7.1: Selección de proyectos
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Objetivos de aprendizaje
- Describir la diferencia entre la misión, metas y objetivos de una organización.
- Describir en qué se diferencian las misiones dependiendo del tipo de organización.
- Definir términos económicos utilizados para elegir proyectos.
- Definir un campeón de proyecto y su papel.
- Describir las influencias del financiamiento, el tiempo y las consideraciones no oficiales en la selección de proyectos.
Los proyectos se eligen por diversas razones y no todos son aparentes. El gerente del proyecto debe entender por qué se seleccionó un proyecto sobre otras opciones para que pueda alinear al equipo para justificar la elección que ha hecho la alta dirección.
Misión de la Organización
La misión de una organización es una declaración de por qué existe. Por ejemplo, un departamento de policía podría tener su misión señalada en la puerta de cada patrulla, para proteger y servir. Una declaración de misión bien escrita es breve y tiene las siguientes secciones:
- Propósito de la organización
- Interesados primarios
- Responsabilidad de la organización hacia los grupos de interés
- Productos o servicios ofrecidos
Declaración de misión del Departamento de Policía
La misión del Departamento de Policía de Filadelfia es combatir la delincuencia y el miedo al delito, incluido el terrorismo, trabajando con nuestros socios para hacer cumplir las leyes, aprehender a los delincuentes, prevenir que ocurran delitos y mejorar la calidad de vida de todos los filadelfianos (Philadelphia Police Department, 2009).
Las misiones de las organizaciones pueden ser categorizadas como ganancia, no con fines de lucro, y gobierno. Un negocio que se crea para obtener ganancias para sus propietarios y tenedores de acciones debe considerar el costo de cada proyecto y la cantidad de ganancias que es probable que genere. La declaración de misión de una organización sin fines de lucro como una organización benéfica enfatizaría el servicio que brinda. Una organización sin fines de lucro debe controlar sus costos para que no rebase su financiamiento, y siempre está buscando financiamiento y está en competencia con otras organizaciones sin fines de lucro para obtener financiamiento de las mismas fuentes. Una agencia gubernamental, al igual que un departamento de policía, es similar a una organización sin fines de lucro, pero sus fuentes de financiamiento suelen ser impuestos y tasas. Su misión incluiría sus responsabilidades con los ciudadanos a los que representa. Organizaciones gubernamentales compiten por financiamiento de niveles superiores de gobierno. Es más probable que los proyectos sean financiados si la propuesta para el proyecto está estrechamente alineada con la misión de la organización. El gerente del proyecto debe ser consciente de esa misión mientras construye un equipo y lo alinea detrás del propósito del proyecto.
Metas y Objetivos
Los administradores superiores de la organización deciden cómo lograr la misión de la organización eligiendo metas. Por ejemplo, el director de un preescolar sin fines de lucro que brinda educación de bajo costo para niños de padres solteros pobres podría establecer una meta de mejorar su reputación de calidad. Una meta es un fin hacia el que se dirige el esfuerzo. La directora se reúne con su personal y consideran varias formas de lograr ese objetivo. Deciden buscar la certificación por parte de un grupo conocido a nivel nacional que evalúe la calidad de los programas preescolares. Obtener esta certificación es un objetivo.
Figura 7.1 Relaciones entre misión, metas y objetivos
En este texto, distinguimos entre los términos metas y objetivos. Un objetivo debe tener un resultado medible. En este ejemplo, es fácil medir si la organización recibe o no la certificación, que es la característica distintiva de un objetivo. El uso de estos términos no está estandarizado en toda la industria o en los negocios, pero seremos consistentes dentro de este texto. Para determinar si una declaración es una meta o un objetivo, simplemente pregunte si hay un resultado medible. Buscar la certificación es un objetivo que se puede cumplir tratándolo como un proyecto que tiene un resultado medible y un marco de tiempo limitado.
Criterios de Selección Económica
Si la misión de una organización es ganar dinero, intentará maximizar las ganancias de la empresa aumentando el dinero que entra o disminuyendo el dinero que sale. El flujo de dinero se llama flujo de caja. El dinero que entra es un flujo de caja positivo, y el dinero que sale es negativo. La compañía puede maximizar las ganancias mejorando su eficiencia operativa o ejecutando proyectos. La empresa debe recaudar dinero para financiar proyectos. Las empresas pueden recaudar dinero de tres maneras:
- Tomarlo prestado (las organizaciones gubernamentales, como las ciudades y las escuelas, pueden vender bonos, que es una forma de endeudamiento).
- Financiar el proyecto con las ganancias existentes.
- Vender acciones adicionales o acciones de propiedad en la compañía.
Si una empresa toma prestado dinero, debe devolver una parte de la cantidad que pidió prestado más intereses adicionales. El interés es un porcentaje del monto del préstamo que no ha sido reembolsado. El reembolso del préstamo y los intereses generalmente se pagan trimestralmente o anualmente. Para optar a la selección, un proyecto que esté destinado a ganar o ahorrar dinero debe poder hacer lo siguiente:
- Pagar préstamos si hay que pedir prestado dinero para financiar el proyecto
- Incrementar las ganancias futuras de los accionistas
- Hacer que las acciones de la compañía sean más valiosas
Cuando los altos directivos de una empresa con fines de lucro deciden qué proyectos financiar, deben considerar estos temas económicos.
Recuperación de la inversión simple
Para ayudar a los gerentes a elegir entre proyectos, pueden usar una medición poco sofisticada llamada simple recuperación de la inversión. Si el propósito del proyecto es mejorar el flujo de caja, hacerlo más positivo o menos negativo, el flujo de caja positivo mejorado cada año se aplica al costo original (flujo de caja negativo) del proyecto para determinar cuántos años tardaría en pagar el costo original. Se supone que después de esa fecha, el flujo de caja mejorado podría ser utilizado para otros fines o pagado a los propietarios. Por ejemplo, si la compañía toma prestados 100.000 dólares para financiar el proyecto y el proyecto aumenta el flujo de caja en 20,000 dólares al año, la simple amortización sería de cinco años, como se muestra en la Figura 7.3 “Simple Payback”.
Figura 7.3 Recuperación de la inversión simple
| Año | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gasto | $ (100,000) | ||||||
| Ingresos/Ahorros | $20,000 | $20,000 | $20,000 | $20,000 | $20,000 | $20,000 | |
| Flujo de caja anual | $ (100,000) | $20,000 | $20,000 | $20,000 | $20,000 | $20,000 | $20,000 |
| Flujo de Caja Acumulado | $ (100,000) | $ (80,000) | $ (60,000) | $ (40,000) | $ (20,000) | $ — | $20,000 |
Las empresas pueden usar la recuperación de la inversión simple para establecer un límite para la consideración del proyecto. Por ejemplo, la gerencia podría declarar que no se considerarán proyectos que tengan una amortización de más de tres años. Para los proyectos que cumplan con este criterio, los proyectos con periodos de amortización simples más cortos tendrían una ventaja en el proceso de selección. Es probable que las organizaciones sin fines de lucro o gubernamentales aprueben proyectos con períodos de recuperación simples más largos porque no se comparan con otras agencias gubernamentales o sin fines de lucro en función de su rentabilidad.
Tasa Interna de Retorno
Las empresas cuya misión es obtener ganancias suelen tratar de obtener más ganancias que sus competidores. Simplemente devolver el préstamo no es suficiente. Si el proyecto implica comprar e instalar equipos para obtener ganancias, los ejecutivos pueden usar otro método llamado tasa interna de rendimiento (TIR). La TIR es como una tasa de interés interna que se puede utilizar para comparar la rentabilidad de proyectos competidores. Para calcular una TIR, la compañía considera el flujo de caja cada año para la vida esperada del producto del proyecto. Se asume que algunos de los flujos de efectivo anuales serán negativos y que pueden variar de un año a otro debido a otros factores, como la pérdida de producción durante el cambio, el mantenimiento periódico y la venta de equipos usados. Por ejemplo, una empresa decide actualizar una línea de fabricación con nuevos equipos basados en nuevas tecnologías. Saben que el flujo de caja inicial —mostrado en el año cero— será negativo por el gasto de la conversión. Saben que el nuevo equipo tiene una vida esperada de seis años antes de que las tecnologías más nuevas lo desfasen, momento en el que pueden venderlo por cierto valor de salvamento. Los insumos para el cálculo de TIR son el flujo de caja neto de cada año donde al menos uno de ellos es negativo y al menos uno de ellos es positivo. El resultado es un porcentaje que indica qué tan bien se desempeña este proyecto como inversión. Consulte la Figura 7.5.
Figura 7.5
| Año | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Costo de Equipo, Mantenimiento, Salvamento | $ (100,000) | $10,000 | |||||
| Ingresos/Ahorros | $20,000 | $20,000 | $20,000 | $20,000 | $20,000 | $20,000 | |
| Flujo de caja anual | $ (100,000) | $20,000 | $20,000 | $20,000 | $20,000 | $20,000 | $30,000 |
| Flujo de Caja Acumulado | $ (100,000) | $ (80,000) | $ (60,000) | $ (40,000) | $ (20,000) | $ — | $30,000 |
| Tasa Interna de Retorno (TIR) | 8% |
La vida útil del equipo es parte del cálculo de la TIR. Si un gerente de proyecto sabe que la alta dirección tiene la intención de vender el equipo en seis años, los miembros del equipo pueden ser conscientes de esa decisión si afecta sus elecciones.
Otros Criterios de Selección
Además de ganar dinero, hay muchas otras razones para seleccionar un proyecto, entre ellas las siguientes:
- Mantenerse al día con los competidores
- Cumplir con requisitos legales, como la seguridad o la protección del medio ambiente
- Mejorar la imagen pública de la organización
El momento del proyecto puede ser muy importante. Un proyecto puede ser seleccionado en una determinada época del año por algunas de las siguientes razones:
- Acumulando superávit presupuestario de fin de año
- Incrementar bono ejecutivo para el año o trimestre
- Fecha límite de revisión de financiamiento o certificación
Si el gerente del proyecto debe realizar cambios en el cronograma en algún momento del proyecto que puedan afectar su fecha de finalización, es valioso saber si el proyecto fue seleccionado por el momento.
Campeones del Proyecto y Oponentes
Además de saber por qué se seleccionó un proyecto, es valioso saber qué altos ejecutivos apoyaron o se opusieron a la selección del proyecto y si el supervisor del director del proyecto estaba a favor de él o no. Debido a que la mayoría de los equipos de proyectos consisten en personas que no reportan al gerente del proyecto pero que reportan a otros gerentes de unidad, es posible que no estén disponibles cuando los necesites si su jefe piensa que otros proyectos son más importantes. Si un ejecutivo en particular propusiera el proyecto y abogara activamente por su aprobación, esa persona podría ser una fuente de apoyo si el proyecto se encuentra en problemas y necesita recursos adicionales. Un campeón del proyecto, a veces llamado patrocinador ejecutivo, es una persona influyente que está dispuesta a usar su influencia para ayudar a que el proyecto tenga éxito.
Para identificar a los defensores y opositores del proyecto, comience por leer documentos públicos (si están disponibles), como el acta de la reunión en la que se aprobó el proyecto. A continuación, el gerente de proyecto puede utilizar su red no oficial de colegas de confianza para obtener sus opiniones. Esas discusiones deben ser informales y extraoficiales. Esas opiniones pueden ser inexactas, pero es valioso saber qué malentendidos existen sobre un proyecto. Si los ejecutivos de una organización son asignados como patrocinadores del proyecto, el campeón del proyecto podría ser una persona diferente.
Project Champions Apoyar un Proyecto de Aeronaves
Cuando Vought Aircraft ganó un contrato con Boeing para construir una parte significativa del fuselaje para el nuevo 787 Dreamliner en Charleston, Carolina del Sur, no había fuerza laboral existente con experiencia en aviones. Para darle a Vought Aircraft un incentivo para ubicar la planta en Carolina del Sur, el gobernador Mark Sanford, con el apoyo de la legislatura, se comprometió con el reclutamiento y capacitación de la fuerza laboral necesaria para que la planta tenga éxito. La legislatura aportó varios millones de dólares y asignó el papel de desarrollar una fuerza laboral capacitada al Sistema de Colegios Técnicos de Carolina del Sur y al Trident Technical College, el colegio comunitario local en Charleston, Carolina del Sur.
Claves para llevar
- Una declaración de misión declara el propósito de la organización e identifica a los actores principales, los productos o servicios ofrecidos y la responsabilidad hacia los interesados. Las metas son declaraciones de dirección para la organización, y los objetivos son actividades que logran esas metas con resultados medibles.
- Las organizaciones con fines de lucro existen para obtener ganancias para sus dueños mientras compiten con otras empresas. Los objetivos de esas empresas están dirigidos a ganar tanto o más dinero que la competencia. Las organizaciones sin fines de lucro están dirigidas a brindar un servicio a un grupo en particular. Deben controlar los costos para realizar sus tareas con los fondos que tienen, y compiten con otras organizaciones sin fines de lucro por donaciones y financiamiento. Una agencia gubernamental es similar a una organización sin fines de lucro, pero sus fuentes de financiamiento suelen ser impuestos, tasas y financiamiento de un nivel superior de gobierno, y tiene una responsabilidad con los ciudadanos a los que representa. Las organizaciones gubernamentales deben justificar su gasto de dinero de impuestos a funcionarios electos o designados.
- Dos herramientas económicas para evaluar y comparar proyectos son la simple recuperación de la inversión y la tasa interna de retorno. La recuperación simple es un cálculo del año en que los ingresos o ahorros acumulados por gastar dinero en un proyecto alcanzarán o superarán el costo original del proyecto. La tasa interna de rendimiento es un cálculo del porcentaje promedio del aumento del flujo de caja a lo largo de la vida del producto del proyecto.
- Un campeón de proyecto es una persona influyente que está dispuesta a usar su influencia para ayudar a que el proyecto tenga éxito. Es útil saber por qué el campeón del proyecto quiere que el proyecto tenga éxito y estar seguro de lograr ese objetivo aunque no se establezca.
- La selección de proyectos depende de la disponibilidad de fondos, lo que depende de la forma en que cada tipo de organización recibe dinero para los proyectos. Los fondos pueden estar disponibles en ciertos momentos y se seleccionan proyectos que puedan aprovechar esa oportunidad. Los proyectos pueden iniciarse por razones que no están declaradas, e investigar la fuente de financiamiento y la probable motivación de los campeones del proyecto puede proporcionar una mejor comprensión de las posibilidades de éxito del proyecto.
Ejercicios
- Un fin hacia el que se dirige el esfuerzo que tiene resultados medibles es un __________ en este texto.
- Una declaración general de la dirección que debe tomar una organización es un ______.
- Si una empresa tiene que realizar pagos trimestrales de préstamo al banco, este es un ejemplo de un _______ ______ negativo (dos palabras).
- Si pides prestado $1,000 y tienes que devolver $1,010 al mes después, los $10 dólares son los _______.
- Si una empresa tuviera que elegir entre instalar dos piezas diferentes de equipo costoso que tuvieran diferentes vidas esperadas, diferentes valores de salvamento y diferentes capacidades de producción, compararía el _______ _____ __ ________ (cuatro palabras) para cada opción
- En las páginas Web de Google, dice que quieren “organizar la información del mundo y hacerla universalmente accesible y útil”. Este es un ejemplo de una declaración _______.
- Una persona influyente que está a favor de un proyecto es uno de los proyectos ________.
- Si actualizar las ventanas en un edificio cuesta $100,000 y reduce los costos de calefacción y refrigeración en $5,000 al año, la inversión en la actualización de ventanas tiene un _____ ______ (dos palabras) de veinte años.
- El grupo que determina la necesidad de un proyecto es la organización ________.
- ¿Cuáles son las cuatro partes de una declaración de misión bien escrita?
- ¿Cuál es la misión principal de cada uno de los siguientes tipos de organizaciones: organizaciones con fines de lucro, sin fines de lucro y organizaciones gubernamentales?
- ¿Qué significa si el dinero gastado en un proyecto tiene una simple amortización de cinco años?
- ¿Por qué es importante identificar a los campeones del proyecto?
- ¿Cuál es un ejemplo de financiamiento para un proyecto que solo está disponible por un corto período de tiempo en circunstancias especiales?
Internaliza tu experiencia de aprendizaje preparándote para discutir lo siguiente.
Referencias
Philadelphia Police Department, Philadelphia Police Department: Mission Statement, 2009, phillypolice.com/about/mission-statement (consultado el 16 de julio de 2009).