3.4: Cuentas, Revistas, Libros Mayores y Saldo de Prueba
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Una empresa puede realizar miles de transacciones durante un año. ¿Te imaginas preparar un análisis de transacciones, como hicimos en la unidad anterior, para todas esas transacciones? ¡Tomaría mucho tiempo y la hoja de cálculo sería grande! Tiene que haber una mejor manera de clasificar y resumir los datos en estas transacciones para crear información útil. Aprenderemos la primera parte del ciclo contable:
| Ciclo Contable |
| 1. Analizar Transacciones |
| 2. Preparar entradas de diario |
| 3. Publicar entradas en el diario |
| 4. Preparar saldo de prueba no ajustado |
Repasemos lo que hemos aprendido. Una cuenta es una parte del sistema contable utilizado para clasificar y resumir los aumentos, disminuciones y saldos de cada activo, pasivo, partida de patrimonio de accionistas, dividendo, ingresos y gastos. Las empresas establecen cuentas para cada elemento de negocio diferente, como efectivo, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Cada negocio tiene una cuenta de Efectivo en su sistema contable porque el conocimiento de la cantidad de efectivo disponible es información útil.
Los contadores pueden diferir en el título (o nombre) de la cuenta que dan el mismo artículo. Por ejemplo, un contador podría nombrar a una cuenta Notas por pagar y otro podría llamarla Préstamos por Pagar. Ambos títulos de cuenta se refieren a los montos prestados por la empresa. El título de la cuenta debe ser lógico para ayudar al contador a agrupar transacciones similares en la misma cuenta. Una vez que le das un título a una cuenta, debes usar ese mismo título en todos los registros contables.
El siguiente video presenta el diario, el libro mayor y el saldo de prueba, que discutiremos a continuación.
Un elemento de YouTube ha sido excluido de esta versión del texto. Puedes verlo en línea aquí: pb.libretexts.org/llfinancialaccounting/? p=66
Un diario es un registro cronológico (ordenado en orden de tiempo) de transacciones comerciales. Una entrada de diario es el registro de una transacción comercial en el diario. Un registro diario muestra todos los efectos de una transacción comercial expresados en débito (s) y crédito (s) y puede incluir una explicación de la transacción. Una transacción se introduce en un diario antes de ingresarla en las cuentas contables. Debido a que cada transacción se registra inicialmente en un diario en lugar de directamente en el libro mayor, un diario se llama libro de entrada original.
Un libro mayor (libro mayor) es el cobro completo de todas las cuentas y transacciones de una empresa. El libro mayor puede estar en forma de hojas sueltas, en un volumen encuadernado o en memoria de computadora. El cuadro de cuentas es un listado de los títulos y números de todas las cuentas del libro mayor. El plan de cuentas se puede comparar con un índice. Los grupos de cuentas suelen aparecer en este orden: activos, pasivos, patrimonio, dividendos, ingresos y gastos. Piense en el plan de cuentas como un índice de un libro de texto. Proporciona orientación en cuanto a qué se encontrará exactamente en la elaboración de los estados financieros.
Las cuentas individuales están en orden dentro del libro mayor. Cada cuenta suele tener un número de identificación y un título para ayudar a localizar cuentas al registrar datos. Por ejemplo, una compañía podría numerar cuentas de activos, 100-199; cuentas de pasivo, 200-299; cuentas de patrimonio, 300-399; cuentas de ingresos, 400-499; y cuentas de gastos, 500-599. Utilizamos este sistema de numeración en este texto. El plan de cuentas uniforme utilizado en los primeros 11 capítulos aparece en un archivo separado al final del texto. Debe imprimir ese archivo y tenerlo a mano para trabajar ciertos problemas y ejercicios. Las empresas pueden utilizar otros sistemas de numeración. Por ejemplo, a veces una empresa cifra sus cuentas en secuencia comenzando con 1, 2, y así sucesivamente. La idea importante es que las empresas utilicen algún sistema de numeración.
Un saldo de prueba es un listado de todas las cuentas (en este orden: activo, pasivo, patrimonio neto, ingresos, gastos) con el saldo de la cuenta final. Se llama saldo de prueba porque la información en el formulario debe ser balanceada. Esto lo ilustraremos más adelante en el capítulo.
Pasos en el registro de transacciones comerciales
Los documentos fuente, como facturas recibidas de proveedores por bienes o servicios recibidos, facturas enviadas a clientes por bienes vendidos o servicios realizados, y cintas de caja registradora, proporcionan la evidencia de que se produjo una transacción comercial. Después de reconocer un evento de negocios como una transacción comercial, lo analizamos para determinar sus efectos de aumento o disminución en los activos, pasivos, patrimonio, dividendos, ingresos o gastos del negocio. Después traducimos estos efectos de incremento o disminución en débitos y créditos.
La información contenida en el documento fuente sirve de base para preparar una entrada de diario. Entonces una firma publica (transfiere) esa información a las cuentas en el libro mayor.
No obstante, antes de que puedas registrar la entrada en el diario, debes entender las reglas de débito y crédito. Aprenderás este concepto y las entradas de la revista en la siguiente sección.
Responde las siguientes preguntas para poner a prueba tus conocimientos de la lectura. Recuerda revisar tu respuesta calificando tu confianza: ¿tal vez? probablemente. definitivamente!
- Principios contables: Una perspectiva empresarial. Autor: James Don Edwards, Universidad de Georgia & Roger H. Hermanson, Universidad Estatal de Georgia. Proporcionado por: Endeavour International Corporation. Proyecto: El Proyecto de Texto Global. Licencia: CC BY: Atribución
- Los Libros - Diario, Libro Mayor y Saldo de Prueba. Autor: AccountingWitt. Ubicado en: www.youtube.com/ watch? v=PGNB -8VN-CA. Licencia: Todos los Derechos Reservados. Términos de licencia: Licencia estándar de YouTube