2.5: ¿Cuándo se está organizando?

“Debido a que la descripción bibliográfica, cuando se realiza manualmente, es
costosa, parece probable que la 'pre' organización de la información continúe desplazándose incrementalmente hacia la organización 'post'. ”

(Svenonius 2000, p. 194-195)

El marco del sistema organizador reformula la tradicional compensación entre la organización de la información y la recuperación de información como la decisión sobre cuándo se impone la organización. Podemos contrastar la organización impuesta a los recursos “en el camino de entrada” cuando se crean o forman parte de una colección con la organización “en la salida” impuesta cuando se produce una interacción con los recursos.

Cuando un autor escribe un documento, le da alguna organización interna a través del título, encabezados de sección, convenciones tipográficas, números de página y otros mecanismos que identifican sus partes y relación entre sí. El documento también podría tener alguna organización externa implicada por el contexto de su publicación, como el nombre de su autor y editor, su dirección web y citas o enlaces a otros documentos o páginas web.

Las fotos, videos y documentos digitales generalmente se organizan en un grado mínimo cuando se crean porque algunas descripciones, notablemente la hora y la ubicación, se asignan automáticamente a este tipo de recursos por la tecnología utilizada para crearlos. Como mínimo, estas descripciones incluyen el tiempo de creación del recurso, el formato de almacenamiento y el nombre de archivo asignado automáticamente ordenado cronológicamente (IMG00001.JPG, IMG00002.JPG, etc.), pero a menudo son mucho más detalladas. ^[1]

Los recursos digitales creados por procesos automatizados generalmente exhiben un alto grado de organización y estructura porque se generan automáticamente de acuerdo con esquemas de datos o documentos. Estos esquemas implementan las reglas de negocio y los modelos de información para los pedidos, facturas, pagos y los numerosos otros tipos de documentos creados y administrados en los sistemas de organización empresarial.

Antes de que un recurso pase a formar parte de una colección bibliotecaria, su organización creada por el autor a menudo se complementa con información adicional proporcionada por el editor u otros intermediarios humanos, como un número de libro estándar internacional (ISBN) o Número de llamada de la Biblioteca del Congreso (LOC-CN) o Encabezados de materias de la Biblioteca del Congreso (LOC-SH).

En contraste, Google y otros motores de búsqueda aplican un poder computacional masivo para analizar los contenidos y estructuras asociadas (como los enlaces entre páginas web) para imponer organización a recursos que ya han sido publicados o puestos a disposición para que puedan ser recuperados en respuesta a las consulta “en la salida. ” Google hace uso de la organización existente dentro y entre los recursos de información cuando puede, pero sus capacidades tecnológicas incomparables y su escala arrojan ventaja competitiva al imponer organización sobre información que antes no estaba organizada digitalmente. ^[2] Una reacción a la mala calidad de alguna descripción computacional ha sido el llamado a las bibliotecas a poner sus recursos bibliográficos autorizados en la web abierta, lo que permitiría la reutilización de información confiable sobre libros, autores, editoriales, lugares y clasificaciones de temas. Este movimiento de “datos vinculados” está cobrando impulso lentamente. ^[3]

Google gana casi todo su dinero a través de la colocación personalizada de anuncios, por lo que gran parte de la selección y clasificación de los resultados de búsqueda se determina “en la salida” en la fracción de segundo después de que el usuario envía una consulta mediante el uso de información sobre el historial de búsqueda del usuario y actual contexto. Por supuesto, esta organización “a la salida” sólo es posible debido a la organización más genérica que los algoritmos de Google han impuesto “en el camino de entrada. ”

En muchos sistemas de organización, la naturaleza y el alcance de la organización cambian con el tiempo a medida que se utilizan los recursos. La disposición de los recursos en una cocina u oficina cambia de manera incremental ya que las cosas de uso frecuente terminan en el frente de la despensa, cajón, repisa o archivador o en la parte superior de una pila de papeles. Los libros o documentos impresos adquieren notas de margen, subrayado, páginas rechazadas o manchas de taza de café que diferencian las partes más importantes o más utilizadas. Los documentos digitales no toman manchas de tazas de café, pero cuando se editan, sus nuevas fechas de revisión los colocan en la parte superior de los listados del directorio.

La escala de la organización emergente de sitios web, fotos en Flickr, publicaciones de blog y otros recursos a los que se puede acceder y usar en línea empequeñece la evolución incremental de los sistemas de organización individuales. Esta organización es claramente visible en el patrón de enlaces, etiquetas o calificaciones que están explícitamente asociados con estos recursos, pero los motores de búsqueda y anunciantes también explotan la organización menos visible creada a lo largo del tiempo mediante el análisis de los recursos de interacción, la información registrada sobre qué recursos fueron vistos y qué vínculos se siguieron.

El tipo de cambio orgánico o emergente en los sistemas de organización que se produce a lo largo del tiempo contrasta con el mantenimiento planificado y sistemático de los sistemas de organización descritos como curación o gobernanza, dos actividades relacionadas pero distintas. La curaduría suele referirse a los métodos o sistemas que agregan valor y preservan los recursos, mientras que el concepto de gobernanza enfatiza con mayor frecuencia las instituciones u organizaciones que llevan a cabo esas actividades. El primero se usa con mayor frecuencia para bibliotecas, museos o archivos y el segundo para contextos empresariales o interempresariales. (Para más discusión, ver “Gobernanza”)

Los sistemas de organización para empresas e industrias a menudo cambian debido al desarrollo de estándares de facto o de jure, o por regulaciones, decisiones judiciales u otros eventos o mandatos.

Siempre debemos considerar hasta qué punto las personas o la tecnología en un sistema de organización son capaces de adaptarse cuando nuevos recursos, datos o personas entran en la imagen. Cuándo y cuánto se puede cambiar un sistema de organización depende del alcance del pensamiento arquitectónico que entró en su diseño (ver Los tres niveles de los sistemas de organización), porque debería ser posible hacer un cambio a un componente sin tener que repensar el sistema por completo.

En ocasiones lo que impide la adaptación son las limitaciones físicas o tecnológicas en la implementación de un sistema de organización, como con un escritorio o armario con “pichones” fijos, estantes inamovibles, o con un reproductor de música con formatos permitidos limitados y/o capacidad de almacenamiento fija.

Los algoritmos de aprendizaje automático utilizan diferentes técnicas a las de los organizadores humanos; una de las diferencias importantes es que están diseñados para adaptarse a nuevos insumos, razón por la cual se sabe que son “aprendiendo”. ” En contraste, los humanos difieren en lo dispuestos que estamos a reorganizarnos para acomodar un número diferente o una mezcla diferente de recursos. Sin procedimientos establecidos para apoyar o desencadenar la adaptación, puede ser bastante difícil para nosotros cambiar la forma en que pensamos o cómo nos organizamos cuando nuestro mundo cambia, o incluso darnos cuenta de que ha cambiado.

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1. La mayoría de las cámaras digitales anotan cada foto con información detallada sobre la cámara y sus ajustes en el Formato de Archivo de Imagen Intercambiable (EXIF), y muchos teléfonos móviles pueden asociar su ubicación junto con cualquier objeto digital que creen.

   
   

2. En efecto, Geoff Nunberg criticó a Google por ignorar o subvalorar los metadatos descriptivos y las clasificaciones previamente asignadas por las personas y reemplazarlos por descriptores asignados algorítmicamente, muchos de los cuales son incorrectos o inapropiados. Al llamar a la Búsqueda de libros de Google un “desastre para los académicos” y un “naufragio del tren de metadatos”, enumera una gran cantidad de errores en títulos, fechas de publicación y clasificaciones. Por ejemplo, informa que una búsqueda en “Internet” en libros publicados antes de 1950 arroja 527 resultados. Los primeros 10 éxitos de Whitman's Leaves of Grass se clasifican de diversas maneras como Poesía, No ficción juvenil, Ficción, Crítica literaria, Biografía y Autobiografía, y Falsificaciones y Falsificaciones. (Nunberg 2009)

   
   

3. (Byrne y Goddard 2010).