2.4: Ajuste de entradas: aplazamientos

Los aplazamientos son entradas de ajuste que actualizan una transacción anterior. La primera entrada de diario es general; la entrada de diario que actualiza una cuenta en esta transacción original es una entrada de ajuste realizada antes de preparar estados financieros. Los aplazamientos son ajustes de entradas para artículos comprados por adelantado y usados en el futuro (gastos diferidos) o cuando el efectivo se recibe por adelantado y se gana en el futuro (ingresos diferidos).

2.4.1 Ingresos diferidos

Los ingresos diferidos requieren ajustar las entradas. “Diferido” significa “pospuesto en el futuro”. En este caso un cliente te ha pagado por adelantado un servicio que realizarás en el futuro. (Piensa en una tarjeta regalo que emitas a un cliente.) Cuando recibes el efectivo, debitas la cuenta de Cash. Sin embargo, en ese momento no puedes acreditar tu cuenta de ingresos, o de Comisiones Ganadas, porque aún no has ganado el dinero. En su lugar, acreditas Comisiones no devengadas, que es una cuenta de responsabilidad, para reconocer que le debes al cliente una cierta cantidad de servicio en dólares.

Al final del mes, haces una entrada de ajuste por la parte de ese prepago que sí ganaste porque hiciste parte del trabajo para el cliente durante el mes. En este momento adeuda Comisiones no devengadas por la cantidad de servicio prestado, lo que reduce lo que le debe al cliente. La parte crediticia de la entrada de ajuste es la cuenta de ingresos, cuyo valor se incrementa por la cantidad ganada. Cualquier saldo restante en la cuenta de pasivos es lo que aún debes y te queda por ganar en el futuro.

Estas son las dos entradas de ajuste para ingresos diferidos que cubriremos.

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito
6/30	Comisiones no devengadas		100		▼ Comisiones no devengadas es una cuenta de responsabilidad que está disminuyendo.
	Honorarios Ganados			100	▲ Honorarios Ganados es una cuenta de ingresos que va en aumento.
6/30	Renta no devengada		100		▼ La renta no devengada es una cuenta de responsabilidad que está disminuyendo.
	Ingresos por Renta			100	▲ Ingresos por renta es una cuenta de ingresos que va en aumento.

Ambas transacciones anteriores para ingresos diferidos son esencialmente las mismas, por lo que la discusión cubrirá solo la primera. La diferencia es que un arrendador que se ocupa de la renta puede preferir nombrar las cuentas para que se adapten mejor al negocio de ingresos por alquiler.

Ejemplo

Aquí hay un ejemplo sencillo para entender los ingresos diferidos. Asume que eres estilista.

Entra el cliente A y le cortas el pelo. Ella te paga $30 en efectivo. Esto es similar al primer ejemplo discutido.

El cliente B entra y compra una tarjeta de regalo por $100 para regalar a su madre como regalo de cumpleaños. En este punto tienes el efectivo pero no has dado ningún servicio a cambio. Le debes a la madre 100 dólares en estilismo del cabello.

La madre del cliente B entra en una fecha posterior y tú le cortas y le peinas el pelo por $40. No recobras dinero en efectivo ya que ella te da la tarjeta regalo. Reduces lo que le debes en $40 por el trabajo realizado ese día; ahora te has ganado esos $40. Aún le debes servicio, pero ahora solo debes 60 dólares en lugar de 100 dólares. Esta es una forma de ingresos diferidos.

Honorarios no devengados - Ingresos diferidos

Cuando un cliente paga por adelantado a una empresa por un servicio que la compañía realizará en el futuro, la empresa experimenta ingresos diferidos.

Las tarifas son montos que una empresa cobra a los clientes por realizar servicios para ellos. Un cliente puede pagar a la empresa inmediatamente después de completar el trabajo.

Método #1: Una empresa completa un trabajo para un cliente y recibe $600 en efectivo.

La palabra “ingresos” implica que la empresa ha completado los trabajos para un cliente. Fees Earned es una cuenta que realiza un seguimiento de las ventas a los clientes.

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito
6/1	Efectivo		600		▲ El efectivo es una cuenta de activos que va en aumento.
	Honorarios Ganados			600	▼ Honorarios Ganados es una cuenta de ingresos que va en aumento.

Aquí está el libro mayor de comisiones ganadas donde se registra la transacción anterior. El saldo de $600 en la cuenta de Comisiones devengadas aparecerá en la cuenta de resultados al final del mes.

Honorarios Ganados

Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1			600		600

O

Método #2: Un cliente paga por adelantado a una empresa $1,000 por un trabajo que la compañía completará en el futuro.

Si el cliente paga en su totalidad antes de que la empresa inicie el trabajo, la compañía registra el recibo de efectivo como un pasivo ya que ahora debe servicio en el futuro. La compañía aún no puede acreditar las Comisiones Ganadas porque no ha realizado el trabajo ni se ha ganado el efectivo. Nueva cuenta de pasivos: Comisiones no devengadas.

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito
6/1	Efectivo		1,000		▲ El efectivo es una cuenta de activos que va en aumento.
	Comisiones no devengadas			1,000	▲ Comisiones no devengadas es una cuenta de responsabilidad que va en aumento.

Aquí están los libros mayores que se relacionan con un prepago de un servicio cuando se registra la transacción anterior.

Cargos no devengados

Honorarios Ganados

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

6/1

1,000

1,000

Durante el mes la empresa puede ganar parte, pero no la totalidad, del efectivo que se prepagó si realiza parte del trabajo para el cliente pero aún no completa el trabajo por completo. La compañía esperará hasta fin de mes para dar cuenta de lo que ha ganado. Supongamos que ganó 600 dólares de los $1,000 que se prepagaron. Si la compañía NO “se pone al día” y ajusta por el monto que ganó, mostrará en el balance general que aún tiene $1,000 de servicio adeudados al cliente al final del mes cuando en realidad solo le adeudan $400. Además, en la cuenta de resultados demostrará que no ganó NINGUNA de la cantidad prepagada cuando de hecho la compañía ganaba 600 dólares de la misma.

La entrada de ajuste para ingresos diferidos actualiza los saldos de Comisiones no devengadas y Comisiones devengadas para que sean precisos al final del mes. El ingreso de ajuste se registra y registra ANTES de que se preparen los estados financieros para que el estado de resultados y el balance de la compañía muestren los montos correctos y actualizados.

AJUSTE DE ENTRADA

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito
6/30	Comisiones no devengadas		600		▼ Comisiones no devengadas es una cuenta de responsabilidad que está disminuyendo.
	Honorarios Ganados			600	▲ Honorarios Ganados es una cuenta de ingresos que va en aumento.

Nota

Hay dos formas en que esta información puede ser redactada, ambas dando como resultado la misma entrada de ajuste anterior.

1. La compañía ganó $600 de la cantidad que el cliente pagó por adelantado. (Entonces se adeudan $400 de servicio.)
2. El monto de las comisiones no devengadas al final del mes es de $400. (Así que se ganaron 600 dólares.)

Aquí están los libros mayores que se relacionan con un prepago de un servicio cuando se registra la transacción anterior.

Cargos no devengados

Honorarios Ganados

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

6/1

1,000

1,000

6/30

600

600

6/30

600

400

La entrada de ajuste transfiere $600 de la “categoría no ganada” a la “categoría ganada”. Los $600 pasarán a formar parte del saldo de la cuenta de Comisiones devengadas en la cuenta de resultados al final del mes. Los $400 restantes en la cuenta de Comisiones no devengadas aparecerán en el balance general. Esta cantidad sigue siendo un pasivo para la empresa ya que aún no se ha ganado.

Resumen

Aceptaste efectivo antes de hacer un trabajo durante el mes e inicialmente lo registraste como pasivo. Al final del mes ganaste parte de este monto prepago, por lo que redujste el valor de este pasivo para reflejar lo que realmente ganaste al final del mes. Lo que se ganó se convirtió en ingresos. Para ello, se cargaron Comisiones no devengadas por el monto ganado y se acreditaron las Comisiones Ganadas para aumentar los ingresos por la misma cantidad. Cualquier saldo restante en la cuenta de Comisiones no devengadas es lo que aún debes en servicio en el futuro; continúa siendo un pasivo hasta que se gana.

La entrada de ajuste asegura que la cantidad correcta de ingresos devengados aparezca en la cuenta de resultados, no como un pasivo en el balance general.

IMPORTANTE: Si se hubiera omitido esta entrada en el diario, se producirían muchos errores en los estados financieros.

1. El monto de Honorarios devengados en la cuenta de resultados habría sido demasiado bajo en $600.
2. El ingreso neto en la cuenta de resultados habría sido demasiado bajo (este ingreso debería haberse incluido pero no lo estaba).
3. El monto de las Comisiones no devengadas en el balance general habría sido demasiado alto ($1,000 en lugar de $400).
4. El monto total del pasivo en el balance habría sido demasiado alto porque las Comisiones no devengadas, un pasivo, eran demasiado altas.
5. El monto total del patrimonio neto de los accionistas en el balance sería demasiado bajo porque un ingreso neto que era demasiado bajo habría sido cerrado a Ganancias Retenidas.

2.4.2 Resumen de Ingresos

Hay tres puntos en el tiempo: pasado, presente y futuro. También solo hay cuentas de débito posibles cuando se acredita Fees Earned, reflejando estos diferentes puntos en el tiempo. Las tres son posibles formas en que se pueden llevar a cabo los negocios.

PASADO — Se recibió efectivo antes de que se brinden los servicios. Las comisiones no devengadas se debitan cuando se termina el trabajo.

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito
6/30	Comisiones no devengadas		600		▼ Comisiones no devengadas es una cuenta de responsabilidad que está disminuyendo.
	Honorarios Ganados			600	▲ Honorarios Ganados es una cuenta de ingresos que va en aumento.

PRESENTES — Se recibe efectivo cuando se prestan los servicios. El efectivo se carga cuando se termina el trabajo.

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito
6/30	Efectivo		600		▲ El efectivo es una cuenta de activos que va en aumento.
	Honorarios Ganados			Honorarios Ganados	▲ Honorarios Ganados es una cuenta de ingresos que va en aumento.

FUTURO — Se recibirá efectivo después de que se brinden los servicios. Las cuentas por cobrar se adeudan cuando concluyen los trabajos.

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito
6/30	Cuentas por Cobrar		600		▲ Cuentas por Cobrar es una cuenta de activos que va en aumento.
	Honorarios Ganados			600	▲ Honorarios Ganados es una cuenta de ingresos que va en aumento.

2.4.3 Ajuste de entradas

Hay dos tipos de entradas de ajuste: aplazamientos y devengos. Los aplazamientos pueden ser gastos diferidos o ingresos diferidos. Los devengos pueden ser gastos devengados o ingresos devengados.