4.5: La Conexión del Diario y el Libro Mayor

Objetivos de aprendizaje

Al final de esta sección, los alumnos deberán poder cumplir con los siguientes objetivos:

1. Preparar entradas de diario para operaciones básicas como el pago de seguros, la adquisición de un activo de larga duración, la aportación de capital, el pago de un dividendo y similares.
2. Explicar el registro de una ganancia o pérdida en lugar de ingresos y costo de los bienes vendidos.
3. Describir el registro de un ingreso no devengado.
4. Entender el propósito tanto del diario como del libro mayor.
5. Discutir la contabilización de los asientos en las cuentas T del libro mayor y describir el propósito de ese proceso.

Pregunta: The Lawndale Company paga 700 dólares por la cobertura de seguro recibida en los últimos meses. En este caso, sin embargo, el monto ya ha sido reconocido por la empresa. Tanto el gasto del seguro como un seguro a pagar se registraron como incurridos. Así, los montos se pueden ver en el saldo de prueba en la Figura 4.3 “Saldos Tomados de Cuentas T en Libro Mayor”. Al parecer, el sistema contable de Lawndale fue diseñado para reconocer este gasto en particular a medida que crecía con el tiempo. Cuando ya se ha registrado un gasto, ¿qué entrada de diario es apropiada en el momento en que se realiza el pago real?

Respuesta: Debido al reconocimiento previo, el gasto no debería registrarse ahora por segunda vez. En cambio, este pago reduce el pasivo que fue establecido por el sistema contable. Se disminuye el efectivo, un activo, el cual se muestra por medio de un crédito. Al mismo tiempo, se elimina el pagadero registrado previamente. Cualquier reducción de un pasivo se comunica mediante un adeudo. Para reiterar, no se incluye ningún gasto en esta entrada porque ese monto ya ha sido reconocido.

Figura 4.9 Ingreso 5 del Diario: Se paga la responsabilidad por el seguro

Tenga en cuenta que las entradas 2 y 5 de la revista difieren aunque los eventos son similares. Como se discutió anteriormente, las técnicas específicas de grabación pueden verse influenciadas por la manera en que el sistema contable ha manejado eventos anteriores. En la Entrada de Diario 2, aún no se habían registrado los gastos ni los pagaderos. De esta manera, el gasto fue reconocido al momento del pago. Para la Entrada Diario 5, tanto el gasto como el pagadero ya se habían ingresado en los registros a medida que el monto crecía gradualmente con el tiempo. De ahí que cuando se paga, el pasivo se liquida pero no se reconoce ningún gasto adicional. El monto adecuado ya está presente en la cuenta T de gastos del seguro.

Pregunta: Supongamos que una nueva camioneta es adquirida por Lawndale Company por $40.000. Ahora se paga un efectivo de 10,000 dólares, pero se firma una nota pagable, que vence en varios años, por los 30,000 dólares restantes. Esta transacción impacta en tres cuentas en lugar de solo dos. ¿Cómo se construye una entrada de diario cuando se han visto afectadas más de dos cuentas?

Respuesta: Como se ha discutido, cada transacción cambia al menos dos cuentas debido a la relación de causa y efecto subyacente a todos los eventos financieros. Sin embargo, más allá de ese límite, cualquier número de cuentas puede verse impactado. Las transacciones complejas a menudo tocan numerosas cuentas. Aquí, la cuenta del camión (un activo) se incrementa y debe ser debitada. Parte de la adquisición se financió mediante el pago en efectivo (un activo) con la disminución registrada como crédito. El resto del costo se cubrió mediante la firma de una nota pagadera (un pasivo). Un incremento de responsabilidad se registra por medio de un crédito. Tenga en cuenta que los débitos sí son iguales a los créditos incluso cuando más de dos cuentas son afectadas por una transacción.

Figura 4.10 Ingreso de Diario 6: Camión Adquirido por Dinero en Efectivo y Firmando una Nota

Pregunta: Lawndale Company necesita financiamiento adicional para que los funcionarios acudan a los accionistas actuales o potenciales y los convenzan de que aporten efectivo de $19,000 a cambio de nuevas acciones del capital social de la compañía. Estos individuos invierten este dinero para unirse a la propiedad o aumentar el número de acciones que ya poseen. ¿Qué entrada de diario registra un negocio cuando se emite capital social?

Respuesta: El efectivo del activo se incrementa en esta transacción, cambio que siempre se muestra como débito. El capital social también sube porque se emiten nuevas acciones a los propietarios de las empresas. Como se indica en las reglas de débito y crédito, la cuenta de capital social aumenta por medio de un crédito.

Figura 4.11 Entrada de Diario 7: Acciones de Capital Emitidas por Efectivo

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092643.html

Pregunta: En la Entrada de Diario 4A, se realizó una venta a crédito. En ese momento se estableció una cuenta por cobrar por $5,000. Supongamos que el cliente ahora paga esta cantidad a Lawndale Company. ¿Cómo afecta el cobro de un monto de una transacción de venta anterior a los saldos de la cuenta?

Respuesta: Cuando un cliente realiza el pago de una venta anterior, los aumentos de efectivo y las cuentas por cobrar disminuyen. Ambos son activos; un saldo sube (por un débito) mientras que el otro se reduce (por un crédito).

Figura 4.12 Entrada de diario 8: Dinero cobrado a cuenta

Tenga en cuenta que el efectivo se cobra aquí pero no se registran ingresos adicionales. Con base en los requisitos de contabilidad de devengo, los ingresos de $5,000 fueron reconocidos previamente en la Entrada de Diario 4A. Aparentemente, en ese momento se cumplió el principio de realización de ingresos, el proceso de obtención estaba sustancialmente completo y se podía hacer una estimación razonable de la cantidad a recibir. Reconocer los ingresos nuevamente en la fecha actual inflaría incorrectamente los ingresos netos reportados. En su lugar, se elimina el saldo de cuentas por cobrar creado previamente.

Pregunta: En la Entrada de Diario 1, el inventario se compró a crédito por $2,000. Supongamos, ahora, que Lawndale realiza el pago de la totalidad del monto que se adeuda. ¿Cómo se muestra una salida de efectivo para pagar el inventario adquirido previamente en el diario de una compañía?

Respuesta: El inventario se compró en un momento anterior y ahora se está realizando el pago. El inventario se registró correctamente cuando se adquirió y no debe ingresarse nuevamente. La mercancía sólo se obtuvo esa vez. Aquí, el efectivo se reduce (un crédito). El pasivo establecido en la Entrada Diario 1 (cuentas por pagar) se elimina por medio de un adeudo.

Figura 4.13 Ingreso de Diario 9: Dinero Pagado a Cuenta

Pregunta: A los funcionarios de la compañía les gusta el edificio que se está utilizando para operaciones y deciden rentarlo por cuatro meses adicionales a razón de $1,000 mensuales. Se realiza un pago inmediato de $4,000. Este costo proporciona un beneficio económico futuro para la empresa en lugar de un valor pasado. El reconocimiento de un gasto aún no es apropiado. ¿Qué se registra cuando la renta u otros costos como seguros o publicidad se pagan por adelantado?

Respuesta: El efectivo se disminuye por el pago que se hace aquí para rentar este edificio. Como activo, se reporta una reducción en efectivo por medio de un crédito. Sin embargo, esta renta proporciona un valor futuro para Lawndale Company. El costo no es por el uso anterior del edificio sino para los próximos cuatro meses. Por lo tanto, la cantidad pagada crea un activo. El beneficio económico probable es la capacidad de hacer uso de esta instalación en el futuro para generar nuevos ingresos. Cuando los $4,000 se pagan inicialmente, un activo, normalmente llamado renta prepagada, se registra a través de un débito.

Figura 4.14 Entrada de Diario 10: Dinero Pagado por Renta Futura

Tenga en cuenta que esta compañía no registra el edificio en sí como el activo porque no gana propiedad o control (más allá de estos cuatro meses). El pago sólo otorga el derecho de hacer uso del edificio para el periodo especificado en el futuro para que sea apropiado un saldo de renta prepagada.

Antes de que se complete esta ilustración de los asientos típicos del diario, se examinarán cuatro transacciones adicionales. En total, estos catorce proporcionan una excelente sección transversal de eventos básicos encontrados por la mayoría de las empresas y las entradas de revistas creadas para capturar esa información. Llegar a comprender el registro de estas transacciones es de suma importancia para dominar las reglas de débito y crédito.

Pregunta: Funcionarios de Lawndale Company deciden comprar un pequeño tramo de tierra pagando $8,000 en efectivo. Quizás piensen que el espacio podría ser utilizado en algún momento en el futuro como estacionamiento. ¿Qué se registra para reflejar la compra en efectivo de un terreno?

Respuesta: La transacción aquí es sencilla. Como activo, la tierra aumenta con un adeudo. El efectivo baja debido a la adquisición y se registra utilizando un crédito. Como se dijo anteriormente, los comerciantes venecianos probablemente habrían hecho la misma grabación hace quinientos años (aunque no en dólares estadounidenses).

Figura 4.15 Ingreso de Diario 11: Terrenos Adquiridos por Efectivo

Pregunta: Ahora, supongamos que, en un momento posterior, este mismo terreno se vende a una parte externa por dinero en efectivo de $11,000. Aquí se produce una venta pero el terreno no es inventario. No se compró específicamente para ser revendida dentro del curso normal de los negocios. La venta de terrenos no es la principal operación de Lawndale Company. ¿Deberían registrarse los ingresos junto con el costo de los bienes vendidos cuando se venden terrenos? Estas cuentas se utilizan en la periodística de la venta de inventario. ¿Se aplica el mismo reporte a la venta de otros artículos como terrenos o equipos?

Respuesta: Debido a que la venta de terrenos no es vista como una parte central de las operaciones de esta compañía, ni los ingresos ni el costo de los bienes vendidos se reportan como en la venta de inventario. Se registra un incremento de $11,000 en efectivo junto con la remoción del costo de $8,000 del terreno que fue trasladado al nuevo comprador. No obstante, para alertar a los tomadores de decisiones de que se ha producido un evento tangencial o incidental, se reconoce por la diferencia una ganancia (si el precio de venta es superior al costo del terreno) o una pérdida (si el precio de venta es menor que el costo). El efecto sobre la utilidad neta es el mismo pero el reporte ha cambiado.

A menudo, la ganancia o pérdida resultante se separa entonces de los ingresos y gastos en el estado de resultados de la compañía para comunicar más claramente la información sobre la naturaleza de la transacción. En consecuencia, ni los ingresos ni el costo de los bienes vendidos se encuentran en la entrada siguiente como se mostró anteriormente en las Entradas del Diario 4A y 4B.

Figura 4.16 Entrada de Diario 12: Terrenos Vendidos por Efectivo en Exceso de Costo

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092628.html

Pregunta: La contabilidad de devengo, como se especifica en el principio de realización de ingresos, exige que los ingresos no se reconozcan hasta que el proceso de obtención esté sustancialmente completo. Supongamos que un cliente le da a Lawndale Company $3,000 en efectivo por algún tipo de servicio que se realizará en una fecha futura. El trabajo aún no ha comenzado. Por lo tanto, Lawndale no puede reportar ingresos por $3,000. ¿Cómo se registra una entrada de efectivo si se recibe por trabajo antes de que se complete sustancialmente el proceso de ganancias?

Respuesta: Aunque la empresa recaudó dinero, la contabilidad de devengo dicta que los ingresos aún no pueden reconocerse. El proceso de obtención aquí no se llevará a cabo hasta algún momento en el futuro. Como activo, la cuenta de efectivo se incrementa (débito) pero no se pueden registrar ingresos. En cambio, se configura una cuenta de ingresos no devengados para reconocer el crédito de $3,000. Este saldo es reportado por Lawndale Company como un pasivo. Debido a que el dinero ha sido aceptado, la empresa está obligada a prestar el servicio o devolver los $3,000 al cliente. El registro de esta responsabilidad refleja la responsabilidad futura de la compañía.

Figura 4.17 Ingreso de Diario 13: Dinero Recibido por el Trabajo a Hacer Posterior

Aquí hay una transacción final para proporcionar una gama completa de ejemplos básicos en esta etapa preliminar de cobertura. Muchas transacciones adicionales y sus entradas de diario se introducirán a lo largo de este libro de texto, pero estas catorce forman un fuerte núcleo de eventos típicos que encuentran la mayoría de las empresas.

Pregunta: Supongamos que Lawndale Company ha sido rentable. En consecuencia, la junta directiva vota para distribuir un dividendo en efectivo a todos los propietarios, una recompensa que totaliza 600 dólares. El pago se realiza de inmediato. ¿Qué registro es apropiado cuando se paga un dividendo?

Respuesta: El efectivo se reduce por esta distribución a los propietarios de la compañía. Como activo, un crédito es apropiado. La causa de la disminución fue el pago de un dividendo. De ahí que se establezca una cuenta de dividendos pagados. De acuerdo con las reglas de débito y crédito, los dividendos pagados figuran como una de las cuentas que aumenta a través de un débito. Así, la grabación de esta última ilustración es la siguiente.

Figura 4.18 Entrada de diario 14: Dividendo distribuido a propietarios

Pregunta: Con la práctica, obtener una comprensión de las reglas para los débitos y créditos es un objetivo razonable. Sin embargo, estos asientos de diario no proporcionan el saldo actual de ninguna cuenta. Registran el efecto de cada transacción pero no los totales de cuenta actualizados, cifras que podrían cambiar muchas veces al día. ¿Cómo determina un contador el saldo actual de efectivo, inventario, gasto de renta o similares?

Respuesta: En un sistema contable, el proceso de registro se compone de dos etapas distintas.

1. Después de analizar el impacto financiero de una transacción, se crea una entrada de diario para reflejar el impacto en las cuentas relevantes.
2. Entonces, cada débito y crédito individual se agrega a la cuenta T específica que se está alterando, un proceso conocido como “contabilización”. Un débito a efectivo en una entrada de diario aparece como débito en la cuenta T de efectivo. Un crédito hecho a los pagarés se registra como un crédito dentro de la cuenta T de pagarés por pagar. Después de registrar todas las entradas, el saldo actual de cualquier cuenta se puede determinar agregando los lados de débito y crédito de la cuenta T y compensando los dos.

Históricamente, registrar los cambios individuales mostrados en cada entrada de diario en las cuentas T específicas fue un proceso tedioso y lento realizado manualmente. Hoy en día, los sistemas automatizados están diseñados para que el impacto de cada entrada se registre simultáneamente en las cuentas T adecuadas que se encuentran en el libro mayor.

Para fines ilustrativos, los asientos registrados anteriormente han sido contabilizados en las cuentas T del libro mayor que se muestran en la Figura 4.4 “Entrada de Diario 1: Inventario Adquirido a Crédito”. Cada cuenta incluye el saldo anterior (PB) encontrado en el saldo de prueba que se muestra en la Figura 4.3 “Saldos Tomados de Cuentas T en Libro Mayor” al inicio de las transacciones ilustradas. Los adeudos y créditos adicionales registrados para cada una de las catorce operaciones de muestra incluyen el número de la entrada de diario correspondiente para fines de referencia cruzada. Los lados de débito y crédito de cada cuenta pueden ser sumados y netos en cualquier punto para determinar el saldo actual (CB).

Figura 4.19 Lawndale Company Ledger

Llave para llevar

La cobertura inicial del registro de transacciones básicas se concluye aquí a través del análisis del pago del seguro, la aportación de capital, la compra y venta de terrenos, la recepción de efectivo previo a la realización de los trabajos, el pago de dividendos a los propietarios, y similares. Después de que se determine el impacto de cada evento, se utilizan débitos y créditos para registrar estos cambios. Estos asientos de diario se registran luego en las cuentas T apropiadas que se utilizan para monitorear los saldos de las cuentas en constante cambio. Todas las cuentas T se conocen colectivamente como libro mayor o libro mayor general. Las entradas del diario documentan el efecto de las transacciones. Las cuentas T y el libro mayor mantienen el saldo actual de cada cuenta.

Hablar con un verdadero profesional de la inversión (Continuación)

A continuación se presenta una continuación de nuestra entrevista con Kevin G. Burns.

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• > Pregunta: Cuando eras un estudiante universitario con especialización en contabilidad, aprendiste todas las reglas de débito y crédito, así como sobre los asientos de diario y el libro mayor. En tus años como asesor de inversiones, ¿este conocimiento alguna vez ha demostrado ser útil para ti y para tu carrera?
• > Kevin Burns: Aunque nunca planeé ser contador cuando estaba en la universidad, la lógica interna de las reglas de débito y crédito me pareció bastante fascinante. Pensar en las transacciones y averiguar el proceso de grabación adecuado fue una gran introducción a las operaciones comerciales. Con toda honestidad, como asesor de inversiones, me interesan más los valores de los activos y otra información del balance que el proceso contable necesario para recabar esta información. Sin embargo, también me resulta ser dueño de un restaurante y siempre me parece interesante cuando profundizo en las cuentas de gastos específicas buscando formas de ser más eficientes. Por ejemplo, recientemente cuando vi que habíamos gastado mucho dinero el año pasado en mantenimiento de edificios, no podía imaginar cómo eso era posible. Yo mismo cavé a través de la cuenta T y encontré un error de grabación que había que arreglar. Mis antecedentes me permitieron entender todo el proceso. Frecuentemente, como estudio los diversos débitos dentro de nuestros gastos, puedo detectar áreas donde el restaurante puede ahorrar dinero.

Videoclip

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• >Unnamed Author habla sobre los cinco puntos más importantes del Capítulo 4 “¿Cómo Acumula y Organiza una Organización la Información Necesaria para Preparar Estados Financieros? “.