8.4: Diseño de Sistemas de Control Interno y Contabilidad
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El control interno, tal como se define en contabilidad y auditoría, es un proceso para asegurar el logro de los objetivos de una organización en cuanto a efectividad y eficiencia operativa, informes financieros confiables y cumplimiento de leyes, regulaciones y políticas. Un concepto amplio, el control interno involucra todo lo que controla los riesgos para una organización.
Es un medio por el cual los recursos de una organización son dirigidos, monitoreados y medidos. Desempeña un papel importante en la detección y prevención del fraude y la protección de los recursos de la organización, tanto físicos (por ejemplo, maquinaria y propiedad) como intangibles (por ejemplo, reputación o propiedad intelectual como marcas comerciales).
A nivel organizacional, los objetivos de control interno se relacionan con la confiabilidad de los informes financieros, la retroalimentación oportuna sobre el logro de metas operativas o estratégicas, y el cumplimiento de las leyes y regulaciones. A nivel de transacción específica, el control interno se refiere a las acciones tomadas para lograr un objetivo específico (por ejemplo, cómo garantizar que los pagos de la organización a terceros sean por servicios válidos prestados). Los procedimientos de control interno reducen la variación del proceso, dando lugar a resultados más predecibles El control interno es un elemento clave de la Ley de Prácticas Corruptas Extranjeras (FCPA) de 1977 y la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, que requirieron mejoras en el control interno en las corporaciones públicas de Estados Unidos. Los controles internos dentro de las entidades comerciales también se conocen como controles operativos.
El control interno juega un papel importante en la prevención y detección del fraude. Bajo la Ley Sarbanes-Oxley, las empresas están obligadas a realizar una evaluación del riesgo de fraude y evaluar los controles relacionados. Esto generalmente implica identificar escenarios en los que podría ocurrir robo o pérdida y determinar si los procedimientos de control existentes manejan efectivamente el riesgo a un nivel aceptable. El riesgo de que la alta dirección pueda anular importantes controles financieros para manipular los informes financieros también es un área clave de enfoque en la evaluación del riesgo de fraude. El AICPA, el IIA y la ACFE también patrocinaron una guía publicada durante 2008 que incluye un marco para ayudar a las organizaciones a gestionar su riesgo de fraude.
Los controles se pueden evaluar y mejorar para que una operación de negocio funcione de manera más efectiva y eficiente. Por ejemplo, la automatización de controles de naturaleza manual puede ahorrar costos y mejorar el procesamiento de transacciones. Si el sistema de control interno es pensado por los ejecutivos como solo un medio para prevenir el fraude y cumplir con las leyes y regulaciones, se puede perder una oportunidad importante. Los controles internos también pueden ser utilizados para mejorar sistemáticamente los negocios, particularmente en lo que respecta a la eficacia y eficiencia.
Control interno
Una estructura efectiva de control interno incluye el plan de organización de una empresa y todos los procedimientos y acciones que realiza para:
- Proteger sus activos contra robos y desperdicios.
- Garantizar el cumplimiento de las políticas de la compañía y la ley federal
- Evaluar el desempeño de todo el personal para promover operaciones eficientes.
- Garantizar datos operativos e informes contables precisos y confiables.
Al estudiar los procedimientos y acciones básicos de una estructura de control interno efectiva, recuerde que incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse con el uso de algunas medidas de control interno. Prevenir el robo y el desperdicio es solo una parte del control interno.
En términos generales, el propósito del control interno es asegurar las operaciones eficientes de un negocio, permitiendo así que el negocio alcance efectivamente sus metas.
Las empresas protegen sus activos (1) segregando los deberes de los empleados, (2) asignando deberes específicos a cada empleado, (3) rotando las asignaciones de trabajo de los empleados y (4) usando dispositivos mecánicos.
Desafortunadamente, a pesar de que una empresa implementa todas estas características en su estructura de control interno, el robo aún puede ocurrir. Si los empleados son deshonestos, generalmente pueden encontrar una manera de robarle a una empresa, eludiendo así incluso la estructura de control interno más efectiva. Por lo tanto, las empresas deben llevar un seguro de accidentes adecuado sobre los activos. Este seguro reembolsa a la compañía la pérdida de un activo no monetario como equipo especializado. Las empresas también deben tener bonos de fidelidad sobre los empleados que manejan efectivo y otros instrumentos negociables. Estos bonos aseguran que una empresa sea reembolsada por pérdidas por robo de efectivo y otros activos monetarios. Tanto con el seguro de accidentes sobre los activos como con las fianzas de fidelidad de los empleados, una empresa puede recuperar al menos una parte de cualquier pérdida que ocurra.
Responsabilidad de Control Interno
El control interno es responsabilidad general de todos los miembros de una organización. Sin embargo, los tres grupos siguientes tienen responsabilidades específicas respecto a la estructura de control interno.
- La gerencia tiene la responsabilidad final de establecer y mantener una estructura de control interno efectiva. A través del liderazgo y el ejemplo, la gestión demuestra comportamiento ético e integridad dentro de la empresa.
- El consejo de administración brinda orientación a la dirección. Debido a que los miembros de la junta tienen un conocimiento práctico de las funciones de la empresa, ayudan a protegerla de los gerentes que intentan anular algunos procedimientos de control con fines deshonestos. A menudo, una junta eficiente que tenga acceso a los auditores internos de la compañía puede descubrir tal fraude.
- Los auditores dentro de la organización evalúan la efectividad de la estructura de control interno y determinan si se siguen las políticas y procedimientos de la compañía. Todos los empleados forman parte de una red de comunicaciones que permite que una estructura de control interno funcione de manera efectiva.
Controles de computadora
Los registros financieros computarizados requieren los mismos principios de control interno de separación de funciones y control sobre el acceso que un sistema de contabilidad manual. Los pasos de control exactos dependen de si una empresa está utilizando computadoras mainframe y minicomputadoras o microcomputadoras.
En un entorno de computadora personal, los siguientes controles pueden ser útiles:
- Exigir que los usuarios de computadoras tengan un control estricto sobre el almacenamiento de programas y datos. Así como una persona mantiene la custodia de cierto conjunto de registros en un sistema manual, en un sistema informático una persona mantiene la custodia de cierta información (como el libro auxiliar de cuentas por cobrar). Haga copias de seguridad que se conserven en una ubicación segura diferente.
- Requerir contraseñas (guardadas en secreto) para obtener entrada en archivos de datos mantenidos en el disco duro.
- En situaciones en las que una red de área local (LAN) vincula las computadoras personales en un solo sistema, solo permiten que ciertas computadoras y personas de la red tengan acceso a algunos archivos de datos (los registros contables, por ejemplo).
Los sistemas de contabilidad computarizada no disminuyen la necesidad de control interno. De hecho, el acceso a una computadora por parte de una persona no autorizada podría resultar en un robo significativo en menos tiempo que con un sistema manual.
- Control interno. Proporcionado por: Wikipedia. Ubicado en: http://en.Wikipedia.org/wiki/Internal_control. Licencia: CC BY-SA: Atribución-CompartirIgual
- Controles internos. Proporcionado por: Boundless. Ubicado en: www.boundless.com/accounting/textbooks/boundless-accounting-textbook/controlling-and-reporting-of-inventories-5/controlling-inventory-35/internal-controls-204-8393/. Licencia: CC BY: Atribución
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