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1.8: Visión general de la planificación del proyecto

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    Después de que se haya definido el proyecto y se haya designado al equipo del proyecto, ya está listo para ingresar a la segunda fase del ciclo de vida de la gestión del proyecto: la fase de planeación detallada del proyecto.

    La planificación del proyecto está en el corazón del ciclo de vida del proyecto, y le dice a todos los involucrados a dónde vas y cómo vas a llegar allí. La fase de planeación es cuando se documentan los planes del proyecto, se definen los entregables y los requisitos del proyecto y se crea el cronograma del proyecto. Implica crear un conjunto de planes para ayudar a guiar a tu equipo a través de las fases de implementación y cierre del proyecto. Los planes creados durante esta fase te ayudarán a administrar tiempo, costo, calidad, cambios, riesgos y temas relacionados. También le ayudarán a controlar al personal y a los proveedores externos para garantizar que entregue el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y dentro de lo programado.

    La fase de planificación del proyecto suele ser la fase más desafiante para un gerente de proyecto, ya que necesita hacer una conjetura educada sobre el personal, los recursos y el equipo necesarios para completar su proyecto. También es posible que deba planificar sus actividades de comunicaciones y adquisiciones, así como contratar a terceros proveedores.

    El propósito de la fase de planeación del proyecto es:

    • Establecer requisitos de negocio
    • Establecer costo, horario, lista de entregables y fechas de entrega
    • Establecer planes de recursos
    • Obtener la aprobación de la gerencia y pasar a la siguiente fase

    Los procesos básicos de planeación de proyectos son:

    • Planeación del alcance: especificar los requisitos dentro del alcance del proyecto para facilitar la creación de la estructura de desglose del trabajo
    • Preparación de la estructura de desglose del trabajo: deletreo del desglose del proyecto en tareas y subtareas
    • Desarrollo del cronograma del proyecto: enumerar el calendario completo de las actividades y detallar su secuencia de implementación
    • Planificación de recursos: indicar quién hará qué trabajo, en qué momento y si se necesitan habilidades especiales para realizar las tareas del proyecto
    • Planeación presupuestal — especificando el costo presupuestado a incurrir al finalizar el proyecto
    • Planificación de adquisiciones: enfocarse en proveedores fuera de su empresa y subcontratación
    • Gestión de riesgos: planeación de posibles riesgos y considerando planes de contingencia opcionales y estrategias de mitigación
    • Planeación de la calidad: evaluación de criterios de calidad que se utilizarán para el proyecto
    • Planificación de la comunicación: diseño de la estrategia de comunicación con todos los actores del proyecto

    La fase de planeación refina los objetivos del proyecto, los cuales fueron recopilados durante la fase de inicio. Incluye la planeación de los pasos necesarios para cumplir con esos objetivos identificando más las actividades y recursos específicos requeridos para completar el proyecto. Ahora que estos objetivos han sido reconocidos, deben estar claramente articulados, detallando un escrutinio en profundidad de cada objetivo reconocido. Con tal escrutinio, nuestra comprensión del objetivo puede cambiar. A menudo el acto mismo de tratar de describir algo con precisión nos da una mejor comprensión de lo que estamos viendo. Esta articulación sirve de base para el desarrollo de requerimientos. Lo que esto significa es que después de que se haya articulado claramente un objetivo, podemos describirlo en términos concretos (mensurables) e identificar lo que tenemos que hacer para lograrlo. Obviamente, si hacemos un mal trabajo de articular el objetivo, nuestros requisitos serán mal dirigidos y el proyecto resultante no representará la verdadera necesidad.

    Los usuarios suelen comenzar a describir sus objetivos en lenguaje cualitativo. El director del proyecto debe trabajar con el usuario para proporcionar definiciones cuantificables a esos términos cualitativos. Estos criterios cuantificables incluyen cronograma, costo y medidas de calidad. En el caso de los objetivos del proyecto, estos elementos se utilizan como medidas para determinar la satisfacción del proyecto y su finalización exitosa. Las evaluaciones subjetivas son reemplazadas por atributos numéricos reales.

    Ejemplo 1

    Un usuario web puede solicitar un sistema rápido. El requisito cuantitativo debe ser que todas las pantallas deben cargarse en menos de tres segundos. Describir el límite de tiempo durante el cual la pantalla debe cargarse es específico y tangible. Por esa razón, sabrás que el requisito se ha cumplido con éxito cuando se ha cumplido el objetivo.

    Ejemplo 2

    Digamos que su empresa va a producir un lote navideño de ponche de huevo. Su declaración objetiva podría afirmarse de esta manera: Christmas Cheer, Inc. producirá dos millones de cajas de ponche de huevo navideño, para ser enviadas a nuestros distribuidores antes del 30 de octubre, con un costo total de 1.5 millones de dólares o menos. Los criterios objetivos en esta declaración están claramente establecidos y el cumplimiento exitoso se puede medir fácilmente. Los interesados sabrán que los objetivos se cumplen cuando los dos millones de cajas se producen y envían antes de la fecha de vencimiento dentro del presupuesto señalado.

    Al articular los objetivos del proyecto debes seguir la regla SMART:

    • Específico — entrar en los detalles. Los objetivos deben ser específicos y estar escritos en términos claros, concisos y comprensibles.
    • Medible — usar lenguaje cuantitativo. Necesitas saber cuándo has completado con éxito la tarea.
    • Aceptable — pactado con las partes interesadas.
    • Realista — en términos de logro. Los objetivos que son imposibles de lograr no son realistas ni alcanzables. Los objetivos deben estar centrados en la realidad.
    • Basado en el tiempo — plazos no duraciones. Los objetivos deben tener un marco temporal con una fecha de finalización asignada a ellos.

    Si sigues estos principios, estarás seguro de que tus objetivos cumplen con los criterios cuantificables necesarios para medir el éxito.

    Atribuciones de texto

    Este capítulo de Gestión de Proyectos es un derivado del siguiente texto:

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