5.2: Preparación de varias entradas de ajuste

Objetivos de aprendizaje

Al final de esta sección, los alumnos deberán poder cumplir con los siguientes objetivos:

1. Explique la necesidad de una entrada de ajuste en el reporte de gastos de prepago y poder preparar ese ajuste.
2. Explique la necesidad de una entrada de ajuste en el reporte de ingresos devengados y poder preparar ese ajuste.
3. Describir la dificultad de determinar cuándo el proceso de obtención de ingresos está sustancialmente completo y discutir posibles resoluciones.

Pregunta: El segundo ajuste a considerar aquí implica el manejo de los gastos de prepago. En las transacciones que se registraron en el capítulo anterior, la Entrada de Diario 10 reportó un pago de $4,000 hecho por adelantado por cuatro meses de renta para utilizar un edificio. Un activo —renta prepagada— se registró a través del proceso contable normal. Esta cuenta aparece en el saldo de prueba en la Figura 5.1 “Saldo de prueba actualizado”. ¿Por qué podría ser necesaria una entrada de ajuste de fin de año en relación con un gasto prepago?

Respuesta: Durante estos cuatro meses, Lawndale Company utilizará las instalaciones rentadas para ayudar a generar ingresos. A lo largo de ese tiempo, el beneficio económico futuro establecido por el pago se convierte gradualmente en un beneficio pasado. El activo literalmente se convierte en un gasto día a día. Para fines ilustrativos, supongamos que ya ha pasado un mes desde el pago original. Este mes de beneficio proporcionado por la renta ($1,000 o $4,000/cuatro meses) ya no existe; se ha consumido.

Como paso preliminar en la preparación de estados financieros, se necesita una entrada de ajuste para reclasificar $1,000 del activo a una cuenta de gastos. Este ajuste deja $3,000 en el activo (para los tres meses restantes de renta en el edificio) mientras que $1,000 ahora se reporta como gasto (para el mes anterior de renta).

Figura 5.3 Ajuste de Entrada 2: Se utiliza una instalación previamente rentada

El propósito básico de ajustar los asientos es tomar cualquier cantidad que resida en el libro mayor y alinearlos con los requisitos de los principios contables generalmente aceptados de Estados Unidos (PCGA de Estados Unidos). Para esta ilustración, el pago original de $4,000 se clasificó como renta prepagada y se creó el ajuste anterior en respuesta a esa entrada inicial.

En el registro de transacciones, algunos sistemas contables manejan mecánicamente los eventos de una manera diferente a otros. Así, la construcción de una entrada de ajuste siempre depende de la grabación que anteriormente se realizara. Para ilustrar, supongamos que cuando se realizó este pago de 4.000 dólares, el programa de cómputos de la compañía había sido diseñado para ingresar un adeudo para el gasto de renta más que para la renta prepagada. Todo el dinero gastado en renta se registró automáticamente como gasto de renta. Esta contabilidad inicial no repercute en las cifras finales a reportar pero sí altera el proceso de ajuste.

Aún es necesario preparar una entrada de ajuste para que el gasto que aparece en la cuenta de resultados sea de $1,000 (durante el último mes) mientras que el activo en el balance se muestre como $3,000 (para los próximos tres meses). Si el costo total de $4,000 está en gasto de renta, es necesaria la siguiente alternativa para llegar a los saldos adecuados. Desplaza $3,000 fuera del gasto y hacia el activo.

Figura 5.4 Ajuste de la Entrada 3: Alternativa Basada en una Grabación Inicial Diferente

Esta entrada deja $1,000 en gastos y $3,000 como activo. Independientemente de la cuenta, el contador determina primero el saldo que está presente en el libro mayor y luego crea el ajuste específico necesario para llegar a cifras bastante presentadas.

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092645.html

Pregunta: Los ingresos devengados son el tercer tipo general de ajuste a cubrir aquí. Con base en el título, este ingreso es uno que crece gradualmente con el tiempo. Si no se registra por el sistema contable de una empresa, es necesario actualizar antes de preparar los estados financieros. ¿Qué ajuste se utiliza para reconocer los ingresos devengados que no se han registrado previamente?

Respuesta: Se obtienen varios tipos de ingresos a medida que pasa el tiempo en lugar de a través de un evento físico como la venta de inventario. Para ilustrar, supongamos que un cliente acude a Lawndale Company cinco días antes de que termine el año y solicite asistencia. El cliente debe estar ausente los siguientes treinta días y quiere que los empleados de la compañía alimenten, rieguen y cuiden a sus caballos durante el periodo de ausencia. Todo lo necesario para el trabajo está disponible en la granja del cliente; Lawndale solo tiene que brindar el servicio. Las partes acuerdan que la empresa recibirá $100 diarios por esta obra con el pago que se realizará a la devolución de la persona.

Ningún activo cambia de manos al inicio de esta tarea. Por lo tanto, no es probable que el sistema contable de la compañía haga ninguna entrada hasta que finalmente se reciba el pago. No obstante, supongamos que después de los primeros cinco días de trabajo, la compañía está lista para preparar estados financieros y necesita reconocer todos los ingresos obtenidos hasta la fecha. El servicio a este cliente se ha llevado a cabo durante cinco días a una tasa de $100 diarios. La empresa ha realizado los trabajos para ganar $500, cantidad que no se recibirá hasta más tarde. Esta cuenta por cobrar e ingresos deben reconocerse a través de una entrada de ajuste para que las cifras financieras reportadas se presenten de manera justa. El proceso de obtención de los $500 ocurrió este año y debe registrarse en este año.

Figura 5.5 Ajuste del Ingreso 4: Los Ingresos se Ganan por el Trabajo Realizado

No se necesita reconocimiento para el costo de los bienes vendidos. El inventario no se está vendiendo sino que es un servicio. La cuenta por cobrar de $500 se eliminará en el período posterior cuando el cliente finalmente pague a la compañía por los servicios prestados.

Pregunta: Como se discutió en un capítulo anterior, el principio de realización de ingresos (dentro de la contabilidad de devengo) proporciona orientación formal para el momento de la presentación de informes de ingresos Afirma en parte que el proceso de obtención debe estar sustancialmente completo antes de que se puedan reconocer los ingresos. Eso parece razonable. En el ejemplo anterior, el trabajo sólo se ha realizado durante cinco días de un total de treinta. Eso no es sustancialmente completo. ¿Por qué se reconoce algún ingreso acumulado si el proceso de ganancias no está sustancialmente completo?

Respuesta: Esta pregunta llama la atención sobre un problema difícil que los contadores enfrentan frecuentemente al crear un retrato justo de una empresa. El reconocimiento adecuado de los ingresos es una de las tareas más desafiantes que se encuentran en la contabilidad financiera. Aquí, la forma más sencilla de resolver este problema es considerar la naturaleza de la tarea a realizar.

¿Es este trabajo una sola tarea a realizar por la empresa a lo largo de treinta días o son treinta tareas distintas que deben ser manejadas una vez al día durante este periodo de tiempo?

Si el trabajo de alimentar y cuidar a los caballos es una tarea grande como pintar una casa, entonces el proceso de obtención solo está terminado 5/30 en este momento y no sustancialmente completo. No se reconocen ingresos hasta que la obra se haya realizado por veinticinco días más. La entrada de ajuste anterior no está justificada.

Por el contrario, si esta asignación es de treinta tareas separadas, entonces cinco de ellas están sustancialmente completas y los ingresos de $500 se registran adecuadamente por la entrada anterior. Desafortunadamente, la distinción no siempre es clara. Debido a que la contabilidad es conservadora, los ingresos nunca deben reconocerse a menos que predomine evidencia de que las tareas individuales son eventos claramente separados.

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092646.html

Pregunta: En la práctica, ¿cómo determina un contador si un trabajo específico está sustancialmente completo? Debido al impacto directo en la utilidad neta, este juicio debe ser crítico en la presentación de informes financieros.

Respuesta: Los contadores dedican mucho tiempo a buscar pruebas creíbles sobre la verdadera naturaleza de los eventos que encuentran. Eso puede ser un reto. Su objetivo es asegurar que toda la información incluida en los estados financieros se presente de manera justa de acuerdo con los PCGA de Estados Unidos.

¿Un trabajo está sustancialmente completo para que los ingresos puedan ser reconocidos o no?

Esa pregunta a menudo puede ser difícil de responder. Aquí hay una técnica que podría aplicarse en el análisis de este ejemplo en particular. Supongamos que después de cinco días, Lawndale tuvo que dejar de alimentar a los caballos del cliente por alguna razón legítima. ¿Debería la empresa poder exigir y cobrar todos los $500 por el trabajo realizado hasta ese momento? Si es así, entonces esos cinco días son tareas distintas que se han completado. No obstante, si no se pagaría dinero basado en trabajar apenas cinco días, no se ha logrado una conclusión sustancial por los servicios que se realizan. Por lo tanto, el reconocimiento de ingresos sería inapropiado.

En la Entrada de Ajuste 3, se hace la suposición de que las tareas diarias son separadas y que la empresa podría cobrar por el trabajo realizado hasta la fecha. No obstante, este tipo de juicios pueden ser extremadamente difíciles en el mundo real. A menudo es producto de mucho pensamiento y discusión. El impacto en los estados financieros puede ser material, lo que aumenta la presión sobre el contador.

Los estudiantes suelen entrar en un curso de contabilidad financiera creyendo que poco se requiere aparte de aprender establecer reglas y luego seguirlas mecánicamente. Como se demostrará muchas veces en este libro de texto, nada reemplaza nunca la necesidad de juicio experimentado por parte del contador.

Llave para llevar

Para alinear los saldos reportados con las reglas de contabilidad devengada, se crean apuntes de ajuste como paso en la elaboración de estados financieros. Los gastos prepagados normalmente se registran primero como activos y luego se reclasifican a gastos a medida que pasa el tiempo para satisfacer el principio de igualación. La mecánica de este proceso variará un poco con base en el registro inicial del pago. Los ingresos devengados y las cuentas por cobrar correspondientes se reconocen cuando el proceso de obtención se considera sustancialmente completo. El momento en que se alcanza este punto de referencia a menudo depende de si se está llevando a cabo un solo trabajo o una colección de tareas independientes. Al igual que con tantas áreas de la información financiera, esa decisión puede basarse en gran medida en el juicio profesional.