12.3: Selección del Tipo de Contrato
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Objetivos de aprendizaje
- Identificar los factores que determinan qué tipo de contrato seleccionar.
- Describir los tipos de contratos de costo fijo.
- Describir los tipos de contratos de costo reembolsable.
Un acuerdo entre la organización y un proveedor externo de un servicio o materiales es un contrato legal. Para limitar los malentendidos y hacerlos más ejecutables, los contratos suelen ser documentos escritos que describen las obligaciones de ambas partes.
Debido a que los acuerdos legales a menudo crean riesgos para la organización matriz, las actividades de adquisición a menudo se guían por las políticas y procedimientos de la organización matriz. Después de que el equipo de gestión del proyecto desarrolle una comprensión de qué partes del trabajo del proyecto se subcontratarán y defina el tipo de relaciones que se necesitan para apoyar el plan de ejecución del proyecto, el equipo de adquisiciones comienza a desarrollar el plan de contratación. En proyectos más pequeños y menos complejos, el desarrollo y ejecución del contrato generalmente se gestiona a través de la empresa matriz o por una persona a tiempo parcial asignada al proyecto. En proyectos más grandes y complejos, el equipo de adquisiciones puede consistir en equipos de trabajo dentro de la función de adquisiciones con experiencia especial en contratación. El plan de contrato define la relación entre el proyecto y los subcontratistas (proveedor, proveedor o socio) y también define un proceso para realizar cambios en el acuerdo para acomodar los cambios que se producirán en el proyecto. Este proceso de gestión de cambios es similar al proceso de gestión de cambios utilizado con el acuerdo del proyecto con el cliente del proyecto.
El plan de contratación del proyecto apoya el enfoque de adquisiciones del proyecto. Los siguientes son algunos factores a considerar a la hora de seleccionar el tipo de contrato:
- La incertidumbre del alcance del trabajo necesario
- La parte asumiendo el riesgo de aumentos inesperados de costos
- La importancia de cumplir con las fechas de hito programadas
- La necesidad de costos predecibles del proyecto
Existen varios tipos de enfoques de contratación y cada uno soporta diferentes entornos de proyectos y enfoques de proyecto. Los contratos legales que sustentan el plan de adquisiciones constan de dos tipos generales de contrato: los contratos de precio fijo y los de costo reembolsable, con variaciones en cada tipo principal.
Contratos de Precio Fijo
El contrato de precio fijo es un acuerdo legal entre la organización del proyecto y una entidad (persona o empresa) para proporcionar bienes o servicios al proyecto a un precio acordado. El contrato generalmente detalla la calidad de los bienes o servicios, el momento necesario para apoyar el proyecto y el precio por entregar bienes o servicios. Existen varias variaciones del contrato de precio fijo. Para materias primas y bienes y servicios donde el alcance del trabajo es muy claro y no es probable que cambie, el contrato de precio fijo ofrece un costo predecible. La responsabilidad de administrar el trabajo para satisfacer las necesidades del proyecto se centra en el contratista. El equipo del proyecto realiza un seguimiento de la calidad y el progreso del programa para asegurar que los contratistas satisfagan las necesidades del proyecto. Los riesgos asociados a los contratos de precio fijo son los costos asociados con el cambio de proyecto. Si se produce un cambio en el proyecto que requiere una orden de cambio del contratista, el precio del cambio suele ser muy alto. Incluso cuando el precio por cambios está incluido en el contrato original, los cambios en un contrato de precio fijo crearán costos totales del proyecto más altos que otras formas de contratos porque la mayor parte del riesgo de costo se transfiere al contratista, y la mayoría de los contratistas agregarán una contingencia al contrato para cubrir su riesgo adicional.
Los contratos de precio fijo requieren la disponibilidad de al menos dos o más proveedores que tengan las calificaciones y los historiales de desempeño que aseguren que se puedan satisfacer las necesidades del proyecto. El otro requisito es un ámbito de trabajo que probablemente no va a cambiar. Desarrollar un alcance de trabajo claro basado en buena información, crear una lista de postores altamente calificados y desarrollar un contrato claro que refleje ese alcance de trabajo son aspectos críticos de un contrato de buen precio fijo.
Contrato de Costo Total Fijo
Si el proveedor de servicios es responsable de incorporar todos los costos, incluida la ganancia, en el precio pactado, se trata de un contrato de costo total fijo. El contratista asume los riesgos de aumentos inesperados en la mano de obra y materiales que se necesitan para brindar el servicio o materiales y en la cantidad de tiempo y materiales necesarios.
Precio Fijo con Ajuste de Precio
El contrato de precio fijo con ajuste de precio se utiliza para proyectos inusualmente largos que abarcan años. El uso más común de este tipo de contratos es el precio ajustado a la inflación. En algunos países, el valor de su moneda local puede variar mucho en pocos meses, lo que afecta el costo de los materiales y mano de obra locales. En periodos de alta inflación, el cliente asume riesgo de mayores costos debido a la inflación, y el precio del contrato se ajusta con base en un índice de inflación. La volatilidad de ciertas materias primas también puede contabilizarse en un contrato de ajuste de precios. Por ejemplo, si el precio del petróleo afecta significativamente los costos del proyecto, el cliente puede aceptar el riesgo de volatilidad del precio del petróleo e incluir una provisión en el contrato que permita el ajuste del precio del contrato con base en un cambio en el precio del petróleo.
Precio fijo con contrato de tarifa de incentivo
El precio fijo con tarifa de incentivo es un tipo de contrato que proporciona un incentivo para realizar en el proyecto por encima de la línea base establecida en el contrato. El contrato podría incluir un incentivo para completar el trabajo en un hito importante para el proyecto. A menudo los contratos tienen una cláusula de penalización si el trabajo no se realiza de acuerdo con el contrato. Por ejemplo, si el nuevo software no se completa a tiempo para apoyar la puesta en marcha de una nueva planta, el contrato podría penalizar a la compañía de software una cantidad diaria de dinero por cada día que el software llegue tarde. Este tipo de penalización se suele utilizar cuando el software es crítico para el proyecto y el retraso le costará dinero significativo al proyecto.
Cuota de incentivo en proyecto de mina de cobre
Un proyecto en Sudamérica para diseñar y construir una mina de cobre suministraría cobre a varias empresas en todo el mundo. El cobre que produciría la mina se vendió antes de que se completara la mina y se programaron barcos para hacer las fechas de entrega a las plantas de procesamiento.
Precio unitario fijo
Si el servicio o los materiales se pueden medir en unidades estándar, pero la cantidad necesaria no se conoce con precisión, el precio por unidad puede ser fijo, un contrato de precio unitario fijo. El equipo del proyecto asume la responsabilidad de estimar el número de unidades utilizadas. Si la estimación no es exacta, no es necesario cambiar el contrato, pero el proyecto superará el costo presupuestado.
Contrato de Precio por Unidad Fijo para Concreto
Un ejemplo de un contrato de precio fijo es un contrato para el concreto necesario para la cimentación de un edificio. El proyecto contrató para que la compañía de concreto suministrara 1,000 yardas cúbicas (CY) a 5,000 PSI (estándar de dureza) de concreto en el sitio del proyecto de acuerdo con, y en apoyo de, el cronograma del proyecto por $70 por yarda cuadrada. Este es un ejemplo de un contrato de precio unitario. Si el proyecto solo usa 970 CY, entonces los costos totales serán menores. Si el proyecto utiliza 1,050 CY, entonces los costos serán mayores.
Figura 12.7 Tabla de Contratos de Precio Fijo y Características
| Tipo | Alcance Conocido | Cuota de Riesgo | Incentivo para cumplir con los hitos | Previsibilidad del costo |
|---|---|---|---|---|
| Costo Total Fijo | Muy Alto | Todo Contratista | Bajo> | Muy Alto |
| Precio unitario fijo | Alto | Principalmente Proyecto | Bajo | Alto |
| Precio fijo con Tarifa de Incentivo | Alto | Principalmente Proyecto | Alto | Medio-alto |
| Tarifa fija con ajuste de precio | Alto | Principalmente Proyecto | Bajo | Mediano |
Contratos de Costo Reembolsable
En un contrato de costo reembolsable, la organización acuerda pagar al contratista el costo de realizar el servicio o proporcionar los bienes. Los contratos de costo reembolsable también se conocen como costos más contratos. Los contratos de costo reembolsable se utilizan con mayor frecuencia cuando no se conoce bien el alcance del trabajo o los costos por realizar el trabajo. El proyecto utiliza un contrato de costo reembolsable para pagar al contratista los gastos permitidos relacionados con la realización de la obra. Dado que el costo del proyecto es reembolsable, el contratista tiene mucho menos riesgo asociado con aumentos de costos. Cuando no se conocen bien los costos de la obra, un contrato de costo reembolsable reduce la cantidad de dinero que los licitadores colocan en la oferta para contabilizar el riesgo asociado a posibles aumentos en los costos.
El contratista también está menos motivado para encontrar formas de reducir el costo del proyecto a menos que existan incentivos para apoyar el logro de los objetivos del proyecto. Los contratos de costo reembolsable también requieren una buena documentación de los costos ocurridos en el proyecto para asegurar que al contratista se le pague por todo el trabajo realizado y para asegurar que la organización no está pagando por algo que no se completó.
Contrato de Costo Reembolsable para Perforar Pozos
Un proyecto para construir una nueva planta en una zona que no contaba con agua suficiente incluyó la perforación de pozos de agua para producir varios miles de galones de agua diarios para la nueva planta. Aunque los estudios geológicos indicaron que había suficiente agua para satisfacer los requerimientos de la planta, se desconocía el número de pozos necesarios. El proyecto desarrolló un contrato de costo reembolsable que pagó al contratista de perforación de pozos los costos permitidos asociados con la perforación de los pozos.
Al contratista se le paga una cantidad adicional por encima de los costos. Existen varias formas de compensar al contratista.
Contrato de Costo Reembolsable con Tarifa Fija
Un contrato de costo reembolsable con una tarifa fija proporciona al contratista una cuota o monto de beneficio que se determina al inicio del contrato y no cambia.
Cuota Fija por Proveer Agua
En el proyecto de la nueva planta de agua, el contador del proyecto revisó cada factura, incluyendo tarjetas de tiempo para la mano de obra, facturas de materiales y otros documentos que respaldan la factura. A continuación, se le reembolsaron al contratista los costos permitidos más la tasa administrativa y una cantidad fija para su beneficio.
Contrato de Costo Reembolsable con Cuota de Porcentaje
Un contrato de costo reembolsable con una tarifa porcentual paga al contratista los costos más un porcentaje de los costos, como el 5 por ciento de los costos totales permitidos. Al contratista se le reembolsan los costos permitidos y se le paga una tarifa.
Cuota porcentual para evaluar presa en Virginia Occidental
Una pequeña comunidad en Virginia Occidental estaba preocupada por la integridad estructural de una presa sobre el pueblo. Al consejo del condado le preocupaba que la presa se rompiera y causara pérdidas de vidas y bienes. Contrataron con una empresa de ingeniería civil para evaluar la estructura de la presa y dar fe de la solidez estructural. La firma contrató a un experto de fuera del área y le pagó $1,000.00 diarios más gastos como comidas, viajes y hospedaje. La firma de ingeniería civil facturó a la comunidad los honorarios y gastos del perito más el 10 por ciento del total.
Contrato de Costo Reembolsable con una Tarifa de Incentivo
A se utiliza para fomentar el desempeño en áreas críticas para el proyecto. A menudo, el contrato intenta motivar a los contratistas a ahorrar o reducir los costos del proyecto. El uso del contrato de costo reembolsable con una tarifa de incentivo es una forma de motivar comportamientos de reducción de costos.
Tarifa de Incentivo por Proyecto Vial
Una empresa de construcción de carreteras ganó un contrato para construir una pequeña carretera hacia el nuevo palacio de justicia del condado. El estimado para completar la carretera fue de 10 millones de dólares. El contrato recibió un contrato de costo reembolsable que pagaría todos los costos más una tarifa del 3 por ciento. El contactor también podría ganar un incentivo al realizar la obra por menos de 10 millones de dólares. El contrato podría incluir una comisión que pagaría el contrato el 20 por ciento de todos los ahorros por debajo de los 10 millones de dólares estimados. En este caso, el condado consiguió la carretera a un costo menor, y el contratista ganó más dinero.
Costo más Contrato con Tarifa de Adjudicación
Un costo más contrato con tarifa de adjudicación reembolsa al contratista todos los costos permitidos más una tarifa que se basa en criterios de desempeño. La tarifa generalmente se basa en metas u objetivos que son más subjetivos. Se reserva una cantidad de dinero para que el contratista gane a través de un excelente desempeño, y la decisión sobre cuánto pagar al contratista se deja a juicio del equipo del proyecto. La cantidad es suficiente para motivar un excelente desempeño.
La siguiente historia de Reuters trata sobre el uso de una tarifa de adjudicación para incentivar el desempeño del contratista en el mantenimiento del desempeño del barco durante la transferencia a otros propietarios.
VSE Corporation (NASDAQ GS: VSEC) informó hoy que se le ha adjudicado una modificación de opción de contrato de costo más cuota de adjudicación de $249 millones por parte del Comando de Sistemas Navales del Mar que puede ejercer la Marina para brindar un año adicional de apoyo continuado a NAVSEA PMS 326 y 333 para ex U.S. Buques de la Armada que son vendidos, arrendados o transferidos de otra manera a través del programa de Ventas Militares Extranjeras (FMS) a clientes de FMS.
Este contrato prevé servicios de apoyo a buques estadounidenses que se venden, alquilan o se transfieren de otra manera a clientes de FMS mediante la prestación de servicios de ingeniería, técnicos, adquisiciones, logística, pruebas, inspección, calibración, reparación, mantenimiento y soporte de revisión, incluyendo reactivación y modernización.
Desde 1995, el Grupo Internacional de VSE, División GLOBAL (anteriormente División BAV) ha transferido 42 buques a gobiernos extranjeros. Actualmente, VSE está reactivando al EX-USNS Andrew J. Higgins (TAO-190) para su traslado a Chile. Adicionalmente, VSE apoya activamente a varios países a través de los requisitos de soporte técnico de seguimiento del contrato, brindando capacitación, mantenimiento, reparación y asistencia para mejorar la infraestructura en el país en apoyo a los buques transferidos. Los países actualmente apoyados por VSE incluyen Bahrein, Egipto, Japón, México, Taiwán, Turquía, Polonia, Filipinas, Italia y Rumania.
“Estamos sumamente contentos de haber ganado este premio. Es un testimonio de la confianza y confianza que nos hemos ganado de la Marina de los Estados Unidos y sus clientes extranjeros durante los últimos 14 años”, dijo el director general de VSE, el director general o el presidente Maurice “Mo” Gauthier. “Esperamos continuar entregando excelencia y soluciones tecnológicas innovadoras a las armadas del mundo en los próximos años” (VSE Corporation, 2009).
Contratos de Tiempo y Materiales
En pequeñas actividades que tienen una alta incertidumbre, el contratista podría cobrar una tarifa por hora por mano de obra, más el costo de los materiales, más un porcentaje de los costos totales. Este tipo de contrato se llama tiempo y materiales (T&M). El tiempo generalmente se contrata sobre una base de tarifa por hora y el contratista generalmente envía hojas de tiempo y recibos de artículos comprados en el proyecto. El proyecto reembolsa al contratista el tiempo empleado con base en una tarifa acordada y el costo real de los materiales. La tarifa suele ser un porcentaje del costo total.
Los contratos de tiempo y materiales se utilizan en proyectos para trabajos que son de menor alcance y tienen incertidumbre o riesgo, y el proyecto en lugar del contratista asume el riesgo. Dado que lo más probable es que el contratista incluya contingencia en el precio de otros tipos de contratos para cubrir el alto riesgo, los contratos de T&M proporcionan menor costo total al proyecto.
Figura 12.9 Tabla de Tipos y Características del Contrato
| Costo Reembolsable (CR) | Alcance Conocido | Cuota de Riesgo | Incentivo para cumplir con los hitos | Previsibilidad del costo |
|---|---|---|---|---|
| CR con Tarifa Fija | Mediano | Principalmente Proyecto | Bajo | Medio-alto |
| CR con tarifa porcentual | Mediano | Principalmente Proyecto | Bajo> | Medio-alto |
| CR con Tarifa de Incentivo | Mediano | Principalmente Proyecto | Alto | Mediano |
| CR con cuota de adjudicación | Mediano | Principalmente Proyecto | Alto | Mediano |
| Tiempo y Materiales | Bajo | Todos los proyectos | Bajo | Bajo |
Para minimizar el riesgo para el proyecto, el contrato generalmente incluye un monto no excedido, lo que significa que el contrato solo puede cobrar hasta el monto acordado. El contrato T&M permite al proyecto hacer ajustes a medida que se dispone de más información. El costo final de la obra no se conoce hasta que se disponga de información suficiente para completar una estimación más precisa.
Evaluación de sitios arqueológicos
En un proyecto de construcción vial, el equipo de levantamiento descubre un sitio arqueológico. Los contratistas deben preservar los sitios arqueológicos y el equipo del proyecto explora formas de avanzar en el cronograma mientras se toma una decisión sobre cómo manejar el sitio. El proyecto emite un contrato de T&M a un arqueólogo para determinar la naturaleza del sitio y desarrollar un plan para preservar la integridad del sitio. Se otorga un contrato de T&M porque se desconoce el tamaño y el carácter del sitio y también se desconoce la cantidad de tiempo y el tipo de equipo necesario para explorar el sitio.
Pagos de Progreso y Gestión del Cambio
Los vendedores y proveedores suelen requerir pagos durante la vigencia del contrato. En contratos que duran varios meses, el contratista incurrirá en costos significativos y querrá que el proyecto pague estos costos lo antes posible. En lugar de esperar hasta el final del contrato, normalmente se desarrolla un cronograma de pagos como parte del contrato y se conecta con la finalización de una cantidad definida de hitos de trabajo o proyecto. Estos pagos realizados antes de finalizar el proyecto y con base en el avance de la obra se denominan pagos de avance. Por ejemplo, un proveedor de concreto en un proyecto de construcción puede facturar el contrato por la cantidad de concreto vertido el mes anterior más las ganancias obtenidas durante ese periodo. En un proyecto de capacitación, el contrato podría desarrollar un cronograma de pagos que pague por el desarrollo del plan de estudios, y el pago se realiza cuando el plan de estudios se completa y acepta. En cada caso, hay una cantidad definida de trabajo a realizar, un marco de tiempo para realizarlo y un estándar de calidad que el trabajo debe lograr antes de que se pague al contratista por el trabajo.
Así como el proyecto tiene un alcance de trabajo que define lo que se incluye en el proyecto y qué trabajo está fuera del proyecto, los vendedores y proveedores tienen un alcance de trabajo que define lo que producirán o suministrarán a la empresa. (Los socios suelen compartir el alcance del trabajo del proyecto y es posible que no tengan un ámbito de trabajo separado). A menudo ocurren cambios en el proyecto que requieren cambios en el alcance de trabajo del contratista. La forma en que se gestionarán estos cambios durante la vida del proyecto se suele documentar en el contrato. Capturar estos cambios temprano, documentar lo que cambió y cómo el cambio afectó el contrato, y desarrollar una orden de cambio (un cambio en el contrato) son importantes para mantener el progreso del proyecto. Los conflictos entre los miembros del equipo a menudo surgen cuando los cambios no están documentados o cuando el equipo no puede ponerse de acuerdo sobre el cambio. Desarrollar e implementar un proceso efectivo de gestión del cambio para contratistas y proveedores clave minimizará este conflicto y el posible efecto negativo en el proyecto.
Claves para llevar
- La selección de contratos se basa en la incertidumbre de alcance, la asignación de riesgos, la necesidad de costos predecibles y la importancia de cumplir con las fechas de hitos.
- El costo fijo total es un precio único donde el alcance está bien definido. Un precio fijo con contrato de incentivo ofrece una recompensa por terminar temprano o por debajo del presupuesto o una penalización por llegar tarde. Un precio fijo con ajuste permite aumentos en el costo de los materiales o cambios en los valores monetarios. Un contrato de precio unitario fijo establece un precio por unidad, pero se desconoce el número exacto de unidades.
- En un contrato de costo reembolsable, el proyecto paga los costos. Un contrato de costo más tarifa fija asegura al contratista una tarifa conocida. Un costo más tasa porcentual calcula la tarifa como un porcentaje de los costos. Una tarifa de costo más incentivo establece metas para que el contratista las logre que resultarían en una bonificación. Un costo más la tarifa de premio es similar, pero los objetivos son más subjetivos. Los contratos de tiempo y materiales pagan costos más una tarifa por hora para el tiempo del contratista.
Ejercicios
- Un factor clave para elegir el tipo de contrato es la incertidumbre del ______, riesgo, costo o horario de la actividad.
- Un contrato con una tarifa _____________ podría recompensar al contratista por terminar temprano.
- Los contratos que pagan los costos del contratista son contratos ____________.
- ¿Qué tipo de contrato es el más apropiado usar si el alcance es sumamente conocido, y qué tipo es el más adecuado si el alcance es muy incierto? Explique sus elecciones.
- ¿Por qué una empresa de perforación de pozos de agua preferiría un contrato de costo reembolsable frente a un contrato de costo fijo?
Internaliza tu experiencia de aprendizaje preparándote para discutir lo siguiente.
Referencias
VSE Corporation, “VSE adjudicó $249 millones Costo-Plus Award Fee Contract Option Modification by Navy”, Business Wire, 24 de agosto de 2009, www.businesswire.com/portal/site/home/permalink/? ndmviewid=news_view&newsid=20090824006017&newslang=ES (consultado el 5 de octubre de 2009).