1.10: Planeación del Horario del Proyecto
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Para desarrollar nuestro horario, primero necesitamos definir las actividades, secuenciarlas en el orden correcto, estimar los recursos necesarios y estimar el tiempo que tomará completar las tareas.
Definición de Actividades
El proceso de definición de actividad es un desglose adicional de los elementos del paquete de trabajo de la EDT. Documenta las actividades específicas necesarias para cumplir con los entregables detallados en la EDT. Estas actividades no son los entregables en sí sino las unidades de trabajo individuales que deben completarse para cumplir con los entregables. La definición de actividad utiliza todo lo que ya sabemos del proyecto para dividir el trabajo en actividades que se pueden estimar. Es posible que desee ver todas las lecciones aprendidas de proyectos similares que ha realizado su empresa para tener una buena idea de lo que necesita hacer en el actual.
El juicio pericial en forma de miembros del equipo del proyecto con experiencia previa en el desarrollo de declaraciones de alcance del proyecto y EDT puede ayudarle a definir actividades. Si se le pide que administre un proyecto en un nuevo dominio, también podría utilizar expertos en ese campo en particular para ayudar a definir tareas para que pueda comprender qué actividades van a estar involucradas. Es posible que desee crear una lista de actividades y luego hacer que el experto la revise y sugiera cambios. Alternativamente, podrías involucrar al experto desde el principio y pedirle tener una conversación de definición de actividad con él o ella antes incluso de hacer tu primer borrador de la lista.
A veces comienzas un proyecto sin saber mucho sobre el trabajo que vas a hacer después. La planificación de olas rodantes le permite planificar y programar solo la porción que conoce lo suficiente para planificar bien. Cuando no sabes lo suficiente sobre un proyecto, puedes usar marcadores de posición para las porciones desconocidas hasta que sepas más. Se trata de artículos extra que se ponen en niveles altos en la EDT para permitirte planificar para lo desconocido.
Un estudio de caso
Susan y Steve han decidido casarse, pero no tienen mucho tiempo para planear su boda. Quieren que el gran día sea inolvidable. Quieren invitar a mucha gente y brindarles un gran momento. Siempre han soñado con una boda de junio, pero ya es enero. El solo hecho de pensar en todos los detalles involucrados es abrumador. Susan ha estado soñando con el gran día desde que tenía 12 años, pero parece que hay tan poco tiempo para que se completen todas las tareas. Cuando estaban eligiendo el papel para las invitaciones, la pareja se dio cuenta de que necesitaban ayuda.
Susan: Steve, necesitamos algo de ayuda.Steve: No te preocupes. La planificadora de bodas de mi hermana fue genial. Déjame llamarla. [Steve llama a la planificadora de bodas Sally.]
Wedding Planner: Hola, Susan y Steve.
Steve: Queremos que todo sea perfecto.
Susan: ¡Hay tanto que hacer! Invitaciones, comida, invitados y música.
Steve: ¡Oh, no, ni siquiera hemos reservado un lugar!
Susan: Y hay que hacerlo bien. No podemos imprimir las invitaciones hasta que tengamos el menú planeado. No podemos hacer los arreglos de asientos hasta que tengamos las RSVP. No estamos seguros de qué tipo de banda conseguir para la recepción, ¿o debería ser un DJ? Simplemente estamos abrumados.
Steve: Mi hermana dijo que realmente salvaste su boda. Sé que te dio más de un año para planear. Pero siempre he soñado con una boda de junio, y no estoy dispuesta a renunciar a eso. Sé que es tarde, pero Sally, ¿puedes ayudarnos?
Wedding Planner: Tómalo con calma. Lo tengo bajo control. Tenemos mucha gente y actividades para tener bajo control. De verdad deberías haber llamado hace seis meses, pero aún así haremos que esta boda suceda a tiempo.
Mucho trabajo se tiene que hacer antes de junio. Primero, Sally se da cuenta de qué trabajo hay que hacer. Ella comienza a armar una lista de tareas pendientes:
- Invitaciones
- Flores
- Tarta de boda
- Menú de cena
- Banda
Dado que muchas personas diferentes están involucradas en la realización de la boda, se necesita mucha planeación para coordinar todo el trabajo en el orden correcto por las personas adecuadas en el momento adecuado. Inicialmente, a Sally le preocupaba que no tuviera tiempo suficiente para asegurarse de que todo se hiciera correctamente. No obstante, sabía que tenía algunas poderosas herramientas de gestión del tiempo de su lado cuando tomó el trabajo, y estas herramientas la ayudarían a sincronizar todas las tareas requeridas.
Para comenzar, Sally organizó todas las actividades en una estructura de desglose del trabajo. En el siguiente ejercicio se presenta parte de la EDT que Sally hizo para la boda.
Ejercicio EDT
Organice las siguientes actividades en la EDT (Figura 10.1) para mostrar cómo los elementos de trabajo se descomponen en actividades.
- Tienda de zapatos
- Crear lista de invitados
- Tener la sastrería y el ajuste hechos
- Tienda de vestido
- Encuentra servicio de catering
- Atiende la boda
- Espera por RSVP
- Envíe las invitaciones por correo
- Finalizar el menú
- Imprime las invitaciones
- Elige el ramo
Lista de actividades
Ahora que se han completado las definiciones de actividad para los paquetes de trabajo, la siguiente tarea es completar la lista de actividades. La lista de actividades del proyecto es una lista de todo lo que se necesita hacer para completar su proyecto, incluyendo todas las actividades que deben realizarse para entregar cada paquete de trabajo. A continuación quieres definir los atributos de actividad. Aquí es donde se guarda la descripción de cada actividad. Incluye toda la información que necesitas averiguar más el orden de la obra. Cualquier actividad predecesora, actividad sucesora o restricción debe aparecer en los atributos junto con las descripciones y cualquier otra información sobre los recursos o el tiempo que necesite para planificar. Los tres tipos principales de predecesores son finish-to-start (FS), start-to-start (SS) y finish-to-end (FF). El tipo de predecesor más común es el de principio a fin. Significa que una tarea debe completarse antes de que otra pueda comenzar. Cuando piensas en predecesores, esto es lo que usualmente piensas; una cosa tiene que terminar antes de que pueda comenzar la siguiente. Se llama finish-to-start porque el final de la primera actividad conduce al inicio de la segunda actividad (Figura 10.3).
El predecesor de inicio a inicio es un poco menos común, pero a veces es necesario coordinar actividades para que comiencen al mismo tiempo (Figura 10.4).
El predecesor de fin a fin muestra actividades que terminan al mismo tiempo (Figura 10.5).
Es posible tener antecesores de principio a fin (SF). Esto sucede cuando las actividades requieren que se inicie otra tarea antes de que la tarea sucesora pueda terminar. Un ejemplo podría ser que los músicos no pueden terminar de tocar hasta que los invitados hayan comenzado a abandonar la ceremonia. Además, hay algunos tipos particulares de predecesores que deben ser considerados.
Predecesores externos
A veces tu proyecto dependerá de cosas fuera del trabajo que estés haciendo. Para la boda, estamos dependiendo de la fiesta de bodas que tenemos ante nosotros para estar fuera del salón de recepción a tiempo para que podamos decorar. La decoración de la sala de recepción depende entonces de eso como antecesora externa.
Predecesores discrecionales
Por lo general, se trata de técnicas impulsadas por procesos o procedimientos o de mejores prácticas basadas en experiencias pasadas. En el ejemplo de la boda, Steve y Susan quieren que las damas de honor lleguen a la recepción antes de que llegue la pareja. No hay necesidad; es solo cuestión de preferencia.
Predecesores Obligatorios
No puedes dirigir una invitación que aún no se haya impreso. Por lo que imprimir invitaciones es un antecesor obligatorio para abordarlas. Los antecesores obligatorios son los tipos que tienen que existir solo por la naturaleza de la obra.
Leads y Retrasos
En ocasiones es necesario dar algo de tiempo extra entre actividades. El tiempo de retraso es cuando a propósito pones un retraso entre la tarea predecesora y la sucesora. Por ejemplo, cuando la novia y su padre bailan, los demás esperan un poco antes de unirse a ellos (Figura 10.6).
El tiempo de entrega es cuando le das tiempo a una tarea sucesora para comenzar antes de que termine el predecesor (Figura 10.7). Así que quizás quieras que el catering prepare el postre una hora antes de que todo el mundo esté cenando.
Hitos
Todos los puntos de control importantes de tu proyecto son rastreados como hitos. Algunos de ellos podrían aparecer en su contrato como requisitos de finalización exitosa; algunos podrían ser solo puntos significativos en el proyecto que desea realizar un seguimiento. La lista de hitos necesita que todos sepan qué hitos se requieren y cuáles no.
Algunos hitos para la boda de Susan y Steve podrían ser:
- Invitaciones enviadas
- Menú finalizado
- Ubicación reservada
- Vestidos de damas de honor entallados
A medida que descubras qué actividades habrá que realizar, es posible que te des cuenta de que el alcance tiene que cambiar. Cuando eso sucede, es necesario crear una solicitud de cambio y enviarla a través del sistema de control de cambios.
Algunas cosas que podrían salir mal:
Wedding Planner: Acabamos de recuperar los programas de la impresora y todos están equivocados.Steve: El cuarteto canceló. Ese día tuvieron otra boda.
Susan: Se supone que la tía Jane debe cantar en el servicio, pero después de lo que pasó en el funeral de su tío, creo que quiero que alguien más lo haga.
Steve: ¿De verdad deberíamos tener un flautista de pan? Empiezo a pensar que podría ser exagerado.
Susan: ¡Al parecer! A lo mejor deberíamos esperar en la impresión de las invitaciones hasta que se resuelvan estas cosas.
Wedding Planner: OK, pensemos exactamente cómo queremos hacer esto. Creo que necesitamos estar seguros de cómo queremos que vaya el servicio antes de hacer más impresión.
El proceso de secuenciación de actividades
Ahora que sabemos lo que tenemos que hacer para que la boda sea un éxito, necesitamos enfocarnos en el orden del trabajo. Sally se sentó con todas las actividades que había definido para la boda y decidió averiguar exactamente cómo debían suceder. Ahí es donde utilizó el proceso de secuenciación de actividades.
La lista de atributos de actividad que Sally creó tenía la mayoría de los predecesores y sucesores necesarios escritos en ella. Aquí es donde pensó en lo que viene primero, segundo, tercero, etc. La lista de hitos de Sally tenía escritos importantes obras, y hubo un par de cambios en el alcance que había descubierto en el camino que fueron aprobados y listos para ir.
| Ejemplo de lista de hitos: Steve y Susan habían pedido que las invitaciones se imprimieran con al menos tres meses de anticipación para estar seguros de que todos tuvieran tiempo de confirmar su asistencia. Eso es un hito en la lista de Sally. |
| Ejemplo de solicitud de cambio: Cuando Sally se dio cuenta de que Steve y Susan iban a necesitar otra limusina para llevar a las damas de honor a la sala de recepción, ella puso ese cambio a través del control de cambios, incluyendo dirigir todo por la madre de Susan, y fue aprobado. |
Creación del diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt es un tipo de gráfico de barras, desarrollado por Henry Gantt, que ilustra el cronograma de un proyecto. Los diagramas de Gantt son fáciles de leer y se utilizan comúnmente para mostrar actividades programadas. Estos gráficos muestran las fechas de inicio y finalización de los elementos terminales y los elementos de resumen de un proyecto. Los elementos terminales y los elementos de resumen comprenden la estructura de desglose del trabajo del proyecto. Algunos diagramas de Gantt también muestran las relaciones de dependencia (es decir, red de precedencia) entre las actividades.
Los diagramas de Gantt muestran todas las etapas clave de un proyecto y su duración como gráfico de barras, con la escala de tiempo en la parte superior. Las etapas clave se colocan en el gráfico de barras en secuencia, comenzando en la esquina superior izquierda y terminando en la esquina inferior derecha (Figura 10.8). Un diagrama de Gantt se puede dibujar rápida y fácilmente y a menudo es la primera herramienta que un gerente de proyecto utiliza para proporcionar una estimación aproximada del tiempo que tomará completar las tareas clave. En ocasiones resulta útil comenzar con el plazo objetivo para la finalización de todo el proyecto, ya que pronto es evidente si la escala de tiempo es demasiado corta o innecesariamente larga. El diagrama detallado de Gantt se suele construir después de que se hayan determinado los objetivos principales.
En este ejemplo de la Figura 10.8, la etapa clave K (Organizar distribución) comienza en la semana 23 para que su punto final coincida con la etapa clave L (Distribuir directorio). Sin embargo, K podría comenzar ya en la semana 17, tan pronto como se complete la etapa clave J. Por lo tanto, se dice que la etapa clave K tiene “holgura”. La etapa clave H (Acordar contrato de impresión) se ha colocado para finalizar en la semana 12. No obstante, podría terminar tan tarde como la semana 22, porque la etapa clave I (Imprimir directorio) no comienza hasta la semana 23. Por lo tanto, se dice que la etapa clave H tiene “flotación”. El tiempo de flotación se puede indicar en el gráfico agregando una línea por delante de la barra hasta el último punto final posible. Slack y float te muestran dónde hay flexibilidad en el horario, y esto puede ser útil cuando necesitas ganar tiempo una vez que el proyecto está en funcionamiento.
Puede agregar otra información a un diagrama de Gantt, por ejemplo:
- Los hitos podrían indicarse mediante el uso de un símbolo como un diamante o un triángulo.
- Las reuniones de proyectos podrían indicarse con otro símbolo como un círculo.
- Las revisiones de los avances podrían indicarse con un cuadrado.
Para un proyecto complejo, puede decidir producir un diagrama de Gantt separado para cada una de las etapas clave. Si haces esto poco antes de que comience cada etapa clave, podrás tener en cuenta cualquier eventualidad de última hora. Estos gráficos proporcionan una herramienta útil para el monitoreo y control a medida que avanza el proyecto.
Los diagramas de Gantt son relativamente fáciles de dibujar a mano, pero esto no ofrece el mismo nivel de flexibilidad durante el monitoreo que obtendría de un paquete de software. Hay varios programas disponibles para ayudar a los gerentes de proyectos en la programación y el control. Una vez ingresados los datos, un programa te ayuda a trabajar en escenarios “qué pasaría si”, mostrando lo que podría suceder si una etapa clave se retrasa o se aceleraba. Esto es más difícil si estás trabajando manualmente.
Creación del diagrama de red
Muchos gerentes de proyecto utilizan diagramas de red cuando programan un proyecto. El diagrama de red es una forma de visualizar las interrelaciones de las actividades del proyecto. Los diagramas de red proporcionan una vista gráfica de las tareas y cómo se relacionan entre sí. Las tareas en la red son los paquetes de trabajo de la EDT. Todas las tareas de EDT deben estar incluidas en la red porque tienen que ser contabilizadas en el cronograma. Dejar incluso una tarea fuera de la red podría cambiar la duración general del cronograma, los costos estimados y los compromisos de asignación de recursos.
El primer paso es organizar las tareas de su EDT en una secuencia. Algunas tareas se pueden realizar en cualquier momento a lo largo del proyecto donde otras tareas dependen de la entrada de otra tarea o están restringidas por el tiempo o los recursos.
El EDT no es un horario, sino que es la base para ello. El diagrama de red es un horario, pero se utiliza principalmente para identificar información clave de programación que finalmente entra en formatos de programación fáciles de usar, como diagramas de hitos y Gantt.
El diagrama de red proporciona información importante al equipo del proyecto. Proporciona información sobre cómo se relacionan las tareas (Figura 10.9), dónde están los puntos de riesgo en el cronograma, cuánto tiempo tardará según lo planeado actualmente en terminar el proyecto y cuándo es necesario comenzar y finalizar cada tarea.
En nuestro ejemplo de wedding planner, Sally buscaría relaciones entre tareas y determinaría qué se puede hacer en paralelo y qué actividades hay que esperar a que otros completen. A modo de ejemplo, la Figura 10.10 muestra cómo las actividades involucradas en la producción de las invitaciones dependen unas de otras. Mostrar las actividades en rectángulos y sus relaciones como flechas se denomina método de diagramación de precedencia (PDM). Este tipo de diagrama también se denomina diagrama de actividad en nodo (AON).
Otra forma de mostrar cómo se relacionan las tareas es con el diagrama de actividad sobre flecha (AOA). Aunque el AON se usa más comúnmente y es compatible con todos los programas de gestión de proyectos, PERT es el diagrama de tipo AOA más conocido y es la base histórica de todos los diagramas de red. La principal diferencia es que el diagrama AOA se dibuja tradicionalmente utilizando círculos como los nodos, con nodos que representan los puntos inicial y final de las flechas o tareas. En la red AOA, las flechas representan las actividades o tareas (Figura 10.11).
Todos los diagramas de red tienen las ventajas de mostrar interdependencias de tareas, tiempos de inicio y finalización, y la ruta crítica (la ruta más larga a través de la red) pero el diagrama de red AOA tiene algunas desventajas que limitan el uso del método.
Las tres principales desventajas del método AOA son:
- La red AOA solo puede mostrar relaciones de principio a fin. No es posible mostrar plomo y rezago excepto sumando o restando tiempo, lo que dificulta el seguimiento del proyecto.
- Hay casos en los que las actividades ficticias pueden ocurrir en una red AOA. Las actividades ficticias son actividades que muestran la dependencia de una tarea de otras tareas pero por razones distintas a las técnicas. Por ejemplo, una tarea puede depender de otra porque sería más rentable usar los mismos recursos para las dos; de lo contrario las dos tareas podrían realizarse en paralelo. Las actividades ficticias no tienen duraciones asociadas a ellas. Simplemente demuestran que una tarea tiene algún tipo de dependencia de otra tarea.
- Los diagramas AOA no son tan utilizados como los diagramas AON simplemente porque estos últimos son algo más simples de usar, y todos los programas de software de gestión de proyectos pueden acomodar redes AON, mientras que no todos pueden acomodar redes AOA.
El camino crítico
La ruta crítica describe la secuencia de tareas que permitirían completar el proyecto en el menor tiempo posible. Se basa en la idea de que algunas tareas deben completarse antes de que otras puedan comenzar. Un diagrama de ruta crítica es una herramienta útil para programar dependencias y controlar un proyecto. Para identificar la ruta crítica, se debe calcular el tiempo que tomará cada tarea.
Echemos un vistazo a un ejemplo. Se estima la duración del tiempo en semanas para cada etapa clave:
| Etapa clave | Tiempo estimado en semanas |
|---|---|
| A. Fondos seguros | 0 |
| B. Negociar con otros organismos | 4 |
| C. Formar grupo asesor | 4 |
| D. Establecer plan de recopilación de datos | 6 |
| E. Recopilar datos | 4 |
| F. Escribir texto de directorio | 4 |
| G. Identificar impresora | 2 |
| H. Acuerdan contrato de impresión | 2 |
| I. Imprimir directorio | 4 |
| J. Acordar plan de distribución | 12 |
| K. Organizar la distribución | 4 |
| L. Distribuir directorio | 2 |
Le hemos dado a la etapa clave “Fondos seguros” un tiempo estimado de cero semanas porque el proyecto no puede comenzar sin la disponibilidad de algún financiamiento, aunque las estimaciones brindarían detalles en una etapa posterior. Las etapas ahora pueden alinearse para producir un diagrama de red que muestre que hay tres caminos de principio a fin y que las líneas que componen cada ruta tienen una duración mínima (Figura 10.12).
Si ahora trazamos cada una de las rutas posibles a “Distribuir directorio” (el punto final), teniendo en cuenta las dependencias, la ruta que tiene la mayor duración se conoce como la ruta crítica. Este es el tiempo mínimo en el que será posible completar el proyecto.
En este ejemplo, la ruta crítica es A—B—C—D—E—F—I-L, y la fecha de finalización más temprana del proyecto es la suma de los tiempos estimados para todas las etapas en la ruta crítica —28 semanas— desde el punto de asegurar el financiamiento. Todas las etapas clave en el camino crítico deben completarse a tiempo si el proyecto se va a terminar según lo programado.
Si el tiempo total proyectado es mucho más largo que las expectativas del patrocinador del proyecto, necesitará renegociar la escala de tiempo. Mapear la ruta crítica ayuda a identificar las actividades que necesitan ser monitoreadas más de cerca.
Descripciones de las imágenes
Descripción de la imagen de la Figura 10.2:
0.0 Boda
- 1.0 Invitaciones
- 1.1 Crear lista de invitados
- 1.2 Espere por RSVP
- 1.3 Enviar las invitaciones
- 1.4 Imprimir las invitaciones
- 2.0 Alimentos
- 2.1 Encontrar servicio de catering
- 2.2 Atender la boda
- 2.3 Finalizar el menú
- 3.0 Nupcial
- 3.1 Tienda de zapatos
- 3.2 Sastrería y ajuste
- 3.3 Tienda de vestido
- 3.4 Elige el ramo
Atribuciones de texto
Este capítulo de Gestión de Proyectos es un derivado de los siguientes textos:
- Gestión de proyectos por Merrie Barron y Andrew Barron. © CC BY (Atribución).
- Diagrama de Gantt por Wikipedia. © CC BY-SA (Reconocimiento-CompartirIgual).
- Planeando un proyecto por OpenLearn Labspace. © CC BY-NC-SA (Atribución-NoComercial-CompartirIgual).
Atribuciones de medios
- Ejercicios WBS de Barron & Barron Project Management para científicos e ingenieros © CC BY (Atribución)
- Wedding WBS Exercises Solution by Barron & Barron Project Management for Scientists and Engineers © CC BY (Atribución)
- FS Predecesor by Barron & Barron Project Management para científicos e ingenieros © CC BY (Atribución)
- SS Predecesor by Barron & Barron Project Management para científicos e ingenieros © CC BY (Atribución)
- FF Predecesor by Barron & Barron Project Management para científicos e ingenieros © CC BY (Atribución)
- WBS Lag by Barron & Barron Gestión de proyectos para científicos e ingenieros © CC BY (Atribución)
- WBS liderado por Barron & Barron Project Management para científicos e ingenieros © CC BY (Atribución)
- Diagrama de Gantt por Universidad Abierta © CC BY-NC-SA (Atribución NoComercial CompartirIgual)
- EDT y diagrama de red de Barron & Barron Project Management para científicos e ingenieros © CC BY (Atribución)
- Diagrama AON de Barron & Barron Gestión de proyectos para científicos e ingenieros © CC BY (Atribución)
- Diagrama de flecha de actividad por Barron & Barron Project Management for Scientists and Engineers © CC BY (Atribución)
- Diagrama de Ruta Crítica por Universidad Abierta © CC BY-NC-SA (Atribución NoComercial CompartirIgual)