8.3: Gestión del flujo de trabajo

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Donald Coffelt and Chris Hendrickson
Carnegie Mellon University via Donald Coffelt and Chris Hendrickson

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La gestión de la infraestructura implica ciclos a largo plazo de planificación e implementación de la administración de activos, a menudo por períodos de un año o incluso más largos. Pero otro aspecto de la gestión de la infraestructura es tratar con las tareas de trabajo deseadas del día a día. Por ejemplo, en una base militar, un campus o un edificio grande, habrá solicitudes de tareas de reparación y reabastecimiento así como actividades programadas como inspección y mantenimiento. La gestión del flujo de trabajo es el proceso de identificar estas tareas, asignar tareas a los trabajadores (o contratistas), establecer prioridades entre las tareas y documentar el trabajo resultante. El análisis de las tareas de flujo de trabajo también es una actividad útil, ya que se pueden identificar problemas (por ejemplo, ¿qué elevador se descompone con mayor frecuencia?) y la productividad del trabajador monitoreada.

Las tareas de trabajo pueden tener una variedad de formas e involucrar habilidades distintas. Por ejemplo, el grupo de administración de instalaciones del autor Don Coffelt brinda los siguientes servicios a los departamentos del campus:

Calefacción y aire acondicionado
Carpintería
Servicios de custodia
Reparación de techos y canalones
Reparaciones eléctricas
Lavado de ventanas
Mantenimiento de elevadores
Jardinería
Control de Plagas
Plomería
Configuración de la reunión
Basura y reciclaje
Pintura
Cerrajero

Además de las solicitudes de servicio de los departamentos, hay una gran cantidad de tareas generadas desde el propio grupo de administración de instalaciones, como el despeje de hielo y nieve y el mantenimiento preventivo. La Figura 8.3.1 ilustra una tarea típica de mantenimiento preventivo, en este caso limpiando escombros de un sumidero de alcantarillado pluvial. También se pueden requerir pagos departamentales para tareas de flujo de trabajo, como cambiar cerraduras en caso de pérdida o extravío de llaves.

Figura\(\PageIndex{1}\): Ejemplo de una Tarea de Mantenimiento Preventivo Contratado. Fuente: Autores. Aspirar los escombros en un sumidero de alcantarillado de aguas pluviales evita la obstrucción y reduce los volúmenes de flujo.

Establecer prioridades entre las tareas es un componente importante de la estrategia de gestión del flujo de trabajo. Si las tareas simplemente se manejan por orden de llegada, primero servido, entonces las tareas críticas como los riesgos de seguridad pueden ser descuidadas. Al mismo tiempo, una acumulación general de tareas no cumplidas puede requerir esfuerzos especiales para ponerse al día, como contratar más tareas o contratar más personal.

Al igual que con muchos aspectos de la administración de infraestructura, el software y las ayudas de comunicación están disponibles para la gestión del flujo Las solicitudes de servicio se pueden hacer directa y digitalmente, en lugar de usar solicitudes en papel o telefónicas. La finalización de la tarea puede ser documentada por los trabajadores que utilizan dispositivos móviles. Las bases de datos pueden rastrear el estado de las tareas. La información geográfica y el software de diseño asistido por computadora pueden ayudar a planificar rutas o identificar áreas problemáticas.