7.6: Resumen

7.1 Definir y describir los componentes de un sistema de información contable

• Un sistema de información contable es un conjunto de procesos de negocios que registran transacciones utilizando diarios y libros de contabilidad (un sistema basado en papel) o archivos de computadora (usando un sistema computarizado) para realizar un seguimiento del dinero y otros activos de una compañía.
• Los pasos clave en un sistema de información contable son entrada, procesamiento y salida.
  • Entrada: Esta es cualquier forma de registrar la transacción.
  • Procesamiento: Este es un método para combinar tipos similares de información (como sumar todas las ventas en efectivo para obtener un total que esté separado de todas las ventas de crédito; y luego agregar todo para encontrar ventas totales).
  • Salida: Cualquier forma utilizada para mostrar los resultados del procesamiento es la salida.
  • Documento fuente: Este es un registro de que una transacción ha tenido lugar; a menudo se usa en la etapa de entrada.
  • Almacenamiento: Se trata de cualquier método utilizado para guardar los resultados generados por el sistema. Los datos que se almacenan se recuperan y se utilizan en la etapa de entrada, procesamiento o salida. También se almacenan datos e información adicionales durante estos procesos.

7.2 Describir y explicar el propósito de las revistas especiales y su importancia para los grupos de interés

• Utilizamos diarios especiales para realizar un seguimiento de tipos similares de transacciones.
• Utilizamos diarios especiales para ahorrar tiempo porque los mismos tipos de transacciones ocurren una y otra vez.
• Para decidir qué diario especial usar, primero pregunte: “¿Está involucrado el efectivo?” Si la respuesta es “Sí”, entonces use los recibos de efectivo o el diario de desembolsos en efectivo.
• El diario de recibos de efectivo siempre carga efectivo pero puede acreditar casi cualquier cosa (principalmente ventas, cuentas por cobrar o un nuevo préstamo del banco).
• El diario de desembolsos de efectivo siempre acredita efectivo pero puede adeudar casi cualquier cosa (Cuentas por Pagar, Notas por Pagar, devoluciones de ventas y asignaciones, gastos telefónicos, etc.).
• El diario de ventas siempre carga Cuentas por Cobrar y siempre acredita Ventas. Si la compañía utiliza un método de inventario perpetuo, también carga el costo de los bienes vendidos y acredita el inventario.
• El diario de compras siempre carga Compras (si usa el método de inventario periódico) o Inventario (si usa el método de inventario perpetuo) y créditos Cuentas por pagar.
• Registramos el saldo mensual de cada una de las revistas especiales en el libro mayor al final del mes.
• Publicamos de todas las revistas a los libros de contabilidad subsidiarios diariamente.
• Usamos el diario general para transacciones que no encajan en ningún otro lugar, generalmente, para ajustar y cerrar entradas, y puede ser para devoluciones de ventas y/o devoluciones de compra.
• El libro auxiliar de cuentas por cobrar contiene todos los detalles sobre cuentas individuales.
• El total del libro auxiliar de cuentas por cobrar debe ser igual al total de la cuenta contable general de Cuentas por Cobrar.
• El libro auxiliar de cuentas por pagar contiene todos los detalles sobre las cuentas por pagar individuales.
• El total del libro mayor subsidiario de cuentas por pagar debe ser igual al total de la cuenta de contabilidad general de cuentas por pagar.

7.3 Analizar y Registrar Transacciones Mediante Asientos Especiales

• Reglas de los diarios de recibos de efectivo: Use cada vez que reciba efectivo. Siempre adeudo Efectivo y crédito Cuentas por Cobrar o alguna otra cuenta.
• Reglas de los diarios de desembolsos en efectivo: Cada vez que se emite un cheque, debe haber un crédito en efectivo y un débito a AP o normalmente un gasto. Siempre acreditar Efectivo y débito Cuentas por pagar o alguna otra cuenta.
• Reglas de diarios de ventas: Úselo solo para ventas de bienes a crédito (cuando los clientes cobren el monto). Siempre adeudo Cuentas por Cobrar y crédito Ventas y adeudo Costo de Bienes Vendidos y crédito Inventario de Mercancías cuando se utiliza un sistema de inventario perpetuo.
• Reglas de diarios de compras: Úselo solo para compra de bienes (inventario) a crédito (cuando cargue el monto). Siempre debitar Inventario de Mercancías cuando se utiliza un sistema de inventario perpetuo (o Compras cuando se usa un sistema de inventario periódico) y cuentas por pagar de crédito.
• Publicar diariamente en los libros de contabilidad subsidiarias.
• Mensualmente, al final de cada mes, después de sumar todas las columnas de cada diario, contabilizar en las cuentas de contabilidad general que incluyen las cuentas de control de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar ( contabilidad general). Tenga en cuenta que la única columna en la que no registra el total en la cuenta de contabilidad general es la columna Otras cuentas. No hay una cuenta de contabilidad general llamada Otras cuentas. Como se mencionó, cada entrada en esa columna se registra individualmente en su respectiva cuenta.

7.4 Preparar un libro mayor subsidiario

• Un cronograma de cuentas por cobrar es una lista de todas las cuentas y saldos individuales que componen las cuentas por cobrar.
• Un cronograma de cuentas por pagar es una lista de todas las cuentas y saldos individuales que componen las cuentas por pagar.

7.5 Describir trayectorias profesionales abiertas a individuos con una educación conjunta en contabilidad y sistemas de información

• El análisis de datos, los sistemas de inteligencia artificial, las credenciales de seguridad de datos, las aplicaciones blockchain y la contabilidad forense son algunas de las áreas que proporcionan nuevas vías de carrera para los profesionales de la contabilidad.
• Los impuestos se seguirán preparando utilizando un software que extrae información del sistema de información contable.
• La integración del software de contabilidad con la gestión de inventario y el pago electrónico tal como lo utilizan Walmart y Amazon establecerá nuevos estándares de automatización de procesos comerciales.
• Contabilidad forense, seguridad de datos, inteligencia artificial y análisis de datos, son todas áreas para las cuales empresas y agencias gubernamentales buscarán egresados contables que también conozcan los sistemas de información.

Términos Clave

sistema de información contable (AIS)

conjunto de procesos de negocio que registran transacciones usando diarios y libros mayores (para sistemas de papel) y archivos informáticos (para sistemas computarizados) para realizar un seguimiento de las transacciones de una empresa, procesar los datos asociados a estas transacciones y producir resultados útiles para internos y externos toma de decisiones y análisis

contabilidad subsidiaria de cuentas por pagar

libro mayor especial que contiene información sobre todos los proveedores y los montos que les debemos; el total de todas las cuentas en el libro auxiliar de cuentas por pagar debe ser igual al total de la cuenta de control de cuentas por pagar en el libro mayor

control de cuentas por cobrar

cuenta de cuentas por cobrar en el libro mayor

contabilidad subsidiaria de cuentas por cobrar

libro mayor especial que contiene información sobre todos los clientes y los montos que deben; el total de todas las cuentas en el libro auxiliar de cuentas por cobrar debe ser igual al total de la cuenta de control de cuentas por cobrar en el libro mayor general

inteligencia artificial

sistemas computarizados que se les enseña a usar el razonamiento y otros aspectos de la inteligencia humana para imitar algunas de las tareas que los humanos realizan

pista de auditoría

rastro paso a paso de evidencia que documenta el historial de una transacción desde su inicio y todos los pasos por los que pasó hasta su finalización

big data

conjuntos de datos de transacciones en línea y otras fuentes que son tan grandes que se han creado nuevos programas y métodos para analizarlos y extraerlos para que puedan proporcionar información sobre las tendencias y patrones del negocio

blockchain

tecnología subyacente en la que se basa Bitcoin; proporciona un solo libro mayor compartido utilizado por todas las partes en una transacción que resulta en transacciones más baratas, más seguras y más privadas

diario de desembolsos en efectivo

diario especial que se utiliza para registrar salidas de efectivo; cada vez que el efectivo sale del negocio, generalmente cuando emitimos un cheque, lo registramos en este diario

diario de recibos de efectivo

diario especial que se utiliza para registrar entradas de efectivo; cada vez que recibimos cheques y divisas de clientes y otros, registramos estos recibos de efectivo en este diario

computación en la nube

usar Internet para acceder al software y a las instalaciones de almacenamiento de información proporcionadas por las empresas (generalmente hay un cargo) en lugar de, o además de, almacenar estos datos en el disco duro de la computadora de la compañía o en papel

criptomoneda

moneda digital que utiliza técnicas de encriptación para verificar la transferencia de los fondos pero opera independientemente de un banco

datos

partes de transacciones contables que constituyen la entrada a un sistema de información contable

análisis de datos

analizar la enorme cantidad de datos generados por todas las transacciones electrónicas que ocurren en un negocio

almacenamiento de datos/información

manera de guardar datos e información; puede ser en papel, disco duro de la computadora, o a través de Internet para guardar en la nube

planificación de recursos empresariales (ERP)

sistema que ayuda a una empresa a optimizar sus operaciones y ayuda a la administración a responder rápidamente a los cambios

sistema experto

programa de software que se construye sobre una base de datos; el software hace la pregunta y utiliza la respuesta para hacer la siguiente pregunta u ofrecer asesoramiento

contabilidad forense

utilizando habilidades contables e informáticas para buscar fraudes y analizar registros financieros en formato impreso y electrónico

punto de venta

punto de tiempo en el que se produce una transacción de venta

sistema de punto de venta (POS)

sistema computarizado para registrar y procesar una venta inmediatamente cuando ocurre, generalmente escaneando el código de barras del producto

diario de compras

diario especial que se utiliza para registrar compras de inventario de mercancías a crédito; siempre carga la cuenta de inventario de mercancías (si usa el método de inventario perpetuo) o la cuenta de Compras (si usa el método periódico)

diario de ventas

diario especial que se utiliza para registrar todas las ventas a crédito; siempre adeuda las cuentas por cobrar y acredita las ventas, y si la empresa utiliza el método de inventario perpetuo también carga el costo de los bienes vendidos y acredita el inventario de mercancías

cronograma de cuentas por pagar

tabla que muestre cada monto adeudado y a quién debe pagarse; el total del cronograma debe ser igual al total de cuentas por pagar en el libro mayor

cronograma de cuentas por cobrar

tabla que muestra cada cliente y el monto adeudado; el total del cronograma debe ser igual al total de cuentas por cobrar en el libro mayor

documento fuente

documento en papel o registro electrónico que proporcione evidencia de que una transacción ha ocurrido e incluye detalles sobre la transacción

diario especial

libro de entrada original que se utiliza para registrar transacciones de un tipo similar además del diario general

documento de respuesta

documento en papel que comienza como un documento de salida de una parte del sistema de información contable (facturación envía factura al cliente), que se convierte en entrada a otra parte del sistema de información contable al finalizar la siguiente fase del proceso (las cuentas por cobrar reciben el pago hecho en la factura)