5.1: La necesidad de ajustar entradas

Objetivos de aprendizaje

Al final de esta sección, los alumnos deberán poder cumplir con los siguientes objetivos:

1. Explicar el propósito y la necesidad de ajustar entradas.
2. Enumere ejemplos de varias cuentas típicas que requieren ajustes de entradas.
3. Defina un “gasto acumulado”.
4. Proporcione ejemplos de entradas de ajuste para diversos gastos devengados.
5. Describa la razón por la que los gastos acumulados a menudo requieren ajustar las entradas pero no en todas las situaciones.

Pregunta: Los dos primeros pasos del proceso contable se identificaron en el Capítulo 4 “¿Cómo Acumula y Organiza una Organización la Información Necesaria para Elaborar Estados Financieros? “como “analizar” y “grabar”. Se produce una transacción y los efectos financieros se determinan a través de un cuidadoso análisis. Una vez determinado, el impacto que tiene un evento en cuentas específicas se registra en forma de entrada de diario. Cada uno de los débitos y créditos se registra entonces en la cuenta T correspondiente ubicada en el libro mayor. Según sea necesario, los saldos corrientes se pueden determinar para cualquiera o todas estas cuentas compensando los débitos y créditos. Se trata de un sistema tan antiguo como el cuadro de la Mona Lisa.

El tercer paso en este proceso fue catalogado como “ajustar”. ¿Por qué los saldos de las cuentas contables requieren ajuste? ¿Por qué los totales de la cuenta T que se encuentran en la Figura 4.3 “Saldos Tomados de Cuentas T en Ledger” no son utilizados simplemente por el contador para producir estados financieros para la organización informadora?

Respuesta: Los eventos financieros se llevan a cabo durante todo el año. Como se indica, las entradas de diario se registran con los débitos y créditos individuales luego ingresados en las cuentas T correspondientes. Sin embargo, no todos los cambios en las cuentas de una compañía ocurren como resultado de eventos físicos. Los saldos frecuentemente aumentan o disminuyen simplemente por el paso del tiempo. O el impacto es tan gradual que producir entradas individuales de diario no es razonable. Por ejemplo, el salario lo ganan los empleados todos los días (en realidad cada minuto) pero el pago no suele hacerse hasta el final de la semana o mes. Otros gastos, como servicios públicos, renta e intereses, se incurren a lo largo del tiempo. Los suministros como bolígrafos y sobres se agotan de forma continua. A menos que un sistema de contabilidad esté programado para registrar pequeños cambios incrementales, los efectos financieros no se capturan a medida que ocurren.

Después de cada día de trabajo, pocas empresas se toman la molestia de registrar la cantidad equivalente de salario u otro gasto y la responsabilidad relacionada. Cuando se consume una libreta de papel dentro de una organización, no parece que valga la pena el esfuerzo adeudar los gastos de suministros por uno o dos dólares y acreditar suministros por la misma cantidad.

Antes de producir estados financieros, el contador deberá buscar todos los cambios que se hayan omitido. Estos aumentos o disminuciones adicionales también se registran en formato de débito y crédito (a menudo llamados asientos de ajuste en lugar de asientos) con el impacto luego registrado en las cuentas contables correspondientes. El proceso continúa hasta que todos los saldos estén debidamente declarados. Estos ajustes son un paso previo en la elaboración de los estados financieros. Son físicamente idénticos a los asientos de diario registrados para las transacciones pero ocurren en un momento diferente y por una razón diferente.

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092644.html

Pregunta: Los asientos de ajuste se utilizan para actualizar el libro mayor para cualquier cambio financiero que haya ocurrido gradualmente a lo largo del tiempo y no registrado a través de un asiento de diario regular. ¿Qué tipo de ajustes se necesitan normalmente antes de preparar los estados financieros?

Respuesta: Una variedad de entradas de ajuste serán examinadas a lo largo del resto de este libro de texto. Una de las principales responsabilidades del contador es el estudio cuidadoso de toda la información financiera para asegurar que toda se presente de manera justa antes de ser liberada. Dicha investigación puede conducir a la preparación de numerosas entradas de ajuste. Aquí, en el Capítulo 5 “¿Por qué se debe ajustar la información financiera antes de la producción de estados financieros?” , sólo se introducen los siguientes cuatro tipos generales de ajustes. En capítulos posteriores, se describirán y analizarán muchos ejemplos adicionales.

• Gastos devengados (también denominados pasivos devengados)
• Gastos de prepago
• Ingresos devengados
• Ingresos no devengados (también denominados ingresos diferidos)

Por lo general, al inicio del proceso de ajuste, el contador prepara un saldo de prueba actualizado para proporcionar una representación visual y organizada de todos los saldos de las cuentas del libro mayor. Este listado ayuda al contador a detectar cifras que podrían necesitar ajustar para que se presenten de manera justa. Por lo tanto, la Figura 5.1 “Saldo de Prueba Actualizado” toma los saldos de cuentas finales para la Compañía Lawndale que se encuentran en el libro mayor presentado en la Figura 4.3 “Saldos Tomados de Cuentas T en Ledger” y los pone en forma de saldo de prueba.

Figura 5.1 Saldo de prueba actualizado

Pregunta: El primer ajuste listado es un gasto devengado. En el Capítulo 4 “¿Cómo Acumula y Organiza una Organización la Información Necesaria para Elaborar Estados Financieros? “, la palabra “devengar” se definió como “crecer”. Así, un gasto acumulado es aquel que aumenta gradualmente con el tiempo. Como se indicó anteriormente, algunas empresas programan sus sistemas contables para registrar dichos gastos a medida que se incurren. Este proceso de acumulación reduce la necesidad de entradas de ajuste separadas. Otras empresas realizan pocos, si los hay, devengos y actualizan todos los saldos a través de numerosos ajustes. El proceso de registro de dichos gastos debe ser diseñado para satisfacer las necesidades informativas de los funcionarios de la empresa. Algunos prefieren tener saldos actualizados fácilmente disponibles en el libro mayor, mientras que otros se inclinan a esperar a que se emitan informes financieros periódicos. ¿Cuáles son algunos gastos acumulados típicos y cuál es el ingreso de ajuste apropiado si no han sido registrados previamente por el sistema contable?

Respuesta: Si el sistema contable de una compañía informadora reconoce un gasto a medida que crece, no es necesario ningún ajuste. Los saldos se registran correctamente. Están listos para ser incluidos en los estados financieros. Así, cuando se preparan estados de cuenta, el contador sólo necesita buscar gastos devengados que aún no han sido reconocidos.

Numerosos gastos se hacen un poco más grandes cada día hasta que se pagan, incluyendo salario, renta, seguros, servicios públicos, intereses, publicidad, impuestos sobre la renta y similares. Por ejemplo, en su balance del 31 de diciembre de 2008, la Compañía Hershey reportó pasivos devengados de aproximadamente 504 millones de dólares. En las notas a los estados financieros, este monto se explicó como deudas adeudadas ese día por nómina, compensación y beneficios, publicidad y promoción, y otros gastos devengados.

Supongamos, con fines ilustrativos, que el contador revisa el saldo de prueba presentado en la Figura 5.1 “Balance de prueba actualizado” y se da cuenta de que los gastos de servicios públicos (como luz y agua) no se han registrado desde el pago más reciente. Supongamos que Lawndale Company actualmente adeuda 900 dólares por esos servicios públicos. El siguiente ajuste es necesario antes de que se creen los estados financieros. Se trata de una entrada de ajuste porque no se produjo ningún evento físico; esta responsabilidad simplemente creció con el tiempo y aún no se ha pagado.

Figura 5.2 Ajuste del ingreso 1: Monto adeudado por servicios públicos

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092630.html

Llave para llevar

Los asientos de ajuste son necesarios para actualizar todos los saldos de las cuentas antes de poder preparar los estados financieros. Estos ajustes no son el resultado de eventos físicos o transacciones sino que son causados por el paso del tiempo o pequeños cambios en los saldos de las cuentas. El contador examina una lista actual de cuentas, conocida como saldo de prueba, para identificar los montos que deben cambiarse antes de la preparación de los estados financieros. Aunque se estudian numerosos ajustes en este libro de texto, cuatro tipos generales son especialmente comunes: gastos devengados, gastos prepagados, ingresos devengados e ingresos no devengados. Cualquier gasto (como el salario) que crece gradualmente con el tiempo pero que aún no se ha pagado se conoce como gasto devengado. Si no se registra automáticamente por el sistema contable, éste deberá ser ingresado en los registros mediante ajuste previo a la elaboración de estados financieros.