3.1: Introducción (III)
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Hay cuatro actividades que ocurren naturalmente en cada sistema de organización; cuán explícitas son dependen del alcance, la amplitud o variedad de los recursos, y la escala, el número de recursos que abarca el sistema organizador. Considera la rutina, tarea cotidiana de administrar tu guardarropa. Cuando organizas tu armario de ropa, es poco probable que escribas una política de selección formal que especifique qué cosas van en el armario. No detallas y priorizas conscientemente las formas en que esperas buscar y localizar las cosas, y es poco probable que consideres explícitamente los principios organizativos que usas para organizarlas. De vez en cuando volverás a poner las cosas en orden y descartarás las cosas que ya no usas, pero probablemente no programarás esto como una actividad regular en tu calendario.
Tu clóset de ropa es un sistema de organización; definido como “una colección intencionalmente arreglada de recursos y las interacciones que apoyan. ” Como tal, expone estas cuatro actividades altamente interrelacionadas e iterativas:
- Seleccionando
Determinar los alcances del sistema de organización especificando qué recursos deben incluirse. (¿Debo colgar mis suéteres en el armario de ropa o ponerlos en un cajón de la cómoda de la recámara? )
- Organizar
Especificar los principios o reglas que se seguirán para ordenar los recursos. (¿Debo ordenar mis playeras por color, tipo de manga o temporada?)
- Diseñar interacciones basadas en recursos
Diseñar e implementar las acciones, funciones o servicios que hacen uso de los recursos. (¿Necesito lugares de almacenamiento para lavar la ropa? ¿Debo tener canastas separadas para blanco y colores? ¿Limpieza en seco?)
- Manteniendo
Gestionar y adaptar los recursos y la organización que se les impone según sea necesario para apoyar las interacciones. (¿Cuándo es el momento de enderezar el clóset? ¿Y qué hay de remendar? ¿Debo tirar la ropa basada en el desgaste, cuánto tiempo las tengo, o si estoy cansada de ellas? ¿Qué pasa con el exceso de perchas?)
Estas actividades no son del todo separables o secuenciales, y pueden ser informales para tu armario de ropa porque su alcance y escala son limitados. En los sistemas de organización institucional las actividades y las interdependencias e iteraciones entre ellas son gestionadas más cuidadosamente y a menudo altamente formales.
Por ejemplo, un almacén de datos combina datos de diferentes fuentes como pedidos, ventas, clientes, inventario y finanzas. Los analistas de negocios exploran combinaciones y subconjuntos de datos para encontrar patrones y relaciones importantes. Las preguntas más importantes en el diseño y operación del almacén de datos se pueden arreglar utilizando las mismas actividades que el clóset de ropa.
- Seleccionando
¿Qué fuentes de datos deben incluirse? ¿Cómo se evalúa su calidad? ¿Cuánto de los datos se muestrean? ¿Cómo se componen las consultas?
- Organizar
¿Qué formatos y esquemas de datos permitirán un procesamiento efectivo? ¿Se necesitan transformaciones realizadas en tiempo de carga o en tiempo de consulta?
- Diseñar interacciones basadas en recursos
¿Cuáles son las consultas más importantes y frecuentes que necesitan ser preconfiguradas?
- Manteniendo
¿Qué políticas y procedimientos de gobierno se necesitan para satisfacer los requisitos de retención, cumplimiento, seguridad y privacidad?
Figura: Cuatro Actividades en todos los Sistemas Organizadores. ilustra estas cuatro actividades en todos los sistemas de organización, enmarcando la representación de las actividades de organización y diseño de interacción mostradas en la Figura: Un Sistema Organizador. con las actividades de selección y mantenimiento que necesariamente los preceden y siguen.
Cuatro actividades tienen lugar en todos los sistemas organizativos: selección de recursos para una colección; organización intencional de los recursos; diseño e implementación de interacciones con recursos individuales o con la colección, y; mantenimiento de los recursos y el interacciones a lo largo del tiempo.
Estas actividades están profundamente arraigadas en los planes de estudio académicos y prácticas profesionales, con términos específicos de dominio para sus métodos y resultados. Las bibliotecas y museos suelen hacer explícitos sus principios de selección en las políticas de desarrollo de colecciones. Agregar un recurso a una colección de biblioteca se llama adquisición, pero agregar a una colección de museo se llama acceso. Documentar los contenidos de las colecciones bibliotecarias y museísticas para organizarlas se denomina catalogación. La circulación es una interacción central en las bibliotecas, pero debido a que los recursos del museo no circulan las interacciones primarias para que los usuarios del museo estén viendo o visitando la colección. Las actividades de mantenimiento generalmente se describen como preservación o curación.
En los sistemas de información empresarial, la selección de recursos puede implicar la generación, captura, muestreo o extracción de datos. Agregar recursos podría implicar carga, integración o inserción. El desarrollo de esquemas y la transformación de datos son importantes actividades organizativas. Las interacciones soportadas podrían incluir consultas, informes, análisis o visualización. Las actividades de mantenimiento a menudo se describen como eliminación, purga, limpieza de datos, gobierno o cumplimiento.
Los métodos y vocabularios específicos de dominio evolucionan con el tiempo para capturar los conjuntos complejos y distintivos de experiencias y prácticas de sus respectivas disciplinas. Podemos identificar correspondencias y significados superpuestos, pero no son sinónimos ni sustitutos entre sí. Proponemos términos más generales como selección y mantenimiento, no como sustitutos de mínimo denominador común para estos más especializados, sino para facilitar la comunicación y cooperación a través de las numerosas disciplinas que se ocupan de la organización.
Puede sonar extraño describir a los animales en un zoológico como recursos, pensar en ver una pintura en un museo como una interacción, o decir que destruir información para cumplir con las regulaciones de privacidad es mantenimiento. Tomando una perspectiva más amplia sobre las actividades en los sistemas de organización para que podamos identificar las mejores prácticas y patrones permite que personas con diferentes orígenes y que trabajan en diferentes dominios se entiendan y aprendan unas de otras.
Parte de lo que un administrador de bases de datos puede aprender de un curador de museo se desprende de las ricas asociaciones que el curador ha acumulado alrededor del concepto de curación que no están disponibles en torno al concepto más general de mantenimiento. Sin el concepto compartido de mantenimiento para puentear sus disciplinas, este aprendizaje no podría llevarse a cabo.