4.1: El papel esencial del análisis de transacciones

Objetivos de aprendizaje

Al final de esta sección, los alumnos deberán poder cumplir con los siguientes objetivos:

1. Definir “transacción” y proporcionar ejemplos comunes.
2. Definir el “análisis de transacciones” y explicar su importancia para el proceso contable.
3. Identificar los cambios de cuenta creados por la compra de inventario, el pago de un salario y el préstamo de dinero.
4. Entender que los sistemas contables pueden programarse para registrar automáticamente los gastos como el salario a medida que se acumula.

Pregunta: La información proporcionada por un conjunto de estados financieros es esencial para cualquier individuo que analice una empresa u otra organización. La disponibilidad de una representación justa de la posición financiera, las operaciones y los flujos de efectivo de una compañía es invaluable para una amplia gama de tomadores de decisiones. Sin embargo, el gran volumen de datos que una compañía como General Mills, McDonald's o PepsiCo debe reunir para preparar estas declaraciones tiene que ser astronómico. Incluso una pequeña empresa, por ejemplo, una tienda de conveniencia local genera una cantidad significativa de información prácticamente todos los días. ¿Cómo inicia un contador el proceso de acumulación de todos los datos necesarios para que eventualmente se puedan producir estados financieros?

Respuesta: El proceso contable comienza analizando el efecto de las transacciones, cualquier evento que tenga un impacto financiero en una empresa. Las grandes organizaciones participan literalmente en millones de transacciones cada año que deben recopilarse, clasificarse, clasificarse y convertirse en un conjunto de estados financieros que cubren solo cuatro o cinco páginas. A lo largo de las décadas, los contadores han tenido que volverse muy eficientes para cumplir con esta tarea aparentemente imposible. A pesar del volumen de transacciones, el objetivo sigue siendo el mismo: preparar estados financieros que se presenten de manera justa porque no contienen errores materiales de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados de Estados Unidos (PCGA de Estados Unidos).

Por ejemplo, todas las ocurrencias enumeradas en la Figura 4.1 “Transacciones encontradas con frecuencia” son transacciones típicas que cualquier compañía podría encontrar. Cada uno causa algún efecto medible en los activos, pasivos, ingresos, gastos, ganancias, pérdidas, capital social o dividendos pagados de una compañía. El proceso contable comienza con un análisis de cada transacción para determinar los cambios financieros que tuvieron lugar. ¿Se obtuvieron ingresos? ¿Se incrementó una responsabilidad? ¿Se ha adquirido algún activo?

Figura 4.1 Transacciones encontradas con frecuencia

En cualquier idioma, la comunicación exitosa sólo es posible si la información a transmitir se entiende adecuadamente. De igual manera, en la contabilidad, las transacciones deben ser analizadas para que se entienda su impacto. La gran mayoría de las transacciones son relativamente sencillas para que, con experiencia, el contador pueda determinar el impacto financiero casi automáticamente. Para las transacciones con mayor complejidad, el análisis necesario se vuelve más desafiante. No obstante, no se puede exagerar la importancia de este paso inicial en la elaboración de los estados financieros. El conocido aforismo informático captura la esencia de manera bastante sucinta: “basura adentro, basura afuera”. Hay pocas esperanzas de que los estados financieros puedan presentarse de manera justa a menos que los datos ingresados se basen en una identificación apropiada de los cambios creados por cada transacción.

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092626.html

• Análisis de Transacciones

  Pregunta: Transacción 1—Una empresa compra inventario a crédito por $2,000. ¿Cómo funciona el análisis de transacciones aquí? ¿Qué cuentas se ven afectadas por esta compra?

  Respuesta: El inventario, que es un activo, aumenta en $2,000. La organización tiene más inventario que antes de la compra. Debido a que aún no se ha pagado dinero por estos bienes, se ha creado un pasivo por la misma cantidad. El término cuentas por pagar se utiliza a menudo en la contabilidad financiera para representar las deudas resultantes de la adquisición de inventario y suministros.

  inventario (activo) aumenta en $2,000
  cuentas por pagar (pasivo) aumenta en $2,000

  Obsérvese que la ecuación contable descrita en el capítulo anterior se mantiene en equilibrio. Los activos han subido $2,000 mientras que el lado pasivo de la ecuación también ha aumentado en la misma cantidad para reflejar la fuente de este incremento en los activos de la compañía.

  Ejercicio

  Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092605.html

  Pregunta: Transacción 2 — Una empresa paga un salario de $300 a uno de sus empleados por el trabajo realizado durante la semana pasada. No se había registrado previamente ningún monto por el sistema contable para este monto. ¿Qué cuentas se ven afectadas por este pago salarial?

  Respuesta: El efectivo (un activo) se disminuye aquí en $300. Siempre que el efectivo esté involucrado en una transacción, determinar ese cambio es un buen lugar para iniciar el análisis. Los aumentos y disminuciones en efectivo suelen ser obvios.

  El saldo de caja disminuyó aquí porque el salario se le pagó a un empleado. Los activos se redujeron como consecuencia del pago. Eso es un costo para la empresa. De esta manera, se reporta un gasto salarial de $300. Reconocer un gasto es más apropiado que un activo porque el trabajo del empleado refleja un beneficio pasado. El esfuerzo ya se realizó, generando ingresos para la compañía en la semana anterior y no en el futuro.

  el gasto salarial (gasto) aumenta
  en $300 efectivo (activo) disminuido en $300

  El equilibrio continuo de la ecuación contable sí existe aquí aunque es menos obvio. Se disminuyen los activos. Al mismo tiempo, se reconoce un gasto. Este gasto reduce los ingresos netos reportados. En el estado de ganancias retenidas, la utilidad neta corriente se convierte en un componente de las ganancias retenidas. La reducción en los ingresos aquí sirve para disminuir las ganancias retenidas. Debido a que tanto los activos como las ganancias retenidas bajan por la misma cantidad, la ecuación contable sigue equilibrándose.

  Pregunta: En la Transacción 2, la empresa pagó un salario de $300 que le debía a un trabajador. ¿Por qué un pago a un empleado no reduce un saldo salarial pagadero?

  Respuesta: Los costos como el salario, la renta o los intereses aumentan gradualmente con el tiempo y a menudo se denominan gastos devengados porque el término “devengar” significa “crecer”. Un sistema de contabilidad se puede estructurar mecánicamente para registrar dichos costos de cualquiera de dos maneras. Los resultados son los mismos pero los pasos en el proceso difieren.

  • Algunas empresas simplemente ignoran los gastos devengados hasta que se pagan. En ese momento, se reconoce el gasto y se reduce el efectivo. No se ingresa ningún pasivo en el sistema contable ni se elimina. Debido a que la información proporcionada anteriormente indica que hasta la fecha no se ha registrado nada, aquí se utiliza este enfoque.
  • Otras empresas optan por programar sus sistemas informáticos para que tanto el gasto como el pasivo relacionado se reconozcan automáticamente a medida que crece el monto. Para el salario, como ejemplo, este incremento podría registrarse literalmente cada día o semana con base en la cantidad ganada por los empleados. En el momento en que finalmente se transporta el pago, el gasto ya se registró. De esta manera, se elimina el pasivo porque esa deuda se está liquidando. A continuación, en la Transacción 5, se ilustra este segundo enfoque posible para registrar los gastos devengados.

  Una empresa puede reconocer un gasto acumulado (como un salario) como incurrido o esperar hasta el pago. Esta decisión depende de la preferencia de los funcionarios de la empresa. El resultado final (se reporta un gasto y se disminuye el efectivo) es el mismo, pero los procedimientos de registro difieren. Como se discutirá, si no se ha hecho ingreso para dichos costos antes de la producción de estados financieros (la primera alternativa), tanto el gasto como el pagadero sí tienen que ser reconocidos en ese momento para que todos los saldos se indiquen adecuadamente para fines de reporte.

  Ejercicio

  Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092606.html

  Pregunta: Transacción 3 — Una compañía toma prestada $9,000 de un banco. ¿Cuál es el impacto de firmar un contrato de préstamo con un banco u otra institución crediticia?

  Respuesta: El efectivo se incrementa por la cantidad de dinero que recibe del prestamista. La empresa está obligada a reembolsar este saldo y, por lo tanto, ha incurrido en un nuevo pasivo. Como ocurre con muchas transacciones, el impacto financiero es razonablemente fácil de determinar.

  efectivo (activo) aumenta en $9,000
  nota por pagar (pasivo) aumenta en $9,000

  Claves para llevar

  La mayoría de las organizaciones deben reunir una enorme cantidad de información como requisito previo para la elaboración periódica de estados financieros. Este proceso comienza con un análisis del impacto de cada transacción (evento financiero). Después de determinar el efecto en todos los saldos de las cuentas, el registro de una transacción es relativamente sencillo. Los cambios causados por la mayoría de las transacciones —la compra de inventario o la firma de una nota, por ejemplo— se pueden determinar rápidamente. Para los gastos devengados, como salario o renta que crecen con el tiempo, el sistema contable puede registrar los montos de manera gradual como incurridos o sólo en el punto de pago. Sin embargo, las cifras a reportar no se ven impactadas por los pasos mecánicos específicos que se toman.