7.2: Alcance del proyecto

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Objetivos de aprendizaje

Definir el alcance y describir cómo se ve afectado por la complejidad del proyecto.
Identificar los usos de un documento de alcance.
Describir cómo se desarrolla y modifica un documento de alcance.

El alcance del proyecto identifica el trabajo total del proyecto.

Definición de Alcance y Efectos de la Complejidad

El documento de alcance define qué tareas se espera que realice el equipo del proyecto y, igual de importante, qué no forma parte del proyecto. Dependiendo del nivel de complejidad del proyecto, el documento de alcance puede ser tan corto como una página o tan largo como varios cientos de páginas. En proyectos más técnicos, como un proyecto para diseñar un parque de turbinas eólicas en alta mar, el alcance incluiría una cantidad significativa de especificaciones técnicas, con un enfoque en la salida eléctrica de las turbinas eólicas. El tamaño y carácter del documento de alcance del proyecto está relacionado con la complejidad del proyecto. Las puntuaciones más altas en el Índice de Complejidad de Darnall-Preston indican la necesidad de documentos de alcance más detallados.

Usos de un documento de alcance

Una declaración de alcance del proyecto bien desarrollada proporciona al equipo del proyecto la información que el equipo necesita para diseñar e implementar el plan de ejecución del proyecto. El alcance del proyecto bien desarrollado también proporciona al equipo una comprensión del propósito del proyecto y la base para definir el éxito del proyecto.

Documento de alcance para la capacitación de trabajadores de automóviles

Una empresa automotriz está construyendo una nueva planta para producir turismos eléctricos en el sureste de Estados Unidos. A medida que la planta se acerca a su finalización, el gerente de la planta emite un contrato para capacitar a los nuevos trabajadores de la planta. La capacitación de los trabajadores que estarán manteniendo el equipo de producción será realizada por los proveedores de equipos y no estará en el alcance del contrato de capacitación.

>El alcance de trabajo para el proyecto de capacitación incluirá la identificación de los conocimientos, habilidades y habilidades que necesita cada clasificación de trabajador y el desarrollo de la metodología de entrega que desarrollará de manera efectiva y eficiente los conocimientos, habilidades y habilidades identificados (en línea, aula, práctica). El alcance también incluirá la entrega de la capacitación, la evaluación de los trabajadores después de la capacitación, y el desarrollo de registros de capacitación. Los artículos no incluidos en el alcance del proyecto son los que serán responsabilidad de la empresa automotriz, como la selección y contratación de los trabajadores y la provisión de las herramientas y equipos automotrices necesarios para la capacitación. Estas exclusiones están específicamente señaladas en el documento de alcance.

>Durante el diseño de la planta, la División de Recursos Humanos de la compañía exploró diferentes modelos de fuerza laboral. La planta será una operación típica de montaje trabajando tres turnos. La experiencia en otras plantas indicó que un enfoque basado en equipos combinado con una filosofía de manufactura esbelta produjo la mayor productividad. Esta información se incluyó en los documentos proporcionados al equipo que desarrolla los alcances del proyecto de capacitación. El gerente de planta, el gerente de recursos humanos y el ingeniero de planta revisaron y ocasionalmente hicieron cambios en el alcance de la capacitación del borrador.

>El alcance de trabajo para el proyecto de capacitación se desarrolló a partir de una combinación de información de expertos con experiencia previa, documentos que reflejaban la filosofía de operación de la planta, y gerentes seleccionados de operaciones y recursos humanos. Todo el conocimiento necesario para desarrollar el alcance estuvo dentro del equipo del proyecto automotriz. A veces se necesitan consultores externos para desarrollar un alcance completo del proyecto. Por ejemplo, si el equipo de nuestro ejemplo de capacitación automotriz no tenía experiencia en la puesta en marcha de otra planta automotriz, entonces podría haber sido necesaria la contratación de un consultor con esa experiencia para comprender todo el alcance de las actividades necesarias para capacitar a la fuerza laboral automotriz.

El proyecto automotriz descrito anteriormente es un ejemplo típico de los tipos de información y las personas involucradas en el desarrollo de un alcance de proyecto. A partir de la información en la descripción del proyecto, el equipo del proyecto podría desarrollar un documento de alcance del proyecto.

Desarrollo de un Documento de Alcance

El gerente del proyecto a menudo desarrollará el primer borrador del alcance del proyecto y luego solicitará comentarios y sugerencias del equipo del proyecto, el cliente y, a veces, los proveedores clave. El gerente del proyecto intentará desarrollar consenso en torno al alcance del proyecto, pero la aprobación final pertenece al cliente o patrocinador del proyecto. Dependiendo del perfil de complejidad del proyecto, el desarrollo del documento de alcance del proyecto puede ser una breve discusión entre el gerente del proyecto y el cliente, o en un proyecto grande y complejo, el proceso puede llevar semanas.

Gestión de cambios en el documento de alcance

El alcance del proyecto no es un documento estancado, y es de esperar cambios. Los cambios en el alcance del proyecto son necesarios para reflejar nueva información. Los cambios en el alcance del proyecto también crean la oportunidad de que surjan nuevos propósitos que cambiarán los resultados finales del proyecto. En algunos casos, estos nuevos resultados representan un resultado positivo para la organización fletadora.

Desviación versus cambio

Si se realiza un cambio menor al horario que no afecte la fecha de finalización del proyecto, se trata de una desviación del horario. Siempre y cuando no se retrase la fecha de finalización del proyecto u objetivos principales, no se necesita una solicitud formal de cambio al cliente. Registrar y comunicar estas desviaciones de horario sigue siendo importante para coordinar los recursos y mantener la conciencia del cliente sobre el progreso del proyecto.

Desviación del Costo Laboral

El costo de mano de obra se estimó en quince dólares por hora para limpiar la oficina del proyecto una vez por semana. La oferta ganadora para el contrato fue de dieciséis dólares por hora. El costo se desvió de la estimación y se realizó un cambio en el presupuesto. Esto fue una desviación de costo, no un cambio en el alcance. El costo adicional del contrato se cubrió con las reservas de contingencia del proyecto, y se revisó el presupuesto para reflejar los cambios.

Choque de camión provoca una desviación al horario

La instalación de una barda alrededor del sitio del proyecto se retrasó cuando el camión que entregaba la barda fue destrozado en el camino al lugar de trabajo. El proyecto de barda se retrasó una semana y el retraso no afectó ninguna otra actividad del proyecto. Esta desviación del horario original no causó un retraso en el proyecto, y el horario se ajustó como una desviación al horario, no como una solicitud de cambio.

Documentar los cambios

Es importante tener un registro escrito de los cambios en el alcance de un proyecto. En los proyectos menos complejos, un mensaje de correo electrónico puede ser suficiente, pero en proyectos más grandes normalmente se usa un formulario estándar. Los siguientes pasos son parafraseados por Tom Mochal (Mochal & Mochal, 2003), y tienen los componentes necesarios de un proceso de documentación de cambios:

Informar a los interesados del proyecto del proceso de solicitud de cambio.
Exigir que la solicitud de cambio se realice por escrito, incluyendo el valor comercial del cambio al proyecto.
Ingrese la solicitud en el registro de cambios de alcance.
Estimar el tiempo necesario para evaluar el cambio. Si el proceso de evaluación consume mucho tiempo y afectaría las fechas de finalización de la actividad al desviar los recursos de gestión, obtenga la aprobación del patrocinador del proyecto para evaluar la solicitud de cambio. Si no se aprueba la evaluación, registrar la decisión en el registro de cambios de alcance.
Evaluar el cambio y su impacto en el cronograma y presupuesto si se aprueba la evaluación.
Presentar la solicitud de cambio al patrocinador del proyecto para su aprobación. Registrar la decisión en el registro de cambios de alcance con el curso de acción recomendado.
Distribuir periódicamente el registro de cambios de alcance a los miembros del equipo para que sepan qué cambios se están considerando y qué sucedió con aquellos que no fueron aprobados o evaluados.
Si se aprueba el cambio, actualice la carta del proyecto u otros documentos de inicio.
Actualizar el plan de trabajo.
Distribuir el plan de trabajo revisado entre las partes interesadas y los miembros del equipo.

Claves para llevar

Alcance es una descripción de las principales tareas que se incluyen en el proyecto y algunas de las tareas que específicamente no están incluidas. Los proyectos más complejos requieren documentos de alcance más detallados y específicos.
Se utiliza un documento de alcance para proporcionar al equipo del proyecto la información que necesita para diseñar e implementar el plan del proyecto. Proporciona comprensión del propósito del proyecto y cuál sería el éxito del proyecto.
El documento de alcance comienza como un borrador que se hace circular para que el equipo, el cliente y, en algunos casos, los proveedores clave hagan comentarios. El borrador final es aprobado por el cliente o patrocinador. Los cambios en el alcance se documentan cuidadosamente mediante formularios y procesos estándar y son aprobados por el patrocinador o cliente del proyecto.

Ejercicios

¿Cómo se ve afectada la declaración de alcance por la complejidad del proyecto?
¿Qué aspecto negativo de la declaración de alcance es importante?
¿Cuáles son los usos de una declaración scope?
Una vez que se acuerda una declaración de alcance, ¿cómo se cambia y qué se requiere siempre cuando se cambia una declaración de alcance?

Internaliza tu experiencia de aprendizaje preparándote para discutir lo siguiente.

>Describir una situación en la que los elementos del alcance del proyecto no excluyeron específicamente una actividad que causó un malentendido.

Referencias

Mochal, T. y Jeff Mochal, Lecciones en Administración de Proyectos (Berkeley, CA: Aress, 2003).