3.4: Software de contabilidad-Una visión general
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- Identificar los usos del software de finanzas personales.
- Enumere las características comunes del software financiero personal.
- Demostrar cómo se pueden lograr los cálculos financieros reales utilizando software financiero personal.
- Discuta cómo el software financiero personal puede ayudarle en sus decisiones financieras personales.
Muchos productos de software están disponibles para ayudarle a organizar su información financiera para que sea más útil en la toma de decisiones financieras. Están diseñados para hacer que los aspectos de mantenimiento de registros de las finanzas personales (la recopilación, clasificación y clasificación de datos financieros) sean lo más fáciles posible. Los programas también están diseñados para producir informes resumidos (por ejemplo, estados de resultados, estados de flujo de efectivo y balances) así como muchos cálculos que pueden ser útiles para diversos aspectos de la planificación financiera. Por ejemplo, existe un software de planificación financiera para administrar los ahorros para la educación y la jubilación, el reembolso de deudas e hipotecas, y la presupuestación de ingresos y gastos.
Recopilación de los datos
La mayoría de los programas han diseñado su entrada de datos para que se vea como una chequera, que es lo que la mayoría de la gente usa para mantener registros financieros personales. Este tipo de interfaz de usuario está pensada para ser reconocible y familiar, similar al mantenimiento manual de registros que ya haces.
Figura 3.4.1
© 2010 Corporación Jupiterimages
Cuando ingresa los datos de su chequera en el programa, el software realiza la contabilidad, creando los diarios, libros mayores, ajustes y balances de prueba que generaciones de personas han hecho, aunque de manera más tediosa, con pergamino y canilla o con papel de libro mayor y lápiz. La mayoría de las transacciones financieras personales ocurren cuando el efectivo fluye a través de una cuenta corriente, por lo que la chequera se convierte en la principal fuente de datos.
Cada vez más, las transacciones personales se realizan por transferencia electrónica; es decir, ningún papel cambia de manos, pero el efectivo sigue fluyendo hacia y desde una cuenta, generalmente una cuenta corriente.
Los datos de otras transacciones, como ingresos por inversiones o cambios en el valor de la inversión, generalmente se reciben de estados de cuenta periódicos emitidos por gestores de inversiones, como bancos donde tiene cuentas de ahorro; corredores o sociedades de fondos mutuos que administran inversiones; o cuenta de jubilación patronal declaraciones.
La mayoría de las versiones de software financiero personal le permiten descargar la información de la cuenta directamente de la fuente (su banco, corredor o empleado), lo que le ahorra ingresar manualmente los datos en el programa. Además de brindar comodidad, la descarga directa debería eliminar el error humano en la transferencia de los datos.
Informes de resultados y planificación anticipada
Todo el software financiero personal produce los informes resumidos esenciales, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el balance, que muestran los resultados de la actividad financiera del período. La mayoría también reportará aspectos más específicos de las actividades, como enumerar todas las transacciones para un ingreso o gasto en particular.
La mayoría proporcionará informes separados sobre actividades que tengan alguna consecuencia fiscal, ya que los usuarios siempre necesitan estar al tanto de las obligaciones fiscales y de las consecuencias fiscales de las decisiones financieras. Algunos programas, especialmente los producidos por empresas que también venden software de impuestos, le permiten exportar datos de su software financiero a su programa de impuestos, lo que facilita la preparación de impuestos, o al menos el mantenimiento de registros fiscales. En algunos programas, es necesario saber qué actividades son gravables y marcarlas como tales. Algunos programas ya reconocen esa información, mientras que otros aún pueden solicitarle información fiscal.
Todos los programas permiten jugar “qué pasaría si”: una característica maravillosa de la potencia informática y del mundo virtual en general y sin duda útil a la hora de tomar decisiones financieras. Todos los programas incluyen una función de presupuestación que le permite prever o proyectar posibles escenarios y medir su capacidad para convivir con ellos. Esta característica es particularmente útil a la hora de presupuestar ingresos y gastos de manutención. (La presupuestación se discute más a fondo en el Capítulo 5.) La mayoría de los programas tienen características que permiten proyectar los resultados de planes de ahorro para educación o jubilación. Ninguno puede dictar el futuro, ni permitirte hacerlo, pero ciertamente pueden ayudarte a tener una mejor visión.
Seguridad, Beneficios y Costos
Todos los programas están diseñados para ser instalados en una computadora personal o un dispositivo portátil como un Asistente Digital Personal (PDA) o un teléfono inteligente, pero algunos también se pueden ejecutar desde un sitio Web y por lo tanto no requieren una descarga. Los proveedores de productos y servicios están muy preocupados por la seguridad.
Al igual que con todas las transacciones de Internet, debes tener en cuenta que cuanto más se transfieren, descargan o exportan tus datos a través de Internet, más expuestos están al robo. El robo de datos financieros personales es un problema grave y creciente en todo el mundo, y los sistemas de seguridad están muy presionados para mantenerse al día con el ingenio de los piratas informáticos. La conveniencia que se obtiene al tener su banco, corretaje, preparador de impuestos, etc. accesibles para usted (y sus datos accesibles para ellos) o sus datos accesibles para usted dondequiera que esté debe sopesarse frente a la mayor exposición al robo de datos. Como siempre, el beneficio potencial debe considerarse frente a los costos.
Mantener registros digitales de sus finanzas puede ser más seguro que mantenerlas dispersas en cajas de zapatos o archivos, expuestas a riesgos como incendios, inundaciones y robo. Los registros digitales suelen ser fácilmente recuperables porque el software los organiza sistemáticamente para usted. El espacio no es un problema práctico con el almacenamiento digital, por lo que los registros pueden conservarse por más tiempo. Al igual que con cualquier cosa digital, sin embargo, debes ser diligente al hacer copias de seguridad de tus datos, aunque muchos programas lo harán de manera automática o regular te incitarán a hacerlo. Los registros impresos deben desecharse periódicamente, y juzgar por cuánto tiempo conservarlos siempre es difícil. Tirarlos a la basura puede ser riesgoso debido al “buceo en basureros”, un método bien conocido de robo de identidad, por lo que los documentos con información financiera siempre deben ser triturados antes de su eliminación.
El software financiero personal suele tener un precio bastante razonable, con muchos programas que se venden por menos de $50, y la mayoría por menos de $100. Comprar el software generalmente cuesta menos que comprar una hora de experiencia contable a un contador o planificador financiero. Si bien el software no puede reemplazar a los profesionales de la planificación financiera que brindan un juicio valioso, puede permitirle contratarlos solo para su juicio y no tener que pagarlos para recopilar, clasificar, ordenar y reportar sus datos financieros.
El software no mejorará tu situación financiera, pero puede mejorar la organización de tus datos financieros mensuales y anuales, permitiéndote una visión mucho más clara y casi con certeza una mejor comprensión de tu situación.
Referencias de software
About.com ofrece información general
http://financialsoft.about.com/od/softwaretitle1/u/Get_Started_Financial_Software.htm
Revisiones de software útiles
- http://financialsoft.about.com/od/reviewsfinancesoftware/2_Financial_Software_Reviews.htm
- http://personal-finance-software-review.toptenreviews.com/
- http://blogs.zdnet.com/gadgetreviews/?p=432
- linux.com/feature/49400
- http://financialsoft.about.com/b/2008/04/09/updated-top-personal-finance-software-for-mac-os.htm
Los favoritos de software financiero personal con un precio inferior a $50 incluyen
(como aparece en http://personal-finance-software-review.toptenreviews.com/)
- Quicken
- Moneydance
- AceMoney
- BankTree Personal
- Rico o pobre
- Presupuesto Express
- Cuenta Xpress
- iCash
- Homebookkeeping
- Presupuesto de 3click
- El software de finanzas personales brinda comodidad y habilidad para recopilar, clasificar, clasificar, informar y asegurar datos financieros para evaluar mejor su situación actual.
- Para ayudarle a evaluar mejor sus elecciones, el software de finanzas personales proporciona cálculos para proyectar información como los siguientes:
- Ahorro para la educación
- Ahorro para el retiro
- Reintegro de deuda
- Reintegro hipotecario
- Presupuesto de ingresos y gastos