8.5: Software de Programación de Proyectos

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Objetivos de aprendizaje

Describir la relación entre la elección del software y la complejidad del proyecto.
Identificar las características que se deben considerar al seleccionar software para la gestión de proyectos.

Los proyectos de baja complejidad se pueden gestionar con listas de actividades en papel o mediante el uso de un esquema en software de procesamiento de textos o hojas de cálculo. Este software es inadecuado para el seguimiento de proyectos complejos. Afortunadamente, hay varios programas de software dedicados que realizan un seguimiento de las complejas relaciones entre las actividades y los recursos.

Adecuada a la complejidad del

Los proyectos simples pueden ser rastreados usando el procesamiento de textos de propósito general y software de hojas de cálculo como los disponibles en Microsoft Office o OpenOffice. Los proyectos de complejidad media se benefician de un software de gestión de proyectos dedicado como Microsoft Project y OpenProject. Los proyectos complejos requieren software que pueda rastrear las interacciones de miles de tareas y producir informes sofisticados como el P6 de Oracle.

Características

Hay decenas de programas de software de computadora disponibles con una amplia gama de precios. Algunos programas de software de código abierto son gratuitos, pero otros cuestan hasta mil dólares. Hay varias consideraciones para seleccionar un software de gestión de proyectos además del precio.

Software actualmente usado

Use software que ya esté en uso y con el que la mayoría de los miembros del equipo ya estén familiarizados. Si el software que es utilizado por la mayoría de los miembros del equipo es apropiado a la complejidad de su proyecto, es la opción predeterminada. También es valioso saber qué software utilizan los proveedores clave o socios del proyecto para que los archivos puedan intercambiarse electrónicamente en el mismo formato.

Características Básicas

Cualquier software de gestión de proyectos que se seleccione debe tener la capacidad de rastrear y mostrar características básicas como las siguientes:

Duraciones
Relaciones
Hitos
Fechas de inicio y finalización
Calendarios de recursos
Visualizaciones gráficas usando Gantt y gráficos de red

Colaboración

Los miembros del equipo deben poder ver el cronograma del proyecto. Algunos productos de software requieren el uso de software propietario costoso que se ejecuta en el servidor de la compañía y que permitirá a varios miembros del equipo diferentes usar el mismo horario y restringe el uso del software a los miembros del equipo que tengan acceso al sistema informático de la compañía. Otros productos de software utilizan un servidor en Internet que está abierto a los miembros del equipo y proveedores que tienen contraseñas válidas.

Funciones Avanzadas

Para proyectos más complejos, busque características avanzadas, como las siguientes:

Seguimiento de problemas que rastrea problemas, acciones y resoluciones
Gestión de cartera de proyectos que rastrea y compara grupos de proyectos relacionados
Nivelación automática de recursos y alertas cuando un recurso está sobreprogramado
Función de administración de documentos que rastrea contratos, ofertas, cambios de alcance e incidentes

Claves para llevar

Los proyectos de complejidad media a alta suelen requerir el uso de software diseñado específicamente para la gestión de proyectos.
Las características a buscar al elegir el software de gestión de proyectos incluyen (1) compatibilidad con software existente en la empresa o sus proveedores, (2) características básicas para administrar proyectos de complejidad media, (3) un método de colaboración entre los miembros del equipo y (4) si es necesario, características avanzadas para administrar múltiples proyectos.

Ejercicios

Al elegir software, el nuevo software debe ser __________ con el software actualmente en uso y con el software utilizado por proveedores y socios.
¿Cómo afecta la complejidad del proyecto a la elección del software utilizado para administrarlo?
¿Cuál es un ejemplo de una característica avanzada que está disponible para gestionar los proyectos más complejos? Explique por qué esta característica es necesaria para proyectos complejos.

Aprendiendo Nuevo Software

>Describa los métodos que mejor funcionan para usted cuando aprende un nuevo programa de computadora, como exploración autodirigida, un libro de texto, tutoriales a su propio ritmo o clases organizadas con un instructor. Si quisieras exigir que todos los miembros de tu equipo de diez personas usen un software de gestión de proyectos nuevo para todos ellos, ¿cómo recomendarías que aprendan el software?