información que requiera habilidades o conocimientos especializados. Esta sección suele ir después de la descripción del problema o en un apéndice. Alternativamente, puede tener más sentido encajar la discusión técnica en las secciones de comparación donde sea relevante.
Por ejemplo, una discusión sobre la potencia y la velocidad de las computadoras tablet va a necesitar alguna discusión sobre RAM, megahercios y procesadores. ¿Deberías poner eso en una sección que compare las tabletas según potencia y velocidad? ¿O debería mantener la comparación ordenada y limpia, limitada estrictamente a la comparación y a la conclusión, y poner la discusión técnica en una sección separada?
Figura\(\PageIndex{1}\)
Requerimientos/Criterios de Toma
Si tu reporte técnico requiere que hagas un juicio de algún tipo, ¿es factible el proyecto? ¿Cuál es la mejor opción? ¿el artículo pasó o reprobó una prueba? —describir y definir los factores que guían su decisión. Ejemplos comunes de criterios de toma de decisiones incluyen costos, horarios, opiniones populares, necesidades demostradas y grados de calidad. Aquí hay algunos ejemplos:
- Si está tratando de recomendar una tableta para su uso por los empleados, es probable que sus requisitos impliquen el tamaño, el costo, el almacenamiento en el disco duro, la calidad de la pantalla, la durabilidad y la función de la batería.
- Si está estudiando la viabilidad de proporcionar a cada estudiante de Austin Community College una identificación en la red informática de ACC, deberá definir los requisitos básicos de dicho programa, qué se espera que logre, problemas que tendría que evitar, etc.
- Si estás evaluando el programa de transporte gratuito en autobús en Austin, necesitarás saber qué se esperaba del programa y luego comparar sus resultados reales con esos requisitos.
- Valores numéricos: Muchos requisitos se establecen como valores numéricos máximos o mínimos. Por ejemplo, puede haber un requisito de costo: la tableta no debería costar más de $900.
- Valores de sí/no: Algunos requisitos son simplemente una pregunta de sí-no. ¿La tablet viene equipada con Bluetooth? ¿El auto está equipado con reconocimiento de voz?
- Valores de calificaciones: En algunos casos, las consideraciones clave no pueden manejarse ni con valores numéricos ni con valores de sí/no. Por ejemplo, su organización podría querer una tableta que tenga una calificación de facilidad de uso de al menos “buena” por parte de algún grupo de calificaciones aceptado a nivel nacional. O tal vez tengas que asignar calificaciones tú mismo.
Los criterios pueden necesitar ser definidos en un nivel bastante granular. Por ejemplo, el “sabor a chocolate” puede ser un criterio para elegir entre marcas de trufas de chocolate, pero ¿qué define un sabor a chocolate deseable? ¿Quieres un sabor a chocolate con leche? ¿Un sabor a chocolate negro? ¿Chocolate blanco? ¿Un porcentaje alto o bajo de cacao? ¿Dulce, amargo o picante? ¿Granos de cacao de origen único o una mezcla? Si es de origen único, ¿quieres ghaniano, venezolano, hondureño, ecuatoriano o filipino?
La sección de criterios también debe discutir la importancia de los requisitos individuales en relación entre sí. Imagínese la situación típica donde ninguna opción es la mejor en todas las categorías de comparación. Una opción es más barata; otra tiene más funciones; una tiene mejores calificaciones de facilidad de uso; otra es conocida por ser más duradera. Configura tus criterios para que dicten un “ganador” a partir de situación en la que no haya ganador obvio.
Discusión de las opciones
En ciertos tipos de reportes de factibilidad o recomendación, tendrás que explicar cómo has reducido el campo de opciones a los que se enfoca tu reporte. A menudo, esta sección sigue justo después de la discusión de los criterios. Sus requisitos básicos bien pueden reducir el campo para usted. Pero puede haber otras consideraciones que descalifiquen otras opciones —expliquen estas también.
Además, es posible que deba proporcionar descripciones breves de las opciones en sí, junto con algunas especificaciones breves y generales sobre cada opción que esté a punto de comparar. NO, sin embargo, comparar realmente las opciones en esta sección. Simplemente descríbelos.
Enfoque de todo a todo
Opción A
Costo de la Opción A
Funciones de la Opción A
Base de uso: Opción A
Opción B
Costo de la Opción B
Funciones de la Opción B
Base de uso: Opción B
Opción C
Costo de la Opción C
Funciones de la Opción C
Base de uso: Opción C
Enfoque punto por punto
Costo
Opción A
Opción B
Opción C
Funciones
Opción A
Opción B
Opción C
Facilidad de uso
Opción A
Opción B
Opción C
Comparaciones criterio a criterio
En esta sección, evaluar las opciones de acuerdo a los criterios de toma de decisiones. No hagas una lista de pros y contras. Puedes organizar la comparación por criterios o por opciones, dependiendo de lo que sea más adecuado para el tema y tu audiencia, pero el mejor enfoque suele ser comparar las opciones punto por punto.
Por ejemplo, si estuvieras comparando computadoras tablet, tendrías una sección que las comparara en costo, otra sección que las comparara en función de batería, y así sucesivamente. Sería menos efectivo tener una sección que discutiera todo sobre un iPad, otra sección que discutiera todo sobre un Windows Surface, y así sucesivamente, porque aún necesitas hacer las comparaciones criterio a criterio en alguna parte.
Precio del equipo. El precio del reproductor portátil de radio/MP3 satelital de mayor funcionamiento ofrecido por XM fue de $399.99 para el Pioneer Inno [2]. El precio del reproductor de radio por satélito/MP3 de mayor funcionamiento de Sirius fue de $259.99 para el Sirius S50 [3]. El rango de precios para las radios plug-and-play XM es de $49.99 a $119.99 [2]. El rango de precios de las radios plug-and play Sirius es de $39.99 a $124.99 [3]. En cuanto a los precios de los equipos, tanto XM como Sirius ofrecen productos similares desde alto funcionamiento hasta bajo funcionamiento. Debido a que Sirius solo ofrece un reproductor portátil/MP3, tiene un precio promedio menor que el XM. XM tiene más opciones para las radios plug-and-play de menor precio que Sirius, por lo que tiene un precio promedio más bajo que Sirius.
Cada una de estas secciones comparativas debe terminar con una conclusión que establezca qué opción es la mejor opción en esa categoría en particular. Por supuesto, no siempre será fácil declarar un ganador claro, es posible que tenga que calificar las conclusiones de varias maneras, proporcionando múltiples conclusiones para diferentes condiciones.
Si estuvieras creando un informe de evaluación, obviamente no estarías comparando opciones. En cambio, estarías comparando la cosa que se está evaluando con los requisitos que se le imponen, las expectativas que la gente tenía de ella. Por ejemplo, la ciudad de Austin, TX, probó un programa en el que brindó transporte gratuito en autobús con el fin de aumentar el número de pasajeros y reducir el tráfico de automóviles. ¿Qué se esperaba de ese programa? ¿El programa cumplió con esas expectativas?
Tabla de resumen
Después de las comparaciones individuales, incluir una tabla que resume las conclusiones de la sección de comparación. Algunos lectores son propensos a prestar atención a los detalles en una tabla más que en párrafos. NO se limite a crear una tabla de resumen y omitir los párrafos descriptivos.
| Categoría | Radio Satelital QM | Radio Satelital Sirius |
| Canales de música | 4 | 3 |
| Canales deportivos | 4 | 2.5 |
| Canales de conversación y entretenimiento | 3.5 | 4 |
| Precio de suscripción | 4 | 3.5 |
| Precio del reproductor de radio portátil/MP3 | 2.5 | 3.5 |
| Precio de la radio Plug-and-Play | 4 | 2.5 |
| Señal | 3 | 4 |
| Características del reproductor de radio portátil/MP3 | 4 | 4 |
| Funciones de radio Plug-and-Play | 3 | 4 |
| TOTAL | 32 | 31 |
\(\Note: : 1 - Poor, 2 - Good, 3 - Very Good, 4 - Excellent\)
Tabla\(\PageIndex{1}\): Resultados de pruebas de XM y Radio Satelital Sirius
Conclusiones
La sección de conclusiones de un informe de factibilidad o recomendación resume o reafirma las conclusiones a las que ya llegó en las secciones de comparación. En esta sección, se reformulan las conclusiones individuales; por ejemplo, qué modelo tenía el mejor precio, cuál tenía la mejor función de batería, y así sucesivamente.
Pero esta sección tiene que ir más allá. Debe desenredar todas las conclusiones contradictorias y de alguna manera llegar a la conclusión final. Así, en la sección de conclusión se enumeran primero las conclusiones primarias, las simples, de una sola categoría. Pero entonces debe exponer conclusiones secundarias, las que equilibran conclusiones primarias contradictorias. Por ejemplo, si una tableta es la menos económica pero tiene una función de batería deficiente, pero otra es la más cara y tiene buena función de batería, ¿cuál eliges, y por qué? La conclusión secundaria plantearía la respuesta a este dilema.
Y por supuesto, la sección de conclusiones termina con la conclusión final, la que establece qué opción es la mejor opción, o si el proyecto es factible, o si el programa que estás evaluando es un éxito o un fracaso.
Recomendación o Dictamen Final
Resumen
El siguiente es un resumen de las comparaciones de Radio Satelital XM y Radio Satelital Sirius.
Conclusiones primarias:
- XM y Sirius son los dos únicos competidores cuando se trata de radio satelital.
- XM tiene un número total mayor de canales de música y deportes que Sirius.
- XM tiene costos generales más bajos para suscripciones mensuales y anuales que Sirius.
Conclusiones secundarias:
- Sirius tiene la mejor cobertura de señal y satélite.
- Aunque XM ofrece más que fouir radios satelitales portátiles/reproductores MP3, todos tienen un precio mucho más alto que la única opción de Sirius.
- El rango de precios de las radios plug-and-play Sirius comienza por debajo de XM, pero XM ofrece más opciones de radios plug-and-play de menor precio que Sirius.
- Las características de los radios portátiles XM y Sirius/reproductores MP3 son todas muy similares, pero el XM Pioneer Inno es la opción de precio más alto en 399.99 dólares.
- Las características de las radios plug-and-play XM y Sirius también son similares pero la Sirius Streamer Replay es la mejor. También es el mismo precio que el radio de mayor precio de XM: Delphi SkyFi2 en 119.99 dólares.
Conclusión Final:
La mejor opción para la radio satelital es la radio XM ya que tiene más opciones para elegir a precios más bajos que Sirius.
En un informe de factibilidad o recomendación, la sección final señala la recomendación. Se pensaría que eso ya debería ser obvio. Ordinariamente lo es, ¡pero recuerda que algunos lectores pueden saltar directamente a la sección de recomendaciones y eludir todo tu arduo trabajo! Además, habrá algunos casos en los que puede haber una mejor opción pero no querrás recomendarla. Al principio de su historia, las computadoras labtop eran pesadas y poco confiables; puede haber habido un modelo que era mejor que el resto, pero incluso no valía la pena tenerlo.
El apartado de recomendación debe hacerse eco de las conclusiones más importantes que conduzcan a la recomendación y luego exponer la recomendación enfáticamente. Normalmente, es posible que deba recomendar varias opciones en función de diferentes posibilidades. Esta situación se puede manejar, como se muestra en los ejemplos, con listas con boletines.
En un informe de evaluación, esta sección final señala un dictamen o sentencia definitiva. Aquí hay algunas posibilidades:
- Sí, el programa de autobus-transporte gratuito fue exitoso, o al menos lo fue, en base a sus expectativas iniciales.
- No, fue un miserable fracaso, no estuvo a la altura de ninguna de sus mínimas expectativas.
- O bien, fue tanto un éxito como un fracaso —sí estuvo a la altura de algunas de sus expectativas, pero no lo hizo en otras. Pero en este caso todavía estás enganchado, ¿cuál es tu evaluación general? Una vez más, es necesario exponer las bases de esa sentencia en algún lugar de la sección Requisitos/Criterios de toma de decisiones.
Organización Ejecutiva
Introducción
Resumen fáctico
Conclusiones
Recomendaciones
Apéndices
A. Antecedentes de la instalación Shiner
Consumo de energía
Fuentes alternativas de combustible
B. Sistema de Calefacción Existente
Producción de calor
Consumo de combustible y costos
Costos de reposición
C. Sistema propuesto de leña
Bases de diseño:
Descripción del sistema
Sistema de caldera
HVAC
Costos:
Costos de inversión
Costos de reposición
Costos de operación y mantenimiento
Organización Tradicional
Abstracto
I. Introducción
II. Fondo de la instalación Shiner
Consumo de energía
Fuentes alternativas de combustible
III. Sistema de calefacción existente
Producción de calor
Consumo de combustible y costos
Costos de reposición
IV. Sistema propuesto de leña
Bases de diseño
Descripción del sistema
Sistema de caldera
HVAC
Costos
Costos de inversión
Costos de reposición
Costos de operación y mantenimiento
V. CONCLUSIONES
VI. Recomendaciones
Planes Organizacionales para Informes de Factibilidad y Recomendación
Este es un buen punto para discutir los dos planes organizacionales básicos para este tipo de reportes.
Organización tradicional
Esta disposición corresponde al orden en que se acaban de presentar las secciones en este capítulo. Se inicia con antecedentes y criterios de toma de decisiones, define las opciones, luego pasa a las comparaciones, y termina con conclusiones y recomendaciones.
Plan Ejecutivo
Este diseño mueve las conclusiones y recomendaciones al frente del informe y lanza la discusión completa de antecedentes, criterios, opciones y comparaciones en apéndices. De esa manera, el “ejecutivo ocupado” puede ver la información más importante de inmediato, y recurrir a la discusión detallada solo si hay preguntas. (En un informe grande impreso en papel, habría tabulaciones para cada sección principal y apéndice).
Estrategia de preescritura de informes
Cuando desarrolle un informe de recomendación, factibilidad o evaluación, revise esta lista de verificación y piense en estos temas. Haz una lista de tus pensamientos sobre ellos para que (y si estás trabajando en grupo, todos tus compañeros de trabajo) tengas un documento maestro al que puedas referirte.
Audiencia. Describir la audiencia prevista del informe en términos de la organización para la que trabajan, sus títulos y trabajos, su formación técnica y su capacidad para entender el informe.
Situación. Describir la situación y el tema que abordará el reporte. ¿Qué problemas o necesidades hay? ¿Quién los tiene? ¿Dónde están ubicados? ¿Qué va a discutir el informe?
Tipo de entregable. Describe el reporte que estás escribiendo. ¿Es un informe de recomendación, factibilidad o evaluación?
Materia de investigación. Desarrollar una pregunta de investigación. ¿Qué, exactamente, investigarás? (¡Sé específico!)
Opciones disponibles. IDENFIDAD Y DESCRIBE LAS COSAS QUE COMPARARÁ. ¿Qué son estas cosas? ¿Vas a determinar si o no? ¿Elegir entre múltiples opciones? ¿Decidir si algo es bueno o malo?
Criterios. Identifique características, valores o ideas específicas que pueda usar para comparar las diversas opciones o tomar una decisión informada. ¿Cuál de esos criterios es más importante? ¿Menos importante?
Fuentes de información. Identifique lugares donde pueda obtener información sobre su tema de investigación. iLista libros específicos, artículos, trabajos de referencia, temas de entrevistas, observaciones de campo y otros tipos de fuentes que creas que contribuirán a tu reporte.
Gráficos. Enumere los gráficos que cree que necesitará su informe según su tipo y su contenido. Las probabilidades son, necesitarás al menos una mesa.