12.4: Proceso de Adquisiciones
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Objetivos de aprendizaje
- Describir los componentes del plan de adquisiciones.
- Identificar las decisiones tomadas al seleccionar el tipo de contrato.
- Describa cómo califican, solicitan y eligen a los postores.
- Identificar los métodos utilizados para gestionar los contratos.
El ciclo de adquisiciones del proyecto refleja las actividades de adquisición desde la decisión de adquirir el material o servicio a través del pago de las facturas y el cierre de los contratos de adquisición.
Plan de Adquisiciones
Después de que se haya tomado la decisión de adquirir bienes o externalizar servicios, el equipo de adquisiciones desarrolla un plan que incluye lo siguiente:
- Seleccionar las relaciones y los enfoques contractuales adecuados para cada tipo de bienes comprados o servicios subcontratados
- Preparación de RFQs y RFP y evaluación de oportunidades de asociación
- Evaluación de RFQs, RFP y asociaciones
- Adjudicación y firma de contratos
- Administrar la calidad, el desempeño oportuno y los cambios en los contratos
- Cierre de contratos
Dependiendo del nivel de complejidad del proyecto, cada uno de estos pasos puede tomar ya sea horas o a veces semanas de trabajo para completarse. Cada uno de estos pasos también se incluye en el cronograma maestro del proyecto. El tiempo involucrado en el ciclo de adquisiciones puede influir en la programación de actividades críticas, incluida la decisión de autorealizar la obra o contratar la obra a otros. Las entregas de equipos y materiales y la finalización de las fechas de trabajo contratadas se colocan en el cronograma del proyecto y cualquier actividad de adquisición que cree un retraso en el proyecto o caiga en la ruta crítica del proyecto puede requerir atención especial.
Selección del enfoque de contrato
Los equipos técnicos suelen desarrollar una descripción del trabajo que se subcontratará. A partir de esta información, el equipo de gestión del proyecto responde a las siguientes preguntas:
- ¿El trabajo o los materiales requeridos son una mercancía, un producto o servicio personalizado, o una habilidad o relación única?
- ¿Qué tipo de relación se necesita: proveedor, proveedor o asociación?
- ¿Cómo se debe abordar al proveedor, proveedor o socio potencial: RFQ, RFP o contacto personal?
- ¿Qué tan conocido es el alcance del trabajo?
- ¿Cuáles son los riesgos y qué parte debe asumir qué tipos de riesgo?
- ¿La adquisición del servicio o bienes afecta las actividades en la trayectoria crítica del cronograma del proyecto y cuánta flotación hay en esas actividades?
- ¿Qué tan importante es estar seguro del costo por adelantado?
El equipo de adquisiciones utiliza las respuestas a las tres primeras preguntas enumeradas anteriormente para determinar el enfoque para obtener los bienes o servicios y las preguntas restantes para determinar qué tipo de contrato es el más adecuado.
Un factor clave para seleccionar el enfoque del contrato es determinar cuál de las partes asumirá el mayor riesgo. El equipo determina el nivel de riesgo que administrará el proyecto y qué riesgos se transferirán al contratista. Por lo general, el equipo de gestión del proyecto quiere gestionar el riesgo del proyecto, pero en algunos casos, los contratistas tienen más experiencia o control que les permiten estar mejor posicionados para gestionar el riesgo asociado con la obra contratada.
Riesgo Meteorológico en Contrato de Concreto
En un contrato de construcción, el proveedor de concreto no será penalizado por retrasos en los horarios causados por el clima porque el equipo del proyecto tiene más opciones para maquillar retrasos climáticos que el proveedor de concreto. El riesgo asociado al clima permanece con el proyecto y no se transfiere a través del contrato.
Solicitando Pujas
Una solicitud es el proceso de solicitar un precio e información de apoyo a los ofertantes. La solicitud suele tomar la forma de una solicitud de cotización (RFQ) o una solicitud de propuesta (RFP). Las asociaciones son perseguidas y establecidas caso por caso por la alta dirección.
Licitadores Calificables
Posibles postores son personas u organizaciones capaces de proporcionar los materiales o realizar el trabajo requerido para el proyecto. En proyectos más pequeños y menos complejos, la empresa matriz suele tener una lista de proveedores y vendedores que han proporcionado bienes y servicios con éxito en el pasado, y el proyecto tiene acceso al registro de desempeño de las empresas en esa lista. En proyectos únicos, donde no existen listas de proveedores, el equipo del proyecto desarrolla una lista de proveedores potenciales y luego los califica para ser elegibles para ofertar en el trabajo del proyecto. Los postores elegibles se colocan en la lista de postores y se les proporciona un cronograma de cuándo se ofertará el trabajo en el proyecto.
La elegibilidad de un proveedor está determinada por la capacidad de realizar el trabajo de una manera que cumpla con los requisitos del proyecto y demuestre estabilidad financiera. La capacidad para realizar el trabajo incluye la capacidad de cumplir con las especificaciones de calidad y cumplir con el cronograma del proyecto. En momentos en que la actividad económica es alta en una región, muchos proveedores se vuelven ocupados y estiran sus recursos. El equipo del proyecto investiga a los proveedores potenciales para asegurar que tienen la capacidad y el historial de cumplir con los plazos antes de ser incluidos en la lista de postores.
El proveedor potencial también debe ser financieramente estable para ser incluido en la lista de postores. Una verificación de crédito o un informe financiero de Dun y Bradstreet (D&B), un proveedor de información financiera sobre empresas individuales, proporcionará al proyecto información sobre el estado financiero del posible postor. Los servicios de D&B incluyen los siguientes:
- Clasificaciones patentadas de D&B y puntajes predictivos de solvencia
- Presentaciones públicas, incluyendo demandas, gravámenes, sentencias y presentaciones de UCC: documentos estandarizados de divulgación financiera que se ajustan al código comercial uniforme
- Historial de pagos completo, incluidos los puntajes Paydex de D&B
- Estados financieros e historia de la compañía
Solicitar Cotización
Una solicitud de cotización se centra en el precio. El tipo de materiales o servicio está bien definido y se puede obtener de varias fuentes. El postor que puede cumplir con los requisitos de calidad y horario del proyecto generalmente gana el contrato cotizando el precio más bajo.
Solicitud de propuesta
Una solicitud de propuesta tiene en cuenta el precio pero se enfoca en cumplir con los requisitos de calidad o cronograma del proyecto. El proceso de elaboración de una propuesta en respuesta a una RFP puede ser muy costoso para el postor, y el equipo del proyecto no debe emitir una RFP a una empresa que no sea elegible para ganar la oferta.
Evaluando Pujas
La evaluación de las ofertas en respuesta a las RFQs para artículos básicos y servicios está muy calificada por el precio. En la mayoría de los casos, el precio total más bajo ganará el contrato. El precio total incluirá los costos de los bienes o servicios, cualquier costo de envío o entrega, el valor de cualquier garantía y cualquier servicio adicional que agregue valor al proyecto.
La evaluación de las ofertas basada en RFP es más compleja. La evaluación de las propuestas incluye el precio y también una evaluación del enfoque técnico elegido por el postor. El equipo del proyecto que evalúe la propuesta debe incluir personas con la experiencia para comprender los aspectos técnicos de las distintas opciones de propuesta y el valor de cada propuesta para el proyecto. En proyectos más complejos, la parte administrativa de la propuesta es evaluada y puntuada por un equipo, y el aspecto técnico de la propuesta es evaluado por otro equipo. El equipo del proyecto combina las dos puntuaciones para determinar la mejor propuesta para el proyecto.
Adjudicación del Contrato
Después de que el equipo del proyecto haya seleccionado al postor que proporciona el mejor valor al proyecto, un representante del proyecto valida todas las condiciones de la oferta y el contrato con el contratista potencial. Las adjudicaciones menos complejas, como los contratos para materiales de construcción, requieren una lectura y firma del contrato para asegurar que el proveedor de materiales de construcción comprenda los términos y requisitos del contrato del cronograma del proyecto. Los proyectos más complejos requieren una discusión detallada de los objetivos, las posibles barreras para lograrlos, el cronograma del proyecto y las fechas críticas para que se realice el contrato y los procesos para resolver conflictos y mejorar los procesos de trabajo.
Sesión de planeación tras adjudicación de contrato
En un proyecto de diseño y construcción para construir una importante planta industrial en el área de Chicago, el proyecto invitó a dos socios críticos a una sesión de planificación de tres días después de que se adjudicaron los contratos del proyecto.
Gestión de los Contratos
El tipo de contrato determina el nivel de esfuerzo y las habilidades necesarias para administrar el contrato. El gerente de contratos de proveedores desarrolla especificaciones detalladas y asegura el cumplimiento de estas especificaciones. El gerente de contratos de proveedores asegura que los contratistas que ofertan el trabajo tengan las habilidades y la capacidad para realizar el trabajo de acuerdo con el cronograma del proyecto y rastrea el desempeño del proveedor contra las necesidades del proyecto, brindando soporte y dirección cuando sea necesario. El gerente de acuerdos de asociación desarrolla alineamientos en torno a objetivos comunes y procesos de trabajo. Cada uno de estos enfoques requiere diferentes habilidades y diversos grados de esfuerzo.
Los artículos que tardan mucho en adquirirse, los artículos de plomo largos, reciben atención temprana por parte del liderazgo del proyecto. Ejemplos de artículos de plomo largo son equipos diseñados y construidos específicamente para el proyecto, plan de estudios que se crea para capacitar a una nueva fuerza laboral y un biorreactor personalizado para un proyecto biotecnológico. Estos artículos pueden requerir semanas, meses y, a veces, años para desarrollarse y entregarse en el sitio del proyecto. Los artículos de plomo largos que se adquieren a través del ciclo normal de adquisiciones pueden causar retrasos en el proyecto, y el equipo del proyecto identifica estos artículos temprano para comenzar las actividades de adquisición lo antes posible.
Después de adjudicar el contrato, el equipo del proyecto rastrea el desempeño del contratista en función de los criterios de desempeño en el contrato y su contribución a la ejecución del proyecto. Por lo general, los contratistas entregan el producto o servicio que cumple con las expectativas de calidad y respalda el cronograma del proyecto. Por lo general, también hay uno o dos contratistas que no cumplen con las expectativas del proyecto. Algunos gerentes de proyecto luego sacarán el contrato e intentarán persuadir al contratista para que mejore el desempeño o sea penalizado. Otros gerentes de proyecto explorarán con el contratista formas creativas de mejorar el rendimiento y cumplir con los requisitos del proyecto. La gestión de contratos permite ambos enfoques para tratar con contratistas no productivos y el equipo del proyecto debe evaluar qué método es más probable que funcione en cada situación.
Apoyo a la Construcción con Proveedor en Proyecto de Planta Química
Eastman Chemical estaba construyendo una nueva planta en su ubicación de Kingsport, Tennessee, cuando un vendedor crítico comenzó a retrasarse. El equipo del proyecto analizó la situación y determinó que el proveedor había realizado más trabajo del que era capaz de completar antes de las fechas de vencimiento requeridas por el proyecto. Este fue un proveedor importante para el proyecto y cualquier retraso en la entrega del proveedor significó un retraso en la finalización del proyecto.
La gestión del desempeño del contratista en un proyecto es tan importante para los resultados generales del proyecto como el trabajo realizado por el equipo del proyecto.
Logística y Expedición
Los equipos y materiales que se compran para su uso en el proyecto deben transportarse, inventariarse, almacenarse y, a menudo, asegurarse. Esta área de especialización se llama logística. La logística para el proyecto puede ser administrada por el equipo del proyecto o puede ser incluida en la RFP o RFQ. En proyectos internacionales, los materiales pueden ser importados, y el equipo de compras administra el proceso aduanero. En proyectos más pequeños, la función logística suele ser proporcionada por la empresa matriz. En proyectos más grandes, estas actividades suelen ser contratadas a empresas que se especializan en servicios logísticos. En proyectos más grandes y complejos, ese equipo de adquisiciones incluirá experiencia logística.
El trabajo del proyecto a menudo depende de los materiales adquiridos para el proyecto. La entrega de estos materiales influye en la programación del proyecto, y a menudo algunos materiales son necesarios antes de lo que se entregarían las prácticas normales de adquisición. En los artículos de plomo largo, el cronograma del proyecto se incluye en los planes de contratación y los contratistas deben explicar cómo apoyarán el cronograma del proyecto.
En proyectos grandes y complejos, los artículos críticos podrían programarse para su entrega después de que sean necesarios en el proyecto. Luego, el equipo de adquisiciones explora ideas con el contratista para agilizar —acelerar— la fabricación o el transporte de los equipos o materiales. El contrato a menudo puede dar prioridad a la fabricación del equipo y la entrega de los equipos para cumplir con el cronograma del proyecto. El equipo de logística del proyecto también puede explorar formas de acortar el tiempo de transporte. Por ejemplo, un proyecto en Argentina voló algunos equipos críticos desde Suecia en lugar de transportarlos por barco para ahorrar varias semanas en tránsito. Los costos logísticos fueron mayores, pero el valor general del proyecto fue mayor.
Claves para llevar
- El plan de adquisiciones incluye determinar la categoría de materiales o servicios, elegir el tipo de relación contractual, solicitar ofertas, seleccionar postores, administrar la obra y cerrar los contratos.
- Las decisiones que se toman al seleccionar el tipo de contrato se basan en si los materiales pueden ser proporcionados por proveedores, vendedores o socios; qué tan bien definido está el trabajo; cómo se compartirá el riesgo; la importancia de la tarea para el cronograma; y la necesidad de certeza del costo.
- Las empresas que ofertan por contratos son evaluadas sobre el desempeño pasado y el estado financiero actual. Las RFQ y RFP se envían a esas empresas. Las RFQ se evalúan sobre el precio y las RFP se evalúan sobre el precio y el método.
- Se identifican y monitorean los artículos de largo tiempo de entrega. Los artículos que son críticos para el horario o retrasados se asignan a un expedidor. Se determina la logística de manejo de entrega, almacenamiento y transporte. El trabajo y los materiales son inspeccionados por su calidad.
Ejercicios
- Los materiales que están ampliamente disponibles con calidad estandarizada son ____________, los cuales son proporcionados por ______________.
- La solidez financiera de un proveedor se puede medir por las calificaciones proporcionadas por __________ (nombre de la empresa).
- Si un artículo tarda mucho en entregarse o si es un artículo importante, se podría asignar un _________ para asegurarse de que se entrega a tiempo.
Internaliza tu experiencia de aprendizaje preparándote para discutir lo siguiente.