8.1: Principios de los Sistemas Contables
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Sistemas contables: De manual a computarizado
El sistema de contabilidad manual con entrada de diario general al libro mayor ha estado en uso durante cientos de años y todavía es utilizado por algunas empresas muy pequeñas y es lo que has aprendido hasta ahora.
Un elemento de YouTube ha sido excluido de esta versión del texto. Puedes verlo en línea aquí: pb.libretexts.org/llfinancialaccounting/? p=154
Poco a poco, algunos sistemas manuales evolucionaron para incluir múltiples revistas y libros mayores para aumentar la eficiencia. Las revistas incluidas en estos sistemas incluyen:
- un diario de ventas para registrar todas las ventas de crédito
- un diario de compras para registrar todas las compras de crédito
- un diario de recibos de efectivo para registrar todos los recibos de
- un diario de desembolsos en efectivo para registrar todos los pagos en efectivo; y
- un diario general para registrar entradas de ajuste y cierre y cualquier otra entrada que no se ajuste a una de las revistas especiales.
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Además del libro mayor general, dicho sistema normalmente tiene registros subsidiarios (piense en secundaria) para cuentas por cobrar, inventario y cuentas por pagar que muestran cuánto debe cada cliente, cuánto de cada parte de inventario tenemos y cuánto se le debe a cada proveedor. El libro mayor muestra el monto total de cuentas por cobrar, inventario y cuentas por pagar, pero los detalles en los registros auxiliares permiten a las empresas enviar facturas a los clientes, comprar artículos de inventario adicionales y pagar facturas a proveedores.
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Actualmente, muchos negocios mantienen todas las funciones contables utilizando un sistema de contabilidad computarizada. Sin embargo, algunos propietarios de pequeñas empresas siguen utilizando sistemas manuales porque están familiarizados y satisfacen sus necesidades. Su conocimiento del sistema básico de contabilidad manual descrito en estos primeros capítulos le permite comprender mejor un sistema contable computarizado. La computadora realiza automáticamente algunos de los pasos del ciclo contable, como registrar los asientos en las cuentas del libro mayor, cerrar los libros y preparar los estados financieros. Sin embargo, si comprende todos los pasos del ciclo contable, comprenderá mejor cómo usar los datos resultantes en la toma de decisiones. Necesitamos entender la forma de seguir el proceso contable manualmente para que en caso de que se produzca un error desde un sistema computarizado, se pueda “desenrollar” lo que se hizo desde el software con nuestro conocimiento de cómo hacer las cosas manualmente.
Un sistema contable es un conjunto de registros y los procedimientos y equipos utilizados para realizar las funciones contables. Los sistemas manuales consisten en revistas y libros de contabilidad sobre papel. Los sistemas de contabilidad computarizados consisten en software de contabilidad, archivos de computadora, computadoras y equipos periféricos relacionados como impresoras.
Independientemente del sistema, las funciones de los contadores incluyen:
- observar, identificar y medir eventos económicos;
- registrar, clasificar y resumir mediciones; y
- reportar eventos económicos e interpretar estados financieros.
Tanto los usuarios internos como los externos dicen a los contadores sus necesidades de información. El sistema de contabilidad permite al personal de contabilidad de una empresa suministrar información contable relevante para satisfacer esas necesidades. A medida que los usuarios internos y externos toman decisiones que se convierten en eventos económicos, el ciclo de información, decisiones y eventos económicos comienza de nuevo.
El enfoque principal de los cuatro primeros capítulos ha sido cómo se puede utilizar un sistema contable para preparar estados financieros. Sin embargo, también discutimos cómo usar esa información en la toma de decisiones. Los capítulos posteriores también muestran cómo preparar la información y cómo esa información ayuda a los usuarios a tomar decisiones informadas. No hemos eliminado los aspectos de preparación porque creemos que los usuarios más informados son aquellos que también entienden cómo se preparó la información. Estos usuarios entienden no solo las limitaciones de la información sino también su relevancia para la toma de decisiones.
En este capítulo veremos cómo opera cada revista especial.
- Principios contables: Una perspectiva empresarial. Autor: James Don Edwards, Universidad de Georgia & Roger H. Hermanson, Universidad Estatal de Georgia. Proporcionado por: Endeavour International Corporation. Proyecto: El Proyecto de Texto Global. Licencia: CC BY: Atribución
- Libros de contabilidad subsidiarias y revistas especiales: Diapositivas 1-2. Autor: Kevin Kimball. Ubicado en: Youtu.be/Zillszlka-w. Licencia: Todos los Derechos Reservados. Términos de licencia: Licencia estándar de YouTube
- Libros de contabilidad subsidiarias y revistas especiales: Diapositiva 5. Autor: Kevin Kimball. Proyecto: Youtu.be/bzqpnyimeuk. Licencia: Todos los Derechos Reservados. Términos de licencia: Licencia estándar de YouTube
- Libros de contabilidad subsidiarias y revistas especiales: Diapositiva 6. Autor: Kevin Kimball. Ubicado en: Youtu.be/frovdlhbhbe. Licencia: Todos los Derechos Reservados. Términos de licencia: Licencia estándar de YouTube