2.3: ¿Por qué se está organizando?

“El propósito central de los sistemas de organización de la información [es] reunir cosas similares y diferenciar entre ellas. ”

(Svenonius 2000 p. xi)

Casi por definición, el propósito esencial de cualquier sistema organizador es describir u ordenar los recursos para que puedan ser localizados y accedidos posteriormente. Los principios organizativos necesarios para lograr este objetivo dependen de los tipos de recursos o dominios que se organicen, y del entorno personal, social o institucional en el que se desarrolla la organización.

Los sistemas organizativos pueden distinguirse por sus propósitos dominantes o por la prioridad de sus propósitos comunes. Las bibliotecas, los museos y los archivos a menudo se clasifican como instituciones de memoria para enfatizar su énfasis principal en la preservación de recursos. En contraste, los “sistemas de información de gestión” o “sistemas de negocios” son categorías que incluyen la gran variedad de aplicaciones de software que implementan los sistemas de organización necesarios para llevar a cabo las operaciones comerciales diarias.

“Unir cosas similares” es un principio de organización informal para muchos sistemas de organización. Casi tan pronto como se inventaron las bibliotecas hace más de dos mil años, los primeros bibliotecarios vieron la necesidad de desarrollar métodos sistemáticos para organizar e inventariar sus colecciones. ^[1] La invención de la impresión mecanizada en el siglo XV, que incrementó radicalmente el número de libros y publicaciones periódicas, obligó a las bibliotecas a iniciar esfuerzos progresivamente más refinados para exponer los requisitos funcionales de sus sistemas organizativos y ser explícitos sobre cómo cumplieron esos requisitos.

Hoy en día, cualquier empresa impulsada por la información debe tener procesos y tecnologías sistemáticos que gobiernen la creación o captura de información y luego administren todo su ciclo de vida. Las empresas comerciales necesitan procesos para realizar transacciones con clientes u otras firmas para llevar a cabo operaciones comerciales, apoyar la investigación e innovación, marketing y desarrollar estrategias y tácticas de negocios de acuerdo con las leyes y regulaciones de contabilidad, impuestos, recursos humanos, retención de datos, etc. En las grandes firmas estas funciones son tan altamente especializadas y complejas que los diferentes tipos de sistemas de organización tienen nombres distintos: Planificación de Recursos Empresariales (ERP), Enterprise Content Management (ECM), Enterprise Data Management ( EDM) Gestión de la Cadena de Suministro (SCM), Gestión de Registros, Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM), Inteligencia de Negocios (BI), Gestión del Conocimiento (KM), y así sucesivamente . Y aunque las funciones más importantes en los sistemas de organización de las grandes empresas son aquellas que gestionan los recursos de información necesarios para su operación comercial, estas firmas también podrían necesitar mantener bibliotecas y archivos corporativos.

Preservar documentos en su forma física u original es el propósito principal de los archivos y sistemas de organización similares que contienen documentos cultural, histórica o económicamente significativos que tienen valor como evidencia a largo plazo. La preservación también es una motivación importante para los sistemas de organización de empresas intensivas en información y conocimiento, donde la información se encuentra principalmente en formatos digitales. Las empresas y agencias gubernamentales generalmente están obligadas por ley a mantener registros de transacciones financieras, toma de decisiones, asuntos de personal y otra información esencial para la continuidad del negocio, cumplimiento de regulaciones y procedimientos legales, y transparencia. Al igual que con los archivos, a veces es crítico que estos sistemas de conocimiento empresarial o gestión de registros puedan recuperar los documentos originales, aunque las copias digitales que se pueden autenticar son cada vez más aceptadas como legalmente equivalentes.

Esta discusión sobre los requisitos para organizar los recursos en instituciones de memoria y negocios podría transmitir la impresión de que almacenar y recuperar recursos de manera eficiente son objetivos primordiales, y de hecho lo son en muchos contextos. Pero hay muchas otras razones para organizar los recursos, como se ve fácilmente cuando miramos los sistemas de organización personal. Y hay muchas otras formas de comparar los sistemas de organización además de la eficiencia con la que permiten las funciones de almacenamiento y recuperación.

Un objetivo general cuando las personas están organizando sus recursos personales es minimizar el esfuerzo necesario para encontrar los recursos. Pero a diferencia de la tarea de búsqueda en los sistemas de organización institucional, que generalmente se facilita con descripciones de recursos externos, ayudas de búsqueda, clasificaciones, motores de búsqueda y mecanismos de orientación y navegación, la tarea de búsqueda en los sistemas de organización personal es principalmente cognitiva: es necesario recordar dónde están los recursos y cómo se organizan. Debido a que cada persona tiene experiencias y preferencias únicas, no es de extrañar que las personas a menudo organicen los mismos tipos de recursos de diferentes maneras para que la organización sea más fácil de percibir y recordar. Los arreglos de recursos resultantes a menudo enfatizan objetivos estéticos o emocionales, como cuando los libros o la ropa se arreglan por color o preferencia, o metas de comportamiento, como cuando los condimentos y especias más utilizados se mantienen en la encimera de la cocina en lugar de almacenarse en una despensa.

Cuando los individuos administran sus papeles, libros, documentos, álbumes de discos, discos compactos, DVD y otros recursos de información, sus sistemas de organización pueden variar mucho. Esto se debe en parte a que el contenido de los recursos que se organizan se convierte en una consideración. Además, muchos de los sistemas de organización utilizados por los individuos son implementados por aplicaciones web, y esto los hace más accesibles que los recursos físicos. ^[2]

Dicho de otra manera, un recurso de información tiene inherentemente más usos potenciales que recursos como tenedores o sartenes, por lo que no es de extrañar que los sistemas de organización en las oficinas sean aún más diversos que los de las cocinas.

Cuando aumenta la escala de la colección o el número de usuarios previstos, pueden suceder dos cosas. La primera es que si el sistema puede convertir sus trazas de interacción en recursos de interacción, se puede crear un valor adicional analizando estos recursos para mejorar las interacciones, sugerir otras nuevas o hacer predicciones sobre cómo se comportarán los usuarios individuales o grupos de ellos. Todo negocio que tiene un alto volumen de transacciones de clientes hace esto; por ejemplo, un restaurante de comida rápida analizaría los datos de ventas con sello de tiempo y podría introducir una línea de recolección rápida para los artículos que más venden, o crear paquetes de productos que aumenten las ventas mientras optimizan el trabajo de cocina y mostrador. Amazon.com y otros minoristas que pueden capturar rastros de navegación detallados pueden aumentar los datos de ventas que recopilan al tratar los artículos que se vieron pero no compraron como posibles transacciones, convirtiéndolos en insumos adicionales a sus sofisticados sistemas de precios y recomendación.

Un segundo resultado probable de una mayor escala o uso es que no es probable que todos compartan los mismos objetivos y preferencias de diseño para el sistema de organización. Si compartes una cocina con compañeros de casa, tal vez tengas que negociar y comprometer algunas de las decisiones sobre cómo está organizada la cocina para que todos puedan llevarse bien. En sistemas organizativos más formales o institucionales los conflictos entre actores pueden ser mucho más severos, y los principios organizativos y políticas o permisos para los tipos de interacciones disponibles para los diferentes usuarios podrían incluso especificarse en contratos mercantiles o regirse por leyes o estándares. Por ejemplo, Bowker y Star señalan que los médicos ven la creación de registros de pacientes como un elemento central para el diagnóstico y el tratamiento, las compañías de seguros los consideran como evidencia necesaria para el pago y el reembolso, y los investigadores los consideran como datos primarios. Estos grupos no coinciden en los requisitos de prioridad y calidad que asignan a diferentes datos en el registro del paciente, y comprensiblemente los médicos se resisten a realizar trabajos que no tienen ningún beneficio directo para ellos. No es sorprendente que la formulación de políticas y las regulaciones sobre los registros de pacientes sean altamente polémicas. ^[3]

Una vez que reconocemos que las partes interesadas podrían no compartir los mismos objetivos, es claro que la eficiencia es una medida demasiado estrecha para evaluar los sistemas de organización. Las formas en que se organizan e interactúan los recursos encarnan las prioridades y valores de quienes diseñan el sistema organizador, produciendo arreglos e interacciones diseñadas para controlar o cambiar los comportamientos de los usuarios. Dicho más sin rodeos, los recursos siempre se organizan de formas diseñadas para asignar valor a algunas personas (por ejemplo, los propietarios de los recursos, o los usuarios más frecuentes de los mismos) y no para otras. Desde la perspectiva de los otros tipos de usuarios que intentan interactuar con el sistema, esta organización probablemente parecerá injusta. De esta manera, la organización de recursos a menudo puede verse como la creación de ganadores y perdedores, brindando beneficios a los primeros e imponiendo costos o limitaciones a los segundos. Por ejemplo, los motores de búsqueda analizan los recursos de interacción para ajustar los resultados de búsqueda y elegir un anuncio que esté relacionado con su última consulta. Estas se consideran interacciones mejoradas desde la perspectiva del motor de búsqueda, pero podrías considerar que es una violación de tu privacidad y un poco espeluznante que el anuncio dirigido te siga por la web hasta que hagas clic en él.

El campo emergente de la economía conductual aplicada, popularizado en libros como Freakonomics y Nudge, explica cómo las diferencias sutiles en la disposición de los recursos, el número y encuadre de las elecciones y los valores predeterminados pueden tener efectos sustanciales en las decisiones que toman las personas. Considera el arreglo de ensaladas, platos de pasta, pan, pescado, carne, postres y otro tipo de comida en un buffet de cafetería de autoservicio. En un entorno escolar, la comida podría organizarse y presentarse para fomentar una alimentación más saludable, tal vez haciendo que las papas fritas grasas y los postres altos en calorías sean difíciles de alcanzar o proporcionando bandejas y platos más pequeños. Los mismos alimentos probablemente se organizarían de manera diferente en un restaurante de todo lo que pueda comer, donde el objetivo es minimizar los costos de los alimentos, con artículos menos costosos como ensaladas al frente de la línea para garantizar que las bandejas y los platos ya estén llenos cuando el cliente llegue a los artículos más caros al final del línea. ^[4]

La organización de buffets de cafetería para dar forma al comportamiento de los usuarios puede no parecer siniestra. Sin embargo, los sistemas de organización pueden controlar el comportamiento de manera que creen o perpetúen desigualdades entre sus usuarios. Esta injusticia es una cuestión de grado: una persona que no posee una computadora que va a la biblioteca pública para revisar un libro popular pierde cuando la biblioteca permite a los usuarios con acceso informático sacar libros en línea y asume que todos tienen la misma oportunidad de acceder a los libros a través de Internet.

Mirando hacia un sistema organizativo mucho más insidioso, cuando el gobierno sudafricano adoptó políticas del Apartheid para clasificar y segregar a las personas por raza, sistematizó la discriminación económica y política y un gran sufrimiento para la población no blanca. (Ver la barra lateral, Poder y política en la organización.)

Poder y política en la organización

Es tentador pensar en los sistemas de organización y las tecnologías utilizadas para implementarlos como neutrales u objetivos en sus metas e impactos, pero es imposible argumentar que el uso de la clasificación racial en la Sudáfrica del apartheid no fue una manifestación consciente de prejuicios. Y aunque dificultar que los escolares encuentren la comida chatarra en el buffet de la cafetería tiene beneficios para la salud, sin embargo refleja un punto de vista paternalista que restringe las elecciones individuales.

Los sistemas organizativos y la tecnología no se desarrollan en un vacío, sin estorbar por la política o el contexto social. Como subraya Langdon Winner en ¿Los artefactos tienen política? , los sistemas y las tecnologías pueden ser manifestaciones conscientes de los sesgos personales (y a menudo políticos) de sus creadores. Debido a que todas las personas tienen diferentes experiencias y sesgos, incluso cuando no son conscientes de ellos influyen en el diseño e implementación de sistemas de organización de formas que pueden crear o perpetuar desigualdades. ^[5]

Los innovadores tecnológicos cuyos objetivos expresados son hacer algo más rápido, más pequeño o más barato están ignorando el potencial de sus innovaciones y automatización para hacer que ciertos tipos de trabajo sean menos viables y discriminen a las personas que carecen de la tecnología o habilidades para usarlo. Por ejemplo, Winner describe las consecuencias sociales y políticas inadvertidas de la introducción de cosechadoras mecánicas de tomate en la agricultura californiana en la década de 1960. Su adopción en toda la industria favoreció granjas más grandes con más recursos para comprar las costosas máquinas, lo que resultó en la desaparición de pequeñas granjas de tomate y cambios a gran escala en muchas comunidades rurales cuyas economías habían confiado en ellas.

Algunos pueden argumentar que la cosechadora mecánica de tomate creó beneficios masivos al aumentar la productividad, pero podría debatirse la determinación de que una producción de tomate más eficiente valga sus consecuencias. En cualquier caso, el debate no puede responderse con un sí o un no definido, así como no puede ser con si Internet es malo porque ha erosionado la necesidad de bibliotecarios, o si las inteligentes tecnologías de Uber para emparejar conductores y pasajeros evitan injustamente las regulaciones impuestas a la industria del taxi . Afirmar la introducción de la cosechadora mecánica de tomate, los motores de búsqueda y Uber en nombre de la productividad, el progreso y la eficiencia es un punto de vista político.

(Ver también “La clasificación es sesgada” y La hoja de ruta del sistema organizador.)

Clasificación: Asignar recursos a categorías explica de manera más completa los diferentes propósitos para organizar los sistemas, los principios organizativos que encarnan y los métodos para asignar recursos a categorías.

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1. (Casson 2002).

   
   

2. Por ejemplo, muchas personas manejan sus fotos digitales con Flickr, sus bibliotecas domésticas con Library Thing y sus preferencias por comer y comprar con Yelp. Es posible usar estos sitios de “etiquetado” únicamente en apoyo de objetivos individuales, como demuestran claramente etiquetas como “mi familia”, “para leer” o “comprar esto”. Pero mantener un sistema de organización personal con estas aplicaciones web potencialmente aumenta el propósito del individuo con objetivos sociales como transmitir información a otros, desarrollar una comunidad o promover una reputación. Además, debido a que estas aplicaciones comunitarias o colaborativas agregan y comparten las etiquetas aplicadas por los individuos, dan forma a los sistemas de organización individuales incrustados en ellas cuando sugieren las etiquetas más frecuentes para un recurso en particular.

   
   

3. (Bowker y Star 2000).

   
   

4. (Levitt 2005) y (Thaler 2008)

   
   

5. (Ganador 1980 p 121-136)