11.6: Operar y mantener un sistema de organización

Después de que el sistema de organización haya sido diseñado e implementado, se puede poner en sus fases de operación y mantenimiento. Los veremos desde dos perspectivas, primero desde el punto de vista de los recursos individuales, y luego desde el punto de vista del diseño e implementación del sistema organizador. Estas dos perspectivas no siempre se distinguen claramente. La curaduría, por ejemplo, a menudo se utiliza para describir las acciones que se toman para mantener los recursos individuales, así como aquellos que resultan en nuevos arreglos de los mismos.

Perspectiva de recursos

En ocasiones se implementa un sistema de organización con sus estructuras organizativas y relaciones que esperan ser pobladas por recursos a medida que se adquieren y describen. El alcance y la escala del sistema de organización dan forma a cómo se crean las descripciones y cómo se utilizan las descripciones para asignar recursos a los contenedores lógicos o físicos del sistema organizador. Las decisiones más importantes a tomar en este punto implican determinar una combinación adecuada de métodos para crear las descripciones de los recursos, ya que su costo, calidad, consistencia, integridad y riqueza semántica depende de qué agentes humanos o computacionales hacen el trabajo (“Creating Resource Descripciones”).

Para los sistemas de organización basados en la web y centrados en el consumidor, es tentador confiar en los usuarios para asignar descripciones, etiquetas o calificaciones a los recursos (“Etiquetado de recursos basados en la web”). Algunos de estos sistemas intentan mejorar la calidad y precisión de estas descripciones proporcionando formularios, vocabularios controlados o sugerencias. Encontrar un equilibrio es complicado; demasiada dirección y control es desmotivar a los descriptores voluntarios no compensados, y muy poco de ello resulta en la proverbial “sopa de etiqueta”. ”

Una actividad operativa y de mantenimiento esencial es la evaluación de descripciones de recursos, primero con respecto al tiempo y proceso por el que se crean, y segundo con respecto a cómo y cuándo apoyan las interacciones diseñadas (“Evaluación de descripciones de recursos”).

Algunos sistemas de organización se inician con un conjunto fijo de recursos que no cambiarán de ninguna manera. Por ejemplo, en un archivo como se define de manera más estrecha, ni los recursos individuales ni la organización de la colección en su conjunto cambiarán. Si se establece un archivo de cartas de Abraham Lincoln, sabemos que Lincoln nunca revisará ninguna carta ni escribirá ninguna nueva, y ninguna nueva clasificación o descripción ideada por personas que estudien el archivo no se utilizará para reorganizar las cartas.

Sin embargo, la mayoría de los sistemas de organización necesitan apoyar interacciones continuas con una colección que cambia con el tiempo a medida que los nuevos recursos ingresan a la colección y los antiguos se van. Estos procesos de selección y gestión de colecciones son explícitos en bibliotecas, museos e instituciones similares que mantienen colecciones para satisfacer las necesidades y preferencias cambiantes de sus comunidades de usuarios (“Buscando “Upstream” y “Downstream” para seleccionar recursos”).

Propiedades, Principios y Perspectiva Tecnológica

Es útil considerar cómo un sistema de organización en su conjunto es operado y mantenido a lo largo del tiempo. Podemos analizar cómo podrían cambiar las propiedades organizativas, los principios y la tecnología del sistema, y podemos ordenar aproximadamente diferentes tipos de cambio de acuerdo con su impacto general.

Las actividades de mantenimiento más predecibles para un sistema de organización con una larga vida útil esperada (“Vida útil esperada”) son los cambios incrementales en los vocabularios de descripción y esquemas de clasificación (“Principios para mantener la clasificación a lo largo del tiempo”). Estos necesitan evolucionar cuando nuevas instancias o contextos requieren propiedades adicionales para mantener las distinciones entre tipos de recursos, pero los principios básicos plasmados en los sistemas organizativos no se ven afectados.

El mantenimiento incremental de categorías se lleva a cabo incluso en sistemas de organización personal donde las categorías no siempre son explícitas. La colección de ropa en el clóset de un estudiante universitario y las categorías y propiedades para arreglarlas cambiarán algo cuando se gradúe y tome un trabajo en un edificio de oficinas del centro donde necesita vestirse de manera más formal que como estudiante. Aprenderá que a pesar del término común en el nombre de la categoría, “estudiante casual” y “casual de negocios” no contienen los mismos conjuntos de recursos.

El mantenimiento de categorías es una actividad permanente en los sistemas de organización institucional. Los sistemas de clasificación bibliográfica más utilizados tienen esquemas de numeración y nomenclatura que permiten la subdivisión y extensión para crear nuevas subcategorías para acomodar recursos sobre nuevos campos de conocimiento y tecnología.

Como otro ejemplo, la sociedad profesional Association for Computing Machinery (ACM) creó una clasificación de palabras clave en 1964 para organizar artículos en sus numerosas publicaciones, pero un cambio incesante en el campo de la computación impulsado por la Ley de Moore ha requirió el ^[1]

En contraste, los cambios en los sistemas de organización empresarial tienen más probabilidades de ser impulsados por factores económicos. Las propiedades de los recursos para administrar colecciones de recursos y la información que los describe a menudo cambian con el tiempo como resultado de nuevos productos y servicios, fusiones y adquisiciones, o una segmentación refinada de clientes. Cambios más sustanciales en los sistemas de organización empresarial reflejan la necesidad de cumplir con leyes y regulaciones que imponen nuevos requisitos para rastrear flujos de dinero o transacciones. Estas clasificaciones y procesos obligatorios pueden requerir nuevos principios de organización, no solo propiedades incrementales (“Clasificaciones obligatorias”).

La elección de la tecnología de implementación influye en lo fácil que es manejar este tipo de cambios en los sistemas de organización. En bases de datos este problema se conoce como “migración de esquemas. ” Con las implementaciones XML, los esquemas se pueden diseñar con elementos de “extensión” o “lista de códigos” para habilitar cambios que no invaliden la información existente. Los procesos de negocio impulsados por “especificaciones ejecutables” como el Lenguaje de Ejecución de Procesos de Negocio (BPEL) se pueden modificar fácilmente porque ^[2]

Otro tipo de actividad muy predecible a lo largo del tiempo con sistemas de organización es una actualización tecnológica que mejora su calidad o capacidades sin afectar los principios de organización. Un estudiante podría reemplazar sus notas escritas a mano por notas mecanografiadas en una computadora portátil o tableta, pero no cambiar significativamente la forma en que se organizan las notas.

Los sistemas de organización institucional están adoptando sistemas de almacenamiento de información en niveles que mueven automáticamente los recursos entre diferentes tipos de medios de almacenamiento para cumplir con los requisitos de performance, disponibilidad y recuperación. Por ejemplo, las empresas con alto impacto financiero de tiempo de inactividad como los bancos ejecutan sistemas de organización críticos con copias en modos “a prueba de fallas” o “calientes” que se sincronizan con los entornos de producción para evitar cualquier interrupción en el acceso a la información si estos últimos son interrumpidos. Por otro lado, los recursos necesarios para el cumplimiento normativo pueden mantenerse en almacenamiento en disco de menor costo.

Los tipos de actividades de mantenimiento más desafiantes para organizar sistemas implican cambios en los principios para organizar los recursos junto con cambios en la tecnología de implementación. Un ejemplo es el ambicioso esfuerzo por introducir conceptos de web semántica y datos enlazados en sistemas de organización bibliográfica (“Sistemas de organización bibliográfica”, “El mundo de la web semántica”). Y el cambio llega más rápido a los negocios que a las bibliotecas y museos. Las nuevas tecnologías pueden tener un impacto disruptivo en el sistema de organización empresarial, lo que obliga a cambios importantes para permitir cambios de estrategia que implican una búsqueda, recuperación o entrega más rápida de bienes informativos o físicos. ^[3]

A veces se pueden introducir cambios importantes en los principios y tecnologías organizativos de manera incremental, con cambios “implementados” en diferentes conjuntos de recursos o grupos de usuarios durante un período de transición. No obstante, a veces los cambios son inherentemente” todos o ninguno” porque es imposible tener dos sistemas organizativos conflictivos operando en un mismo contexto. Un ejemplo fácil de entender de un sistema de organización que cambió radicalmente es el sistema que gobierna a qué lado de la carretera se conduce, que fue cambiado en Samoa en 2009. (Ver la barra lateral, Conducir en Samoa).

Conducir en Samoa

Ya sea que viaje en autobús, automóvil o bicicleta, siempre se mantiene a un lado de la carretera. La convención de conducir ya sea por el lado derecho o por el lado izquierdo es un estándar legal que todos dan por sentado. No obstante, debes seguirlo para garantizar una conducción segura y evitar colisiones y choques.

Este estándar del lado de la carretera por el que conduces no se decidió arbitrariamente, sino que fue adoptado como resultado de la historia, la convención y la necesidad de organización. Si fueras la única persona en usar la carretera, podrías optar por viajar por cualquier lado que quisieras, incluso viajar por la mitad. Tan pronto como más de una persona necesite utilizar la misma carretera, el riesgo de colisiones obliga a la creación de un estándar de coordinación.

En 2009, el gobierno de Samoa dio el raro paso de cambiar el lado de la norma vial de conducir por la derecha a conducir por la izquierda. El estándar original reflejaba la influencia de la colonización alemana a principios del siglo XX. Sin embargo, Samoa está geográficamente cercana y económicamente entrelazada con Australia y Nueva Zelanda, antiguas colonias británicas que siguen la convención británica de conducir por el lado izquierdo. Esta proximidad le da a Samoa acceso a una fuente cercana de autos usados que serían atractivos para la población relativamente pobre de Samoa. Entonces, el gobierno samoano decidió usar su autoridad para cambiar el estándar de manejo para que más de su gente pudiera darse el lujo de comprar autos.

Como se podía imaginar, esta decisión no se implementó sin polémica y oposición. Si bien la decisión benefició a personas que actualmente carecen de autos, afectó negativamente a quienes ya los poseían. Después de un cambio como este, ¿qué sucede con el valor actual de mercado de los miles de autos diseñados para conducir por la derecha? Los opositores también afirmaron que el interruptor causaría peligros de seguridad sin precedentes. Si incluso una pequeña fracción de los conductores no lograra de inmediato acostumbrarse a conducir del otro lado, el índice de accidentes podría aumentar enormemente. Imagínese la piscina actual de autobuses diseñados con puertas que se abren en el lado derecho — ¿dejarían salir ahora a los pasajeros en medio de la calle? ¿Quién pagaría para que se modifiquen los autobuses para poner puertas en el lado izquierdo? ^[4]

---

1. Ningún esquema de clasificación jamás ideado es tan inestable como el ACM porque constantemente surgen nuevos conceptos informáticos, tecnologías y áreas de aplicación. Incluso el nombre de la sociedad parece anticuado.

   
   

2. Para un tratamiento formal en informática de BPEL ver (Fu, Bultan, y Su 2004); para una perspectiva comercial ver http://www.oracle.com/technetwork/middleware/bpel/overview/index.html.

   
   

3. Esto significa que los sistemas de organización utilizados por las aplicaciones comerciales emplean con mayor frecuencia la gestión de la configuración, el control de versiones, la generación de código basado en modelos y otras técnicas informáticas que soportan de manera robusta la necesidad de cambios cualitativos en los sistemas de organización.

   
   

4. (Barta 2009).