8.2: Gestión de Contratos

Contratar con organizaciones externas para realizar tareas de administración de infraestructura es común y útil. La contratación tiene varias ventajas en relación con realizar todas las tareas dentro de la organización propietaria de la infraestructura:

• Puede proporcionar más recursos para las demandas pico del período de trabajo. Por ejemplo, los grandes proyectos de rehabilitación requieren importantes recursos de equipo y mano de obra que, por lo general, están más allá de los recursos ordinarios en una organización de gestión de infraestructura continua. En consecuencia, los trabajos de rehabilitación suelen ser contratados.
• Puede proporcionar acceso a conocimientos especializados y equipos. Las organizaciones externas pueden especializarse en un área particular, como la inspección de ascensores o techos, para lo cual no se necesita experiencia durante todo el año para la organización de administración de infraestructura. De igual manera, la repavimentación vial generalmente se contrata en lugar de mantener equipos especializados de pavimentación en un municipio.

Al mismo tiempo, la contratación incurre en costos de gestión de contactos y pagos de ganancias a contratistas.
Los contratos vienen en una desconcertante variedad de formas. Pueden tener muchas condiciones de pago y disposiciones de asignación de riesgos diferentes (Hendrickson, 2007). Por lo general, varían entre países, organizaciones y tipos de trabajo. También están sujetos a complejas formas jurídicas y revisiones. En general, los documentos contractuales reales son elaborados por un departamento legal o una organización profesional y las disposiciones contractuales se reutilizan ampliamente, por lo que los administradores de infraestructura individuales no necesitan redactar nuevos documentos contractuales.
Las etapas importantes en la contratación se muestran en la Figura 8.1 y se discuten brevemente a continuación. No todas estas etapas ocurrirán en cada proceso de contratación. Por ejemplo, las modificaciones del contrato pueden no ser necesarias en muchos casos.

1. La definición de requisitos es un proceso para especificar el trabajo deseado del contratista. Para un proyecto de rehabilitación importante, esta definición puede requerir un proceso de diseño de componentes significativo.
2. La formulación de estrategias de contratación es una serie de decisiones sobre el proceso de contratación, como los requisitos de precios y plazos.
3. La precalificación es un proceso de selección de un grupo de contratistas potenciales. La precalificación puede ser un juicio subjetivo por parte de un gerente o tal vez un proceso formal de solicitud y revisiones de calificación. En muchos casos, los administradores de infraestructura pueden tener relaciones a largo plazo con los contratistas y generar confianza en sus capacidades.
4. Solicitar cotización o propuesta de contratistas potenciales. La solicitud generalmente incluirá parámetros de precios y el marco de tiempo deseado para la obra. Las opciones de precios incluyen precio fijo, costo más ganancias, precio máximo garantizado y costo unitario. El precio de costos unitarios es útil para contratos en curso con numerosas tareas. Por ejemplo, un precio de costo unitario para el repavimentación de carreteras podría tener un precio por milla de carril de repavimentación.
5. La negociación y selección de un contratista puede tomar muchas formas. Un enfoque clásico y competitivo de licitación fija recibe ofertas monetarias de contratistas precalificados y adjudica la obra sobre la base de los costos más bajos. El administrador de infraestructura también puede negociar términos con múltiples contratistas potenciales y eventualmente adjudicar el contrato a los términos más deseables.
6. Inspección y Aseguramiento de Calidad es una tarea posterior a la adjudicación para asegurar que el trabajo se realice según los requisitos deseados.
7. La modificación del contrato es un proceso común. Durante el transcurso del trabajo, los requerimientos deseados pueden cambiar o circunstancias imprevistas dictan diferentes enfoques. Por lo general, los contratistas estarán dispuestos a negociar modificaciones del contrato en respuesta.
8. Los pagos y reportes son procesos que realizan pagos periódicos y finales a contratistas además de documentar todo el proceso.

Figura\(\PageIndex{1}\): Etapas importantes en la Gestión de Contratos.

La asignación de riesgos entre contratistas, propietarios y otras partes de interés es un tema importante en la contratación. La asignación de riesgos adquiere importancia cada vez que ocurren eventos inesperados. Por ejemplo, el trabajo requerido puede ser más extenso de lo que originalmente se esperaba y entonces surge la pregunta: ¿quién pagará el trabajo extra? Una lista parcial de responsabilidades con riesgo concomitante que pueden asignarse a diferentes partes incluiría (Hendrickson, 2007):

• Fuerza mayor (es decir, esta disposición absuelve a un propietario o contratista para el pago de costos debidos a “Actos de Dios” y otros eventos externos como guerra o huelgas laborales).
• Indemnización (es decir, esta disposición absuelve a la parte indemnizada de cualquier pago por pérdidas y daños incurridos por un tercero como los propietarios adyacentes.).
• Privilegios (es decir, garantías de que las reclamaciones de terceros se resuelven como “gravámenes mecánicos” para los salarios de los trabajadores).
• Leyes laborales (es decir, pagos por cualquier violación de las leyes y regulaciones laborales en el lugar de trabajo).
• Diferentes condiciones del sitio (es decir, responsabilidad por costos adicionales debido a condiciones inesperadas del sitio).
• Retrasos y extensiones de tiempo.
• Daños liquidados (es decir, pagos por cualquier defecto de instalación con montos de pago acordados por adelantado).
• Daños consecuentes (es decir, pagos por costos de daños reales evaluados sobre el impacto de defectos de las instalaciones).
• Seguridad y salud laboral de los trabajadores, incluyendo provisiones y pagos de seguros en caso de daños a la seguridad.
• Permisos, licencias, leyes y reglamentos. A menudo es difícil saber exactamente qué permisos se pueden requerir.
• Normativa de igualdad de oportunidades de empleo.
• Terminación por incumplimiento por contratista.
• Suspensión de trabajos.
• Garantías y garantías.