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1.3: El Ciclo de Vida del Proyecto (Fases)

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    El director del proyecto y el equipo del proyecto tienen un objetivo común: llevar a cabo el trabajo del proyecto con el fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Cada proyecto tiene un comienzo, un período medio durante el cual las actividades mueven el proyecto hacia su finalización, y un final (ya sea exitoso o fracasado). Un proyecto estándar generalmente tiene las siguientes cuatro fases principales (cada una con su propia agenda de tareas y temas): iniciación, planeación, implementación y cierre. Tomadas en conjunto, estas fases representan el camino que toma un proyecto desde el principio hasta su fin y generalmente se denominan el “ciclo de vida” del proyecto.

    Fase de Iniciación

    Durante la primera de estas fases se identifica la fase de iniciación, el objetivo o necesidad del proyecto; esto puede ser un problema u oportunidad de negocio. Una respuesta adecuada a la necesidad se documenta en un caso de negocio con opciones de solución recomendadas. Se realiza un estudio de factibilidad para investigar si cada opción aborda el objetivo del proyecto y se determina una solución final recomendada. Temas de factibilidad (“¿podemos hacer el proyecto?”) y justificación (“¿deberíamos hacer el proyecto?”) son abordados.

    Una vez aprobada la solución recomendada, se inicia un proyecto para entregar la solución aprobada y se nombra a un gerente de proyecto. Se identifican los principales entregables y los grupos de trabajo participantes, y el equipo del proyecto comienza a tomar forma. Luego, el gerente del proyecto busca la aprobación para pasar a la fase de planeación detallada.

    Fase de Planeación

    La siguiente fase, la fase de planeación, es donde la solución del proyecto se desarrolla aún más con el mayor detalle posible y se planifican los pasos necesarios para cumplir con el objetivo del proyecto. En este paso, el equipo identifica todo el trabajo a realizar. Se identifican las tareas y requerimientos de recursos del proyecto, junto con la estrategia para producirlos. Esto también se conoce como “gestión del alcance”. Se crea un plan de proyecto que describe las actividades, tareas, dependencias y plazos. El gerente del proyecto coordina la preparación de un presupuesto del proyecto proporcionando estimaciones de costos para los costos de mano de obra, equipo y materiales. El presupuesto se utiliza para monitorear y controlar los gastos de costos durante la implementación del proyecto.

    Una vez que el equipo del proyecto ha identificado el trabajo, preparado el cronograma y estimado los costos, se completan los tres componentes fundamentales del proceso de planeación. Este es un excelente momento para identificar y tratar de lidiar con cualquier cosa que pueda representar una amenaza para la finalización exitosa del proyecto. A esto se le llama gestión de riesgos. En la gestión de riesgos, se identifican problemas potenciales de “alta amenaza” junto con la acción que se va a tomar sobre cada problema de alto potencial de amenaza, ya sea para reducir la probabilidad de que ocurra el problema o para reducir el impacto en el proyecto si ocurre. Este también es un buen momento para identificar a todos los actores del proyecto y establecer un plan de comunicación que describa la información necesaria y el método de entrega que se utilizará para mantener informados a los interesados.

    Finalmente, querrá documentar un plan de calidad, proporcionando objetivos de calidad, aseguramiento y medidas de control, junto con un plan de aceptación, enumerando los criterios a cumplir para obtener la aceptación del cliente. En este punto, el proyecto habría sido planeado en detalle y está listo para ser ejecutado.

    Fase de Implementación (Ejecución)

    Durante la tercera fase, la fase de implementación, se pone en marcha el plan del proyecto y se realiza el trabajo del proyecto. Es importante mantener el control y comunicarse según sea necesario durante la implementación. Se monitorea continuamente el progreso y se realizan los ajustes apropiados y se registran como variaciones del plan original. En cualquier proyecto, un gerente de proyecto pasa la mayor parte del tiempo en este paso. Durante la implementación del proyecto, las personas están llevando a cabo las tareas, y la información de progreso se informa a través de reuniones regulares de equipo. El gerente del proyecto utiliza esta información para mantener el control sobre la dirección del proyecto comparando los informes de progreso con el plan del proyecto para medir el desempeño de las actividades del proyecto y tomar las medidas correctivas necesarias. El primer curso de acción siempre debe ser volver a encarrilar el proyecto (es decir, devolverlo al plan original). Si eso no puede suceder, el equipo debe registrar las variaciones del plan original y registrar y publicar modificaciones al plan. A lo largo de este paso, los patrocinadores del proyecto y otros actores clave deben mantenerse informados del estado del proyecto de acuerdo con la frecuencia y el formato de comunicación acordados. El plan deberá actualizarse y publicarse de manera regular.

    Los informes de estado siempre deben enfatizar el punto final anticipado en términos de costo, cronograma y calidad de los entregables. Cada entregable de proyecto producido debe revisarse para determinar su calidad y medirse en función de los criterios de aceptación. Una vez que se hayan producido todos los entregables y el cliente haya aceptado la solución final, el proyecto está listo para su cierre.

    Fase de Cierre

    Durante el cierre final, o fase de finalización, el énfasis está en liberar los entregables finales al cliente, entregar la documentación del proyecto a la empresa, rescindir los contratos de proveedores, liberar los recursos del proyecto y comunicar el cierre del proyecto a todas las partes interesadas. El último paso que queda es realizar estudios de lecciones aprendidas para examinar lo que salió bien y lo que no, a través de este tipo de análisis, la sabiduría de la experiencia se transfiere de nuevo a la organización del proyecto, lo que ayudará a los futuros equipos del proyecto.

    Ejemplo: Fases del proyecto en un gran proyecto multinacional

    Una constructora estadounidense ganó un contrato para diseñar y construir la primera mina de cobre en el norte de Argentina. No había infraestructura existente ni para la industria minera ni para grandes proyectos de construcción en esta parte de Sudamérica. Durante la fase de inicio del proyecto, el gerente de proyecto se centró en definir y encontrar un equipo de liderazgo de proyecto con los conocimientos, habilidades y experiencia para administrar un proyecto complejo de gran tamaño en un área remota del mundo. El equipo del proyecto instaló tres oficinas. Uno fue en Chile, donde existía una gran infraestructura para proyectos de construcción minera. Los otros dos estaban en Argentina. Uno estaba en Buenos Aries para establecer relaciones y experiencia argentina, y el segundo fue en Catamarca, la ciudad más grande cerca de la mina. Con oficinas en su lugar, el equipo de puesta en marcha del proyecto comenzó a desarrollar procedimientos para realizar el trabajo, adquirir los permisos correspondientes y desarrollar relaciones con socios chilenos y argentinos.

    Durante la fase de planeación, el equipo del proyecto desarrolló un cronograma integrado del proyecto que coordinó las actividades de los equipos de diseño, adquisiciones y construcción. El equipo de controles del proyecto también desarrolló un presupuesto detallado que permitió al equipo del proyecto rastrear los gastos del proyecto contra los gastos esperados. El equipo de diseño del proyecto se construyó sobre el diseño conceptual y desarrolló dibujos detallados para su uso por el equipo de adquisiciones. El equipo de adquisiciones utilizó los planos para comenzar a ordenar equipos y materiales para el equipo de construcción; desarrollar proyecciones de mano de obra; perfeccionar el cronograma de construcción; y configurar el sitio de construcción. Aunque la planeación es un proceso interminable en un proyecto, la fase de planeación se centró en desarrollar suficientes detalles para permitir que varias partes del equipo del proyecto coordinaran su trabajo y permitieran que el equipo de gestión del proyecto tomara decisiones prioritarias.

    La fase de implementación representa el trabajo realizado para cumplir con los requisitos del alcance del trabajo y cumplir con la carta. Durante la fase de implementación, el equipo del proyecto realizó el trabajo definido en el plan e hizo ajustes cuando cambiaron los factores del proyecto. Se entregaron equipos y materiales al lugar de trabajo, se contrató y capacitó mano de obra, se construyó un sitio de construcción y se realizaron todas las actividades de construcción, desde la llegada de la primera topadora hasta la instalación del interruptor de luz final.

    La fase de cierre incluyó la entrega de la planta recién construida al equipo de operaciones del cliente. Se desarrolló una lista de punzonado de algunos artículos de construcción restantes y esos artículos se completaron. Se cerró la oficina en Catamarca, la oficina en Buenos Aries archivó todos los documentos del proyecto, y la oficina chilena ya estaba trabajando en el siguiente proyecto. Se conciliaron y cerraron los libros contables, se redactaron y distribuyeron los informes finales, y el director del proyecto inició un nuevo proyecto.

    Atribuciones de texto

    Este capítulo de Gestión de Proyectos es un derivado de los siguientes textos:

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