2.2: ¿Qué se está organizando?

“Lo que es difícil de identificar es difícil de describir
y por lo tanto difícil de organizar. ”

(Svenonius 2000, p. 13)

Antes de que podamos comenzar a organizar cualquier recurso a menudo necesitamos identificarlo. Puede parecer sencillo idear un sistema de organización en torno a recursos tangibles, pero hay que tener cuidado de no asumir lo que es un recurso. En diferentes situaciones, la misma “cosa” puede tratarse como un elemento único, uno de los muchos miembros equivalentes de una categoría amplia, o como un componente de un elemento en lugar de como un elemento por sí solo. Por ejemplo, en una colección de museo, una pieza de ajedrez tallada a mano puede ser un elemento identificado por separado, identificado como parte de un conjunto de piezas de ajedrez talladas o tratado como uno de los 33 componentes no identificados de un elemento identificado como un juego de ajedrez (incluido el tablero). Cuando los comerciantes asignan una unidad de mantenimiento de existencias (SKU) para identificar las cosas que venden, ese SKU se puede asociar con un artículo único, conjuntos de artículos tratados como equivalentes para fines de inventario o facturación, o cosas intangibles como garantías.

Probablemente no tengas etiquetas explícitas en los gabinetes y cajones de tu cocina o armario de ropa, pero los grandes almacenes y almacenes tienen letreros en los pasillos y en los estantes debido a la mayor cantidad de cosas que una tienda necesita para organizar. A medida que crece una colección de recursos, a menudo se hace necesario identificar a cada uno de manera explícita; crear sustitutos como registros bibliográficos o descripciones que distingan un recurso de otro; y crear mecanismos organizativos adicionales como etiquetas de estantería, tienda directorios, catálogos de tarjetas de biblioteca e índices que facilitan la comprensión de la colección y la localización de los recursos que contiene. Estos mecanismos organizativos suelen sugerir o ser paralelos a los principios organizativos utilizados para organizar la colección misma.

Los mecanismos de organización como señales de pasillo, directorios de tiendas y catálogos de tarjetas de biblioteca están incrustados en el mismo entorno físico que los recursos que se organizan. Pero cuando se digitalizan estos mecanismos o sustitutos, las nuevas capacidades que permiten crean retos de diseño. Esto se debe a que un sistema de organización digital puede diseñarse y operarse de acuerdo con principios más abstractos y menos limitantes que un sistema de organización que solo contiene recursos físicos. Un solo recurso físico solo puede estar en un lugar a la vez, y las interacciones con él están restringidas por su tamaño, ubicación y otras propiedades. Por el contrario, las copias digitales y sustitutos pueden existir en muchos lugares a la vez y permitir la búsqueda, clasificación y otras interacciones con una eficiencia y escala imposibles para las cosas tangibles.

Cuando los recursos que se organizan consisten en contenido de información, decidir sobre la unidad de organización es un desafío porque podría ser necesario mirar más allá de las propiedades físicas y considerar la equivalencia conceptual o intelectual. Un estudiante de secundaria a quien se le dijo que estudiara la obra de Shakespeare Macbeth podría tratar cualquier copia impresa o versión web como equivalente, e incluso podría intentar burlar al maestro viendo una adaptación cinematográfica de la obra. Para el estudiante, todas las versiones de Macbeth parecen ser el mismo recurso, pero los bibliotecarios y académicos hacen distinciones mucho más finas. ^[1]

Los sistemas de organización archivística implementan una respuesta distintiva a la pregunta de qué se está organizando. Los archivos son un tipo de colección que se enfoca en recursos creados por una persona, organización o institución en particular, a menudo durante un período de tiempo determinado. Esto significa que los propios archivos han sido organizados previamente como resultado de los procesos que los crearon y utilizaron. El “orden original” de los recursos en un archivo encarna el sistema organizativo implícito o explícito de la persona o entidad que creó los documentos; se trata como parte esencial del sentido del acervo. En consecuencia, la unidad de organización de las colecciones de archivo son los fondos —el arreglo o agrupación original, conservando cualquier jerarquía de cajas, carpetas, sobres y documentos individuales — y por lo tanto no son reorganizado de acuerdo con otras clasificaciones (quizás más sistemáticas). ^[2]

Algunos sistemas organizativos contienen documentos legales, comerciales o científicos o datos que son descendientes digitales de informes en papel o registros de transacciones u observaciones. Estos sistemas de organización podrían necesitar tratar con información heredada que aún existe en forma de papel o en formatos electrónicos como escaneos de imágenes que son diferentes del formato digital estructural en el que es probable que se conserve información más reciente. Cuando las conversiones heredadas de artefactos de información impresos son completas o innecesarias, un sistema de organización ya no se ocupa de ninguno de los artefactos tangibles tradicionales. Las bibliotecas digitales prescinden de estos artefactos, reemplazándolos con la capacidad de imprimir copias si es necesario. Esto permite que las bibliotecas de documentos digitales o colecciones de datos sean mucho más grandes y accesibles en el espacio y el tiempo que cualquier biblioteca que almacene artículos tangibles y físicos.

Un número creciente de sistemas de organización manejan recursos que nacen digitales. Idealmente, los textos digitales se pueden codificar con marcas explícitas que capturan límites estructurales y distinciones de contenido, que se pueden utilizar para facilitar la organización, la recuperación o ambas. En la práctica las representaciones digitales de los textos suelen ser solo escaneos de imágenes que no soportan mucho procesamiento o interacción. Una situación similar existe para las representaciones digitales de música, fotografías, videos y otros contenidos no textuales como los datos de sensores, donde los formatos digitales son estructural y semánticamente opacos.

Descripciones computacionales de las personas

Cada uno de nosotros está asociado con una gran cantidad de descripciones computacionales, algunas de las cuales se utilizan casi todos los días para hacer predicciones sobre nuestro comportamiento utilizando una variedad de técnicas estadísticas que se denominan colectivamente “análisis predictivo. ” Siempre que utilice una tarjeta de crédito, los algoritmos de detección de fraude utilizan un modelo derivado de su historial de compras para decidir, en fracciones de segundo, si la transacción está siendo iniciada por usted, o por alguien que le ha robado su tarjeta. Cuando quieres comprar algo caro a crédito, el vendedor consulta tu puntaje crediticio, basado en lo que debes, tu historial de pagos, cuánto tiempo has tenido crédito, los tipos de crédito que tienes y otros factores, para predecir si eres un buen riesgo crediticio, y tu puntaje crediticio luego se ajusta si el vendedor decide darle crédito. Entonces, después de haber comprado ese artículo caro, el modelo predictivo del vendedor puede usar esa información para sugerir otras cosas que quizás desee comprar.

Los filósofos han debatido desde hace mucho tiempo hasta qué punto las observaciones del comportamiento de una persona pueden dar lugar a una comprensión de su naturaleza verdadera e inobservable. Pero independientemente de que las descripciones computacionales capten o no la esencia de una persona, no hay escapatoria de ellas. Si quieres obtener un seguro de vida o auto o una hipoteca, los modelos determinan lo que tienes que pagar. Se están utilizando modelos predictivos para admitir personas a la universidad, contratarlas, redactarlas o comercializarlas en deportes profesionales, y decidir si vigilarlas de cerca porque podrían estar planeando un acto terrorista. Algunas empresas utilizan software de “análisis de personas” que analiza cada correo electrónico, elemento del calendario y documento creado por los empleados para construir un modelo de lo que saben, qué hacen, cuándo lo hacen y con quién trabajan, el objetivo es mejorar la comunicación y colaboración dentro de la firma y con clientes.

Este libro no enfatiza los sistemas que organizan a las personas, pero sería negligente no mencionarlos. Las empresas organizan a sus empleados, las escuelas organizan sus facultades y estudiantes, las ligas deportivas y los equipos organizan a sus jugadores, y los gobiernos organizan a sus ciudadanos y residentes para permitirles votar, conducir, asistir a escuelas y recibir atención médica y beneficios auxiliares. Los científicos de datos en todos estos campos predicen cada vez más cómo los empleados, estudiantes, atletas, votantes, conductores —y otras categorías de personas definidas por características intrínsecas o derivadas— se comportarán, decidirán, vivirán o morirán. Una vez que la gente muere, ya no es necesario predecir nada al respecto, pero no obstante los cementerios están muy organizados.

A menudo pensamos y hablamos del tiempo como un recurso, y el tiempo se ajusta a la definición de “cualquier cosa de valor que apoye la actividad orientada a objetivos” de “El concepto de “recurso””. Además, podríamos pensar en el calendario y el reloj como sistemas de organización que definen el tiempo en diferentes niveles de granularidad para soportar diferentes tipos de interacciones. Sin embargo, probablemente sea más útil pensar en el tiempo como una restricción que influye en cómo y cuánto organizar.

Si estás ordenando tu propio correo, puedes preguntarte si el tiempo que dedicas a ordenar vale la pena el tiempo que ahorras en la búsqueda. Pero a gran escala, imagínese 10 millones de libros en una biblioteca, el considerable esfuerzo requerido para organizar los recursos ahorra mucho más tiempo para los muchos usuarios del sistema a lo largo de su vida útil. Tenga en cuenta la compensación inherente entre el tiempo dedicado a la organización versus la recuperación; este será un tema recurrente a lo largo de este libro. En un contexto personal la compensación es una cuestión de necesidad o preferencia individual, pero en contextos sociales o institucionales la organización y recuperación generalmente son realizadas por diferentes personas, y su tiempo es probablemente valorado de diferentes maneras por el propietario del sistema.

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1. Los sistemas de organización que siguen las reglas establecidas en los Requisitos Funcionales para Registros Bibliográficos (FRBR) (Tillett 2005) tratan todas las instancias de Macbeth como un mismo “trabajo. ” Sin embargo, también hacen cumplir un conjunto jerárquico de distinciones para una organización de grano más fino. FRBR ve los libros y películas como diferentes “expresiones”, diferentes ediciones impresas como “manifestaciones” y cada cosa física distinta en una colección como un “elemento”. ” Este sistema de organización codifica así el grado de equivalencia intelectual al tiempo que permite identidades separadas donde la forma física es importante, lo que suele ser el caso de los estudiosos.

   
   

2. Ejemplos típicos de archivos pueden ser colecciones de documentos nacionales o gubernamentales o el archivo especializado Julia Morgan en la Universidad de California, Berkeley (http://www.oac.cdlib.org/findaid/ark:/13030/tf7b69n9k9/), que alberga documentos del famoso arquitecto que diseñó muchos de los edificios más notables de la universidad, así como el famoso castillo Hearst a lo largo de la costa central de California. El principio de organización del “orden original” de los sistemas de organización archivística fue definido por primera vez por archivistas franceses del siglo XIX y a menudo se describe como “respect pour les fonds”. ”

   La colección de fotos históricas de William Ashburner de una expedición topográfica de 1867-1869 en el oeste de Estados Unidos se conserva en la Universidad de California, la Biblioteca Bancroft de Berkeley en el orden en que Ashburner, miembro del grupo encuestador, tenía lo arregló cuando lo donó a la biblioteca décadas después. El arreglo sigue aproximadamente una progresión cronológica y geográfica, con algunas fotos obviamente fuera de orden y algunas cuyas ubicaciones no se pueden determinar.