4.4: Preparación de entradas de diario

Objetivos de aprendizaje

Al final de esta sección, los alumnos deberán poder cumplir con los siguientes objetivos:

1. Describir el propósito y la estructura de una entrada de diario.
2. Identificar el propósito de una revista.
3. Definir “saldo de prueba” e indicar la fuente de sus saldos monetarios.
4. Preparar entradas de diario para registrar el efecto de adquirir inventario, pagar salarios, pedir dinero prestado y vender mercancía.
5. Definir “contabilidad de devengo” y enumerar sus dos componentes.
6. Explicar el propósito del principio de realización de ingresos.
7. Explicar el propósito del principio de coincidencia.

Pregunta: En un sistema contable, se analiza el impacto de cada transacción y luego se debe registrar. Para ello se utilizan débitos y créditos. ¿Cómo se realiza el registro real de una transacción?

Respuesta: Los efectos producidos en las distintas cuentas por una transacción deben introducirse en el sistema contable lo más rápido posible para que no se pierda información y los errores tengan menos tiempo para ocurrir. Después de analizar cada evento, los cambios financieros causados por una transacción se registran inicialmente como entrada de diario. Una lista de todos los asientos registrados se mantiene en un diario (también conocido como diario general), que es uno de los componentes más importantes dentro de cualquier sistema contable. El diario es el diario de la empresa: la historia del impacto de los eventos financieros a medida que ocurrieron.

Un asiento diario no es más que una indicación de las cuentas y saldos que fueron cambiados por una transacción.

Pregunta: Las reglas de débito y crédito se aprenden mejor a través de la práctica. Para captar el uso de débitos y créditos, ¿cómo debe comenzar la práctica necesaria?

Respuesta: Al enfrentar débitos y créditos, todos tienen que practicar al principio. Eso es normal y es de esperar. Estas reglas se pueden aprender rápidamente pero sólo invirtiendo un poco de esfuerzo. Anteriormente en este capítulo, se analizaron una serie de transacciones para determinar su impacto en los saldos de las cuentas. Supongamos ahora que estas mismas transacciones se van a registrar como asientos de diario. Para proporcionar un poco más de información para esta ilustración, la compañía informadora será una pequeña tienda de suministros agrícolas conocida como Lawndale Company que se encuentra en una zona rural. Para mayor comodidad, supongamos que la compañía incurre en estas transacciones durante los últimos días del Año Uno, justo antes de preparar los estados financieros.

Supongamos además que esta compañía ya tiene los saldos de cuentas presentados en la Figura 4.3 “Saldos Tomados de Cuentas T en Ledger” en sus cuentas T antes de realizar este último grupo de asientos. Tenga en cuenta que el total de todos los saldos de débito y crédito sí está de acuerdo ($54,300) y que cada cuenta muestra un saldo positivo. Es decir, la cifra que se informa es un débito o crédito basado en lo que hace que ese tipo particular de cuenta aumente. Pocas cuentas T contienen saldos negativos.

Esta lista actual de cuentas se conoce comúnmente como saldo de prueba. Dado que las cuentas T se mantienen juntas en un libro mayor (o libro mayor general), un saldo de prueba informa los saldos individuales para cada cuenta T mantenida en el libro mayor de la compañía.

Figura 4.3 Saldos Tomados de Cuentas T en Libro Mayor

Pregunta: Supongamos que después de que se determinaron los saldos anteriores, se llevaron a cabo varias transacciones adicionales. La primera transacción analizada al inicio de este capítulo fue la compra de inventario a crédito por $2,000. Esta adquisición aumenta el registro de la cantidad de inventario que se mantiene al mismo tiempo que eleva uno de los pasivos de la compañía, las cuentas por pagar. ¿Cómo se registra la adquisición de inventario a crédito en forma de entrada de diario?

Respuesta: Después del análisis transaccional, se prepara una entrada de diario para registrar el impacto que el evento tiene en Lawndale Company. El inventario es un activo que siempre usa un débito para anotar un aumento. Las cuentas por pagar son un pasivo por lo que un crédito indica que se ha producido un incremento. Por lo tanto, la siguiente entrada de diario es apropiada ².

Figura 4.4 Ingreso de Diario 1: Inventario Adquirido a Crédito

Observe que la palabra “inventario” se encuentra físicamente a la izquierda de la entrada del diario y las palabras “cuentas por pagar” están sangradas a la derecha. Este posicionamiento muestra claramente qué cuenta se adeuda y cuál se acredita. De la misma manera, el monto numérico de $2,000 agregado al total del inventario aparece en el lado izquierdo (débito) mientras que el cambio de $2,000 en las cuentas por pagar está claramente en el lado derecho (crédito).

La preparación de entradas de diario es obviamente un proceso mecánico pero fundamental para la recolección de información con fines de informes financieros. Cualquier persona familiarizada con los procedimientos contables podría fácilmente “leer” la entrada anterior: con base en el débito y crédito, tanto el inventario como las cuentas por pagar han subido por lo que se indica una compra de mercancía por $2,000 a crédito. Curiosamente, con la traducción de las palabras, un comerciante veneciano de la última parte del siglo XV sería capaz de comprender la información captada por esta entrada de revista aunque sea preparada por una empresa moderna tan grande como Xerox o Kellogg.

Pregunta: Como segundo ejemplo, Lawndale Company paga a sus empleados su salario regular de $300 por trabajos realizados durante la semana pasada. Si no se ha registrado previamente ninguna entrada, ¿qué entrada de diario es apropiada cuando se realiza un pago salarial?

Respuesta: Debido a que aún no se ha hecho entrada, ni el gasto salarial de $300 ni el salario correspondiente a pagar ya existen en los registros contables. Al parecer, el gasto salarial de $1,000 que aparece en el saldo de prueba anterior refleja pagos anteriores realizados durante el periodo por la empresa a sus empleados.

El pago se realiza aquí por trabajos anteriores por lo que este costo representa un gasto en lugar de un activo. Así, el saldo registrado como gasto salarial sube en esta cantidad mientras que el efectivo disminuye. El aumento de un gasto siempre se muestra por medio de un débito; la disminución de un activo se refleja a través de un crédito.

Figura 4.5 Entrada de diario 2: Sueldo pagado a los empleados

En la práctica, también se podría incluir aquí la fecha de cada transacción. Para fines ilustrativos, esta información extra no es necesaria.

Pregunta: Supongamos que se toman prestados 9,000 dólares de un banco local cuando los funcionarios firman un nuevo billete pagadero que tendrá que ser reembolsado en varios años. ¿Qué entrada de diario prepara el contador de una empresa para reflejar la entrada de efectivo recibida de un préstamo?

Respuesta: Como siempre, la grabación comienza con un análisis de la transacción. Aquí, el efectivo aumenta como resultado de la deuda incurrida (pagarés). El efectivo, un activo, aumenta $9,000, lo que se muestra como débito. El saldo pagadero de las notas de la compañía también sube por la misma cantidad. Como pasivo, el incremento se registra a través de un crédito. Mediante el uso de débitos y créditos de esta manera, los efectos financieros se ingresan en los registros contables.

Figura 4.6 Entrada de Diario 3: Dinero prestado del Banco

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092610.html

Pregunta: En la Transacción 1, el inventario fue comprado por $2,000. Esa entrada se registra arriba. Supongamos ahora que estos bienes se venden por $5,000 a un cliente a crédito. ¿Cómo se registra la venta de mercancía a cuenta en forma de ingreso a diario?

Respuesta: Como se discutió anteriormente, dos eventos realmente ocurren cuando se vende inventario. En primer lugar, se realiza la venta y, segundo, el cliente toma posesión de la mercancía de la empresa. Suponiendo nuevamente que se está utilizando un sistema de inventario perpetuo, tanto la venta como el gasto relacionado se registran de inmediato. En la parte inicial de la transacción, el saldo de cuentas por cobrar sube $5,000 porque el dinero del cliente no se cobrará hasta una fecha posterior. El incremento de este activo se muestra mediante un adeudo. El nuevo crédito resultó de una venta. También se registran ingresos (por un crédito) para indicar la causa de ese efecto.

Figura 4.7 Entrada de diario 4A: Venta realizada a cuenta

Al mismo tiempo, el inventario que cuesta $2,000 es entregado por la compañía. La reducción de cualquier activo se registra a través de un crédito. El gasto resultante de la salida de activos ha sido identificado previamente como “costo de los bienes vendidos”. Como cualquier gasto, se ingresa al sistema contable a través de un débito.

Figura 4.8 Entrada de Diario 4B: Mercancía Adquirida por los Clientes

Pregunta: En la transacción anterior, Lawndale Company realizó una venta pero el efectivo no se cobrará hasta alguna fecha posterior. ¿Por qué se reportan los ingresos en el momento de la venta en lugar de cuando finalmente se cobra el efectivo? La contabilidad es conservadora. Por lo tanto, podría haberse esperado retrasar el reconocimiento de los ingresos por ventas (y el incremento resultante en la utilidad neta) hasta que se reciban físicamente los $5,000.

Respuesta: Esta pregunta refleja un concepto erróneo común sobre la información que se trasmite a través de los estados financieros. Como se muestra anteriormente en la Entrada de Diario 4A, el reconocimiento de ingresos no está vinculado directamente al recibo de efectivo. Uno de los elementos más importantes que comprende la estructura de los PCGA estadounidenses es la contabilidad de devengo, que sirve como base para cronometrar el reporte de ingresos y gastos. Debido al impacto directo en el ingreso neto, dichos temas de reconocimiento se encuentran entre los más complicados y polémicos en la contabilidad. El contador siempre debe determinar el momento adecuado para reportar cada ingreso y gasto. La contabilidad de devengo proporciona orientación estándar (en los Estados Unidos y en gran parte del mundo).

La contabilidad de devengo se compone realmente de dos componentes distintos. El principio de realización de ingresos proporciona una dirección autorizada en cuanto al momento adecuado para el reconocimiento de los ingresos. El principio de cotejo establece lineamientos para el reporte de gastos. Estos dos principios han sido utilizados durante décadas en la aplicación de los PCGA de Estados Unidos. Su importancia dentro de la contabilidad financiera difícilmente puede exagerarse.

Principio de realización de ingresos. Los ingresos se reconocen adecuadamente en el punto en que (1) el proceso de ganancia necesario para generar los ingresos está sustancialmente completo y (2) la cantidad que eventualmente se va a recibir puede estimarse razonablemente. A medida que el estudio de la contabilidad financiera avanza hacia situaciones más complejas, ambos criterios requerirán un análisis y comprensión cuidadosos.

Principio de coincidencia. Los gastos se reconocen en el mismo periodo de tiempo que los ingresos que ayudan a crear. Por lo tanto, si se van a reconocer ingresos específicos en el año 2019, cualquier costo asociado deberá ser reportado como gastos en ese mismo periodo de tiempo. Los gastos se igualan con los ingresos. Sin embargo, cuando un costo no puede vincularse directamente a ingresos identificables, no es posible igualar. En esos casos, el gasto se reconoce en el periodo de tiempo más lógico, de alguna manera sistemática, o como incurrido, dependiendo de la situación.

Para los ingresos reportados en la Entrada de Diario 4A, suponiendo que Lawndale Company haya concluido sustancialmente los trabajos requeridos para esta venta y $5,000 es una estimación razonable de la cantidad que se cobrará, el reconocimiento al momento de la venta es apropiado. Debido a que los ingresos se reconocen en ese momento, el gasto relacionado (costo de los bienes vendidos) también debe registrarse como se puede ver en la Entrada de Diario 4B.

La contabilidad de devengo proporciona un excelente ejemplo de cómo los GAAP estadounidenses guían el proceso de presentación de informes para producir estados financieros presentados de manera justa que puedan ser entendidos por todos los tomadores de decisiones en todo el mundo.

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092642.html

Llave para llevar

Después de analizar los efectos financieros, el impacto de cada transacción se registra dentro del sistema contable de una compañía a través de una entrada en el diario. La compra de inventario, el pago de un salario y el préstamo de dinero son todas operaciones típicas que se registran por medio de débitos y créditos. Todas las entradas del diario se mantienen dentro del diario de la compañía. El momento de este reconocimiento es especialmente importante en relación con los ingresos y gastos. La contabilidad de devengo proporciona orientación formal dentro de los PCGA de Estados Unidos. Los ingresos se reconocen cuando el proceso de ganancias está sustancialmente completo y el monto a cobrar puede estimarse razonablemente. Los gastos se reconocen con base en el principio de igualación, el cual sostiene que deben ser reportados en el mismo periodo que los ingresos que ayudan a generar.

¹ En organizaciones más grandes, las transacciones similares a menudo se agrupan, suman y registran juntas para lograr eficiencia. Por ejemplo, todas las ventas en efectivo en una tienda pueden totalizarse automáticamente y registrarse al mismo tiempo al final de cada día. Para ayudar a enfocarse en la mecánica del proceso contable, los asientos de diario registrados para las transacciones en este libro de texto se elaborarán individualmente.

² La información entre paréntesis se incluye aquí solo con fines de aclaración y no aparece en una entrada de revista verdadera.